Facturation récurrente : les 7 erreurs à éviter

56 milliards d’euros ! C’est le montant effarant des créances impayées en France, selon les estimations du spécialiste en assurance-crédit, Coface. Le premier levier pour éviter les retards de paiement concerne la facture en elle-même. Une facture mal établie sera mal acquittée.

Dans un modèle économique par abonnements, les factures sont beaucoup plus nombreuses que dans un business non récurrent. Il faut donc être particulièrement vigilant quant à son élaboration et considérer ce document comme un outil de communication entre votre client et vous.

La vente par abonnement crée une relation client de longue durée et à distance. Elle doit impérativement être basée sur la confiance. Une facture mal faite contribuera à détériorer cette relation, en particulier pour les modèles de facturation à l’usage où la transparence est essentielle.

Alors, quelles sont les erreurs de facturation à ne pas commettre et comment les éviter ? Passons en revue les bonnes pratiques en facturation.

Il est essentiel pour les clients de disposer d’une ventilation complète de tous les frais indiqués sur leur facture.

Ceci est particulièrement important lorsque vous utilisez un modèle de facturation à l’usage. Dans ce type de modèle, les clients veulent payer pour ce qu’ils ont consommé, mais pas plus. L’impact de leur consommation doit être clairement visible et compréhensible dans la facture. Facturer le client grâce au modèle à l’usage n’a d’intérêt que si le modèle est valorisé dans la facture.

En fonction de la complexité de l’offre proposée, le modèle de facturation à l’usage peut être difficile à mettre en œuvre. C’est pour cette raison qu’une plateforme de gestion de la vente par abonnement accompagne jusqu’au modèle de facture afin de la rendre fluide et attractive.

Bien que la durée de conservation des factures soit réglementaire, la plupart des clients ne conservent pas leurs e-mails et encore moins leurs factures. C’est particulièrement valable pour les petits entrepreneurs, tous les ans au moment du bilan, ils courent après leurs factures…

Proposer un historique des factures avec téléchargement est une solution très appréciée des clients. Grâce à l’utilisation d’une plateforme de gestion des ventes par abonnement, l’historique de la facturation est complet :

• Toutes les factures sont disponibles et consultables,
• Toutes les factures sont téléchargeables en format PDF.

La vente par abonnement crée une toute nouvelle relation client où la facture est récurrente, en général tous les mois, et où la facture est souvent le seul document qui fait le lien avec le client et vous. Elle ne doit pas comporter d’ambiguïtés ou d’inexactitudes en particulier sur le statut des paiements.

Le client doit pouvoir comprendre la position des paiements et la nature exacte de la facture en un coup d’œil :

• Une facture peut être « émise » : cette facture a été émise et doit être payée. Le montant de la facture est « dû ».
• Une facture peut être « payée » : le montant dû a bien été prélevé. Le montant prélevé selon la méthode de paiement renseignée a réussi.
• Le solde du compte peut être « Rien à payer » : le solde du compte est suffisant pour couvrir le solde requis ou pour payer le montant dû indiqué sur la facture. Aucun prélèvement supplémentaire n’a été effectué sur la méthode de paiement renseignée. Aucun montant n’est dû.

En détaillant clairement les frais, il est plus facile pour les clients de garder une trace de ce qui a été payé et des paiements à venir. L’ensemble de ce dispositif de communication crée une relation plus réactive, plus suivie et plus construite entre une marque et ses utilisateurs.

Lors des procédures d’échec de paiement, le démarrage de la procédure de relance peut être désagréable, voire vexant, et aboutir à un désabonnement.

Grâce à un « dunning process » automatisé, la représentation du paiement, parfois à de multiples reprises, est automatique et surtout discrète. C’est la garantie d’une bonne relation avec son utilisateur et c’est également un excellent moyen de prévention des non-paiements. Ce processus de relance spécifique à la plateforme de gestion permet de récupérer jusqu’à 15 % des échecs de paiement.

La réglementation évolue vers la transparence et la dématérialisation, cela devient indispensable et petit à petit obligatoire.

L’envoi automatique par e-mail de la facture électronique est obligatoire. La facture doit pouvoir être consultable à partir de l’historique de facturation et à partir de l’e-mail des clients.

La facture est un élément de preuve d’une opération commerciale. Elle a une valeur juridique importante.

Elle sert par ailleurs de justificatif comptable et de support à l’exercice des droits sur la TVA. Pour être valable, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d’amende.

De multiples éléments doivent être mentionnés dans une facture, notamment :

• nom et adresse des parties,
• date de la vente ou de la prestation de service,
• quantité et dénomination précise des produits ou services,
• date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard.

Sources : Service Public et Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts

Par ailleurs, dans le cadre de la lutte contre la fraude fiscale, la loi des Finances 2016, applicable au 1er janvier 2018, stipule que tous les assujettis à la TVA vendant aux particuliers doivent faire certifier leurs transactions, c’est-à-dire tout ce qui est en rapport avec les encaissements. Les entreprises doivent dorénavant utiliser des logiciels de facturation et des systèmes de caisse certifiés.

Il n’est donc plus possible pour les entreprises d’éditer leurs factures en utilisant un traitement de texte, un tableur ou tout autre logiciel non conforme. Toutes les entreprises qui ne pourront pas justifier de l’utilisation d’un logiciel conforme à la loi de finance 2016 pourront se voir réclamer 7500 € d’amende et l’obligation de s’équiper.

Les erreurs sur la TVA sont courantes, elles sont généralement de deux types. Soit les entreprises oublient tout simplement de l’indiquer, soit elles indiquent le mauvais taux. Si vous indiquez par erreur un taux de TVA trop élevé, c’est le montant que vous aurez reçu qui sera dû à l’administration fiscale. De plus, si vous établissez une facture pour une entreprise d’un autre pays de l’UE, c’est le bénéficiaire du service qui doit s’acquitter de l’impôt — à condition que cette information figure sur la facture.

Lorsque les clients ne sont pas satisfaisants de leur facture, ils sont en droit de la contester, cela entraîne un retard de paiement et une procédure de correction de facture. C’est d’autant plus le cas si le client est un grand compte.

Utiliser une plateforme de gestion des ventes par abonnement permet de lever les ambiguïtés ou les incertitudes sur les modalités de la facturation, mais aussi d’être en parfaite conformité réglementaire et de réduire les temps de paiement en cas d’échec. Il s’agit d’une solution globale et performante qui optimise la relation client sur le long terme.

Si l’acquisition d’un client par abonnement est une étape cruciale, c’est la qualité de la relation qui le fera devenir un client fidèle.

Les points à retenir pour une bonne facturation de vos clients par abonnement grâce à une plateforme de gestion des ventes par abonnements :

• Plus d’erreurs : la facture est toujours conforme
• La certification antifraude à la TVA
• Adaptable à la facturation à l’usage et aux multiples offres associées
• Représentation automatique et discrète des échecs de paiements

Tout le process de facturation est optimisé pour une meilleure relation client et pour éviter les retards de paiements récurrents.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.