Préparation de commande : les méthodes pour éviter les erreurs

Améliorez votre préparation de commande avec ces méthodes et outils !

Zoom sur la préparation de commande pour une gestion des stocks optimisée

Focus sur la préparation de commande : pourquoi devez-vous vous intéresser de près à ce poste logistique clé de votre chaîne d’approvisionnement ?

Parce que :

  • les entreprises ont dû adapter leurs méthodes et leurs outils pour répondre à l’évolution des attentes des clients et survivre dans un contexte fortement concurrentiel ;
  • la préparation de commande représente tout de même près de 60 % des coûts opérationnels dans les entrepôts traditionnels (*) ;
  • elle impacte la productivité et la rentabilité d’une entreprise, mais aussi à la qualité, la sécurité, l’hygiène, sans oublier la satisfaction client.

Que vous soyez une TPE ou une plus grande structure, vous trouverez ici des méthodes et des outils pour gagner en efficacité et améliorer votre qualité de service.

Check-list :

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Qu’est-ce que la préparation de commande ?

Préparation de commande : définition

La préparation de commande (ou picking en anglais) est l’opération logistique consistant à prélever des produits dans un espace de stockage et à les rassembler, suite à un bon de commande, en prévision d’une expédition au client.

C’est une notion présente dans le secteur industriel principalement (automobile, pharmaceutique, etc.), mais également commercial (grande distribution, e-commerce, etc.), ayant une activité de stockage et de répartition.

Cette opération est menée par un préparateur de commande.

Pourquoi optimiser votre préparation de commande ?

Selon l’INRS, les besoins auxquels répond la logistique sont de nature interne (approvisionnement de biens ou de services pour assurer le fonctionnement d’une entreprise) et de nature externe (satisfaction client).

C’est une fonction stratégique entre fournisseurs, transporteurs, centrales d’achats et consommateurs.

3 enjeux majeurs donc :

  • 📦 la gestion des stocks :
    • éviter les erreurs entraînant des écarts dans les stocks,
    • réduire les coûts liés aux opérations logistiques,
    • gagner en surface de stockage,
       
  • 😀 la satisfaction client :
    • moins d’erreurs dans la constitution des colis et dans l’adresse,
    • diminution des colis perdus grâce à la traçabilité des marchandises,
    • bon état de la marchandise ;
       
  • ⛑ la qualité et la sécurité des consommateurs et des collaborateurs :
    • respect des règles d’hygiène et de sécurité (séparation de la préparation des produits toxiques et alimentaires, dates de péremption, etc.) ;
    • prévention des risques d’accident (ergonomie des postes de travail, pas de charges lourdes en hauteur, étiquetage des produits dangereux, meubles de rangement adaptés, etc.).

Les étapes de la préparation de commande

  1. Le prélèvement : la collecte des articles dans leur emplacement de stockage, suite à la commande du client et de la génération d’un ordre de préparation, ou bon de préparation de commande.
     
  2. Le tri : l’identification et le rassemblement des articles pour la reconstitution des commandes et l’organisation des colis.
     
  3. L’emballage des unités de conditionnement, colis ou palettes, pour faciliter les opérations de manutention et de transport.
     
  4. Le contrôle avant expédition : le préparateur de commande contrôle le poids de l’unité complétée et scanne l’étiquette pour garantir la traçabilité de l’envoi.

Exemple de cycle complet de préparation de commande, de la commande en ligne du client au suivi de commande :

les étapes de la préparation de commande
© Inter-Logistic

    Comment améliorer la préparation de commande ? 4 conseils

    Comment éviter les erreurs de préparation de commande ? À savoir :

    • la collecte erronée du type d’article, de la dimension ou de la quantité,
    • la confusion entre plusieurs références de produits,
    • la dispersion des items dans l’entrepôt,
    • l’oubli d’un item dans une commande,
    • le mélange de deux commandes, etc.

