6 astuces pour une gestion de stock optimale

Par Nathalie Pouillard
Mis à jour le 20 juillet 2021, publié initialement en juin 2019
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La gestion de stock est stratégique pour toute entreprise de l’industrie ou du commerce.

Elle représente en effet une organisation logistique qui, bien réfléchie, peut engendrer de belles économies et un retour sur investissement très intéressant.

Mais cela va bien au-delà de l’aspect financier : en gérant de manière optimale vos stocks et vos approvisionnements, c’est jusqu’à la satisfaction du client qui est positivement impactée.

Découvrez 6 astuces pour améliorer la gestion de stock, en magasin ou en entrepôt.

Qu’est-ce que la gestion de stock ?

La gestion de stock est :

  • la maîtrise des flux entrants et sortants des marchandises,

  • pour garantir la disponibilité immédiate d’un produit lors d’une commande et répondre à la demande,

  • sans que cela ne soit trop coûteux pour l’entreprise et en évitant le maximum de gâchis et de perte.

La notion de stock peut se référer à plusieurs types de biens :

  • des matières premières ou des produits intermédiaires, pour les industries de production ;

  • des produits finis destinés à la vente par une entreprise du commerce ou de l’e-commerce.

Quels sont les risques d’une mauvaise gestion des stocks ?

Les entreprises qui ne prêtent pas suffisamment attention à la gestion des stocks risquent :

  • une mauvaise gestion des commandes,

  • des besoins en main-d’œuvre plus importants,

  • des retards dans les délais de préparation et de livraison,

  • un espace d’entreposage mal organisé,

  • une utilisation des équipements non-optimale,

  • des accidents du travail,

  • la perte, le gâchis et la casse des marchandises.

Elles courent aussi le risque de voir leur compétitivité sur le marché baisser, au profit de magasins ou d’entrepôts mieux organisés. L’enjeu ici est de trouver l’équilibre en surstockage et sous-stockage.

Les risques liés au surstockage

Cela peut sembler être une bonne idée de prévoir « large » et pallier tout risque de pénurie, mais le surstockage a son lot d’inconvénients :

  • il nécessite des espaces de stockage plus étendus et donc plus onéreux ;

  • de par la quantité à stocker et gérer, d’autres surcoûts sont à prévoir en termes d’organisation (temps de recherche des produits, d’étiquetage, de préparation des commandes, etc.) ;

  • enfin, il y a un risque d’obsolescence des stocks et de non-écoulement des marchandises : une référence peut être remplacée par une autre, laissant la plus ancienne sur les bras de l’entreprise.

Les risques liés au sous-stockage

Comme tous les extrêmes, le sous-stockage n’est pas bénéfique non plus :

  • si la fabrication d’un produit dépend de la disponibilité d’une pièce, et que celle-ci n’est pas en stock, c’est toute la chaîne de production qui est interrompue ;

  • et si l’article n’est pas disponible en magasin, c’est une vente manquée, et la satisfaction, voire la fidélité du client, qui est en jeu.

Voici six conseils à suivre pour vous assurer que votre entreprise optimise ses procédures d’entreposage et de gestion des stocks.

6 astuces pour améliorer la gestion de stock

Ces conseils concernent à la fois les entrepôts et la gestion de stock en magasin.

1 — Organiser l’entrepôt ou l’espace de stockage

Assurez-vous que votre entrepôt est organisé de manière systématique et ordonnée pour que :

  • les articles soient facilement identifiés pour les commandes des clients ;

  • le matériel en direction de l’entrepôt soit reçu et stocké de manière efficace.

Ceci dans le but de gagner du temps et de réduire les coûts liés à la perte de productivité.

☝️  Une des techniques pour organiser un entrepôt est le slotting, qui consiste à déterminer et ajuster l’emplacement optimal d’une marchandise dans l’espace de stockage, pour augmenter la productivité des processus tels que :

2 — Établir de bonnes pratiques de dénomination et d’étiquetage des stocks

Étiquetage des stocks

L’étiquetage des stocks va de pair avec son organisation : dans un grand entrepôt bien organisé, le personnel trouvera aisément la bonne section, tandis qu’un magasin bien étiqueté permettra, à une échelle plus petite, de trouver le bon article dans le rayon.

Le bon étiquetage de la marchandise permet :

  • d’une part, que chaque article soit bien identifié ;
  • d’autre part, de donner des informations clés sur toutes ses spécificités (date d’expiration, présence de matières dangereuses, exigences d’emballage, etc.).

☝️  Pour ce qui est des documents qui accompagnent la marchandise, le fournisseur qui transmet le produit à l’entrepôt doit également suivre de bonnes pratiques d’inventaire.

Idéalement, le fournisseur enverra des articles utilisant le même étiquetage que celui des entrepôts de livraison, soit en coordonnant les références, soit en utilisant des codes UPC ou UCC. Ainsi, le travail d’inventaire n’en sera que facilité.

Dénomination des stocks

En plus d’un étiquetage clair, la convention de dénomination utilisée pour l’identification d’un article sur les étiquettes est tout aussi importante, non seulement sur les étiquettes, mais dans l’ensemble du système d’inventaire.

L’identification unique des articles est évidemment très importante ici. Néanmoins, en plus d’être unique, sa longueur et sa clarté doivent également être prises en considération.

