6 astuces pour améliorer la précision des stocks

6 astuces pour améliorer la gestion des stocks

Bien qu'il y ait eu d'énormes avancées dans la technologie et les procédures "terrain" ces dernières années, de nombreux fabricants et distributeurs ne peuvent toujours pas effectuer d’opérations d'entreposage basiques sereinement. Cela s'explique principalement par le manque de process et de procédures de gestion des stocks appropriés, tels que la maintenance des stocks de base et les procédures d'inventaire dûment documentées.

Certaines organisations ne mesurent pas leurs stocks de manière précise ou n'ont même pas de réels systèmes de mesure. Mais chaque organisation doit savoir qu'il y a des avantages multiples qui permettent de mettre en place des processus appropriés de gestion des stocks, y compris la capacité de fournir un excellent service à la clientèle, de respecter des délais de livraison précis, de réduire les coûts d'exploitation et de fournir des données précises pour les dossiers financiers, ainsi que la capacité d’anticiper les futurs achats ou, pour les fabricants, ce qui doit être priorisé sur le site de production.

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La clé : les process de gestion de stocks

La précision des stocks est l'un des principaux facteurs de performance dans n'importe quel entrepôt ou centre de distribution. En effet, avoir la quantité appropriée de marchandise en stock (ne pas en avoir trop, mais juste ce dont vous avez besoin) est un facteur majeur de réussite pour les organisations.

Le stock ne peut être maintenu efficacement qu'avec les bons process et avec des procédures appropriées de gestion des stocks. La plupart des problèmes d'inventaire proviennent de médiocres mesures de contrôle des stocks et du manque de processus appropriés pour signaler les mouvements en temps réel dans l'entrepôt. Lorsqu'un problème d'inventaire apparaît, de nombreuses organisations choisissent d'agir quand le mal est fait plutôt que d'essayer de résoudre le problème à la racine.

Réduire ses stocks au minimum pour atteindre une performance maximum

La façon la plus intelligente de gérer votre entrepôt est de mettre en place des processus documentés qui réduisent les problèmes d'inventaire avant qu’ils ne se produisent.

Ce n’est qu’alors que l'entrepôt d'une entreprise peut fonctionner efficacement et atteindre l'objectif qui consiste à avoir le minimum de stock sur les étagères pour répondre à la demande des clients rapidement et efficacement et ne pas avoir un trop-plein de stock, coûteux et inutile.

Par rapport à leurs homologues qui ne mettent pas l'accent sur l'optimisation de la gestion des stocks, les opérations d'entreposage performantes dans la gestion des stocks et qui peuvent tenir avec précision des registres d'inventaires auront une meilleure gestion des commandes et des demandes, une main-d'œuvre moins importante, plus de livraisons en temps voulu, un espace mieux optimisé et une meilleure utilisation des équipements.
Ces organisations sont mieux armées pour obtenir d’excellents résultats et réussir dans l’actuelle compétition commerciale mondiale.

Si cela vous intéresse, vous et votre équipe de gestion des stocks, lisez la suite. Voici six conseils à suivre pour vous assurer que votre entreprise exploite bien ses procédures d'entreposage et de gestion des stocks de la manière la plus précise et efficace qui soit.

6 astuces pour des stocks plus justes : sommaire

  1. Maintenir l’entrepôt bien organisé
  2. Établir de bonnes pratiques de dénomination et d’étiquetage des stocks
  3. Définir et suivre des méthodes et des politiques efficaces de stockage et de réception
  4. Utiliser le cycle counting
  5. Limiter et suivre l’accès aux stocks
  6. Utiliser la technologie à votre avantage

1. Maintenir l’entrepôt bien organisé

Assurez-vous que votre entrepôt est organisé de manière systématique et ordonnée. Ceci est doublement important, à la fois pour que les articles puissent facilement être identifiés pour les commandes des clients (ordres de vente) et aussi pour que le matériel en direction de l'entrepôt puisse être reçu et stocké de manière efficace. Si le personnel de votre entrepôt ne trouve pas ce qu'il cherche pour remplir une commande ou si un nouvel arrivage de matériel/pièces ne peut pas être stocké correctement, car le magasin n'est pas organisé de manière systématisée et bien planifiée, vos employés (et les clients) perdent un temps précieux.

