La préparation de commande : définition, fiche métier et outils

Zoom sur la préparation de commande pour une gestion des stocks optimisée

Qu’est-ce que la préparation de commande ? Pourquoi devez-vous vous intéresser de près à ce poste logistique touchant à la gestion de vos stocks et de votre chaîne d’approvisionnement (supply chain) ?

Parce que l’évolution des attentes des clients a fortement impacté les stratégies des industries et des commerces, et qu’elle a nécessité des révolutions organisationnelles et technologiques.

Les entreprises ont dû adapter leurs méthodes et leurs outils pour survivre dans un contexte fortement concurrentiel. Et la préparation de commande représente tout de même près de 60 % des coûts opérationnels dans les entrepôts traditionnels (*).

Elle est donc très importante, car elle touche à la productivité et la rentabilité d’une entreprise, mais aussi à la qualité, la sécurité, l’hygiène, sans oublier la satisfaction client.

Comment gagner en productivité et améliorer la qualité de service, avec à la clé une optimisation de la traçabilité et de la fiabilité des expéditions, la réactivité et la collaboration des équipes ?

Des logiciels spécialisés dans la gestion de stocks ou les warehouse management systems (WMS), sont les leviers essentiels d’une gestion efficace et automatisée.

Vous trouverez dans cet article les étapes et les enjeux de la préparation de commande, ainsi que les outils à votre disposition pour valoriser votre marque et gagner un temps précieux.

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La préparation de commande : définition

La préparation de commande (ou picking en anglais) est l’opération logistique consistant à prélever des produits dans un espace de stockage et à les rassembler, suite à un bon de commande, en prévision d’une expédition au client. C’est une notion présente dans le secteur industriel principalement (automobile, pharmaceutique, etc.), mais également commercial (grande distribution, vente par correspondance, etc.), dont le facteur commun est l’activité de stockage et de répartition.

Il peut s’agir :

  • d’entrepôts,
  • de plateformes de stockage,
  • de répartiteurs, etc.

Dans les années 90, la préparation de commande, et plus particulièrement la chaîne d’approvisionnement, dépendait de flux poussés, définis selon la production. Désormais, ce sont les flux tirés qui sont pris en compte, c’est-à-dire la consommation.

    Les étapes de la préparation de commande

    Cette vidéo résume parfaitement les notions abordées plus haut ainsi que les différentes étapes et outils pour la préparation de commande :

    Étape 1 : le prélèvement

    Il s’agit de la collecte des articles dans leur emplacement de stockage.

    Un tri informatique permet d’établir des listes de prélèvement optimisées et de gagner du temps en réduisant le nombre de rotations entre les différents emplacements.

    Plusieurs modes de prélèvement :

    • le prélèvement par article : au fur et à mesure, suivant l’ordre d’arrivée des demandes ;
    • le prélèvement de groupe ou prélèvement par lot : en cas de commandes massives, un logiciel effectue un regroupement des postes de commande par référence. Une opération de tri est ensuite nécessaire ;
    • le prélèvement par zone : c’est le même principe, sauf que le regroupement et le tri des postes de commande sont effectués selon les différentes zones de stockage, pas selon le type de produit.

    ☞ En bref : commande client → ordre de préparation → communication de l’ordre au préparateur → prélèvement des articles → lecture des codes-barres ou étiquettes et mise à jour des stocks.

    Étape 2 : le tri

    Il s’agit de l’identification et du rassemblement des articles, soit :

    • par poste de commande,
    • par commande,
    • par client.

    Le tri physique, après prélèvement, permet la reconstitution des commandes et l’organisation des colis pour faciliter le transport. Ainsi le tri est fait par commande, puis par client, puis par zone géographique.

    ☞ En somme : Envoi des items en zone de préparation → tri et assemblage d’une commande sur une unité de conditionnement.

    préparation de commande : tri et emballage

    Étape 3 : l’emballage

    Il s’agit de l’emballage des unités de conditionnement, colis ou palettes, pour faciliter les opérations de manutention et de transport.

    ☞ On peut le résumer ainsi : conditionnement, emballage et suremballage → impression et étiquetage des colis ou palettes.

    Étape 4 : le contrôle

    Le préparateur contrôle le poids de l’unité complétée et scanne l’étiquette pour garantir la traçabilité de l’envoi. Il s’agit de l’étape de validation avant expédition.

    Les enjeux d’une préparation de commande optimisée

    Selon l’INRS, les besoins auxquels répond la logistique sont de nature interne (approvisionnement de biens ou de services pour assurer le fonctionnement d’une entreprise) et de nature externe (satisfaction client).

    C’est une fonction stratégique entre fournisseurs, transporteurs, centrales d’achats et consommateurs.

    Voici un aperçu de ces enjeux :

    La gestion des stocks

    Une bonne préparation des commandes permet notamment :

    • d’éviter les erreurs entraînant des écarts dans les stocks,
    • d’ajuster les niveaux de stocks aux besoins des clients,
    • de réduire les coûts liés aux opérations logistiques,
    • de gagner en surface de stockage,
    • d’améliorer la stratégie d’achats (minimiser les pertes et les gâchis).

