E-facture : 4 logiciels pour dématérialiser sans stress

E-facture : 4 logiciels pour dématérialiser sans stress

L’e-facture est au cœur des enjeux de la dématérialisation pour toutes les entreprises. La facture au format papier disparaît pour être remplacée par la facture électronique, qui procure de nombreux avantages aux entreprises : gain de temps, gains financiers, rapidité de traitement et prise en compte de la dimension écologique. Conditions : elles doivent respecter les aspects légaux, disposer d’un archivage, utiliser une signature électronique ou le format EDI pour certifier l’authentification de l’émetteur. Quels logiciels de dématérialisation permettent l’E-facture ? appvizer vous apporte toutes les réponses dans cet article pour dématérialiser en toute sécurité.

La facture électronique, est-ce vraiment le moment ?

  • 85% la voient comme un geste écologique,

  • 83% des Français l’utilisent pour les télécoms,

  • 71% déclarent leurs revenus en ligne,

  • 93% consultent leurs comptes bancaires en ligne.

Source : sondage réalisé par BearingPoint et Ipsos, 2016

SOMMAIRE :

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Caractéristiques et définition de l’E-facture en 3 points

E-facture : caractéristiques à retenir
Types de dématérialisation
  • Facture électronique non structurée (exemple : format PDF),
  • Facture électronique structurée (exemple : format EDI).
Obligations légales
  • Signature électronique ou format EDI (authentification),
  • Archivage électronique (conservation pendant 10 ans).
Avantages
  • Économie financière,
  • Gain de temps,
  • Éfficacité,
  • Contrôle facilité,
  • Écologique.
Logiciel à utiliser
  • Certifié antifraude pour la TVA,
  • Interopérable avec d’autres systèmes,
  • Offre une connexion sécurisée.

Point n°1 : les différents modes de dématérialisation des factures

La facture électronique non structurée :

  • s’édite aux formats électroniques non altérables comme le format PDF,
  • ne s’édite surtout pas aux formats Word ni Excel (formats modifiables donc non certifiables),
  • se veut plus accessible pour les petites structures,
  • est moins coûteuse quand le volume de factures est moins conséquent que celui d’une PME.

Ce format de dématérialisation non structurée convient parfaitement aux TPE : un logiciel adapté à ce type de structure permet alors au gestionnaire de gagner du temps sur nombre de ses tâches.

Dans le cadre d’une facturation simple, où l’envoi et la réception des factures se font par email, la facture papier reste l’unique preuve juridique matérielle ; la preuve commerciale reste cependant indiscutable entre le client et le fournisseur.

La facture électronique structurée :

  • apporte une conformité transparente auprès de l’administration fiscale,
  • correspond aux normes d’échange de données informatisé,
  • s’édite aux formats électroniques comme le format EDI,
  • devient incontournable pour gérer un volume important de factures.

Ce format de dématérialisation structurée permet d’effectuer une recherche rapide selon plusieurs critères (TVA, client, période, etc.) dans ses archives : le logiciel adéquat permet cette capacité de traitement rapide.

Dans le cadre de la dématérialisation fiscale, les factures sont normalisées aux standards acceptés pour la certification fiscale, et peuvent être uniquement traitées par voie électronique.

Point n°2 : 3 critères légaux définissent la facture électronique

Critère n°1 : la signature électronique, gage d’intégrité

Une autorité de certification tierce applique son certificat électronique afin d’authentifier l’émetteur de la facture et l’ensemble de son contenu.

Elle signe chaque facture de manière électronique (traitement possible par lot).

La signature électronique permet au récepteur de vérifier l’authenticité de l'e-facture et de ses informations.

Critère n°2 : le format EDI, alternative à la signature électronique

Il s’agit d’un format standardisé pour l’échange de données informatisé, dont les normes sont certifiées par l’administration.

Les factures font l’objet d’un traitement informatique automatisé d’ordinateur à ordinateur répondant aux normes EDI.

Lorsque deux entreprises choisissent ce mode de traitement pour les e-factures, elles doivent préalablement définir la norme commune d’échange pour la télétransmission.