Multipliez le temps perdu par le nombre de fois que cela se produit au cours d'une journée, puis sur une année et les coûts liés à la perte de productivité s'accumulent rapidement.

Un paramètre clef qui permet d’avoir un entrepôt bien organisé est d’avoir des plans clairs et faciles à lire dans l'entrepôt, situés dans des zones faciles d’accès et bien indiquées, avec une signalisation claire et des descriptions d'articles.

Nommez et marquez également les zones qui n'ont actuellement pas de stock, comme des étagères vides, par exemple, sur lesquelles des articles seront rangés/stockés ultérieurement. On pourra toujours les changer de place si nécessaire, mais il n’est pas souhaitable que les articles se retrouvent là où ils ne devraient pas être, juste parce qu'un employé pensait qu'un certain espace était disponible et accessible.

Les étiquettes de lieux de stockage dans l'entrepôt doivent être faciles à lire et sans ambiguïté, et c’est pourquoi la taille et la couleur des lettres sur l'étiquette sont des éléments importants qui ne sont pas là juste pour faire joli.

Idéalement, les étiquettes de stockage sont assez grandes pour être facilement et rapidement lues à quelques pas de distance et toutes les étiquettes des lieux de stockage sont assorties d’un code-barres pour la lecture automatisée des positions.

2. Établir de bonnes pratiques de dénomination et d'étiquetage des stocks

Étiquetage des stocks

L'étiquetage des stocks va de pair avec son organisation : dans un grand magasin bien organisé, le personnel de l'entrepôt trouvera aisément la bonne section, tandis qu’un magasin bien étiqueté permettra, à une échelle plus petite, de trouver le bon article/produit dans le rayon.

Le bon étiquetage de la marchandise s'étend au-delà de l'entrepôt d'une entreprise et se compose de deux parties : dans l'entrepôt, chaque article doit, d’une part, être bien identifié et, d’autre part, contenir des informations qui le décrivent entièrement avec toutes ses spécificités (date d'expiration, présence de matières dangereuses, exigences d'emballage, etc.).

Pour ce qui est des documents qui accompagnent la marchandise, le fournisseur qui transmet le produit à l'entrepôt doit également suivre de bonnes pratiques d'inventaire. Idéalement, le fournisseur enverra des articles utilisant le même étiquetage que celui des entrepôts de livraison, soit en coordonnant les références, soit en utilisant des codes UPC. Ainsi, le travail d’inventaire n’en sera que facilité.
 

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Dénomination des stocks

En plus d’un étiquetage clair, la convention de dénomination utilisée pour l'identification d’un article sur les étiquettes est tout aussi importante. (Et bien sûr, les dénominations seront utilisées non seulement sur les étiquettes, mais dans l'ensemble du système d'inventaire.) L'identification unique des articles est évidemment le plus important ici. Néanmoins, en plus d'être unique, sa longueur et sa clarté doivent également être prises en considération. La dénomination des articles doit être brève et claire, généralement en utilisant des nombres ainsi que des lettres pour identifier chaque produit/matériel individuellement.
Parmi les choses à considérer lors du lancement ou de la modification d'une convention de dénomination, on trouve, d’une part, le regroupement d'éléments à l'aide d'une hiérarchie (la famille de produits vient avant le modèle précis et avant le numéro de version spécifique, par exemple), et d’autre part, le fait qu’il faille éviter les caractères ou les symboles spéciaux (comme les marques commerciales).

Idéalement, les noms des articles seront clairs et suffisamment bien pensés en amont afin qu'ils aient également une fonction descriptive. La chaîne de caractères et/ou les chiffres utilisés pour le numéro d'article (dans un système de dénomination bien organisé) auront une signification, avec chaque caractère ou ensemble de caractères qui identifie une catégorie spécifique dans le système d'organisation de votre stock.

Ensuite, les noms peuvent être utiles pour rechercher un article lors d’un inventaire, de l’exécution de commandes, ou d'autres tâches propres à l’entrepôt, ou lors du filtrage ou de la recherche de rapports. Enfin, chaque élément doit avoir également une description plus longue et claire dans votre système.

