Intégration du salarié : les secrets d’un onboarding réussi

L’intégration d’un salarié au sein de son équipe est un des enjeux phares des ressources humaines.

Vous pensiez que le processus de recrutement était clos une fois le contrat de travail signé ? Erreur ! 🧐

L’intégration d’un salarié est même une étape essentielle du parcours RH. Et mieux vaut ne pas la négliger au risque de voir vos dernières recrues quitter le navire !

Pour vous accompagner dans cette étape cruciale, voici un guide des bonnes pratiques à adopter pour réussir l’intégration de vos salariés.

L’intégration d’un salarié, aussi appelée onboarding, est la dernière phase du parcours de recrutement.

Bien souvent oubliée ou bâclée, cette étape est pourtant cruciale pour aider le nouvel employé à se familiariser avec son poste, l’équipe, le manager et la culture de l’entreprise. Sans cela, l’effort déployé durant la phase de recrutement peut être réduit à néant par le départ précipité de la nouvelle recrue. ☝️

Le principe ? L’onboarding consiste à accueillir le nouveau collaborateur afin de créer un lien et de le fidéliser.

De prime abord, cela peut paraître simple, mais l’intégration de salarié comporte différentes étapes bien distinctes :

• le pré-boarding qui, comme son nom l’indique, représente la période qui précède les premiers pas du collaborateur dans l’entreprise, après la confirmation de l’embauche,
• les journées d’accueil qui correspond à la phase d’accueil du nouvel employé,
• le suivi durant la période d’intégration qui intègre la formation du salarié.

💡Une bonne intégration est la suite logique d’une expérience candidat réussie.

Vous l’aurez compris, l’intégration de salarié va bien au-delà du simple accueil, il faut alors envisager un laps de temps plus étendue qu’une seule semaine.

👉 Il est généralement admis qu’une période d’intégration efficace ne devrait pas être inférieure à un mois.

Ce délai permet aux nouvelles recrues de se familiariser avec leur rôle et l’environnement de l’entreprise, tout en établissant des connexions sociales.

Pour un onboarding complet et efficace, il est recommandé de commencer le processus d’intégration avant l’arrivée du nouvel employé dans l’entreprise, puis de le poursuivre bien au-delà de la période d’essai.

Ainsi, un onboarding peut durer jusqu’à six mois, voire s’étendre jusqu’au premier entretien annuel d’évaluation !

Une durée qui peut paraître longue pour certains, mais qui garantit que les nouveaux employés se sentent soutenus et engagés tout au long de leur transition dans l’entreprise.

L’onboarding n’est donc pas simplement une tendance managériale à la mode qui ne concerne que les structures innovantes et start-up. Ce processus d’intégration de salarié est au cœur des priorités RH.

Zoom sur les enjeux. 🔎

Parmi les impacts positifs d’une bonne intégration, il y a l’amélioration du taux de rétention des employés.

En effet, en se sentant accueillis et valorisés dès le départ, les nouveaux salariés sont plus enclins à s’engager sur le long terme.

Un moyen de réduire le risque de turnover et de rotation — avec une démission précoce — et les coûts associés au recrutement.

De nombreuses études le prouvent : un salarié épanoui est un salarié performant.

Mais l’intégration des nouveaux collaborateurs n’a pas pour seul objectif de les faire rester dans l’entreprise. On touche ici à un enjeu important de l’onboarding par les services RH : améliorer la productivité du salarié.

👉 En effet, on constate que la mise en place d’une intégration structurée accroît la productivité d’un employé.

En prenant le temps de bien intégrer le nouveau collaborateur dans votre entreprise, vous pouvez atteindre plus rapidement le fameux seuil de rentabilité d’un salarié. Autrement dit, le moment où les rendements apportés par ce dernier dépassent les coûts liés à son embauche.

Un parcours d’onboarding structuré est également l’occasion de créer un engagement fort dès les premiers jours.

Il ne faut pas considérer l’onboarding comme un coût, mais comme un investissement.

Une intégration de salarié bien préparé permet à l’employé de se sentir bien dans l’entreprise, de quoi favoriser un climat positif et un environnement propice au bien-être au travail !

Par ailleurs, cela contribue à valoriser la marque employeur et à rendre attractive votre entreprise. Un véritable avantage concurrentiel qui peut vous permettre de tirer votre épingle du jeu dans la guerre des talents ! ⚔️

Le pré-boarding correspond à la phase qui suit la signature et l’acceptation de l’offre d’emploi par le candidat.

Cette période s’étale donc jusqu’à son arrivée officielle dans l’entreprise. Mais c’est à ce moment-là que le candidat risque de se faire chasser par une autre entreprise…

Pour éviter de faire face au ghosting, il est essentiel de garder un lien avec le salarié jusqu’à sa prise de poste.

Comment ? 🧐 En communiquant !

Restez à la disposition du candidat et n’hésitez pas à partager des informations par e-mail ou par SMS. Vous pouvez même convier la nouvelle recrue à participer à certains évènements de l’entreprise. C’est une occasion de se présenter et d’échanger avec ses futurs collègues.

Par ailleurs, vous pouvez en profiter pour transmettre des éléments concernant le déroulement de son onboarding, le candidat pourra ainsi s’imprégner en douceur de votre organisation.

