Concur Expense : Gestion intelligente des frais & déplacements professionnels

Gérez toutes vos dépenses, quels que soient le lieu et le moment où elles sont effectuées et oubliez les tâches chronophages, les reçus égarés et le manque de visibilité.

Sous l’impulsion de la transformation numérique des processus métiers, les projets Travel & Expense (T&E) s’inscrivent pleinement dans l'éclosion de la vision d’Entreprise Intelligente. Les systèmes de gestion des frais et voyages professionnels regroupés sur une seule et même plate-forme constitue un parfait exemple de la valeur qui caractérise cette organisation nouvelle.

Avec ce type de solution, les données ne sont plus structurées en silos, permettant aux entreprises, dans un premier temps, d’obtenir une meilleure visibilité des dépenses sur une plate-forme centralisée et unifiée, et aux collaborateurs, dans un second temps, de gagner du temps pour se concentrer sur leurs missions principales. Grâce à des processus optimisés, les entreprises améliorent leur capacité à avoir de l'avance sur leur marché et à assurer la conformité à leurs politiques internes. S'ajoute à cela une expérience utilisateur qui répond aux attentes des collaborateurs en éliminant des procédures jugés trop complexes qui les ralentissent dans l’exercice de leur métier.

Automatisation & intégration des processus de gestion des dépenses

Des études montrent que les équipes financières des entreprises consacrent une journée entière chaque semaine à des tâches administratives. La gestion non-automatisée des notes de frais est l'une des tâches à l'origine du problème. Pensez aux heures que vous et votre équipe passez à faire de la saisie manuelle, à chercher des documents incomplets et à obtenir des validations.
Concur a été le pionnier de l'intégration de la réservation de voyages avec le reporting des dépenses, en créant la première solution intégrée et en continuant à innover en tant que SAP Concur. Ces solutions automatisent et connectent chaque étape - des demandes de dépenses et des réservations aux reçus jusqu’aux remboursements.

Intégrez directement les systèmes ERP/comptabilité, les fournisseurs de voyages, les fournisseurs de cartes de crédit, etc. - capturez et connectez-vous aux données de dépenses où qu'elles se produisent, remplissez automatiquement les lignes de dépense dans les notes de frais et maintenez à jour les flux de données entre les systèmes. Ainsi, appliquez automatiquement des contrôles des dépenses et des règles de vérification ciblées à chaque transaction.

Profitez de l'IA, du Machine Learning, du traitement automatique des langues et plus encore pour interpréter automatiquement les catégories de dépenses à partir de reçus électroniques ou papier, et ainsi vérifier les rapports de dépenses à la recherche de fraudes ou d'erreurs. Toutes les données des dépenses sont centralisées et unifiées pour vous permettre de localiser précisément vos voyageurs.

Réinventer l'expérience des utilisateurs au-delà de leurs attentes

Avec ses 12,5 millions d'utilisateurs qui réservent des voyages, gèrent les itinéraires, soumettent et approuvent les dépenses au quotidien, l'application mobile SAP Concur est l'application de T&E la mieux notée. Les collaborateurs s’attendent à retrouver les applications qu’ils utilisent quotidiennement, quand les entreprises exigent une visibilité en temps quasi-réel et complète sur leurs dépenses.

C'est pourquoi depuis 5 ans, notre stratégie consiste à développer un réseau d’applications partenaires connectées à notre plate-forme. Notre App Center propose des services tels que Trainline, Airbnb, Uber, AccorHotels, Kapten etc., qui vous permettent ainsi d’augmenter la valeur de SAP Concur et de garantir un taux d’adoption maximal arp vos employés.

Éliminez le papier des processus de voyage et de dépenses - en intégrant les reçus électroniques des compagnies aériennes, des hôtels et des sociétés de location de voitures et en permettant aux utilisateurs de prendre les reçus en photo, puis de créer, détailler et classer automatiquement les frais dans les rapports de dépenses.

Améliorez la visibilité des dépenses

Obtenez une vue unique et claire des dépenses grâce à l'analyse intégrée des données relatives aux voyages, aux dépenses et aux cartes de crédit dans un système unique. Donnez aux responsables des achats l’opportunité de voir ce qui a été dépensé et ce qui vient, en leur mettant à disposition les outils de gestion pour mieux contrôler les budgets et les ajuster aux besoins changeants des entreprises.

Connectez-vous à un réseau de solutions ciblées qui exploitent vos données de voyage et de dépenses pour répondre à tous vos besoins, de la récupération de la TVA et des dépenses mobiles aux exigences fiscales et réglementaires propres à votre secteur.Utilisez des alertes standards ou personnalisées pour avertir automatiquement les parties prenantes lorsque les dépenses dépassent les politiques ou les seuils budgétaires mensuels ou trimestriels.