PME : conciliez dématérialisation responsable et ROI rapide !

PME : conciliez dématérialisation responsable et ROI rapide !

tribune-zeendoc-sages-informatique

Dans le cadre du plan de relance annoncé le 3 septembre 2020, des fonds vont être débloqués pour accompagner la transition numérique et écologique des TPE/PME.

Spécialiste du marché de l’archivage électronique et de la GED, je m’interroge sur la façon dont une PME peut atteindre ces 2 objectifs simultanément.

Et si la dématérialisation responsable était une des réponses ? Et si cela faisait partie d’un volet du green IT (un ensemble de techniques visant à réduire l’empreinte sociale, économique et environnementale du numérique*), de manière simple et rapide tout en mettant en place un ROI quasi immédiat ?

Suggestion de logiciels pour vous

Zeendoc

Zeendoc
Classement-Exploitation de documents pour PME&collectivités
Demander une démo
Voir ce logiciel

Pourquoi les PME françaises sont en retard dans la transition numérique

Aujourd’hui, la France affiche un net retard et se place en 15e position de l’indice relatif à l’économie et à la société numériques (classement DESI de la Commission européenne mentionné dans un rapport du sénat publié l’été 2019).

Les causes ? Un manque de connaissances des dirigeants et de ressources pour la mise en place, ainsi qu’un manque d’accompagnement financier. Évidemment, 1 an après avec la covid-19, la situation ne s’est pas améliorée et le gouvernement a décidé de lancer le plan France Relance.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation en deux lignes, c’est :

  1. Transformer les données clés d’une entreprise sur papier en données digitales, en s’assurant de la non-altération et de la fidélité des documents traités.
     
  2. Garder ces données dans un espace sécurisé en traçant toute action sur ces documents, et en permettant une gestion électronique des actes administratifs de l’entreprise.

Quels documents dématérialise-t-on ?

Les documents contenant des données clés pour l’entreprise et traçant ses relations avec ses fournisseurs, ses clients et ses salariés : des factures clients authentifiées et suivies électroniquement, des contrats signés électroniquement, des factures fournisseurs contenant des éléments financiers et comptables ayant vocation à être audités et ventilés, des bulletins de salaire électroniques envoyés dans un coffre-fort, des notes de frais suivant un processus de validation, etc.

Tous ces documents ont bien sûr une valeur pour l’entreprise, mais aussi l’administration fiscale, et représentent bien souvent une masse de papier qui complexifie leur traitement.

Qu’est-ce qu’une dématérialisation responsable ?

Quand on sait que 40 % des documents imprimés sont des documents PDF (c’est-à-dire électroniques**), cela montre à quel point le papier est présent ; et dématérialiser sans mettre en place une gestion électronique des processus peut doubler la note au lieu d’amener des économies.

Une dématérialisation responsable, c’est donc se demander comment se passer du papier à toutes les étapes en gagnant du temps de travail et de l’argent, tout en ayant une « politique de green IT » :

  • En trouvant un partenaire ayant déjà accompagné des entreprises à atteindre un objectif Zéro Papier, tout en gagnant un temps précieux sur les tâches administratives répétitives.
     
  • En sélectionnant une société ayant un label de confiance numérique (par exemple le label Truxt) garantissant une pérennité opérationnelle, ou une des nombreuses certifications du domaine.
     
  • En choisissant une solution dans le cloud, car les serveurs y sont mutualisés avec une consommation bien moindre que la somme de serveurs individuels.
     
  • En favorisant un fournisseur français ayant un hébergement et un écosystème français afin d’éviter la fuite de vos données, comme le permet le « cloud act » américain, et afin de s’inscrire dans un programme de consommation d’énergie propre.

En France, 18 % de l’énergie est produite par des énergies renouvelables, avec une part importante qui provient de l’hydraulique, et nous avons adopté une loi sur la transition énergétique portant à 40 % les énergies renouvelables d’ici 2030.

  • En s’associant à un prestataire ayant lui-même un programme de protection de l’environnement.

Comment avoir un ROI rapide ?

Quant au ROI, il se mesure au temps de mise en place et d’adoption par l’entreprise d’une plateforme de dématérialisation responsable. Plus il sera rapide, plus les économies attendues seront au rendez-vous.

Quelques jours de déploiement et de formation doivent suffire pour une adoption quasi instantanée des utilisateurs avec un accès rapide, une interface intuitive et une disponibilité en ligne d’une base documentaire unique.

À l’arrivée, on observe un gain de temps, une suppression des erreurs de saisie ou de perte de documents, et aussi une réduction des coûts d’impression, de stockage, de fonctionnement et de frais postaux associés aux processus papier.

Et bien sûr, on observe également des bénéfices indirects tels qu’un suivi des paiements et des relances de factures envoyées électroniquement, ou la valorisation du temps libéré (par la suppression de la saisie, la manipulation du papier ou le temps passé à rechercher un document au détriment d’une vente au téléphone).

Green & Zen comme Zeendoc

Je vous recommande de tester Zeendoc, notre solution d’archivage et de GED, éditée par la société SAGES INFORMATIQUE qui officie dans la dématérialisation responsable avec son service de numérisation professionnel ScanCenter, et sa plateforme GED Zeendoc.

Elle accompagne aujourd’hui plus de 100 000 utilisateurs qui représentent plus 100 millions de pages déposées et stockées sur des serveurs hébergés en France, soit jusqu’à 12 000 arbres sauvegardés (pages non imprimées ou copiées, ou jetées à la poubelle sans être lues).

Nos utilisateurs sont nos meilleurs ambassadeurs : 95 % déclarent avant tout gagner du temps, et 90 % sont prêts à nous recommander ***.

Avec notre Green Project et nos 365 arbres plantés en 2020, SAGES INFORMATIQUE fait un premier pas à son échelle :  d’ici 2030, la France doit renouveler 500 000 hectares de forêt pour compenser son retard écologique.

  • Planter un arbre, c’est s’engager sur 40 à 50 ans et stocker du carbone pour des années, un parallèle avec Zeendoc, son logiciel de GED qui stocke et archive les données clés des entreprises de ses clients sur le long terme.
     
  • Se lancer dans la dématérialisation avec SAGES INFORMATIQUE et ses 2 activités (ScanCenter et Zeendoc), c’est aussi avoir un objectif zéro papier.

SAGES INFORMATIQUE s’est associée à EcoTree pour son Green Project, une PME bretonne qui réinvestit les massifs forestiers français détenus aux ¾ par des propriétaires privés, en plantant des arbres et en exploitant la forêt dans la durée, grâce au soutien financier de particuliers et d’entreprises.

À propos de l’auteur, Laurence Desoulière — Directrice Markting de SAGES INFORMATIQUE :

Laurence décrit sa vision d’une dématérialisation responsable et l’atteinte d’objectifs liés à la transition numérique et écologique des PME françaises.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.

* Source : Wikipedia

** Source : Doxense

*** Source : Enquête de satisfaction été 2019 de Zeendoc auprès de ses utilisateurs

Suggestion de logiciels pour vous

Zeendoc

Zeendoc
Classement-Exploitation de documents pour PME&collectivités
Demander une démo
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire