Tableau de bord logistique : l’outil pour améliorer votre productivité

Par Inès Ikar
Le 14/10/2021
how-to backgroundTableau de bord logistique : l’outil pour améliorer votre productivité

Vous êtes responsable logistique ou directement impliqué dans la supply chain de votre entreprise et souhaitez agir rapidement en cas de dérive, voire, prévenir les risques d’erreurs ?

Afin de piloter efficacement l’activité de votre entreprise, prendre connaissance de vos objectifs et ainsi améliorer votre performance, un tableau de bord logistique ou dashboard est l’outil qu’il vous faut.

Tableau de bord logistique : définition

Qu’est-ce qu’un tableau de bord logistique ?

Dans le secteur logistique, les données (data) sont souvent disparates et issues de plusieurs canaux de communication (mails, logiciels, ERP, etc.).

Le tableau de bord est un outil qui permet de centraliser vos données et de leur donner du sens.

Afin d’utiliser efficacement vos informations et ainsi gagner en performance, vous pouvez développer votre tableau de bord où vos données seront structurées et disponibles pour l’ensemble des agents de votre entreprise.

Pourquoi utiliser un tableau de bord ?

Grâce à cet outil, prenez des décisions rapidement et analysez vos différents indicateurs de performance afin de bien cibler vos objectifs et les atteindre.

L’élaboration de votre tableau de bord vous permet de dresser des objectifs et de suivre votre progression. Ainsi, il est à long terme un outil indispensable pour la croissance de votre activité, l’amélioration de la satisfaction client et des résultats de votre entreprise.

💡 À noter : Un tableau de bord compare l’état actuel aux objectifs fixés au départ. En aucun cas il ne permet d’empêcher la pérennisation des dysfonctionnements ! Étant donné les mutations actuelles, veillez à prendre du recul sur vos données.

Comment se présente-t-il ?

Le tableau de bord logistique est principalement constitué d’indicateurs de performance qu’il vous faudra choisir soigneusement.

L’étude de l’évolution de ces données au cours du temps sera utile pour mettre en place de nouveaux objectifs ou modifier vos stratégies logistiques et opérationnelles.

6 étapes pour construire un tableau de bord logistique

Étape 1 : réunir les éléments nécessaires à la création du tableau de bord logistique

Avant de commencer la création de votre tableau de bord logistique, il est d’abord nécessaire d’analyser vos besoins et les ressources que vous utiliserez.

  • lister les différentes personnes utilisant le tableau de bord logistique,
  • formaliser l’usage prévu (service, livraison, commandes, organisation de l’entrepôt, etc.),
  • présenter votre périodicité d’affichage souhaitée ainsi que les alertes,
  • indiquer votre source de données requise.

Étape 2 : identifier et mobiliser les acteurs concernés

Après avoir déterminé une liste des agents concernés, pensez à collaborer ensemble sur le tableau de bord logistique. Il est important que les acteurs aient une formation en amont afin d’utiliser comme il se doit votre tableau de bord logistique.

Étape 3 : choisir vos indicateurs de performance (KPI)

Il existe 3 catégories d’indicateurs de performance :

  • Les indicateurs d’alerte signalant la présence d’un dysfonctionnement, d’un état anormal impliquant une action corrective (rupture de stock par exemple) ;
  • Les indicateurs d’efficience et d’équilibrage mesurant la situation actuelle par rapport aux objectifs fixés en amont (taux de disponibilité, fiabilité de la provision, rotation de stock, délais, etc.) ;
  • Les indicateurs d’anticipation donnant des renseignements sur les besoins futurs. En fonction des événements à venir, ils vous précisent le niveau de stock futur. Ainsi, vos équipes peuvent anticiper et mettre en œuvre des stratégies de variation de stock.

Ils peuvent prendre plusieurs formes : ratio, liste, graphique, tableau, diagramme, etc.

Étape 4 : ​​construire le tableau de bord en se basant sur vos objectifs

Bien que vous ayez analysé au préalable vos ressources, il est primordial de cibler vos objectifs. Discutez-en avec vos collaborateurs et vos équipes en amont afin d’être plus efficace et de n’omettre aucun point.

  • identifier vos objectifs quantifiables et atteignables,
  • sélectionner vos sources de données exploitables,
  • choisir votre type d’indicateur de performance adéquat en fonction de chaque objectif,
  • définir votre périodicité de mise à jour de chaque indicateur,
  • lancer votre processus de vérification des tableaux de bord,
  • vérifier l’applicabilité des tableaux de bord.

Étape 5 : mettre à jour les données de votre tableau en fonction des durées prévues

Si vous désirez coordonner vos équipes et surtout améliorer votre satisfaction client, ne négligez pas les délais et les mises à jour de votre tableau de bord logistique.

  • recueillir vos données constitutives,
  • utiliser vos tableaux de bord dans le processus de décision,
  • formaliser votre processus de mise à jour (sources de données, méthode de traitement).

Étape 6 : vérifier et modifier votre tableau en cas de besoin

Afin de tenir informées vos équipes, il est important de modifier régulièrement votre tableau de bord logistique si vous voulez qu’il soit toujours pertinent.