    Bon à savoir : Les items les plus demandés sont rangés dans les emplacements les plus proches et les plus accessibles. Cette pratique est appelée le slotting.

    La satisfaction client

    La préparation de commande ne touche pas que la gestion des stocks. Optimisée, elle garantit une bonne relation client et à terme, sa fidélisation :

    • moins d’erreurs dans la constitution des colis et dans l’adresse,
    • diminution des colis perdus grâce à la traçabilité des marchandises,
    • le bon état de la marchandise.

    La qualité et la sécurité

    L’entreprise doit s’assurer que les produits préparés et livrés sont sûrs, mais aussi que les conditions de travail, parfois éprouvantes, sont au cœur de ses préoccupations, entre autres :

    • le respect des règles d’hygiène et de sécurité (séparation de la préparation des produits toxiques et alimentaires, dates de péremption, etc.) ;
    • la prévention des risques d’accident (ergonomie des postes de travail, pas de charges lourdes en hauteur, étiquetage des produits dangereux, meubles de rangement adaptés, etc.).

    Préparateur de commande : définition et fiche métier

    Sous la responsabilité d’un·e chef·fe d’équipe, le préparateur ou la préparatrice de commandes travaille en entrepôt et veille au bon déroulement de l’opération, à l’aide de la documentation mise à sa disposition.

    La liste de picking (ou picking list, ou bon de préparation) est soit en version papier, soit sur des terminaux informatiques embarqués. Elle spécifie l’emplacement de l’article, son numéro, sa désignation et la quantité à prélever.

    Le préparateur travaille en collaboration avec des caristes, qui transportent la marchandise dans l’entrepôt. Le préparateur et le cariste peuvent aussi être une seule et même personne.

    Les missions du préparateur de commande

    • la sélection du matériel et des fournitures nécessaires à l’envoi (palette, emballage, etc.),

    • le prélèvement et le déplacement des items de leur emplacement à la zone de préparation,

    • la vérification des éléments (état, conditionnement, quantité),
    • la réalisation des unités de conditionnement (colis ou palettes), avec équilibrage du poids, suremballage,
    • la mise à disposition du colis après contrôle ou pesée,
    • l’apposition des étiquettes pour identifier le contenu et la destination,
    • l’enregistrement de chaque opération dans les systèmes de gestion informatisés.

    Le chemin de préparation de commandes (ou ordre de prélèvement des articles) est optimisé pour faire le moins d’allers-retours et d’erreurs possibles, suivant les adresses de picking des références, de la quantité à prélever et de la zone où délivrer les items.

    Quelle formation pour devenir préparateur de commande ?

    Pour devenir préparateur de commande, vous avez le choix entre différentes formations :

    • Bac pro logistique,

    • BEP logistique et commercialisation,
    • CAP opérateur logistique,
    • CAP agent d’entreposage et de messagerie,
    • DUT transport logistique.

    Compétences et qualités du préparateur de commande

    • permis de cariste,

    • anglais (notions),

    • informatique (logiciels de gestion de base de données et de gestion des stocks),
    • lecture d’un plan de stockage,
    • conditonnement et reconditionnement,
    • organisation,
    • bonne condition physique.

    Quel est le salaire d’un préparateur de commande ?

    Un préparateur de commande gagne entre 1300 euros et 1700 euros bruts par mois.

    Ce salaire varie en fonction du type de contrat (intérim, CDD ou CDI), ainsi qu’en fonction du rythme de travail (2x8 ou 3x8).

    Optimiser la préparation de commande grâce à des logiciels

    Nous parlions de révolutions technologiques dans l’introduction. En voici les instruments : les progiciels de gestion en mode SaaS, permettant une meilleure organisation, un meilleur suivi, en temps réel et en mobilité, avec les dernières technologies disponibles.

    Ils sont indispensables de nos jours afin de répondre aux demandes des clients, dans un contexte de stratégie de distribution omnicanale.

    Pour une efficacité maximale, assurez-vous de l’interopérabilité avec vos logiciels de comptabilité, e-commerce et CRM.

    Un progiciel de gestion des stocks ou de gestion des entrepôts permet de :

    • suivre en permanence les mouvements de marchandise, des flux entrants et sortants pour une optimisation des inventaires,
    • mettre à jour les stocks immédiatement,
    • déclencher les opérations de réapprovisionnement automatiquement,
    • centraliser les contacts fournisseurs et clients,
    • créer des fiches produits et gérer les codes-barres,
    • générer les devis, ordres d’achat, bons de commande et factures,
    • suivre les paiements en temps réel,
    • mettre en place un stock d’alertes pour éviter les ruptures de stock,
    • gérer l’activité de plusieurs entrepôts à distance,
    • gérer et suivre les retours produits,
    • générer des rapports pour faciliter les prises de décisions stratégiques.

    Nous vous proposons une sélection de quatre solutions du marché qui offrent ces fonctionnalités :

    Erplain, logiciel de gestion des stocks et des ventes

    Erplain est un progiciel de gestion des stocks et des ventes, adapté aux TPE et PME dans la distribution, le commerce de gros et le négoce, dans des secteurs variés allant du BTP au médical.

