E-Invoicing et e-reporting : zoom sur la facturation du futur !

La facturation électronique, également connue sous le nom d’e-invoicing, va devenir obligatoire pour toutes les entreprises françaises dans le cadre des activités B2B.

Les grands groupes devront s’y conformer dès 2024, suivis par les entreprises de taille intermédiaire (ETI) en 2025, puis les PME et TPE en 2026.

L’Union européenne souhaite ainsi encourager la transition numérique et lutter contre la fraude à la TVA, mais pas seulement !

En effet, l’e-invoicing présente des avantages considérables pour la gestion de vos factures.

Comment fonctionne la facturation électronique ? Qui est concerné par l’e-invoicing ? En quoi consiste l’e-reporting ?

Décryptages. 🔍

L’e-invoicing, traduction de facturation électronique ou d’e-facturation, consiste à dématérialiser :

• la création,
• l’émission,
• le stockage des factures, par le biais d’une plateforme numérique.

Pour être considérée comme valable, une facture électronique doit comporter des données claires et structurées, conformes aux normes EDI (échanges de données informatisés). L’administration fiscale doit, en effet, être en mesure de les lire et de les analyser automatiquement.

D’autre part, lesdites données doivent être déchiffrables par un logiciel ou un système informatique, ce qui n’est pas le cas des factures au format papier ou uniquement converties au format PDF !

☝️ D’ailleurs, sachez que le scan et l’envoi par mail d’une facture papier ne sont pas considérés comme des critères propres à la dématérialisation et, in fine, à l’e-invoicing.

💡 L’e-invoicing n’est possible qu’avec le recours à des solutions technologiques telles que les logiciels de facturation. Découvrez pourquoi il est essentiel de vous équiper et quels sont les critères pour bien choisir votre outil.

Comme évoqué en introduction, l’objectif premier de la facturation électronique est d’améliorer la détection des fraudes et de simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA.

Toutefois, l’e-invoicing présente d’autres avantages pour les professionnels :

• la réalisation d’économies. Selon impots.gouv.fr, le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre-poste tandis que celui d’une facture papier s’élève à plus de 10 euros ;
• un gain d’efficacité, engendrant par là même une réduction des délais de paiement des clients ;
• une meilleure traçabilité des opérations ;
• une mise en conformité aux exigences fiscales et réglementaires facilitée ;
• une diminution de la consommation de papier, au profit de l’environnement.

L’e-invoicing, se rapporte aux transactions interentreprises (opérations B2B) en France et soumises à la TVA.

À ce titre, l’e-invoicing concerne les achats et les ventes de biens ou de services effectués sur le territoire français.

La réforme de la facture électronique sera introduite progressivement, selon le calendrier suivant :

• au 1er juillet 2024 : obligation de réception de l’e-facture électronique pour toutes les entreprises concernées ;
• au 1er juillet 2024 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises ;
• au 1er janvier 2025 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les ETI ;
• au 1er janvier 2026 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les TPE, PME et entreprises individuelles.

Dans le cadre de l’émission de vos factures électroniques, vous avez la possibilité de transmettre et recevoir des données en choisissant la solution de dématérialisation qui vous convient le mieux.

Seule condition ?

La plateforme doit respecter les normes européennes EN16931 relatives à l’échange de données structurées (formats UNCEFACT, CII, XML, UBL, etc.).

Ainsi, nous pouvons citer :

• Le Portail Public de Facturation (PPF) créé par l’administration fiscale.
  
  
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), à titre payant, immatriculées par l’administration fiscale et en lien direct avec l’État. À ce titre, sachez que vous pouvez choisir une PDP distincte ou identique à celle de votre fournisseur.
  
  
• Les opérateurs de dématérialisation (OD), en mesure de transmettre vos documents sur le PPF.

À titre de rappel, seuls certains formats conformes à l’e-invoicing sont acceptés pour pouvoir échanger des factures électroniques :

• le format structuré (UNCEFACT, UBL, XML, CII),
• le format mixte ou hybride (Factur-X),
• les flux dématérialisés (API, EDI).