Critère n°3 : l’archivage électronique, obligation de conservation

Toute facture doit être conservée pendant 10 ans : c’est une obligation légale pour toute entreprise.

Quand une structure met en place un dispositif de dématérialisation fiscale, elle doit alors conserver ses factures électroniques dans un espace de stockage conforme aux lois, un coffre-fort électronique garantissant la conservation des e-factures en toute intégrité.

Point n°3 : les 9 avantages de la facturation électronique

Certains logiciels offrent une dématérialisation des factures sécurisée : ils permettent de contrôler facilement ses factures, ses paiements, mais aussi le rapprochement bancaire, facilitant ainsi la synchronisation avec le compte professionnel de l’entreprise.

Voici les 9 avantages d’utiliser l’e-facturation :

Avantage n°1 : préservation de l’environnement

Moins d’arbres coupés et la planète respire mieux. Traduisez votre engagement responsable entre fournisseurs et clients.

Avantage n°2 : moins de papier, moins de charges directes

L’absence du papier (ou presque) entraîne la disparition des coûts liés au traitement (humain), au volume de papier imprimé, à l’encre utilisée, aux timbres et aux enveloppes pour envoyer les courriers, ainsi qu’aux frais liés aux questions d’archivage (papier, espace de stockage physique, etc.).

Avantage n°3 : un traitement accéléré

Les traitements par voie postale et par voie électronique sont incomparables : la transmission des factures par voie numérique permet d’automatiser certaines tâches en facturation, comptabilité et paiement.

Avantage n°4 : un gain de temps et de productivité

En supprimant les délais d’acheminement des informations, la télétransmission des factures propulse la vitesse de traitement et la productivité des collaborateurs :

  • vous pouvez automatiser vos rapports de comptabilité,
  • la signature électronique ou la transmission au format EDI élimine toute intervention humaine chronophage,
  • l’archivage et l’encaissement se font en quelques clics de souris.

Avantage n°5 : une traçabilité et un meilleur contrôle

Chaque e-facture respectant les normes de dématérialisation est facilement identifiable dans vos archives électroniques. Comme elle est authentifiée, le contrôle de l’administration fiscale devient une simple formalité.

Avantage n°6 : une efficacité amplifiée

La dématérialisation des factures entre clients et fournisseurs permet de réguler les flux entrants et sortants, en utilisant un logiciel et un coffre-fort électronique disponibles et utilisables 24h sur 24.

Avantage n°7 : l’éviction des erreurs et litiges

Les solutions informatisées ne font pas d’erreurs de calcul : vous paramétrez votre outil et évite les risques d’erreurs dues à la ressaisie d’information. Les certifications garantissent la véracité des données et de l’émetteur des factures.

Avantage n°8 : une sécurité et une fiabilité jamais atteintes

Trois points forts procurent la quiétude de l’entrepreneur :
la signature électronique ou le système EDI garantissent l’intégrité de la facture,
un logiciel de dématérialisation des factures permet un suivi sans faille et des procédures de contrôle systématiques,
un coffre-fort électronique conforme sécurise la conservation de vos données dans le Cloud.

Avantage n°9 : des gains financiers

Le remplacement du papier par la voie dématérialisée engendre une baisse considérable des frais directs, un traitement plus rapide, et diminue les délais en augmentant la productivité : les répercussions financières se traduisent par des économies réelles, mais aussi par un rendement plus compétitif sur le long terme.

Les logiciels de dématérialisation des factures

Logiciel Atout principal Entreprises concernées
Sage eFacture Environnement Sage pour les habitués Selon la version de Sage
QuickBooks Simplicité d’utilisation Indépendant
TPE
Sellsy Facturation Offre modulaire Indépendant
TPE et PME
E-invoice Dématérialisation fiscale PME

Sage eFacture, pour les utilisateurs déjà conquis par Sage

Qui utilise Sage eFacture ?

Le prérequis pour avoir recours à Sage eFacture : être un utilisateur d’une solution Sage. Les solutions Sage compatibles avec Sage eFacture sont en effet :

  • Sage 30 / 100 Génération i7 version 7.50 et suivantes,
  • Sage 1000 version 6.50 et suivantes.