    Voici une vidéo tuto qui explique son fonctionnement et ses bénéfices :

    Parmi ses avantages :

    • l’installation et l’utilisation très intuitives,
    • la mise à jour automatique des stocks lorsque des commandes ou factures sont effectuées,
    • la centralisation des données de la relation client, la gestion des stocks, et la gestion des fournisseurs,
    • la génération de bons de commande à partir de devis,
    • le calcul automatique du « reste à livrer » en cas de livraison partielle,
    • l’établissement de grilles tarifaires par client,
    • la gestion des codes-barres et des retours produits,
    • les tableaux de bord pour un pilotage stratégique de l’activité,
    • l’intégration aux logiciels de comptabilité Quickbooks et d’e-commerce Shopify.

    Exact pour Industrie et Exact pour Commerce & Négoce

    Exact pour Industrie et Exact pour Commerce & Négoce sont respectivement des logiciels de gestion de production et de gestion commerciale, intégrant la gestion des stocks et dédiés aux TPE/PME dans l’industrie et le commerce.

    Voici une capture de l’interface pour le suivi des stocks en temps réel :

    préparation de commande : Exact

    Parmi les avantages de ces solutions :

    • la gestion des commandes et factures fournisseurs,
    • le monitoring de l’activité grâce à des tableaux de bord et rapports partagés,
    • le suivi des coûts, des marges, du chiffre d’affaires,
    • les fonctionnalités de comptabilité (pointage des relevés bancaires, gestion des prélèvements, saisie des écritures comptables, etc.),
    • la conversion de devis en factures,
    • la prise en charge des intérêts de retard,
    • la gestion des stocks en temps réel et multisites (alertes sur le niveau de stocks),
    • l’établissement de devis spécifiques en fonction des coûts de production,
    • la compatibilité avec PrestaShop, MailChimp et Magento.

    Generix WMS, logiciel de gestion d’entrepôt

    Generix WMS est une solution dédiée aux entrepôts en plein développement, gérant un fort volume de préparation de commandes et de stocks, et nécessitant une organisation et une planification importantes.

    Cette vidéo la présente en quelques minutes :

    Parmi ses avantages :

    • les modes de préparation et l’orientation vers des circuits adaptés selon la priorité,
    • l’optimisation de l’organisation de l’entrepôt (slotting) et des coûts de stockage,
    • le calcul et l’optimisation des déplacements entre les espaces de stockage,
    • la prise en charge des systèmes de préparation vocale,
    • l’adaptabilité au secteur industriel comme à l’e-commerce,
    • la disponibilité dans plusieurs langues,
    • la gestion des stocks en temps réel avec système d’alerte,
    • l’historique des mouvements, transferts interstocks compris, etc.

    Monstock, gestion des stock en toute simplicité et productivité

    Monstock est une solution française de gestion des stocks et des flux 100 % digitale, reconnue pour sa capacité d’innovation par la labellisation du cluster Nov@log. Inscrite dans la digitalisation des entreprises, cette solution logicielle de l’industrie 4.0 a également a été élue parmi les meilleures start-up e-logistique par la Fevad et KPMG.

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    © Monstock

    Parmi ses avantages :

    • une interface intuitive qui permet un usage fluide pour les utilisateurs,
    • le scan des codes-barres, QR codes, NFC et RFID depuis un smartphone ou une tablette,
    • une calculatrice pour calculer les quantités,
    • la préparation des commandes depuis un smartphone avec une remontée en temps réel de toutes les informations (photos des produits et unités de manutention, sku, références, etc.),
    • l’intégration avec plus de 2 500 applications pour digitaliser, automatiser et simplifier vos processus,
    • une traçabilité complète des produits, des commandes et des activités sur toute votre supply chain management et logistique,
    • le paramétrage des droits utilisateurs pour faciliter le travail collaboratif,
    • un accès aux niveaux de stocks mis à jour en temps réel, pour une bonne visibilité de l’activité,
    • le suivi unifié de tous vos processus de commandes en amont et en aval jusqu’à la distribution.

    Le picking logistique : une étape essentielle à perfectionner

    Le picking logistique c’est quand le préparateur de commande va chercher les différents éléments de la commande afin de les rassembler. 

    Cette étape cruciale, est un moment sur lequel des efforts d’amélioration peuvent s’avérer payants. En agissant sur deux leviers, à savoir la limitation des déplacements et la facilitation de la manutention, vous gagnez non seulement en rapidité sur le temps de préparation de commande, mais vous préservez également la bonne santé de votre main-d’œuvre.

    Le secteur de la logistique est en effet l’un des plus touchés par les maux de dos, et les arrêts de travail pour ce motif sont nombreux. La limitation des efforts inutiles bénéficiera donc à tous, et sera facilitée par l’utilisation d’un logiciel adapté.

    En avez-vous déjà adopté un ? Quel retour sur investissement en avez-vous tiré ?

    (*) Nicolas Lenoble. Optimisation de la préparation de commandes dans les entrepôts de distribution. Gestion et management. 2017.

    Article mis à jour, publié initialement en septembre 2019.

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