Comment modifier ou annuler une facture non payée ?

Faire une facture dans les règles de l’art exige une grande rigueur… mais l’erreur reste humaine. C’est pourquoi tout fournisseur se trouve un jour amené à annuler une facture non payée. Si la procédure semble plus simple que lorsqu’elle est déjà acquittée, il faut néanmoins procéder de sorte à se conformer à la législation française.

Alors, comment annuler une facture fournisseur en comptabilité en toute légalité ? On vous dit tout.

Plusieurs raisons conduisent à l’annulation ou à la modification d’une facture déjà envoyée au client :

• une erreur a été commise sur le montant ;
• le document n’est pas conforme aux normes (absence de mentions obligatoires par exemple) ;
• la facture est comptabilisée en double ;
• vous souhaitez finalement accorder une remise au client après transmission du document, etc.

En revanche, l’annulation d’une facture n’intervient que si l’erreur de facturation engendre une ambiguïté et produit un impact significatif. Inutile de procéder à des modifications pour une simple coquille d’orthographe !

C’est à l’entreprise qui a commis l’erreur d’annuler la facture initiale. Le client, lui, ne peut y toucher : le nouveau document créé n’aurait aucune répercussion sur l’administration fiscale.

Néanmoins, s’il constate des problèmes, il a la possibilité de les notifier à son fournisseur par le biais d’une lettre d’annulation de facture, afin qu’il fasse le nécessaire.

En réalité, vous ne pouvez pas supprimer une facture à proprement parler. En effet, votre client a déjà inclus l’originale dans sa comptabilité.

Par ailleurs, depuis la loi anti-fraude à la TVA de 2018, les logiciels de facturation et les logiciels de caisse doivent garantir l’inaltérabilité des opérations enregistrées. En d’autres termes, vous n’avez pas le droit de supprimer ou de modifier une facture non acquittée créée à l’aide de ces outils.

Enfin, en cas de contrôle de l’administration fiscale, toutes vos opérations doivent pouvoir être tracées. Par conséquent, aucun « trou » dans la numérotation des factures n’est admis : tout manquement à ce niveau constitue une infraction.

💡 Bon à savoir : conservez toutes vos factures a minima 10 ans, même celles comportant des erreurs.

Dans ces circonstances, quelle solution s’offre à vous ?

Pour modifier ou annuler une facture non payée, il vous faut établir une facture rectificative.

Celle-ci reprend alors l’originale, en la complétant s’il manque des informations, ou en rectifiant les erreurs le cas échéant.

Attention toutefois à respecter un certain formalisme dans l’élaboration de ce document :

• La facture rectificative doit avoir sa propre numérotation, et ne pas reprendre celle du document à annuler. En effet, la loi :
  • ne permet pas à deux factures de posséder le même numéro,
  • impose des règles de numérotation bien précises : elle doit être continue et chronologique.
    
    

• La facture rectificative doit se référer explicitement à celle à annuler. C’est pourquoi il convient de renvoyer au numéro et à la date de l’originale dans le corps du document, en faisant par exemple figurer la mention suivante : « Annule et remplace la facture n° [numéro de la facture remplacée] ».
  
  

• La facture rectificative doit comporter toutes les mentions obligatoires d’une facture traditionnelle. Il s’agit notamment des informations relatives à l’identité de votre entreprise, mais aussi à celle de votre client.

Enfin, nous vous conseillons de contacter ce dernier rapidement lorsque vous constatez devoir annuler sa facture :

• vous évitez de la sorte qu’il vous la règle entre-temps, ce qui vous obligerait alors à éditer une facture d’avoir ;
• vous lui confirmez ainsi que la première facture est nulle et non avenue.

Le plus simple pour éviter d’avoir à fournir une facture rectificative est de limiter le risque d’erreurs, tout simplement.

C’est pourquoi nous vous recommandons de recourir à un logiciel de facturation.

Et pour cause, ces outils offrent de nombreux avantages :

• Ils automatisent l’émission des factures (conversion des devis en factures, calcul automatique du montant hors taxe, de la TVA et du montant TTC, etc.) et évitent le traitement et la saisie manuelle, sources d’erreurs.
  
  

• Ils mettent à disposition des modèles types de factures : plus besoin de rechercher les informations légales à mentionner, complétez simplement le document avec les données relatives à votre client.
  
  
• Ils sont paramétrés pour rester conformes avec la législation et les règles en vigueur. Cette particularité permet notamment de respecter plus facilement les principes de numérotation des factures.