La digitalisation RH : ces nouvelles pratiques pour vous faire gagner du temps

La digitalisation RH est partout : fiches de paie en ligne, gestion des demandes de congés et de télétravail en ligne, stockage et signature des contrats de travail en ligne, recrutement en ligne, formation en ligne… vous l’avez compris, ces nouvelles pratiques sont aussi vastes que le web.

Le numérique a non seulement révolutionné nos façons de travailler, mais aussi la fonction RH et les processus RH. Mais quels sont les enjeux autour de la digitalisation des ressources humaines ?

Responsables RH, vous trouverez aussi dans cet article les outils incontournables pour l’entreprise de demain (dont le SIRH). Prêt·e à faciliter vos tâches récurrentes et apporter plus de qualité à vos missions à forte valeur ajoutée ?

La digitalisation RH se définit comme l’ensemble des procédés permettant de dématérialiser les pratiques RH, à l’aide d’outils spécialisés et numériques.

Elle a émergé dans un contexte de transformation numérique des entreprises, qui n’a pas épargné le département des ressources humaines.

En parallèle, les missions des directions RH se sont diversifiées et se sont retrouvées au fil des ans au cœur de la stratégie globale des entreprises :

• développement de la politique RSE et de la marque employeur,
• amélioration des conditions de travail,
• gestion des compétences et des carrières,
• déploiement de programmes d’e-learning,
• suivi des performances RH, etc.

D’ailleurs, selon une étude APEC, +7 % d’entre elles ont été amenées à siéger aux comités de direction entre 2005 et 2015. 

« Automatiser les processus » c’est un peu la tarte à la crème de la transformation numérique. Et pourtant, supprimer les tâches chronophages de votre quotidien fait gagner un temps fou et dégage de la bande passante pour traiter les sujets de fond (amélioration du bien-être au travail par exemple), souvent relégués au second plan par manque de temps.

💡  Exemple de digitalisation RH :

• La campagne d’entretiens annuels approche : une fois paramétré, votre outil envoie automatiquement les emails aux collaborateurs et managers pour leur indiquer de préparer l’entretien et communique une date.
  
  
• Un collaborateur formule une demande de congés : en un clic, son manager la lui valide, les RH sont notifiées et le solde de congés est mis à jour automatiquement.

Le e-recrutement permet de réaliser des campagnes plus rapides et mieux ciblées, grâce à la multidiffusion en quelques clics d’offres d’emploi sur une grande variété de plateformes, comme les job boards et les réseaux sociaux professionnels par exemple.

D’autre part, les techniques de recrutement se renouvellent constamment : les employés y participent en notant leurs futurs collaborateurs (on parle de recrutement collaboratif), et les entretiens d’embauche peuvent se faire via des applications de vidéos différées.

Le digital facilite aussi l’exploitation de la data, pour constituer des viviers de talents et exploiter une Cvthèque à l’aide de tags, d’étiquettes mots-clés.

💡  Exemple de digitalisation RH : le responsable du recrutement suit le statut des candidatures en temps réel et envoie des mails automatiques personnalisables aux candidats retenus ou écartés, ainsi que des invitations à effectuer des tests en ligne.

L’e-learning va aussi dans le sens des nouvelles organisations en entreprise, avec des collaborateurs travaillant de chez eux ou depuis des sites variés. Il peut prendre différentes formes :

• un MOOC, une formation en ligne pour un grand nombre de participants,
• un SPOC, un MOOC en petit groupe pour un développement de compétences plus précis et rapide,
• un COOC (Corporate Online Open Course) : l’entreprise met en place sa propre formation en ligne.

Sans compter les plateformes e-learning dédiées au partage des connaissances, pour encourager l’intelligence collective !

💡  Exemple de digitalisation RH : le responsable des formations accède au planning des formations obligatoires en ligne et envoie les convocations en quelques clics.

Le bien-être au travail est au cœur de nombreux sujets. À cet effet :

• l’avis des collaborateurs est sollicité,
• le climat est mesuré grâce à des baromètres et des sondages en ligne anonymes,
• les employés sont aussi félicités ouvertement lorsqu’ils atteignent leurs objectifs.

C’est toute l’expérience collaborateur qui est au centre de l’attention, avec pour finalité sa fidélisation et l’engagement des collaborateurs.

Le management participatif et le décloisonnement des services impliquent aussi une communication RH horizontale. Les réseaux sociaux d’entreprise y contribuent.

Les chatbots ne sont plus seulement réservés aux visiteurs d’un site e-commerce ou d’une plateforme institutionnelle !

Les ressources humaines utilisent parfois ces outils digitaux pour guider les employés sur le portail RH, comme en 2019 lors du passage au prélèvement à la source.

Les questions simples sont traitées par le robot, et celles restant à résoudre font l’objet d’un rendez-vous proposé automatiquement, grâce à une connexion avec l’agenda de l’équipe RH.

Quoi qu’il en soit, la transformation digitale au sein des RH est difficile à résumer et évolue vite, mais qu’elle touche à la gestion administrative du personnel, la gestion de la paie ou la gestion des talents, elle implique l’utilisation de logiciels professionnels.

Elle nécessite parfois un accompagnement du service RH pour l’adoption et la mise en œuvre des nouveaux outils et processus de digitalisation.

Infographie d’Obea sur les 7 piliers d’une transformation digitale des services RH réussie :

La dernière étude d’Infopro Digital Études réalisée pour Sopra HR Software et L’Usine Digitale (2020) a mis en exergue que les entreprises trouvent dans la digitalisation RH :

• une collecte d’informations simplifiée (65 %),
• des processus RH optimisés (54 %),
• le contrôle et la supervision d’informations facilités (41 %).

