Étape n° 1 : rassemblez vos documents
Numérisez tous vos documents papier existants.
C’est une tâche fastidieuse, mais très importante. Une fois réalisée, vous n’aurez plus jamais besoin de le faire.
NB : grâce à une technologie LAD (Lecture automatique des documents), il est possible d’extraire des informations des images numérisées, notamment grâce aux techniques d’OCR (reconnaissance optique de caractères), de reconnaissance de codes barres et d’ICR (reconnaissance intelligente de caractères). Cela peut représenter un gain de temps précieux.
Quid des documents originaux ?
La norme NF Z 42-026 (mai 2017) de l’AFNOR (Association française de normalisation), qui vient en renfort de la norme NF Z 42-013 (évoluant vers l’archivage à vocation probatoire, la préservation de la pérennité et de l’intégrité des copies) s’attache à la fiabilité des copies numériques.
La destruction des originaux papier devient envisageable quand :
- la numérisation garantit la fiabilité et l’intégrité des copies numériques,
- leur pérennisation est assurée dans un Système d’Archivage Électronique (SAE).
Étape n° 2 : traitez vos documents
Indexez vos documents numérisés pour faciliter les opérations des moteurs de recherche :
- par type (description formelle du document en utilisant ses métadonnées comme l’auteur, le titre, la source, la date, etc.,
- par concepts ou mots clés.
Certains logiciels peuvent le faire pour vous de manière automatique.
Étape n° 3 : archivez vos documents
Archivez-les sur le support de votre choix en veillant au respect des principes :
- d’authenticité : les copies sont conformes, identiques aux originaux,
- de durabilité : vos données sont exploitables sur le long terme,
- de confidentialité : vos données sensibles sont protégées.
Étape n° 4 : organisez la diffusion des documents
La GED permet de déterminer la diffusion des documents dans l’entreprise selon des procédures et des méthodes de travail prédéfinies (le workflow).
Pour que sa mise en place soit utile et profite à tout le monde, diffusez ces procédures auprès de tous vos collaborateurs.
Étape n° 5 : valorisez les documents
Exploitez vos données. On parle aussi de Content Analytics : c’est l’analyse et l’exploitation des contenus big data de l’entreprise pour les transformer en indicateurs, en tendances, en situations, puis en décisions.