Zoom sur la préparation de commande pour une gestion des stocks optimisée

Zoom sur la préparation de commande pour une gestion des stocks optimisée

Qu’est-ce que la préparation de commande ? Pourquoi devez-vous vous intéresser de près à ce poste logistique touchant à la gestion de vos stocks et de votre chaîne d’approvisionnement (supply chain) ?

Parce que l’évolution des attentes des clients a fortement impacté les stratégies des industries et des commerces, et qu’elle a nécessité des révolutions organisationnelles et technologiques.

Les entreprises ont dû adapter leurs méthodes et leurs outils pour survivre dans un contexte fortement concurrentiel. Et la préparation de commande représente tout de même près de 60 % des coûts opérationnels dans les entrepôts traditionnels (*).

Elle est donc très importante car elle touche à la productivité et la rentabilité d’une entreprise, mais aussi à la qualité, la sécurité, l’hygiène, sans oublier la satisfaction client.

Comment gagner en productivité et améliorer la qualité de service, avec à la clé une optimisation de la traçabilité et de la fiabilité des expéditions, la réactivité et la collaboration des équipes ?

Des logiciels spécialisés dans la gestion de stocks ou les warehouse management systems (WMS), sont les leviers essentiels d’une gestion efficace et automatisée.

Vous trouverez dans cet article les étapes et les enjeux de la préparation de commande, ainsi que les outils à votre disposition pour valoriser votre marque et gagner un temps précieux.

SOMMAIRE :

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La préparation de commande : définition

Notion présente dans le secteur industriel principalement, mais également commercial, la préparation de commande (ou picking en anglais) est l’opération logistique consistant à prélever des produits dans un espace de stockage et à les rassembler, suite à un bon de commande, en prévision d’une expédition au client.

Dans les années 90, la préparation de commande, et plus particulièrement la chaîne d’approvisionnement, dépendait de flux poussés, définis selon la production. Désormais, ce sont les flux tirés qui sont pris en compte, c’est-à-dire la consommation.

Rôle du préparateur de commande

Sous la responsabilité d’un·e chef·fe d’équipe, le préparateur ou la préparatrice de commandes travaille en entrepôt et veille au bon déroulement de l’opération, à l’aide de la documentation mise à sa disposition.

La liste de picking (ou picking list, ou bon de préparation) est soit en version papier, soit sur des terminaux informatiques embarqués. Elle spécifie l’emplacement de l’article, son numéro, sa désignation et la quantité à prélever.

Le préparateur travaille en collaboration avec des caristes, qui transportent la marchandise dans l’entrepôt. Le préparateur et le cariste peuvent aussi être une seule et même personne.

Parmi les missions de la personne chargée de la préparation de commandes :

  • la sélection du matériel et des fournitures nécessaires à l’envoi (palette, emballage, etc.),
  • le prélèvement et le déplacement des items de leur emplacement à la zone de préparation,
  • la vérification des éléments (état, conditionnement, quantité),
  • la réalisation des unités de conditionnement (colis ou palettes), avec équilibrage du poids, suremballage,
  • la mise à disposition du colis après contrôle ou pesée,
  • l’apposition des étiquettes pour identifier le contenu et la destination,
  • l’enregistrement de chaque opération dans les systèmes de gestion informatisés.

Le chemin de préparation de commandes (ou ordre de prélèvement des articles) est optimisé pour faire le moins d’allers-retours et d’erreurs possibles, suivant les adresses de picking des références, de la quantité à prélever et de la zone où délivrer les items.

Types d’entreprises concernées

Que ce soit dans le secteur industriel (automobile, pharmaceutique, etc.) ou commercial (grande distribution, vente par correspondance, etc.), le facteur commun est l’activité de stockage et de répartition.

Il peut s’agir :

  • d’entrepôts,
  • de plateformes de stockage,
  • de répartiteurs, etc.

Les différents types de préparation de commande

Le choix des différentes méthodes et pratiques décrites dans les paragraphes qui suivent dépend du volume des stocks et donc des commandes à gérer.
En pratique, certaines de ces notions se recoupent.

Plusieurs principes de préparation de commande

▷ Le principe « homme vers article » : le préparateur de commande se déplace vers un entrepôt ou autre adresse de picking pour collecter les items pour la commande. On parle aussi de préparation avec déplacement (à l’aide d’un chariot de préparation à conducteur porté, ou avec conducteur accompagnant, selon la machine).