De cette manière, vous maximisez vos chances de sécuriser votre recrutement. Un candidat qui a déjà un pied dans l’entreprise a moins de risque de vous faire faux bond.

💡Le phénomène de ghosting désigne la disparition d’un candidat au cours du processus de recrutement et de ne plus donner signe de vie. Une pratique qui s’est répandue ces dernières années.

Ça y est, l’arrivée officielle du salarié dans l’entreprise est là !

Pour l’accueillir au mieux, la journée d’intégration doit être organisée autour de quatre points fondamentaux :

• la visite du site et des locaux,
• les premiers échanges avec le manager,
• la rencontre avec les collaborateurs,
• la remise du matériel et des documents administratifs.

Cette étape de l’onboarding est déterminante !

👉 Le premier jour est souvent source de stress et de nombreuses interrogations. Il s’agit d’accompagner le salarié dans son nouvel environnement professionnel et de le mettre à l’aise pour sa prise de poste.

À la fin de la journée, la nouvelle recrue doit avoir une vision positive de votre entreprise, mais aussi être capable de démarrer rapidement.

À titre d’exemple, vous pouvez organiser un déjeuner ou prévoir un pack de bienvenue pour faciliter l’intégration du salarié.

Selon les organisations et le poste de travail, il peut être opportun de mettre en place une formation à son arrivée.

Celle-ci servira à présenter le processus organisationnel, les outils et les méthodes. C’est une phase qui l’aidera à comprendre les missions et les attentes de votre entreprise.

Une fois les premiers jours effectués, il n’est pas rare de constater que de nombreux RH mettent fin à l’onboarding.

Mais votre travail ne s’arrête pas là !

En pratique, vous pouvez demander des feedback ou organiser un suivi régulier avec le nouveau salarié à des rythmes variables en fonction des profils.

En donnant l’occasion à votre nouveau collaborateur de s’exprimer après la première semaine, vous pouvez ainsi mesurer sa bonne intégration dans l’équipe.

À ce titre, un rapport d’étonnement est un bon moyen d’identifier rapidement des difficultés et de procéder à des ajustements au besoin.

Enfin, après les premiers mois, vous pouvez mettre en place une évaluation plus complète.

C’est l’occasion de mettre les choses à plat, d’un côté comme de l’autre, et de dresser un bilan de la période d’essai.

Bien entendu, cette phase ne veut pas forcément dire que le parcours d’intégration du salarié se termine. ☝️

Elle peut servir à confirmer l’embauche, mais aussi à adapter certains processus et, pourquoi pas, à améliorer la stratégie d’onboarding.

En pratique, voici un exemple d’intégration de salarié sur la base des meilleures pratiques et des étapes incontournables :

• Anticipez l’arrivée de la nouvelle recrue en la préparant, notamment en adaptant l’accès aux outils nécessaires.
• Préparez l’équipe à l’arrivée d’un nouveau membre, à la suite du départ d’un collaborateur, par exemple.
• Accueilliez le nouvel entrant.
• Présentez-le aux collaborateurs clés et familiarisez-le avec les valeurs et la culture d’entreprise, avec un livret d’accueil par exemple.
• Mettez en place une formation des nouveaux employés pour qu’ils soient rapidement opérationnels.
• Programmez des points réguliers avec le service RH pour vérifier que l’intégration du candidat se déroule bien et recueillir ses premières impressions.
• Attribuez un mentor ou un parrain en tant que référent pour guider le nouvel employé durant les premières semaines et lui fournir un soutien personnalisé.

Aucune entreprise ne peut se passer d’un processus d’intégration de salarié.

Pourtant, chaque navire est différent, et pour optimiser un onboarding, il est judicieux de s’appuyer sur des ATS, ou Applicant Tracking System, ou d’autres logiciels RH plus complets. ☝️

Les meilleurs programmes d’intégration ont l’avantage de ressembler à l’entreprise et de s’adapter aux nouvelles recrues.

Votre process d’intégration en ressort, plus fluide et plus personnalisé.

Vous pouvez même l’adapter à un onboarding en remote dans le cadre d’un travail hybride qui implique du télétravail.

⚒️ C’est le cas du GIRH Remote, par exemple. Que vous recrutiez en France ou à l’étranger, ce service agit comme un EOR et vous accompagne dans toutes les démarches RH dans plus de 60 pays.

Avec un processus d’intégration en 5 étapes, vous offrez un onboarding rapide, sécurisé et conforme à vos nouvelles recrues :

• L’enregistrement simple du nouvel employé ;
• Un système d’auto-inscription pour que l’employé ajoute ses informations administratives et importe les justificatifs requis ;
• Un contrôle des visas et des permis de travail pour le recrutement à l’étranger ;
• L’envoie du contrat de travail pour une signature conforme et officielle ;
• L’activation automatique du statut avec l’inscription aux programmes de paie et aux avantages sociaux.

Les managers et RH ont une visibilité claire et pleine sur tout le processus, et les employés reçoivent des alertes automatiques d’une action à effectuer et de l’avancement de l’intégration.

Le processus d’intégration de salarié fait partie intégrante des pratiques RH de l’entreprise.

À l’heure de la Grande Démission et du conscious quitting, les DRH ont bien compris que l’expérience collaborateur n’était pas une option.

Toutefois, avant de convaincre les futurs collaborateurs de rester, encore faut-il leur donner envie de monter à bord !