Sage présente son offre en s’adressant aux deux publics concernés :

  • Côté fournisseurs, les capacités de dématérialisation et d’automatisation sont mises en avant. La réception et la saisie des commandes sont automatisées, incluant un rapprochement avec le devis.
  • Côté Clients, on relève la simplification des commandes d’achats et le rapprochement avec le bon de livraison.

Démonstration de Sage eFacture en vidéo

Les utilisateurs de Sage peuvent voir comment envoyer une facture en visualisant la démo de Sage eFacture dans la vidéo ci-dessous :

Les atouts du logiciel Sage eFacture à retenir

En connectant Sage eFacture à leur solution Sage initiale, les utilisateurs peuvent dématérialiser leurs factures en fichier PDF, et mettre à disposition un fichier de données structuré exploitable par son fournisseur ou son client.

Le format s’intègre facilement dans le logiciel de gestion concerné et permet un suivi de la facturation électronique en cours.

Le client peut par exemple inviter son fournisseur à se connecter à son système de facturation de manière sécurisée pour suivre les commandes et échanger des factures électroniques.

Sage eFacture : interface du logiciel de dématérialisation

Autres avantages du logiciel Sage eFacture :

  • archivage électronique intégré à valeur probatoire,
  • traçabilité des échanges en ligne,
  • simplification des processus,
  • automatisation des saisies et rapprochement,
  • association comptable des factures électroniques réceptionnées,
  • intégration des factures et commandes pour la gestion commerciale.

Quickbooks : facturation et comptabilité simple pour les TPE

Qui utilise QuickBooks ?

QuickBooks compte plus de 2,5 millions d’utilisateurs au niveau mondial !

Le consultant indépendant et les petites structures disposent d’une solution de gestion en ligne accessible : le logiciel QuickBooks séduit par son offre complète et son prix attractif (à partir de 9,80 euros par mois).

Parmi les utilisateurs de QuickBooks, on recense des TPE, des sociétés de services en grand nombre, et des dirigeants d’entreprises comme Orson.io, Lib-héros, Webnetiks, Agence Raoul, Webnetiks, pariszigzag.fr ou Cyclo Plombier par exemple.

Je gagne 8 heures par mois sur la gestion de mon entreprise, depuis que j'utilise QuickBooks.

Ludovic Girodon, Fondateur, pariszigzag.fr

Les capacités de QuickBooks en vidéo

Si QuickBooks permet une facturation électronique en mode zen, la solution offre plein d’autres avantages. Découvrez-les dans la vidéo ci-dessous :

Les points forts du logiciel QuickBooks à retenir

La plateforme centralise toute la gestion d’un entrepreneur pour la simplifier : gestion des devis, factures, trésorerie, gestion comptable et commerciale, etc.

QuickBooks est connectable à des nombreuses applications. Certaines vous permettent par exemple de prendre en photo vos factures d’achat avec votre téléphone, qui sont automatiquement retranscrites en écriture comptable grâce à la reconnaissance de caractères (technologie OCR).

Partenaire du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables, l’éditeur du logiciel apporte de ce fait la garantie de tenir une comptabilité conforme.

QuickBooks est par ailleurs un logiciel certifié antifraude à la TVA : les entrepreneurs doivent utiliser une solution certifiée depuis le 1er janvier 2018.

Facturation : certification d'un logiciel conforme à la loi anti fraude à la TVA

Autres avantages du logiciel pour la facturation électronique :

  • la TVA est gérée automatiquement,
  • vos documents sont stockés dans un espace disponible 24 h/24 et 7 j/7,
  • la synchronisation avec votre compte bancaire,
  • une sécurité absolue grâce au chiffrement des données,
  • de nombreuses automatisations possibles pour éviter de traiter des tâches répétitives,
  • des alertes par email pour relancer des factures impayées,
  • un tableau de bord actualisé en temps réel pour piloter votre activité.

