Comment faire un inventaire de stock ? Étapes et fiche d’inventaire à télécharger

Êtes-vous concerné·e par l’inventaire de stock ?

Que vous soyez commerçant ou producteur, il s’agit d’une étape incontournable à laquelle vous devez vous soumettre au moins une fois par an.

Perçu parfois comme une contrainte, dans la mesure où il engendre un ralentissement, voire un arrêt temporaire de votre activité de vente, il constitue pourtant un atout. En effet, cette procédure reste un bon moyen de détecter d’éventuelles défaillances dans votre système du flux logistique.

Alors en quoi consiste-t-il exactement ? Qui fait l’inventaire de stocks ? Quelles sont les étapes à suivre pour procéder efficacement et en toute légalité ?

L’inventaire de stock se définit comme une opération comprenant :

• le comptage des produits d’une entreprise,
• puis leur valorisation à la clôture de l’exercice comptable.

Le but ? Vérifier la cohérence entre le stock théorique et le stock réel.

Il s’agit donc d’un procédé répondant à un objectif à la fois :

• légal : conformément à l’article L. 123-12 du Code de commerce, l’inventaire physique annuel constitue une obligation légale, dès lors que vous êtes commerçant. Il permet d’impacter la valeur des marchandises que vous possédez réellement en stock dans votre comptabilité ;
• et commercial : il favorise une meilleure organisation des flux de marchandises, notamment l’approvisionnement. L’inventaire de stock permet également de déceler des écarts avec les données indiquées dans votre logiciel, ce qui révèle des problèmes de gestion potentiels.

L’inventaire de stocks se rapporte à différents types de produits, en fonction de votre activité :

• pour un commerce dont l’activité se centre sur l’achat/revente d’articles : il concerne les produits achetés, mais qui n’ont pas été revendus au consommateur final ;
• pour une entreprise de production, il implique :
  • les matières premières qui n’ont pas encore servi à la production de la marchandise,
  • les produits finis non vendus,
  • les produits non finis encore en processus de fabrication (en-cours de production),
  • les consommables,
  • les emballages.

Enfin, notez qu’il existe trois types d’inventaires :

• l’inventaire annuel : il se déroule au moins une fois par an, dans le cadre de l’obligation légale évoquée précédemment ;
• l’inventaire permanent : celui-ci est mis en place afin d’obtenir une visibilité permanente, et en temps réel, du flux de marchandises et de la gestion des stocks de manière générale. Généralement, les organisations sont aidées dans cette mission par une solution logicielle qui calcule les entrées et les sorties de produits ;
• l’inventaire tournant : il se révèle particulièrement adapté aux entreprises composant avec beaucoup de produits ou des lieux de stockage différents. En effet, dans ce cas de figure, il s’avère fastidieux de procéder à un seul inventaire annuel. Mieux vaut opérer par étape, par type de produit ou de rayon par exemple.

☝️ L’utilisation d’un logiciel de gestion de stock ne vous dispense pas d’un comptage manuel annuel. Seul ce dernier permet de déceler des écarts, dus par exemple :

• à des erreurs de livraison ou d’expédition,
• à la perte de marchandise,
• à la détérioration de marchandise,
• au vol, etc.

Par ailleurs, si vous possédez un site e-commerce et souhaitez optimiser votre e-logistique et gestion de stock tout en gagnant du temps grâce à l'automatisation, vous trouverez votre bonheur dans ce livre blanc, à télécharger gratuitement. Au programme :

• Des étapes claires et simples pour gagner en productivité,
• des chiffres clés récents du marché de la livraison e-commerce en France,
• et les conseils d'un grand acteur de la gestion logistique en ligne. 

Tout d’abord, nous avons vu qu’il s’agissait d’une obligation légale. L’inventaire de stock doit donc être réalisé :

• à la fin de chaque exercice comptable,
• ou à un autre moment si l’entreprise a déployé un système d’inventaire permanent. Cependant, chaque article présent en stock doit être comptabilisé au moins une fois au cours de l’exercice.

Ensuite, l’inventaire de stock classique consiste purement et simplement dans le comptage manuel de la marchandise concernée. Voyons plus en détail les différentes étapes.

Vous l’avez sans doute déjà constaté, il est courant de voir un magasin fermé pour raison d’inventaire.

