Analysez à la loupe le savoir-faire de vos salariés grâce à l’entretien annuel d’évaluation

L’entretien annuel d’évaluation est le meilleur moyen pour analyser le savoir faire de vos salariés. C’est également un moyen de les voir s’investir plus dans les objectifs futurs de l’entreprise en leur permettant de participer à leur création.

Cependant, poser des questions au hasard et prendre des notes sur les réponses de vos salariés, un par un, n’est pas une des méthodes les plus efficaces. Pour que cet entretien se passe dans les meilleures conditions, vous avez besoin d’un cadre, d’une ligne directrice pour ne pas dévier de votre sujet.

D'où l'intérêt d’une trame d’entretien annuel d’évaluation ! Voici 4 conseils sur comment la préparer avec en prime un modèle à télécharger prêt à l’emploi !

L’entretien annuel permet de faire le bilan du travail effectué tout au long de l’année et de fixer le cadre pour l’année à venir. Ce bilan va renforcer votre rôle de manager tout en stimulant les performances individuelles de vos salariés et vos liens avec chacun d’entre eux.

C’est un moment privilégié d’échange entre le salarié et le manager. Les salariés peuvent exprimer leurs besoins en formation, et aborder leurs projets professionnels actuels et futurs. Les managers quant à eux peuvent transmettre leurs feedbacks sur la période précédente et leurs aspirations pour les performances futures.

L’entretien d’évaluation peut se présenter sous tout un tas de formes :

• un système de notation quotidien ou hebdomadaire,
• une catégorisation des salariés et entretien trimestriel de chaque catégorie,
• un entretien individuel annuel (le plus courant)

🚨Il n’a que deux limitations :

• Le contenu de l’entretien ne doit pas être rendu public, afin de maintenir une bonne entente et d'éviter des rivalités entre salariés.
• L’utilisation d’outils de mesure de performance doit être claire, transparente et effectuée sur l’ensemble des travailleurs.

Contrairement à l’entretien professionnel, la loi n’impose aucune obligation quant à l’entretien d’évaluation. Il peut cependant être exigé au moyen d’une convention ou accord collectif.

C’est un droit de l’employeur, le salarié ne peut donc pas s’y refuser.

Vous pouvez aborder une infinité de sujets lors de l’entretien. Le plus important est qu'il soit à la fois fluide et agréable, précis sans devenir trop lourd pour les participants.

💡Prévoyez une trame afin de structurer vos échanges avec vos salariés et obtenir des réponses exploitables.

Ça peut sembler évident, mais il est important de le rappeler. Expliquez à vos salariés que l’entretien annuel d’évaluation n’est pas du “flicage” ou un moyen de pression pour eux. Montrez-leur qu’ils ont également leur mot à dire et que leurs avis sont pris en compte afin de revoir ensemble les objectifs et priorités de l’entreprise.

Informez les également des modalités d’évaluation :

• Quel processus d’évaluation a été mis en place ?
• Quelles sont les données personnelles susceptibles d'être collectées ?
• Quelle est la durée estimée de l’entretien ?

Afin de ne pas vous mélanger les pinceaux, hiérarchiser vos questions en plusieurs grands thèmes :

• Partie 1 : Bilan de l’année, satisfaction sur la performance
• Partie 2 : Objectifs, projections sur l’année suivante
• Partie 3 : Ressenti sur le management, l’environnement de l’entreprise

💡 Pour créer vos thématiques, faites confiance à votre équipe RH. Ce sont eux les plus à même de savoir ce qui convient le mieux en fonction du type de population et les séparations des métiers dans votre société.

L’erreur à ne pas commettre est de poser des questions trop longues. Peut-être pouvez-vous en tirer plusieurs questions courtes ? Si besoin, vous pouvez toujours ajouter une description concise à la question afin d’y apporter des précisions, clarifier les réponses attendues.

👉 Lorsque c’est possible, favorisez également les questions à choix multiples (QCM). Il est bien plus simple et intuitif de cocher une case plutôt que de rédiger une réponse ! Ce type de question simplifie également l’analyse des résultats.

Êtes vous satisfait du traitement des plaintes par le service RH ?

• Satisfait
• Plutôt satisfait
• Neutre
• Plutôt insatisfait
• Insatisfait

Privilégier les QCM n'implique pas de passer outre les questions ouvertes. Bien au contraire ! En posant des questions ouvertes vous permettez à vos salariés d’exprimer librement leurs points de vue. Ils se sentiront pris en compte et écoutés.

Rien ne sert d’allonger votre questionnaire si personne ne tient à y répondre ! Si votre entretien demande trop de temps et d’investissement, vous risquez de perdre une grande partie de l’attention de vos collaborateurs ce qui par conséquent fausserait vos résultats.

✍️ Limitez vous plutôt à une vingtaine de questions, pertinentes et bien posées.

Vos thématiques sont là pour vous permettre de vous concentrer sur les sujets essentiels. Chaque question doit répondre à un objectif précis, et les résultats doivent être facilement exploitables. Il suffit parfois de deux ou trois questions fermées, posées correctement, pour obtenir des résultats satisfaisants.

Il n’existe pas d'entretien d’évaluation annuel type. Cependant, certains motifs sont récurrents. C’est pourquoi nous vous proposons un modèle de trame d’entretien contenant les rubriques les plus courantes. Vous n’avez plus qu’à le compléter !

Faites passer des entretiens d’évaluation à vos employés sans vous compliquer la vie ! Que vous utilisiez un logiciel ou produisiez votre trame par vous même, c’est l’organisation de votre entreprise qui déterminera la démarche à suivre lors de l’entretien et la pertinence des informations que vous retirerez. Vous pouvez tout à fait vous en occuper au cas par cas manuellement, mais un logiciel reste tout de même l’outil le plus pratique.

Grâce à une solution comme Skeely, vous bénéficiez d’une dizaine de modèles de trame (annuel, professionnel, forfait jour, …) entièrement personnalisables et prêts à l’emploi. Lors de vos entretiens, la solution affiche l’ensemble des réponses saisies et crée automatiquement un rapport accessible par les deux parties. Vous profitez ainsi d’un suivi complet des campagnes de la création de votre trame à l'analyse des résultats. Le plus ? La solution propose 3 niveaux de validation d’entretien, de la simple acceptation à la signature électronique certifiée.

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👉 Consultez également d’autres options de logiciels d’entretien d’évaluation sur notre annuaire dédié.

L’entretien annuel d’évaluation permet de :

• relever les points positifs et les bonnes performances de votre salarié l’année précédente afin de continuer en ce sens l’année suivante ;
• souligner les éléments négatifs et les faiblesses afin qu’il puisse potentiellement s’améliorer dessus ;
• avoir des retours quant au ressenti de vos salariés par rapport à leur environnement de travail ;
• revenir sur les objectifs pour l’année suivante. Revoir ce qui est réalisable et les efforts à fournir.

Ce n’est pas un entretien obligatoire, mais ça reste un outil bien pratique afin d’instaurer un climat de confiance, collaboration et de motiver vos troupes 💪