La planification des tâches : pourquoi et comment ?

Atteindre vos objectifs : Les étapes clés pour élaborer un plan d'action stratégique réussi

Par Rita Hassani Idrissi
Mis à jour le 2 juin 2023, publié initialement en mai 2023

Le plan d’action stratégique apporte de nombreux avantages et c’est ce qui le rend indispensable. Il permet d’abord une plus grande efficience 💪dans le fonctionnement quotidien. Il permet à chacun de savoir ce qu’il doit faire et à quel moment. On évite aussi les oublis et on peut anticiper les différentes tâches en sachant à l’avance quelles sont les étapes importantes.

Le plan d’action permet d’optimiser les ressources humaines et matérielles grâce à la vision globale du projet et de l’activité. On sait à quel moment on aura besoin de recruter ou de dégager du temps pour développer une nouvelle offre par exemple.

Enfin, le plan d’action est un outil de motivation et d’engagement des collaborateurs autour du projet d’entreprise. Savoir où l’on va, pourquoi et comment, c’est rassurant et motivant. Chacun peut ainsi trouver sa place dans le fonctionnement quotidien au service des objectifs de l’entreprise.

Comment créer un plan d’action stratégique en 5 étapes clés ?

1 - La définition des objectifs

La première chose à faire est de définir les objectifs à atteindre. Ces objectifs doivent avant tout servir votre vision et la mission de votre entreprise. Pour être correctement défini, un objectif doit être SMART 🎯:

  • Il est spécifique : « augmenter le chiffre d’affaires » n’est pas assez précis, il faut par exemple définir de quel chiffre d’affaires on parle (global ? Pour telle offre ?).
  • Il est mesurable, c’est-à-dire chiffré : par exemple, augmenter le CA de 20 % ou atteindre 200 000 € de CA.
  • Il est atteignable : inutile de viser un objectif que vous savez pertinemment hors de votre portée (par exemple, vendre dans le monde entier alors que vous avez une équipe de 3 personnes).
  • Il est réaliste : à ne pas confondre avec le précédent. Votre objectif doit être pertinent par rapport à la situation actuelle de votre entreprise. Par exemple, viser 100 clients alors que vous venez juste de vous lancer n’est pas réaliste. Cela ne doit pas vous empêcher d’être ambitieux !
  • Il est temporellement défini, c’est-à-dire qu’il a une échéance ou une durée. Par exemple, vous voulez augmenter la part des ventes de tel produit d’ici deux ans.

La définition des objectifs est un exercice plus délicat qu’il n’y paraît et c’est pourtant la base du plan d’action stratégique.

2 - La liste des actions

Une fois les objectifs établis, il faut découper chacun d’entre eux en actions✂️. Ces actions ont pour but d’atteindre l’objectif, soit de manière simultanée, soit successivement. Par exemple, pour l’objectif « générer 200 000 € de chiffre d’affaires », on peut décider de

  • lancer un nouveau produit,
  • recruter des commerciaux,
  • ou mettre en place une action marketing.

Chacune de ces actions peut être découpée en tâches, de manière à avoir une succession de choses à mettre en place pour atteindre l’objectif petit à petit. Vous gagnerez aussi à définir un ordre de priorité parmi les différentes actions.

3 - La planification des actions

Les actions et les tâches définies précédemment doivent maintenant être planifiées. Souvenez-vous de l’adage de Saint-Exupéry : « un objectif sans plan s’appelle un vœu » ou celui de Harvey Mackay « Un rêve n’est qu’un rêve, un objectif est un rêve avec un plan et une date limite ». Bref, ce qui n’est pas planifié n’existe pas.

Prenez donc le réflexe d’évaluer non seulement le temps nécessaire à la réalisation de la tâche ou de l’action, mais aussi de planifier ces dernières dans un calendrier 🗓️. Fixez-leur une échéance, quitte à la modifier en fonction de l’évolution du projet.

4 - L’attribution de ressources

Un objectif ne se réalise pas sans ressources, qu’elles soient financières, humaines ou matérielles. Si on pense souvent au budget nécessaire 🤑, on oublie parfois la dimension RH et l’équipement. Combien de personnes seront mobilisées pour la réalisation de l’action ? Quelles machines ou quels locaux seront occupés ?

L’attribution des ressources peut nécessiter de revoir l’ordre des priorités 🔢ou même la planification des tâches, afin par exemple, de ne pas mobiliser la même équipe sur deux actions différentes.

5 - La mise en place d’outils de contrôle

Le plan d’action stratégique doit prévoir ses propres outils de contrôle et d’évaluation 🛠️. Dès l’élaboration, on définit les indicateurs qui permettront de savoir si les objectifs sont remplis, si le calendrier est respecté, etc.

Ces indicateurs sont indispensables pour connaître le retour sur investissement de vos actions. Ils sont la clé pour définir un nouveau plan d’action sur un nouveau cycle. La pilotage stratégique est un éternel recommencement !

S’équiper d’un outil pour mettre en place un plan d’action

La planification stratégique s’appuie sur des modèles définis par des spécialistes en la matière. Le plus connu est le SWOT (forces, faiblesses, menaces et opportunités), mais il y a aussi le modèle des scénarios, l’analyse PEST(EL) ou la méthode VRIO.

L’utilisation de ces modèles et le suivi du plan d’action stratégique peuvent s’effectuer manuellement ou avec un simple tableur ✍️. Il est également possible de s’équiper d’un gestionnaire de tâches comme Workflowly ou Meistertask, qui génère des listes d’actions que l'on peut attribuer aux collaborateurs, planifier et déplacer à l’infini.

Cependant, ces outils ont aussi leurs limites, notamment pour des projets plus étendus. De nombreux éditeurs ont développé des logiciels spécifiques destinés à élaborer, suivre et évaluer le plan d’action stratégique.
💡Citons par exemple Gladys, une solution de gestion de projet complète et 100% Made in France qui accompagne les PME et ETI dans l’élaboration, la gestion et le suivi de leur plan d'action stratégique. Rien de plus simple : vous définissez la mission, les objectifs et les axes stratégiques attendus ; la plateforme diffuse ensuite facilement le plan stratégique à tous les membres de l'organisation grâce à un portail de communication, tout en mettant en place les actions spécifiques à exécuter par chaque service. Grâce à des tableaux de bord et à des indicateurs adaptés, Gladys vous permet de suivre de près et en temps réel l'avancement des actions, ce qui vous permet d'ajuster les stratégies si nécessaire et de maintenir l'alignement du plan dans le temps.

Ces logiciels se déploient généralement en mode SaaS et peuvent être utilisés de manière très intuitive pour définir et suivre les actions. Il est possible de découper les objectifs en actions, puis en tâches, et de les planifier en utilisant par exemple une présentation sous forme de planning de Gantt où chaque action découle de la précédente et déclenche la suivante.

Plan d’action stratégique : on résume

La planification stratégique est une démarche pour définir la vision de l’entreprise dans le futur, ainsi que les moyens et les étapes nécessaires pour y arriver. Le plan d’action stratégique est un outil de pilotage de l'activité. Il permet une plus grande efficience dans le fonctionnement quotidien, l'optimisation des ressources humaines et matérielles ainsi que l'engagement des collaborateurs autour du projet d'entreprise.

Pour créer un plan d’action stratégique, il est recommandé de suivre cinq étapes clés, notamment la définition des objectifs qui doivent être SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis). L’élaboration et la planification des actions sont aussi des étapes indispensables d’un plan stratégique efficace.

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