Tout sur la gestion électronique des documents : définition, mise en place et choix du bon logiciel

La gestion électronique des documents, appelée GED, est une conséquence de la dématérialisation des documents, en cours d’adoption dans les nouvelles pratiques des entreprises.

C’est un fait, les étagères sont libérées des archives lourdes, oubliées, poussiéreuses, qui ne permettent pas d’exploiter les informations qu’elles contiennent correctement. Mais comment organiser vos factures, vos devis, vos contrats, etc. ?

Voici une nouvelle méthodologie qui permet justement de stocker, d’archiver et d’utiliser les ressources documentaires de votre entreprise de façon optimale.

Entrepreneur(e)s, managers, Appvizer vous donne toutes les bases de connaissance de la gestion électronique de documents et ses avantages, notamment en mode SaaS.
Bienvenue dans l’ère de la gestion documentaire 2.0, de la transition numérique au profit du travail collaboratif !

La GED fait partie de la famille de la gestion de contenu d’entreprise. En anglais, on parle de Document Management System (DMS).
C’est un procédé informatisé qui a pour objectif d’organiser et de gérer les informations et les documents électroniques au sein d’une organisation.

La GED participe ainsi aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d’échange d’informations. 
Elle gère aussi : 

• les droits d’accès selon les utilisateurs et leurs fonctions, 
• les systèmes :
  • d’acquisition (numérisation de masse de documents papier), 
  • d’indexation, 
  • de classement, 
  • de stockage d’informations, 
  • de diffusion des documents,
• les workflows.

Un système de gestion documentaire était, auparavant, plus souvent utilisé dans les secteurs d’activité ayant un fort volume de documentation (services gouvernementaux, secteurs de la finance, des assurances ou de la santé par exemple). Mais il s’adresse désormais à toutes les entreprises, TPE et PME comprises.

La Loi de Modernisation de l’Économie (LME) de 2008 encourage les bonnes pratiques telles que l’adoption d’un système de gestion électronique des documents d’ici 2020, pour les structures privées et publiques, quelle que soit leur taille. 

Elle vise à lever les blocages structurels et réglementaires de l’économie française.

En effet, les volumes d’informations et de documents au sein des organisations deviennent vite ingérables et peuvent freiner leur productivité. C’est pourquoi il est important de les centraliser et de les uniformiser pour :

• un travail et une communication en interne facilités,
• une maîtrise des coûts et des délais de mise à disposition des documents,
• une gestion de la relation client sans failles (pas de perte de documents contractuels ou financiers),
• une valorisation des informations, enrichies au fur et à mesure par plusieurs collaborateurs ou des acteurs tiers,
• une conformité aux niveaux comptable et juridique en matière d’archivage.

Le papier s’abîme, se perd, s’oublie au fond d’un tiroir. Au format numérique, il est protégé. Il existe même des systèmes de sauvegarde ultra sécurisés garantissant des duplications sur plusieurs serveurs.

Il est possible d’attribuer plusieurs caractéristiques à un document, grâce aux métadonnées, pour que le moteur de recherche le retrouve par plusieurs chemins d’accès.

Exemple : une facture peut être retrouvée en tapant le nom du client ou celui du produit.

Les documents sont rangés dans une bibliothèque virtuelle et accessibles à tous grâce à l’arborescence. Cette dernière permet de guider les utilisateurs dans la manière dont sont organisés les dossiers, les sous-dossiers et les fichiers. 

Plus besoin de tout imprimer et de ranger dans des boîtes en carton qui prennent de la place, la gestion est numérique ! Sans compter que vous économisez en ressources humaines, en électricité et en maintenance des machines. 

Le gain de temps se fait à tous les niveaux : en recherche de documents, en classement, en diffusion et en automatisation de certaines tâches (indexation, etc.).

Les fichiers retouchés sont actualisés en temps réel, tout le monde travaille à partir des mêmes documents, simultanément, depuis plusieurs endroits.