1. un gain de temps pour les responsables et directions RH dans leurs tâches récurrentes grâce à l’automatisation des process RH ;
   
   
2. la mise à profit du temps économisé pour des missions plus stratégiques comme la gestion des talents ou des compétences (GPEC) ;
   
   
3. la gestion documentaire facilitée par la réduction du papier et l’archivage numérique plus intuitif ;
   
   
4. un meilleur suivi global et de chaque collaborateur grâce à :
   • la centralisation des informations,
   • la visibilité gagnée sur des indicateurs RH consignés dans un tableau de bord clair et facilement exploitable ;
     
     
5. la communication RH et la valorisation de la marque employeur, permettant l’attraction, mais aussi la rétention des talents ;
   
   
6. le respect de la réglementation grâce :
   • à l’intégration des conventions collectives et des obligations légales à jour,
   • à la télétransmission des déclarations, pour une gestion sans faille et sans risques de pénalités ;
     
     
7. la sécurisation des données RH confidentielles, stockées dans des espaces numériques cryptés ;
   
   
8. l’accompagnement des collaborateurs, leur productivité et leur bien-être, grâce à la facilitation des demandes de congés, de télétravail, de remboursement de frais professionnels, etc.
   
   
9. l’adaptation aux nouveaux modes de travail, plus nomades, dématérialisés et collaboratifs ;
   
   
10. l’analyse des données RH grâce à des rapports personnalisés, pour un meilleur fonctionnement du service RH, et pour toujours plus améliorer l’expérience collaborateur.

• D’après Parlons RH, nombreux sont ceux qui sont inquiets pour la protection et la sécurisation des données RH (respectivement 59 % et 44 %).
  
  
• Pour certains, elle déshumanise aussi la fonction RH. Les outils doivent venir en soutien, pas remplacer le dialogue et l’intelligence émotionnelle. 
  
  
• Elle nécessite un investissement, notamment en formation, pour :
  • ne pas créer de fracture entre les différentes générations en poste (inquiétude pour 47 % des sondés) ;
  • favoriser l’adoption des nouveaux outils ;
  • établir de nouveaux processus RH de façon claire.

Un bon encadrement et les bons outils pallient les risques liés à la digitalisation RH.

Par exemple, grâce à Kizeo Forms, finissez-en avec le papier et centralisez vos documents en dématérialisant vos processus RH, comme les demandes de congés, la gestion des absences, des notes de frais ou le suivi des heures. L’outil 100 % personnalisable s’adapte pour vous faire gagner un temps précieux et transforme vos smartphones en véritables outils de travail.

Ou encore Dokmee, un logiciel de gestion électronique documentaire (GED) pour les PME/ETI. La solution vous permet de garder un contrôle total sur votre base documentaire en toute sécurité. Son interface intuitive et ergonomique est idéale pour vos collaborateurs qui souhaitent se familiariser avec la digitalisation numérique de tous vos documents RH (recherche rapide et avancée, signature électronique, emails automatisés, etc.). 

👉 Vous cherchiez autre chose ? Des logiciels en ligne performants sont dédiés à chaque pan de la fonction RH, entre autres :

• le logiciel de paie en ligne, pour éditer des fiches de paie, verser les salaires, gérer les avantages et les primes, prendre en compte les absences et les notes de frais ;
  
  
• le logiciel de gestion des congés et absences, prenant en charge le solde des congés, les demandes d’absences, leur circuit de validation, etc. ;
• le logiciel de gestion des temps pour oublier Excel dans le suivi des temps des collaborateurs, et ainsi faciliter la paie ou la facturation à un prestataire ;
  
  
• le logiciel de gestion des talents ou le logiciel GPEC, pour la mise en place d’une stratégie visant à recruter, mais aussi à développer les compétences de profils à fort potentiel en interne, notamment par la formation, la gestion des primes et des carrières ;
  
  
• le logiciel pour une meilleure gestion des employés, comme Lumio qui automatise les procédures en droit du travail et soulage les RH grâce à des workflows et la génération automatiques de documents (contrats, conventions, avenants, etc.) ;
  
  
• l’outil de recrutement et du suivi des candidats (ATS), à l’image de Softy, pour gérer les candidatures, multidiffuser les offres, faire passer des tests de recrutement et des entretiens vidéo, et créer un site carrière personnalisé ;
  
  
• la plateforme e-learning pour monter et suivre des formations en ligne, réaliser des plans de formations, suivre les dépenses, etc. ;
  
  
• la plateforme de reconnaissance des employés, pour encourager les feed-back sous forme d’enquêtes ou de sondages, le coaching des managers, la collaboration transversale et la valorisation des ressources humaines.

Il y a aussi des logiciels SIRH, regroupant tous ou certains de ces modules, disponibles sous forme de package ou à la carte.

Par exemple :

• la Suite Essentiel SIRH de Lucca comprend la gestion du personnel, des congés et absences (Figgo), mais aussi des entretiens et objectifs ;
  
  
• isiRH couvre tous les besoins d’une entreprise qui souhaite dématérialiser ses processus, de l’administration du personnel au marketing RH, en passant par la paie et la formation, parmi une centaine de fonctionnalités.

✅  Tous ces outils digitaux permettent d’accompagner la digitalisation des RH, mais aussi d’améliorer l’expérience candidat, l’expérience collaborateur, et de valoriser la marque employeur.

Télétravail, coworking, flexoffice, le temps et le lieu de travail ne sont plus les mêmes qu’avant et se gèrent différemment.

Pour plus de confort, de transparence, de réactivité et de flexibilité, que ce soit du côté de la direction des ressources humaines ou du côté des collaborateurs, la digitalisation RH est incontournable.

Quels freins avez-vous rencontrés dans vos nouveaux usages ? Et comment les avez-vous contournés ?