▷ Le principe « article vers homme » : l’article est sorti du stock et envoyé vers le préparateur qui organise le processus d’expédition ou le joint à d’autres articles en préparation de l’envoi.

Dans ce cas, plusieurs possibilités :

  • la préparation à poste fixe avec prélèvement,
  • la préparation à poste fixe sans prélèvement (le convoyeur passe par le poste de travail, amenant le produit vers le préparateur).

Plusieurs modes de préparation de commande

  • le picking, impliquant le déplacement du préparateur d’un emplacement de stockage à un autre ;
  • l’éclatement, quand le préparateur trie et répartit les items d’un fournisseur sur des palettes destinées à des clients différents ;
  • pick then pack : ce mode implique 2 étapes distinctes, le prélèvement puis l’acheminement vers une zone de tri et d’emballage, en bout de chaîne. Cela permet de traiter le prélèvement de plusieurs commandes en même temps (massification des prélèvements ou prélèvement par vagues) ;
  • pick and pack : la préparation se fait commande par commande. Grâce à une liste des postes de commande, un colis est acheminé vers plusieurs zones de prélèvements successives où il est à chaque fois complété par différents préparateurs. Cela requiert notamment des systèmes dynamiques de convoyage, reliés au système informatique ;
  • pick to belt, pour les commandes en nombre ou les commandes imposantes, un convoyeur achemine les produits vers la zone de tri.

NB : Si plusieurs opérateurs travaillent sur des items différents appartenant à la même commande, 2 possibilités : ils complètent le carton chacun leur tour, on parle de traitement successif de la préparation ; ou ils prélèvent les items en même temps et les envoient sur une zone commune pour emballage, on parle de traitement simultané de la préparation.

Plusieurs modes de guidage

préparation de commande : scanner

Le préparateur est assisté dans ses opérations de picking. Pour cela il existe plusieurs modes de guidage, comme :

  • la liste d’étiquettes ou de labels : elle établit un ordre de priorité et désigne l’emplacement des prélèvements à faire, le type de produit et de conditionnement, les informations clients, la destination si besoin (quai de dépôt au sein de l’entrepôt) ;
  • le terminal numérique mobile : équipé d’un scanner et relié au système de l’entrepôt, il permet au préparateur d’obtenir des infos sur l’adresse de prélèvement et la quantité de colis, et de mettre à jour les données en temps réel.
    Le terminal permet souvent la lecture de codes-barres ou de radio-étiquettes s’il est équipé d’un dispositif RFID (radio frequency identification) ;
  • le pick by voice ou voice picking (avec casque) : terminal radio permettant au préparateur de recevoir les consignes tout en ayant les mains libres, et de valider les étapes grâce à un microphone ;
  • le pick by light ou pick to light : grâce à des afficheurs numériques associés à des voyants lumineux qui indiquent au préparateur l’emplacement des produits à sélectionner ;
  • un chariot préparateur de commande : avec un dispositif de contrôle au poids ou lumineux, afin de disposer les items au bon endroit et en bon nombre.

Pour tous ces outils reliés à des systèmes informatiques, on parle aussi de PCAO (préparation des commandes assistée par ordinateur).

Les étapes de la préparation de commande

Cette vidéo résume parfaitement les notions abordées plus haut ainsi que les différentes étapes et outils pour la préparation de commande :

Étape 1 : le prélèvement

Il s’agit de la collecte des articles dans leur emplacement de stockage.

Un tri informatique permet d’établir des listes de prélèvement optimisées et de gagner du temps en réduisant le nombre de rotations entre les différents emplacements.

Plusieurs modes de prélèvement :

  • le prélèvement par article : au fur et à mesure, suivant l’ordre d’arrivée des demandes ;
  • le prélèvement de groupe ou prélèvement par lot : en cas de commandes massives, un logiciel effectue un regroupement des postes de commande par référence. Une opération de tri est ensuite nécessaire ;
  • le prélèvement par zone : c’est le même principe, sauf que le regroupement et le tri des postes de commande sont effectués selon les différentes zones de stockage, pas selon le type de produit.

☞ En bref : commande client → ordre de préparation → communication de l’ordre au préparateur → prélèvement des articles → lecture des codes-barres ou étiquettes et mise à jour des stocks.