    En étant organisé, méthodologique et bien équipé. ⤵️

    1) Adoptez une bonne organisation

    • Vous gérez et suivez vos stocks scrupuleusement pour connaître vos capacités et anticiper les demandes selon vos prévisionnels.
       
    • Les emplacements sont organisés selon la fréquence des commandes. Par exemple, les best-sellers sont rangés dans les emplacements les plus proches et les plus accessibles. Cette pratique est appelée le slotting.
       
    • Vos équipes ont des espaces dédiés à la préparation de commande, délimités, rangés, sécurisés et à proximité des espaces de stockage et des outils nécessaires.
       
    • Les processus de préparation de commande sont clairs et communiqués à toutes les parties prenantes, idéalement cartographiés, facilitant ainsi la collaboration mais aussi l’intégration et la formation de futurs collaborateurs.
       
    • Vous êtes prudent dans la planification du traitement des commandes et la communication des dates de livraison au client, afin d’éviter des erreurs dues à la précipitation dans leur préparation.

    2) Optez pour la bonne méthode de picking

    En agissant sur deux leviers du picking logistique, à savoir :

    • la limitation des déplacements,
    • la facilitation de la manutention,

    vous gagnez non seulement en rapidité sur le temps de préparation de commande, mais vous préservez également la bonne santé de votre main-d’œuvre.

    Méthodes de prélèvement

    Le prélèvement implique le déplacement du préparateur d’un emplacement de stockage à un autre. Plusieurs méthodes :

    • le prélèvement par article : au fur et à mesure, suivant l’ordre d’arrivée des demandes ; 
       
    • le prélèvement de groupe ou prélèvement par lot : en cas de commandes massives, un logiciel effectue un regroupement des postes de commande par référence. Une opération de tri est ensuite nécessaire ;
       
    • le prélèvement par zone : même principe, sauf que le regroupement et le tri des postes de commande sont effectués selon les différentes zones de stockage, pas selon le type de produit.​

    Pour le choix d’un article parmi le stock disponible, on adopte entre autres :

    • la sélection FIFO (first in first out, ou premier dans les stocks, premier sorti), pour éviter de garder du stock dont les références peuvent évoluer et devenir obsolètes ;
    • la sélection FEFO (first expired first out, ou premier expiré, premier sorti), pour écouler les denrées périssables selon les dates limites de consommation.

    Méthodes de préparation de commande

    Elles combinent plusieurs étapes de prélèvement, de rassemblement et d’acheminement :

    • Le pick then pack : il s’agit du prélèvement de plusieurs items puis de leur acheminement vers une zone de tri et d’emballage, en bout de chaîne.
      Cela permet de traiter le prélèvement de plusieurs commandes en même temps (massification des prélèvements ou prélèvement par vagues) ;
       
    • Le pick and pack : la préparation se fait commande par commande, quand elles sont peu nombreuses.
      Grâce à une liste des postes de commande, un colis est acheminé vers plusieurs zones de prélèvements successives où il est à chaque fois complété par différents préparateurs.
      Cela requiert notamment des systèmes dynamiques de convoyage, reliés au système informatique ;
    • Le pick to belt : un convoyeur achemine les produits vers la zone de tri, pour les commandes en nombre ou volumineuses.

    ☝️ Si plusieurs opérateurs travaillent sur des items différents appartenant à la même commande, 2 possibilités :

    • soit ils complètent le carton chacun leur tour, on parle alors de traitement successif de la préparation ;
    • soit ils prélèvent les items en même temps et les envoient sur une zone commune pour emballage, on parle alors de traitement simultané de la préparation.

    3) Choisissez le bon mode de guidage

    Le préparateur est assisté dans ses opérations de picking par différents modes de guidage, comme :

    • la liste d’étiquettes pour connaître :
      • l’ordre de priorité, 
      • l’emplacement des prélèvements à faire,
      • le type de produit et de conditionnement,
      • les informations clients,
      • la destination si besoin (quai de dépôt au sein de l’entrepôt) ;

    ☝️ Un tri informatique permet de générer des listes de prélèvement optimisées et de gagner du temps en réduisant le nombre de rotations entre les différents emplacements.