Les versions antérieures sont accessibles via un historique, avec date et nom du collaborateur ayant apporté des modifications, grâce à l’horodatage. On appelle cela le versioning et cela évite les doublons.

Vous pouvez gérer les droits d’accès pour protéger vos informations.
Il existe aussi des coffres-forts numériques intégrés pour indexer, retrouver et archiver des fichiers sensibles, à valeur probante, dans un environnement hautement sécurisé.
Complémentaire, cet outil n’intervient pas au même moment du cycle de vie d’un document. La GED traite des fichiers « vivants », le coffre-fort, ces documents quand ils ne sont plus utilisés.

De nos jours et de plus en plus, les données émanent de sources multiples (applications web, messageries électroniques, formulaires électroniques, wikis, blogs, ou publicités enrichies (rich media) incluant des images, des vidéos et du son). Cela rend les enjeux associés à la GED plus complexes en termes d’archivage et d’indexation.

C’est pourquoi les solutions de gestion électronique des documents évoluent petit à petit vers des systèmes de gestion de contenu web (CMS).

Il y a un minimum d’investissement à réaliser au départ, en organisation interne, éventuellement en audit, en formation ou accompagnement, et en dématérialisation complète des documents papier existants.

La mise en place de la GED demande une refonte complète de l’organisation de la structure et de ses habitudes pour être réellement efficace et la plus rapide possible.

Étape n° 1 : rassemblez vos documents

Numérisez tous vos documents papier existants.
C’est une tâche fastidieuse, mais très importante. Une fois réalisée, vous n’aurez plus jamais besoin de le faire. 

NB : grâce à une technologie LAD (Lecture automatique des documents), il est possible d’extraire des informations des images numérisées, notamment grâce aux techniques d’OCR (reconnaissance optique de caractères), de reconnaissance de codes barres et d’ICR (reconnaissance intelligente de caractères). Cela peut représenter un gain de temps précieux.

Quid des documents originaux ?
La norme NF Z 42-026 (mai 2017) de l’AFNOR (Association française de normalisation), qui vient en renfort de la norme NF Z 42-013 (évoluant vers l’archivage à vocation probatoire, la préservation de la pérennité et de l’intégrité des copies) s’attache à la fiabilité des copies numériques.

La destruction des originaux papier devient envisageable quand :

• la numérisation garantit la fiabilité et l’intégrité des copies numériques, 
• leur pérennisation est assurée dans un Système d’Archivage Électronique (SAE). 

Étape n° 2 : traitez vos documents

Indexez vos documents numérisés pour faciliter les opérations des moteurs de recherche :

• par type (description formelle du document en utilisant ses métadonnées comme l’auteur, le titre, la source, la date, etc.,
• par concepts ou mots clés.

Certains logiciels peuvent le faire pour vous de manière automatique.

Étape n° 3 : archivez vos documents

Archivez-les sur le support de votre choix en veillant au respect des principes :

• d’authenticité : les copies sont conformes, identiques aux originaux,
• de durabilité : vos données sont exploitables sur le long terme,
• de confidentialité : vos données sensibles sont protégées.

Étape n° 4 : organisez la diffusion des documents

La GED permet de déterminer la diffusion des documents dans l’entreprise selon des procédures et des méthodes de travail prédéfinies (le workflow). 

Pour que sa mise en place soit utile et profite à tout le monde, diffusez ces procédures auprès de tous vos collaborateurs.

Étape n° 5 : valorisez les documents

Exploitez vos données. On parle aussi de Content Analytics : c’est l’analyse et l’exploitation des contenus big data de l’entreprise pour les transformer en indicateurs, en tendances, en situations, puis en décisions.

1. La conformité

Vous êtes garant du choix de votre logiciel. Votre entreprise doit respecter des modalités de conservation et de diffusion bien précises. Veillez à ce que la solution choisie soit conforme à la norme ISO 9001 et au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). 

