Supply Chain : Comment améliorer la visibilité de votre chaîne logistique ?

Comment améliorer la visibilité de votre chaine logistique ?

La visibilité de la chaîne logistique (souvent appelée par son équivalent anglais Supply Chain) permet aux entreprises d’avoir une vision dynamique précise de leurs stocks et de leur chaîne logistique, du sourcing initial jusqu’à la livraison finale. Ce que nous allons voir dans ce guide de bonnes pratiques en logistique, c'est que les entreprises ayant des chaînes logistiques optimisées et une bonne visibilité peuvent à la fois connaître l’état de leur entrepôt à tout moment, et avoir accès à des informations qui leur permettent d’éviter les redondances et d’améliorer les process du début (fabrication du produit) à la fin (livraison au destinataire final) de la supply chain. Une bonne visibilité implique également une meilleure capacité à réduire les risques de la chaîne logistique. Dossier.

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Les risques et les opportunités liés à la visibilité de la Suppply Chain

Dans le contexte économique actuel, l’augmentation constante des coûts liés à la complexité de la supply chain et à la gestion de la chaîne logistique (SCM pour supply chain management) fait qu'accroître la visibilité est devenu un paramètre important pour sécuriser les activités des entreprises et que leurs chaînes logistiques n’en sont que plus compétitives et plus aptes à intégrer des changements. Ceci est particulièrement vrai pour les entreprises en pleine croissance (et dont la supply chain est par conséquent de plus en plus complexe) et pour celles qui cherchent à améliorer leurs résultats nets, car meilleure visibilité rime avec plus de contrôles, et donc plus d’efficacité et des coûts moindres.

Mais aujourd’hui nombreuses sont les entreprises qui ne disposent pas d'une infrastructure informatique suffisante pour assurer une visibilité optimisée de leur supply chain. Car les données et leur gestion sont au cœur de la visibilité de la chaîne logistique, et pouvoir les identifier, les recueillir, les valider et y avoir accès sont des capacités clés dont les entreprises ne disposant pas de structure pour héberger des systèmes de gestion de données appropriés se verraient privées, ce qui constituerait pour elles un désavantage certain. La gestion des exceptions est une partie importante de la gestion des données pour la supply chain, car elle permet de rapidement identifier et de gérer des événements perturbateurs inattendus.

Dans ce rapport, nous étudierons comment une meilleure gestion des données et des exceptions peut permettre d’accroître la visibilité de la supply chain, permettant aux équipes impliquées de limiter les risques potentiels et d'identifier et réagir rapidement aux événements perturbateurs.

    Fonctionnement de la gestion des données dans les solutions de SCM

    La gestion des données peut avoir un impact important sur toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, car bien souvent les dysfonctionnements sont générés dès les premiers instants. Elle est particulièrement cruciale pour les entreprises qui dépendent des chaînes logistiques, car nombreux sont les facteurs qui jouent sur la SCM (Supply Chain Management), tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l'organisation. Parmi les variables externes, on trouve les mesures réglementaires, les conditions économiques, l'offre et la demande, les relations avec la clientèle et même la météo. En face, les variables internes englobent la disponibilité des matériaux (ou la capacité à fabriquer certains matériaux demandés), l'état des véhicules et des équipements, la disponibilité des employés et les considérations financières internes.

    La performance d'une supply chain dépend largement de la façon de gérer ces variables et est directement liée à la gestion des données sur les clients, les articles, les produits et la localisation, ainsi que les données financières, celles concernant les équipements, etc. Une gestion laxiste ou inadéquate rend finalement les chaînes logistiques moins compétitives, car cela implique de consacrer plus de temps et d'argent à tout ce qui freine l’activité de l’entreprise, au détriment de possibles investissements en innovation et stratégies de développement.

    Une gestion adéquate des données permet aux entreprises et à leurs réseaux de supply chains d’obtenir un plus grand niveau de précision, ce qui permet de mieux comprendre ce qui se passe réellement dans la chaîne logistique, ce qui se traduit par une gestion et des stratégies commerciales améliorées et à une plus grande intégration. En guise d’exemple, prenons la traçabilité, un process grand consommateur de données et qui joue un rôle prépondérant dans la mécanique des chaînes logistiques. Une meilleure gestion des données, c’est moins de temps passé sur l'accès et l'intégration des bases de données avec des informations sur les produits (comme l’endroit où ils se trouvent à chaque étape de la supply chain), et donc une meilleure traçabilité des produits.
    La gestion des données est essentielle dans les chaînes logistiques d'aujourd'hui et elle y est chaque fois plus importante. Dans le monde actuel, où tout est basé sur les données, l'ampleur et la précision des données générées par les chaînes logistiques s'accentuent, fournissant d'énormes paquets de données qui doivent être stockés, gérés et utilisés. À mesure que l’Internet des Objets (IoT) se développe et que de plus en plus de produits intègrent ce réseau de consommateurs et d’entreprises intelligents et interconnectés, la gestion des données relatives aux deux étapes complexes que sont la production et la distribution gagne en engagement et en importance.