💡 Notez que certains logiciels de facturation déjà implantés sur le marché commencent à accompagner les entreprises dans leur transition vers l’e-facture.

Citons par exemple :

• Axonaut. Logiciel de gestion d’entreprise français à destination des indépendants, TPE et PME, il comprend tout un module dédié à la facturation électronique. Plus précisément, Axonaut vous permet de créer simplement et rapidement des factures dématérialisées et parfaitement conformes « anti-fraude à la TVA ». Le tout pour un excellent rapport qualité/prix.

• Sellsy Facturation & Gestion. Si vous êtes un TPE ou une PME, non seulement ce logiciel simplifie tout votre processus de facturation, mais Sellsy va proposer dès que possible des services d’OD. Concrètement, quand vous aurez créé votre compte sur le PPF, vous pourrez le connecter avec Sellsy Facturation & Gestion pour vos flux entrants et sortants.

L’e-reporting est un processus qui complète l’e-invoicing. Il consiste, pour les entreprises, à transmettre aux autorités fiscales l’ensemble des données relatives aux transactions et aux échanges commerciaux.

Non seulement l���e-reporting encourage l’interopérabilité (via un format standardisé pour l’échange de données), mais il vise également la performance et la rentabilité (soit un processus automatisé et sécurisé).

Enfin, la transparence est un élément déterminant puisque les données sont envoyées directement par l’entreprise, sans intermédiaire.

L’e-reporting concerne toutes les entreprises établies en France et soumises à la TVA, si et seulement si elles effectuent :

• des transactions avec des particuliers (opérations BtoC),
• des transactions avec des opérateurs étrangers (particuliers ou entreprises),
• des transactions internationales ou intracommunautaires (zone UE).

💡Bon à savoir : certaines entreprises étrangères doivent se conformer à l’e-reporting dans le cas où elles effectuent des transactions sur le territoire français, avec :

• des personnes, entreprises ou associations non assujetties à la TVA,
• des assujettis non établis en France.

Pour plonger dans le grand bain de l’e-reporting, plusieurs options s’offrent à vous.

Vous pouvez :

• déclarer vos tickets-Z ou tickets de caisse (si votre entreprise est dotée d’un logiciel de caisse). Sur ce type de ticket figurent toutes les informations relatives aux transactions commerciales effectuées ;
• communiquer vos données via la plateforme Chorus Pro, le Portail Public de Facturation (PPF) ou via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée. Ce procédé concerne particulièrement les transactions effectuées avec des opérateurs étrangers ;
• transmettre un récapitulatif des transactions effectuées sur le PPF via une saisie manuelle sur le PPF ou une plateforme partenaire. Ce procédé concerne notamment les transactions BtoC.

💡 Bon à savoir : pour réaliser et transmettre votre e-reporting, vous devez respecter les formats conformes aux normes en vigueur que sont, par exemple, Factur-X, UBL ou CII.

Si les entreprises ne respectent pas les normes relatives à l’e-invoicing et à l’e-reporting, elles sont passibles d’une amende.

Les sanctions financières sont les suivantes :

• 15 euros par facture non transmise au format électronique, avec un plafond de 15 000 € par année civile,
• 250 euros pour non-respect de l’obligation d’e-reporting.

Par ailleurs, les plateformes de dématérialisation de factures qui ne respectent pas la réglementation en vigueur (à savoir transmettre les informations essentielles à l’administration fiscale) s’exposent également à des pénalités de 15 € par facture et 750 € par transmission. Pour chacune des sanctions, le plafond s’élève à 45 000 € par année civile.

💡Bon à savoir : dans le cadre des réglementations légales en vigueur, l’e-invoicing suppose que l’émetteur d’une facture électronique est bien celui qui a produit ladite facture et que son contenu n’a pas été modifié entre-temps.

Anticipez les changements en matière de facturation électronique et optez pour une solution de facturation ou de dématérialisation fiable et complète.

C’est le meilleur moyen d’être sûr de se conformer à la réglementation relative à l’e-invoicing et d’optimiser votre organisation et votre activité.