3. Définir et suivre des méthodes et des politiques efficaces de stockage et de réception

Même si les deux premières règles qu’on vient d’évoquer sont suivies, l'entrepôt sera d’autant plus performant que ses politiques et procédures seront bien documentées. Pour un mouvement performant des stocks et un enregistrement précis des données, il est important de définir tous les processus et méthodes en vigueur dans l'entrepôt. Comment s’y prendre ?

Toute la documentation du processus doit inclure des procédures pour l'interaction physique, la manipulation du matériel, les consignes de sécurité et la qualité des rapports. Ces procédures doivent inclure des processus décrits étape par étape pour la réception et le rangement du matériel. Les procédures documentées doivent préciser la manière dont les marchandises doivent être gérées, vérifiées et entreposées dans les lieux de stockage. Les instructions doivent également inclure la façon de gérer les stocks endommagés : peuvent-ils être récupérés ou doivent-ils être mis au rebut ?

Sélectionnez ensuite quelques personnes impliquées dans les opérations d'entreposage pour examiner la documentation avant qu'elle ne soit divulguée à tous les employés. Cela garantit que toutes les tâches ou étapes de processus sont documentées et qu'il ne manque aucune pièce au puzzle.
Une fois cet examen terminé, quand tous les intervenants valident la documentation, celle-ci peut être diffusée aux employés de l'entrepôt grâce à une formation officielle des employés adéquats. Idéalement, ces employés seront interrogés sur le matériel et devront obtenir un résultat minimum pour pouvoir exercer leur fonction dans le cadre des procédures.

Chaque procédure peut être vérifiée pour s'assurer qu’elle est documentée et suivie. Si des problèmes de non-conformité se posent, assurez-vous de mettre immédiatement en œuvre une mesure corrective. Et si les employés semblent s'écarter de la procédure documentée (car ils ont peut-être trouvé un moyen plus rapide de faire une tâche), alors elle devra être examinée pour voir s’il est nécessaire d’y apporter des modifications, et si ce n’est pas le cas, il faudra clairement communiquer que les écarts par rapport aux procédures ne sont pas acceptables.

4. Utiliser le cycle counting

Même si la plupart des entreprises ont mis en place des processus pour mieux gérer les stocks, cela n'élimine pas le besoin (et le bénéfice) d’avoir recours au cycle counting (comptage par cycle).

Le cycle counting est une méthode qui consiste à compter les stocks où de petits sous-ensembles de stocks sont inventoriés sur une longue période. Cette procédure est différente du comptage physique traditionnel des stocks où les opérations sont suspendues pendant que l’on compte tous les articles dans le magasin à un moment donné. Le cycle counting a un effet moins perturbateur sur les opérations quotidiennes.

Le cycle counting fournit également une évaluation continue de l'exactitude des stocks et de l'exécution des procédures et peut être adapté pour se concentrer sur les éléments de plus grande valeur, au volume de mouvements le plus important ou qui sont essentiels aux process opérationnels. Le cycle counting vérifie la précision de l'inventaire et peut permettre d’identifier les causes profondes des erreurs détectées.

5. Limiter et suivre l'accès aux stocks

Un garde-fou simple pour une bonne gestion des stocks est de s’assurer que les employés qui ont besoin des chiffres tirés des inventaires sont bien les seuls à pouvoir accéder aux stocks et aux données qui y sont relatives. Car si vous savez exactement qui y a accès et que vous pouvez vous assurer que ce petit groupe d’employés est correctement formé sur le système et les procédures organisationnelles d’inventaire dans votre entreprise, il est alors beaucoup plus facile de gérer le système, de réduire les erreurs et de mettre en œuvre des changements quand cela se révèle nécessaire.

Idéalement, cela devrait être décidé en amont, lors de la mise en place du système de gestion des stocks, mais le fait de contrôler qui a accès au stock et au système de gestion reste un atout de tous les instants, et c’est pourquoi établir un contrôle annuel ou semestriel serait très utile pour maintenir à jour la liste des personnes ayant accès à l’inventaire.