    Spécificités de la gestion des données de la chaîne logistique

    Afin d’optimiser la gestion des données dans votre supply chain, vous pouvez inclure plusieurs fonctionnalités à votre solution SCM. Tout d'abord, vous devriez examiner le système logiciel pour voir s’il est correctement armé pour gérer de nouvelles sources de données. Chaque nouvelle information de la chaîne logistique suppose une manipulation (qui prend du temps), des coûts supplémentaires et un effort d’intégration. Par conséquent, il est essentiel que les solutions SCM autorisent l’ajout de nouveaux champs de données, avec une configuration suffisamment souple pour supporter de nouveaux formats. Un certain nombre de solutions SCM actuellement sur le marché permettent cette capacité, qui permettra l'intégration dans la supply chain de nouveaux types de données, générées ou reçues de partenaires ou d'autres sources telles que des déclinaisons de références produits ou de numéros de pièces fabricant (MPN pour manufacturing part number), et de nouveaux types de matériaux ou de données relatives à l'IoT.

    Dès lors il sera possible d’obtenir des améliorations significatives dans l’exécution des process de la chaîne logistique grâce à l’association dynamique et synchrone des données avec la solution SCM. Par exemple, la publication de documents d'export nécessite un large éventail de données tirées des propriétés intrinsèques de l’article à exporter, des niveaux de stock, des ordres de vente, de la qualité, de la conformité aux normes et des profils clients et fournisseurs (et c’est ainsi que les organisations qui peuvent capturer et récupérer ces données à partir de leur système SCM seront plus efficaces). De la même façon, certaines solutions SCM offrent des fonctionnalités de hiérarchisation des données (drill-down) avancées ou des procédures de transaction basées sur des zones fonctionnelles contextuelles. Par exemple, si un(e) employé(e) étudie un rapport d'inventaire qui ne reflète que peu de mouvements de marchandises et qu’il a des doutes quant à la qualité de certains matériaux, il ou elle devrait pouvoir identifier ces éléments comme n’étant pas livrables (avec un code approprié qui en explique la raison) et en notifier l'entrepôt afin que la marchandise incriminée soit mise de côté pour subir un contrôle qualité.

    La capacité de hiérarchisation (drill-down) est une autre fonctionnalité essentielle des solutions SCM. Elle réduit considérablement le temps consacré à la recherche de données, permet une communication plus efficace, et facilite l'exécution des process. Par exemple, on peut recevoir des articles directement à partir d'un bon de commande (PO pour purchase order) au lieu de passer par une transaction à part et spécialement dédiée. La meilleure configuration possible, c’est quand acheteur et destinataire partagent la même vision, et que chacun a son propre accès : l'acheteur peut créer un bon de commande et y apporter des modifications, mais il/elle ne peut recevoir aucun article, tandis que le destinataire ne peut apporter aucune modification au bon de commande, mais il/elle peut profiter de la fonctionnalité de réception. Cette vision unitaire implique que tous deux ont accès à la même information et qu’il leur est donc plus facile de résoudre les problèmes.

    La gestion des données améliore la mobilité des données interne et externe

    Pour une organisation, la mobilité des données régit la manière dont l'information circule en interne, entre les unités opérationnelles, et en externe, vers son réseau de partenaires. Bien qu'il s'agisse d'un élément critique pour l’entreprise, puisqu’elle fait le lien entre tous les points de la chaîne logistique, elle génère des coûts importants et des pertes de temps. Qu'il s'agisse d'une actualisation des synoptiques qui n'a pas été partagée avec les fournisseurs ou du défaut d’un certificat d'origine qui empêche un chargement de passer les douanes, toute donnée manquante, si elle est indispensable à un instant T et dans un lieu donné, entraîne nécessairement des pertes commerciales. Et l'une des façons d'assurer la mobilité des données est d’en faire une gestion appropriée.