  • modifier vos données en fonction de l’évolution du contexte et de vos objectifs,
  • retirer vos données s’il existe des inadéquations des indicateurs par rapport aux objectifs fixés.

💡 Astuce : afin d’éviter les mauvaises surprises, mettez en place une période d’essai de votre tableau de bord afin que vos agents sachent correctement utiliser l’outil et que vous puissiez corriger certains bugs. Stimuler différents scénarios avant la validation finale de votre tableau de bord logistique.

Quels outils choisir pour créer un tableau de bord logistique ?

Le tableau de bord logistique sur Excel

Vous pouvez passer par Excel pour élaborer votre tableau de bord logistique. La plupart de vos agents ont déjà eu connaissance de cet outil et l’ont sûrement déjà utilisé, donc la familiarisation sera un avantage.

Mais, Excel est à long terme peu efficace pour l’élaboration d’un tableau de bord logistique pertinent. En effet, le travail vous prendra beaucoup de temps et sera complexe. Il est aussi possible que plusieurs bugs surviennent du fait d’erreurs humaines, rendant ainsi votre tableau de bord inutilisable et augmentant vos coûts.

Le système du tableau de bord avec Excel risque donc de monopoliser des ressources importantes en termes de temps tout en ayant une efficacité réduite pour ce type d’utilisation très spécifique.

Les logiciels spécialisés

Pour gagner en temps et en efficacité, des solutions en ligne existent et vous permettent de faciliter la gestion de vos activités logistiques.

Elles vous offrent notamment les avantages suivants :

  • données mises à jour en temps réel,
  • aspect collaboratif,
  • système sécurisé et conforme aux réglementations en vigueur,
  • interface ergonomique pour une prise en main simple et rapide.

🛠️ Par exemple, TRADE.EASY, outil spécialisé dans la gestion de vos activités de commerce à l’international, vous donne accès à des tableaux détaillés permettant de piloter tout votre suivi logistique. Ils couvrent l’intégralité du processus d’expédition de vos marchandises, de la commande jusqu’à leur arrivée, en passant par les étapes de leur transport et même du prévisionnel.

Vous pouvez accéder à trois tableaux :

  • Les actions à effectuer avec tous les process à réaliser sur chaque élément qui compose vos commandes (pays, référence, etc.) et des délais à paramétrer,
  • La liste des expéditions avec leurs statuts, leurs numéros, les fournisseurs et autres prestataires, le nombre de conteneurs, et toutes les informations principales,
  • La liste des commandes avec le détail de chacune de vos commandes.

En un seul coup d’œil, vous visualisez le statut de vos commandes et vous obtenez la liste précise de toutes les actions et formalités à effectuer qui sont totalement paramétrables, afin que vos biens arrivent à bon port. Le logiciel permet d’éviter les oublis pouvant coûter cher (une marchandise bloquée au port, car il manque un document douanier, par exemple).

Cet outil vous aide à automatiser vos tâches, à sécuriser vos processus et finalement à gagner en temps et en rigueur d’exécution.

Tableau de bord logistique : l’outil pour améliorer votre productivitéExemple de tableau de bord - Liste des expéditions  © TRADE.EASY

Les erreurs à éviter dans un tableau de bord

Erreur n° 1 : ne pas prendre le temps d’effectuer une analyse complète

Si votre analyse de départ est mal effectuée ou incomplète, votre tableau de bord logistique aura des défauts et vos indicateurs de performance ne seront pas pertinents.

Définissez vos objectifs en amont et discutez-en avec vos collaborateurs afin d’établir une liste de vos ressources et de vos activités.

Erreur n° 2 : choisir trop d’indicateurs de performance

Adopter des indicateurs de performance pour vos gestionnaires est un réel avantage pour choisir telle ou telle stratégie, mais gare à ne pas en abuser. Plus vos données seront synthétiques et claires, et plus vous pourrez cibler une stratégie efficace et adaptée à votre problème.

Erreur n° 3 : choisir des métriques complexes

Vos outils de mesure doivent être simples à lire pour tous vos collaborateurs.

Erreur n° 4 : abandonner les modifications et le suivi de votre tableau

Mettez régulièrement à jour vos outils et collectez les données constitutives afin que les informations affichées puissent vous aider dans vos choix.

Avec des données mises à jour, vos équipes peuvent faire plus efficacement leur travail.

N’hésitez pas à supprimer des indicateurs si vous estimez qu’ils sont obsolètes ou qu’ils ne sont plus adaptés à la situation.

Erreur n° 5 : sous-estimer l’automatisation des tâches

Optimiser la chaîne logistique de votre entreprise, c’est aussi savoir s’adapter aux nouvelles technologies. Vous devez être efficace, certes, mais surtout réactif. Si vous en ressentez le besoin et si vous avez un budget qui vous le permet, n’hésitez pas à automatiser des tâches qui vous semblent pénibles ou dépensent trop de ressources.

👉 Exemple : stockage automatisé avec des navettes, processus de traçabilité de vos flux de produits, transport automatisé, pilotage des commandes, etc.

Il est également possible de relier ces outils à un tableau de bord en temps réel.

Et vous, quels sont vos conseils pour optimiser votre tableau de bord logistique ? Dites-le-nous en commentaires !

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