    • le terminal numérique mobile, équipé d’un scanner et relié au système de l’entrepôt, pour obtenir des infos sur l’adresse de prélèvement et la quantité de colis, et mettre à jour les données en temps réel ;

    ☝️ Le terminal permet souvent la lecture de codes-barres ou de radio-étiquettes s’il est équipé d’un dispositif RFID (radio frequency identification).

    • le terminal radio avec casque (pick by voice ou voice picking) pour recevoir les consignes tout en ayant les mains libres, et valider les étapes grâce à un microphone ;
       
    • le pick by light ou put to light : des afficheurs numériques associés à des voyants lumineux pour voir l’emplacement des produits à sélectionner ; 
      par exemple : Voyant vert : le produit est disponible. L’afficheur indique 2 : il reste 2 items, etc.
       
    • le chariot préparateur de commande avec un dispositif de contrôle au poids ou lumineux, afin de disposer les items au bon endroit et en bon nombre.

    4) Utilisez le bon logiciel de gestion logistique

    Pour une gestion des stocks automatisée et connectée à vos logiciels de comptabilité, e-commerce et CRM, il existe des progiciels, indispensables dans un contexte de stratégie de distribution omnicanale.

    Parmi leurs avantages, ils permettent de gérer et de suivre :

    • les mouvements de marchandise, des flux entrants et sortants,
    • la mise à jour des stocks et des opérations de réapprovisionnement automatiques,
    • la création des fiches produits et des codes-barres,
    • la mise en place d’un stock d’alertes pour éviter les ruptures de stock,
    • l’activité de plusieurs entrepôts à distance, etc.

    Sélection de logiciels adaptés à la préparation de commande :

    Logiciel Pour qui ?

    Quelques avantages

    Erplain TPE et PME
    • le calcul automatique du « reste à livrer » en cas de livraison partielle,
    • l’imputation des coûts en préparation de commande à vos clients,
    • la gestion des codes-barres et des retours produits,
    • l’intégration aux logiciels de comptabilité Quickbooks et d’e-commerce Shopify.
    Exact pour Industrie
    Exact pour Commerce & Négoce
    TPE et PME
    • la gestion des stocks en temps réel et multisites (alertes sur le niveau de stocks),
    • l’établissement de devis spécifiques en fonction des coûts de production,
    • la compatibilité avec PrestaShop, MailChimp et Magento.
    Generix WMS
    (Warehouse Management System)
    Entrepôts en plein développement
    • les modes de préparation et l’orientation vers des circuits adaptés selon la priorité,
    • l’optimisation de l’organisation de l’entrepôt (slotting) et des coûts de stockage,
    • le calcul et l’optimisation des déplacements entre les espaces de stockage,
    • la prise en charge des systèmes de préparation vocale.

    Monstock

     Tout type d’entreprise
    • le scan des codes-barres, QR codes, NFC et RFID depuis un smartphone ou une tablette,
    • la préparation des commandes depuis un smartphone avec une remontée en temps réel de toutes les informations,
    • une traçabilité complète des produits, des commandes et des activités,
    • le paramétrage des droits utilisateurs pour faciliter le travail collaboratif.

    myKomela Cloud

    TPE et indépendants
    • la gestion des réapprovisionnements et des dépenses de fonctionnement,
    • la gestion des stocks multi-dépôts, inventaires, livraisons, mouvements de stocks,
    • la connexion vers votre site e-commerce et la synchronisation des produits, tarifs, stocks, etc.
      pour simplifier tout le processus de préparation de commande.

    (*) Nicolas Lenoble. Optimisation de la préparation de commandes dans les entrepôts de distribution. Gestion et management. 2017.

    Article mis à jour, publié initialement en septembre 2019.

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