Vous rassurez ainsi vos partenaires, vos fournisseurs, vos clients et vous êtes serein en cas de contrôle.

2. La mobilité et le travail collaboratif

Un système de GED efficace vous permet de consulter vos fichiers en permanence, où que vous soyez et qu’importe le support que vous ayez sous la main (smartphone, tablette, ordinateur). 

Une application web répond aux nouvelles pratiques dans le travail grâce à Internet (le travail en mobilité, le télétravail, etc.) et permet une réactivité accrue, la base documentaire étant accessible à l’ensemble des collaborateurs.

Vous n’avez pas de temps ni de productivité à perdre. Opter pour une GED doit vous faciliter la vie et sa mise en place doit être simple et adaptée à vos autres logiciels.
Le critère des API [Applications Programming Interface] est donc à regarder de près.
Il s’agit d’interfaces de programmation applicative qui permettent :

• à votre solution de GED d’évoluer grâce à des briques de fonctionnalités disponibles,
• d’offrir une meilleure adaptation et une synchronisation avec vos outils existants, 
• de favoriser ainsi une adoption facilitée et réussie de l’outil au sein de l’organisation.

• Réalisez un audit et un cahier des charges : listez vos besoins suivant les spécificités de votre activité, les fonctionnalités recherchées, les utilisateurs et les outils métiers que vous utilisez. La solution que vous choisirez doit se fondre dans le reste de votre environnement informatique.
• Le stockage sur une messagerie, un serveur, ou sur un disque dur, sans homogénéité d’appellation ou d’arborescence, est aussi obsolète que l’archivage papier !
• Tout le monde connaît les services de stockage et de partage de fichiers comme Google Drive ou DropBox, mais ils n’ont pas vocation à les classer et les archiver de façon optimale et sécurisée.
• Optez pour une prestation d’accompagnement. L’outil est important, mais la méthode et la mise en œuvre encore plus.
• Votre solution GED peut être déployée sur un réseau local ou dans le cloud [en mode SaaS] pour plus de flexibilité.

• 🛠 Dokmee est une solution de GED avancée, d’archivage et de capture électronique de données, pour toutes les structures, particulièrement les PME et ETI. Elle fournit un kit de développement logiciel qui permet d’intégrer n’importe quel système de gestion des processus métier et le support client est très réactif en cas de demandes spécifiques.

• 🛠 J-Doc est une solution ergonomique surtout axée sur le partage et le transfert de fichiers, proposant des fonctionnalités de GED intéressantes. Le logiciel garantit une confidentialité optimale avec un hébergement des données en France, ainsi qu’un coffre-fort numérique.

• 🛠 Netframe est un outil visant à « casser les silos » en entreprise. Ses fonctionnalités vont d’un réseau social d’entreprise (RSE), de la gestion de tâches, à une GED simple, pour allier partage d’informations et structure du savoir de l’entreprise. Il propose notamment l’horodatage des documents et une librairie.

• 🛠 Zeendoc est une GED française en mode SaaS qui vous permet de centraliser et valoriser tous vos documents administratifs. La solution les analyse puis les archive automatiquement au bon endroit, vous permettant de les retrouver par mot clé, les partager et les envoyer de manière sécurisée et traçable. Collaborez en équipe grâce aux commentaires en mode chat et aux circuits de validation, tout en maîtrisant les droits d’accès.

Une fois de plus, réfléchissez bien au choix de l’outil le plus adapté à votre entreprise et à votre stratégie à moyen terme.

Un système complet de gestion électronique des documents enrichit et consolide votre système d’information. Associé à d’autres logiciels ou applications métiers, il peut répondre à des besoins plus larges, notamment en Business Process Management (BPM), en communication ou en gestion de projet.

Si vous n’êtes pas encore rentré dans la dynamique de dématérialisation des documents, facilitez-vous la vie et mettez-vous à la page numérique !

Vous devrez vous y mettre tôt ou tard et votre regain de productivité vous confortera dans votre choix.