Et pour cause, cette tâche mobilise généralement toute l’équipe. De plus, aucun mouvement dans les stocks de produits, généré par des ventes par exemple, ne doit venir perturber le comptage.

Il vous faut donc prévoir en amont un créneau opportun, qui n’impactera pas trop votre activité (journée de solidarité par exemple).

La réalisation d’un inventaire est simple, il suffit de compter manuellement les produits concernés.

Pour ce faire, les équipes opérationnelles en charge de cette mission utilisent des fiches d’inventaire de stock, ou feuilles de comptage, sur lesquelles figurent entre autres :

• la référence du produit (code EAN par exemple),
• la désignation du produit,
• la quantité de stock théorique telle que déterminée par le logiciel informatique,
• une colonne vide pour reporter le nombre réel d’unités.

💡 Cette feuille de comptage peut être imprimée directement depuis un logiciel, ou établie à la main sur un document PDF ou un tableur Excel par exemple.

Pour vous aider dans le comptage manuel de votre marchandise, nous mettons à votre disposition une fiche d’inventaire au format PDF, à télécharger gratuitement, puis à compléter avec vos propres informations.

Une fois les feuilles de comptage en main, les équipes opérationnelles comptent manuellement tous les produits, puis reportent les résultats sur les documents.

Ici, pas de technique particulière : rigueur et patience sont de mise.

Voici néanmoins quelques conseils à observer :

• Nous vous recommandons de procéder au moins à deux comptages, effectués par deux personnes différentes. Vous diminuez ainsi le risque d’erreur (produit comptabilisé deux fois ou qui n’a pas été comptabilisé du tout par exemple). 
• Les fiches d’inventaire doivent être renseignées avec un stylo à encre (et non au crayon à papier), afin d’éviter toute fraude.

☝️ Un responsable doit toujours valider les feuilles de comptage.

L’inventaire des stocks se doit de répondre au principe d’exhaustivité. En d’autres termes, considérez l’ensemble de la marchandise, et pas uniquement celle qui se situe dans votre réserve ou dans votre entrepôt.

Assurez-vous donc de comptabiliser les produits présents en boutique ou dans entreprise, ou qui seraient rangés dans des endroits incongrus.

Une fois les stocks réels obtenus suite au comptage, il convient de les régulariser sur votre logiciel de gestion de stock.

Reportez, par exemple, les résultats sur un fichier Excel, que vous importez ensuite dans votre outil. Ce dernier mettra alors les informations à jour, en effectuant une sortie en stock des anciennes données et une entrée en stock des quantités réelles. C’est ce que l’on appelle un mouvement d’inventaire.

Un inventaire de stock en comptabilité induit de le valoriser afin de reporter la valeur obtenue dans votre comptabilité. Il convient donc d’évaluer les stocks :

• à leur coût d’acquisition pour une entreprise commerciale :
  prix d’achat + frais accessoires d’achat

• à leur coût de production pour une entreprise de production :
  coût d’achat des matières premières + charges directes de production + charges indirectes de production

Pour ce faire deux méthodes de calcul existent, reconnues par l’administration fiscale :

• la méthode du coût unitaire moyen pondéré (CUMP), dont le calcul s’effectue à la fin de l’exercice comptable :
  (coût d’achat du stock initial + coût des entrées en stock - coût des sorties en stock) / (quantité du stock initial + quantité des entrées en stock - quantité des sorties en stock)

• la méthode du premier entré premier sorti (PEPS). Ici, les stocks sont valorisés par rapport au prix des plus anciens lots entrés. Tant que ce dernier n’est pas épuisé, chaque sortie de stock se valorise à ce prix.

💡 Bon à savoir : pourquoi ne pas utiliser un logiciel d’inventaire pour vous accompagner dans cette procédure ? À titre d’illustration, certains calculent automatiquement la valorisation de vos stocks, notamment au moyen de la méthode CUMP.

Ces outils se révèlent également utiles pour obtenir de la visibilité sur vos stocks en temps réel, en prenant en compte les stocks en-cours.

Toutefois, ces solutions ne vous exemptent pas forcément d’un travail de comptage à la main, car, comme évoqué précédemment, des écarts peuvent survenir. Mais les logiciels restent de précieux alliés pour bénéficier tout au long de l’année d’une gestion optimale de vos stocks, synonyme d’une activité commerciale performante !