Étape 2 : le tri

Il s’agit de l’identification et du rassemblement des articles, soit :

  • par poste de commande,
  • par commande,
  • par client.

Le tri physique, après prélèvement, permet la reconstitution des commandes et l’organisation des colis pour faciliter le transport. Ainsi le tri est fait par commande, puis par client, puis par zone géographique.

☞ En somme : Envoi des items en zone de préparation → tri et assemblage d’une commande sur une unité de conditionnement.

préparation de commande : tri et emballage

Étape 3 : l’emballage

Il s’agit de l’emballage des unités de conditionnement, colis ou palettes, pour faciliter les opérations de manutention et de transport.

☞ On peut le résumer ainsi : conditionnement, emballage et suremballage → impression et étiquetage des colis ou palettes.

Étape 4 : le contrôle

Le préparateur contrôle le poids de l’unité complétée et scanne l’étiquette pour garantir la traçabilité de l’envoi. Il s’agit de l’étape de validation avant expédition.

Les enjeux d’une préparation de commande optimisée

Selon l’INRS, les besoins auxquels répond la logistique sont de nature interne (approvisionnement de biens ou de services pour assurer le fonctionnement d’une entreprise) et de nature externe (satisfaction client).

C’est une fonction stratégique entre fournisseurs, transporteurs, centrales d’achats et consommateurs.

Voici un aperçu de ces enjeux :

La gestion des stocks

Une bonne préparation des commandes permet notamment :

  • d’éviter les erreurs entraînant des écarts dans les stocks, rendant compliqué le réapprovisionnement ;
  • d’ajuster les niveaux de stocks aux besoins des clients et aux exigences économiques de l’entreprise pour limiter les ruptures de charge ;
  • de réduire les coûts liés aux opérations logistiques ;
  • de gagner en surface de stockage ;
  • d’améliorer la stratégie d’achats (minimiser les pertes et les gâchis).

Bon à savoir : Les items les plus demandés sont rangés dans les emplacements les plus proches et les plus accessibles. Cette pratique est appelée le slotting.

Plusieurs niveaux sont définis à cet effet :

  • le premier niveau étant le niveau de picking,
  • juste au-dessus, le niveau de réserve ou de réapprovisionnement, pour réalimenter le niveau de picking au fur et à mesure,
  • le niveau de stockage, le plus élevé.

La satisfaction client

La préparation de commande ne touche pas que la gestion des stocks. Optimisée, elle garantit une bonne relation client et à terme, sa fidélisation :

  • la livraison doit contenir les éléments demandés en bon nombre, dans les temps, et à l’adresse choisie ;
  • la traçabilité des marchandises permet de retrouver les colis perdus ou retardés et d’appliquer les bonnes mesures en SAV ;
  • en plus de la garantie du délai, le bon état de la marchandise à réception est un critère de satisfaction primordial.

La qualité et la sécurité

L’entreprise doit s’assurer que les produits préparés et livrés sont sûrs, mais aussi que les conditions de travail, parfois éprouvantes, sont au cœur de ses préoccupations, entre autres :

  • le respect des règles d’hygiène et de sécurité en mettant en place des procédures qualité pour limiter les dangers et les risques d’avaries (séparation de la préparation des produits toxiques et alimentaires, dates de péremption, etc.) ;
  • la prévention des risques d’accident (ergonomie des postes de travail, pas de charges lourdes en hauteur, étiquetage des produits dangereux, meubles de rangement adaptés, etc.).

Optimiser la préparation de commande grâce à des logiciels

Nous parlions de révolutions technologiques dans l’introduction. En voici les instruments : les progiciels de gestion en mode SaaS, permettant une meilleure organisation, un meilleur suivi, en temps réel et en mobilité, avec les dernières technologies disponibles.

Ils sont indispensables de nos jours afin de répondre aux demandes des clients, dans un contexte de stratégie de distribution omnicanale.

Pour une efficacité maximale, assurez-vous de l’interopérabilité avec vos logiciels de comptabilité, e-commerce et CRM.