    Pour assurer la mobilité interne des données (c’est-à-dire le mouvement des données dans la même unité opérationnelle), il est important de mettre en place un système adapté de captation des données, valable quelle que soit la méthode de saisie (manuellement, par code-barres, avec un scanner, etc.). Les entreprises doivent ainsi identifier tous les éléments nécessaires aux opérations de leur supply chain et, si cela s’avère nécessaire, les configurer comme étant des prérequis avec une validation appropriée (par exemple, les caractères spéciaux ne sont pas autorisés dans les numéros de lot). De plus, les solutions SCM qui permettent d'accéder facilement à des informations contextuelles pour une étape donnée d'un process (par exemple, les données concernant les lots lors de la révision d’un inventaire) réduisent le besoin en communications dissociées. Les entreprises peuvent y parvenir en créant des raccourcis qui mènent directement là où se trouve l’information ou en ajoutant un nouveau champ ou onglet dans la transaction qui contiendrait les données. En fait, les solutions SCM qui autorisent l’ajout de pièces jointes étiquetées sur toutes les transactions sont utiles pour intégrer des données contextuelles non structurées qui, dans le cas contraire, seraient stockées en dehors du système et seraient potentiellement perdues.

    Quant à la gestion de la mobilité des données externes (autrement dit le mouvement des données entre les différentes unités opérationnelles ou entre l'entreprise et ses partenaires), elle est bien plus facile si toutes les unités opérationnelles ou les parties impliquées utilisent la même plateforme informatique. Par exemple, pour faciliter le transfert de matériel d'une usine à une autre, on peut scanner des codes-barres et établir des points de contrôle et des notifications automatiques de mouvements internes. Mais alors, pour une entreprise, qu'en est-il de transmettre des informations à des sites satellites ou à ses partenaires ? Même à l'ère technologique dans laquelle nous vivons, il y a encore une très forte tendance à ne se fier qu’aux documents papier pour gérer des expéditions.

    On admettra que c'est là qu’une solution SCM sera la plus utile, si tant est qu’elle soit parvenue à un certain niveau de maturité avec des paramètres de données configurables et la capacité à être utilisée dans toute l'organisation. En même temps que les technologies intégrées se sont considérablement améliorées au cours du temps, la multiplicité de systèmes représente un obstacle majeur pour le traitement efficace des données sur des plateformes indépendantes.

    Gérer avec la gestion des exceptions

    Dans le cadre d'une stratégie de gestion des données, la gestion des exceptions (exception management) est une excellente façon d'utiliser les enseignements tirés des données dans la supply chain. La gestion des exceptions consiste à limiter l'impact de perturbations soudaines, inattendues et potentiellement désastreuses pour la chaîne logistique (qu’on se place dans une approche réactive ou proactive). Par exemple, si un transporteur prévient qu’un envoi sera retardé ou si un douanier notifie qu’un chargement est retenu à la frontière, les organisations peuvent rapidement prendre des mesures pour diminuer l'impact de ces événements sur leurs activités. Une bonne gestion des eexceptions peut générer d'importantes économies de temps et d’argent.

    Grâce au suivi d’activité qu’elles facilitent, les solutions SCM permettent d’alimenter les mises à jour. En outre, elles aident les organisations à prioriser les événements en fonction de niveaux d'urgence prédéfinis et à générer des notifications filtrées vers toutes les parties affectées par l'événement ou la situation exceptionnels. Avec ce type de communication, tous les maillons de la chaîne logistique peuvent être mobilisés efficacement pour mieux gérer des situations exceptionnelles.

    Toutefois, les notifications ne sont efficaces que si les gens sont prêts à s'engager sur un plan d’action. Le fait de savoir centraliser et identifier les leviers d’action à disposition aide à traiter les problèmes au jour le jour, plutôt que de fonctionner avec une approche dispersée qui mélange courriels, lettres et appels téléphoniques. Voilà pourquoi, dans une approche qui consiste à mettre l’utilisateur au centre des préoccupations et à s’adapter à ses besoins, certaines solutions offrent une intégration entre des notifications systématiques et des plateformes plus traditionnelles d’échanges par courriel et téléphone (dont SMS).
     

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      Conclusion : comparer et évaluer les solutions SCM

      En cette époque où les chaînes logistiques sont de plus en plus complexes et où les marges bénéficiaires tendent à la baisse, les organisations devraient se tourner vers des solutions SCM robustes en gestion de données, car elles leur fourniraient la visibilité nécessaire pour gagner en efficacité opérationnelle. Une solution SCM intègre d’autant mieux la gestion de données (tant interne qu'externe) si elle est flexible et si elle est modulable (possibilité d’extensions), des qualités décrites plus haut. La flexibilité du système aide également les entreprises à être plus proactives et à gérer des opérations imprévues, et à répondre aux besoins toujours plus dynamiques des supply chains complexes.

      La comparaison des solutions SCM (en termes de fonctionnalités) s’en trouve dès lors facilitée, ce qui vous permet, soit, de vous assurer que les besoins en gestion de données de la chaîne logistique de votre organisation sont bel et bien couverts et satisfaits, soit, dans le cas contraire, de trouver la solution qui correspond le mieux à ces besoins.

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