6. Utiliser la technologie à votre avantage

De nos jours, la technologie joue un rôle dans presque tous les process opérationnels. Et si votre entreprise continue de faire le suivi des stocks avec un stylo et du papier ou de simples feuilles de calcul, vous vous êtes probablement rendu compte qu’un logiciel de gestion des stocks a la capacité de rendre le contrôle et l'organisation des stocks beaucoup plus aisés et précis. Ainsi, la question n’est-elle donc plus de savoir si la technologie joue un rôle dans la gestion des stocks, mais plutôt de déterminer dans quelle mesure elle doit intervenir.

La réponse à cette question repose sur les besoins d'inventaire de votre entreprise et sur la façon dont ils peuvent être satisfaits grâce à un système simple (qui suit les niveaux de stock et les mouvements), ou si un système plus complexe est nécessaire (par exemple, les produits manufacturés ou les produits composés de sous-ensembles et de composants multiples nécessitent des systèmes de gestion de stock plus complexes qui suivent l'inventaire en temps réel).
Mais peu importe la complexité de vos besoins d'inventaire, les logiciels de gestion de stock vous permettront de suivre plus facilement votre stock (ainsi que les commandes, les ventes et les livraisons), de laisser le personnel autorisé avoir accès à l’inventaire, d’avoir un registre précis des mouvements du magasin, et de mieux comprendre l'activité et l'historique des stocks.

La technologie du code-barres joue un rôle important dans tout entrepôt disposant d’un système automatisé. Les imprimantes et les lecteurs de codes-barres sont relativement peu coûteux et peuvent être incorporés dans les opérations d'entreposage. Les lecteurs de codes-barres réduisent considérablement les erreurs manuelles d'entrée de données qui se produisent dans l’entrepôt. D'autres technologies telles que la RFID (sigle anglais pour désigner la radio-identification) sont de moins en moins coûteuses et devraient être prises en considération pour un stock de plus grande valeur.
 

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Choisir le bon système de gestion des stocks

Lors de la sélection d'un nouveau système, il est nécessaire de transposer les impératifs de son activité à ses propres exigences fonctionnelles, de sorte que l'organisation puisse utiliser le système au maximum de ses capacités. Ceci est particulièrement important dans la gestion des stocks où des pratiques d'inventaire plus efficaces peuvent engendrer un gain de temps très important ainsi que d’énormes réductions de coûts.

Chaque éditeur de logiciel peut probablement fournir à une organisation des millions de fonctions et de fonctionnalités, mais en réalité, seul importe le nombre de fonctions et de fonctionnalités susceptibles d'être utiles à l'entreprise dans ses besoins d'inventaire spécifiques. En d'autres termes, il est crucial que les process opérationnels s’adaptent aux capacités du système, et non pas l'inverse.

Autre chose importante à retenir : la qualité de votre système d'inventaire est à l’image de la qualité des données avec lesquelles vous l'alimentez. Les gens ont tendance à reprocher au « système » toute erreur pouvant survenir, mais si les données d’entrées sont déjà pleines d'erreurs, les résultats générés par le système seront également erronés.

De bonnes pratiques de manutention des stocks doivent être mises en œuvre avec tout nouveau système de gestion des stocks pour s'assurer que le système reçoit les données les plus précises possible.

Quel que soit le système d'inventaire que votre organisation a mis en place, le paramètre intrinsèque le plus important reste sa façon de gérer et surveiller les spécificités de votre stock avec réalisme et efficacité. Ainsi, lorsque vous vous engagez dans la recherche d'un système de remplacement ou d’un nouveau système de gestion des stocks, assurez-vous de bien préparer le terrain et de bien connaître vos priorités et exigences avant de rencontrer des fournisseurs.

Cela peut également vous aider à impliquer un consultant tiers en logiciels (en particulier si c'est la première fois que votre entreprise acquiert une solution de gestion des stocks) afin d’organiser le processus de sélection et de bien respecter le calendrier, d’obtenir des conseils en cas de besoin et d’apporter assistance lors du process de démonstration du fournisseur.

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