Un progiciel de gestion des stocks ou de gestion des entrepôts permet de :

  • suivre en permanence les mouvements de marchandise, des flux entrants et sortants pour une optimisation des inventaires,
  • mettre à jour les stocks immédiatement,
  • déclencher les opérations de réapprovisionnement automatiquement,
  • centraliser les contacts fournisseurs et clients,
  • créer des fiches produits et gérer les codes-barres,
  • générer les devis, ordres d’achat, bons de commande et factures,
  • suivre les paiements en temps réel,
  • mettre en place un stock d’alertes pour éviter les ruptures de stock,
  • gérer l’activité de plusieurs entrepôts à distance,
  • gérer et suivre les retours produits,
  • générer des rapports pour faciliter les prises de décisions stratégiques.

Nous vous proposons une sélection de trois solutions du marché qui offrent ces fonctionnalités :

Erplain, logiciel de gestion des stocks et des ventes

Erplain est un progiciel de gestion des stocks et des ventes, adapté aux TPE et PME dans la distribution, le commerce de gros et le négoce, dans des secteurs variés allant du BTP au médical.

Voici une vidéo tuto qui explique son fonctionnement et ses bénéfices :

Parmi ses avantages :

  • l’installation et l’utilisation très intuitives,
  • la mise à jour automatique des stocks lorsque des commandes ou factures sont effectuées,
  • la centralisation des données de la relation client, la gestion des stocks, et la gestion des fournisseurs,
  • la génération de bons de commande à partir de devis,
  • le calcul automatique du « reste à livrer » en cas de livraison partielle,
  • l’établissement de grilles tarifaires par client,
  • la gestion des codes-barres et des retours produits,
  • les tableaux de bord pour un pilotage stratégique de l’activité,
  • l’intégration aux logiciels de comptabilité Quickbooks et d’e-commerce Shopify.

Exact pour Industrie et Exact pour Commerce & Négoce

Exact pour Industrie et Exact pour Commerce & Négoce sont respectivement des logiciels de gestion de production et de gestion commerciale, intégrant la gestion des stocks et dédiés aux TPE/PME dans l’industrie et le commerce.

Voici une capture de l’interface pour le suivi des stocks en temps réel :

préparation de commande : Exact

Parmi les avantages de ces solutions :

  • la gestion des commandes et factures fournisseurs,
  • le monitoring de l’activité grâce à des tableaux de bord et rapports partagés,
  • le suivi des coûts, des marges, du chiffre d’affaires,
  • les fonctionnalités de comptabilité (pointage des relevés bancaires, gestion des prélèvements, saisie des écritures comptables, etc.),
  • la conversion de devis en factures,
  • la prise en charge des intérêts de retard,
  • la gestion des stocks en temps réel et multisites (alertes sur le niveau de stocks),
  • l’établissement de devis spécifiques en fonction des coûts de production,
  • la compatibilité avec PrestaShop, MailChimp et Magento.

Generix WMS, logiciel de gestion d’entrepôt

Generix WMS est une solution dédiée aux entrepôts en plein développement, gérant un fort volume de préparation de commandes et de stocks, et nécessitant une organisation et une planification importantes.

Cette vidéo la présente en quelques minutes :

Parmi ses avantages :

  • les modes de préparation et l’orientation vers des circuits adaptés selon la priorité,
  • l’optimisation de l’organisation de l’entrepôt (slotting) et des coûts de stockage,
  • le calcul et l’optimisation des déplacements entre les espaces de stockage,
  • la prise en charge des systèmes de préparation vocale,
  • l’adaptabilité au secteur industriel comme à l’e-commerce,
  • la disponibilité dans plusieurs langues,
  • la gestion des stocks en temps réel avec système d’alerte,
  • l’historique des mouvements, transferts interstocks compris, etc.

Préparez-vous à gagner en… tout !

Optimisation des stocks et des ventes, satisfaction client, qualité, sécurité… la préparation de commandes est bien une opération à valeur ajoutée.

Aidée des bons outils, elle permet à votre entreprise d’économiser les efforts de sa main-d’œuvre mais aussi sur les stocks : moins de gâchis, moins de surface nécessaire, moins de ruptures, les avantages d’une gestion informatisée sont indéniables.

Elle assure aussi la pérennisation de votre activité : entre les exigences des clients sur la qualité et la rapidité de service, la transformation digitale globale, la concurrence exacerbée par internet et la distribution multicanale, et vos besoins en rentabilité, ne tardez plus à bien vous équiper !

Avez-vous adopté un progiciel adapté ? Quel retour sur investissement en avez-vous tiré ?

(*) Nicolas Lenoble. Optimisation de la préparation de commandes dans les entrepôts de distribution. Gestion et management. 2017.

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