Idéalement, les noms des articles seront clairs et suffisamment bien pensés en amont afin qu’ils aient également une fonction descriptive

La chaîne de caractères et/ou les chiffres utilisés pour le numéro d’article (dans un système de dénomination bien organisé) auront une signification, avec chaque caractère ou ensemble de caractères qui identifie une catégorie spécifique dans le système d’organisation de votre stock.

Ensuite, les noms peuvent être utiles pour rechercher un article lors d’un inventaire, de l’exécution de commandes, ou d’autres tâches propres à l’entrepôt, ou lors du filtrage ou de la recherche de rapports.

3 — Définir et documenter des méthodes de réapprovisionnement

La méthode de réapprovisionnement appelée « méthode calendaire »

C’est la méthode la plus simple et la moins personnalisée. Elle consiste à commander une quantité fixe à date fixe. Elle convient donc à une gestion de stock et des commandes peu fluctuante.

La méthode de gestion à point de commande

La commande est réalisée à date variable, au moment où un certain niveau de stock est atteint. La quantité commandée est fixe.

On parle de flux tiré et de « juste à temps », pour éviter les ruptures de biens dont la consommation peut être irrégulière.

Comment calculer le point de commande ou seuil de réapprovisionnement ? Un peu de lecture ⤵️

La méthode de recomplètement

C’est l’inverse, cette fois la date est fixe mais la quantité est variable, et dépend du nombre de ventes réalisées.

Elle est plutôt adaptée à des produits dont la consommation est régulière mais qui sont coûteux, périssables ou encombrants.

La méthode de réapprovisionnement à la commande

Pour une gestion de stock variable, soumise à une saisonnalité par exemple, cette méthode consiste à réapprovisionner les stocks d’une quantité variable, à date variable, en fonction de la demande.

☝️  L’entrepôt sera d’autant plus performant que ses politiques et procédures seront bien documentées. Toute la documentation du processus doit inclure des procédures pour :

  • l’interaction physique,

  • la manipulation du matériel,

  • les consignes de sécurité,

  • la qualité des rapports.

Les instructions doivent également inclure la façon de gérer les stocks endommagés : peuvent-ils être récupérés ou doivent-ils être mis au rebut ?

4 - Utiliser le cycle counting

Même si la plupart des entreprises ont mis en place des processus pour mieux gérer les stocks, cela n'élimine pas le besoin d’avoir recours au cycle counting (comptage par cycle).

Le cycle counting est une méthode qui consiste à faire l’inventaire de petits sous-ensembles de stocks sur une longue période. Cette procédure est différente du comptage physique traditionnel des stocks où les opérations sont suspendues pendant que l’on compte tous les articles dans le magasin. Il a donc un effet moins perturbateur sur les opérations quotidiennes.

Il fournit aussi une évaluation continue de l'exactitude des stocks et de l'exécution des procédures et peut être adapté pour se concentrer sur les éléments de plus grande valeur, au volume de mouvements le plus important ou qui sont essentiels aux process opérationnels.

5 - Limiter et suivre l'accès aux stocks

Un garde-fou simple pour une bonne gestion des stocks est de s’assurer que les employés qui ont besoin des chiffres tirés des inventaires sont bien les seuls à pouvoir accéder aux stocks et aux données qui y sont relatives. 

Car si vous savez exactement qui y a accès et que vous pouvez vous assurer que ce petit groupe d’employés est correctement formé sur le système et les procédures organisationnelles d’inventaire dans votre entreprise, il est alors beaucoup plus facile de gérer le système, de réduire les erreurs et de mettre en œuvre des changements quand cela se révèle nécessaire.

6 - Utiliser des logiciels pour la gestion des stocks

De nos jours, la technologie joue un rôle dans presque tous les process opérationnels. Et si votre entreprise continue de faire le suivi des stocks avec Excel, vous passez à côté d’une gestion de stock, mais aussi des commandes, ventes et livraisons, qui pourrait être beaucoup plus simple, sereine et automatisée.

Téléchargez gratuitement au format Excel notre modèle de bon de livraison :

La question à vous poser :

  • Vous faut-il un système simple qui suit les niveaux de stock et les mouvements ?

  • Ou un système de gestion de stock plus complexe qui suit l’inventaire en temps réel ?

La technologie du code-barres joue un rôle important dans tout entrepôt disposant d’un système automatisé. 

Les imprimantes et les lecteurs de codes-barres sont relativement peu coûteux et peuvent être incorporés dans les opérations d’entreposage. 

Ces derniers réduisent considérablement les erreurs manuelles d’entrée de données qui se produisent dans l’entrepôt ou en magasin.

☝️  Pour les entrepôts de grande envergure, un outil comme Generix WMS, un Warehouse Management System, permet de rationaliser les espaces de stockage (avec le slotting notamment) mais aussi d'automatiser les flux et de favoriser la communication entre tous les acteurs de la chaîne logistique avec des portails collaboratifs spécifiques (portail fournisseur, transporteur, client).

Choisir le bon système de gestion des stocks

De bonnes pratiques de manutention des stocks doivent être mises en œuvre avec tout nouveau système de gestion des stocks pour s’assurer que le système reçoive les données les plus précises possible.

Quel que soit le système d’inventaire que votre organisation mette en place, le paramètre intrinsèque le plus important reste sa façon de gérer et surveiller les spécificités de votre stock avec réalisme et efficacité.

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