Sellsy Facturation : la solution qui permet d’évoluer rapidement

Qui utilise Sellsy Facturation ?

De nombreux indépendants, TPE et PME jusqu’à 250 collaborateurs sont séduits par ce logiciel par sa facilité d’utilisation et le temps qu’il leur fait gagner du devis à l’encaissement, en passant par la facturation en ligne.

Parmi les utilisateurs de QuickBooks, on remarque par exemple Les Echos Solutions, edgar, VINCI, anticafé, Gaumont Pathé, Izberg, Weezevent, France Digitale.

La signature des devis en ligne et le règlement des factures est vraiment un gain de temps chaque jour.

Frédéric VANDERPLANCKE, Digigalt

La performance de Sellsy Facturation en vidéo

Sellsy Facturation simplifie la création d’une offre commerciale sous forme de devis personnalisé, vous permet de convertir les devis en facture et de mettre en place un paiement en ligne de vos factures. Découvrez le logiciel en vidéo :

Les points forts de Sellsy Facturation à retenir

Sellsy est une solution modulaire. L’entreprise peut ajouter de nouveaux modules au rythme de sa croissance et de ses besoins comme : le CRM, le support client, la gestion de projet, la caisse connectée (certifiée anti-fraude à la TVA), gestion des stocks, etc.

Sellsy Facturation présente de sérieux atouts en termes de facturation et de paiement en ligne grâce à la signature électronique : chaque signature est opérée et authentifiée par YouSign. YouSign est un tiers de confiance, une autorité de confirmation apte à fournir des certificats de signature électronique en France et dans toute l’Europe.

L’entreprise accélère ses processus de vente et optimise sa trésorerie :

  • la signature électronique authentifiée, ferme et légale est intégrée dès le devis,
  • le paiement de ses factures est effectué en ligne grâce aux applications connectées Atos, Stripe, Paypal et Gocardless,
  • un processus de validation par email ou SMS et de notification automatique sécurise les échanges,
  • le gestionnaire effectue un suivi en temps réel grâce à la traçabilité des e-mails (ouverts, non ouverts),
  • l’organisation sauvegarde automatiquement ses documents sur un stockage sécurisé pendant 10 ans (serveurs en France certifié ISO 27001).

Ci dessous, le dashboard de Sellsy Facturation en image :

E-facture : interface de la solution Sellsy Facturation

Côté comptabilité, vous disposez également de facilités :

  • vous avez le contrôle sur le plan comptable (intégré),
  • vous pouvez créer des exports,
  • vous pouvez donner un accès à votre expert-comptable.

E-invoice : logiciel de dématérialisation de factures pour les PME

Qui utilise E-invoice ?

Le logiciel de dématérialisation de factures en ligne E-invoice s’adresse aux PME de plus de 50 personnes qui ont besoin de traiter 1500 factures par an à minima.

C’est en effet le seuil optimal à franchir pour bénéficier pleinement des atouts de dématérialisation fiscale : l’editeur Generix Group cumule en effet de nombreuses certifications garantissant les performances attendues.

Parmi les utilisateurs de E-invoice, on remarque notamment les entreprises Atol, Brico Dépôt, Cecab Daucy, CNRS, Conforama, Delpeyrat, Eurotunnel, Europcar, Fromageries Bel, LDC, L’Oréal, PSA, Safran, Système U, Toupargel, Wranken.

La vision de l’éditeur Generix Group en vidéo

Le logiciel de dématérialisation de factures E-invoice est édité par la société Generix Group. Découvrez les convictions et la proposition de valeur de l’éditeur à travers la vidéo ci-dessous :

Les atouts du logiciel E-invoice à retenir

L’éditeur de logiciels Generix Group démontre son engagement à offrir les services les plus sérieux, et les plus sécurisés :

  • il a signé la charte d’interopérabilité des solutions de facturation électronique : l’éditeur est qualifié par GS1 pour la facturation électronique,
  • Generix Group est reconnu comme tiers de confiance par la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance du numérique),
  • l’éditeur a obtenu 10 certifications portant sur la conformité légale, la confidentialité et la sécurité, pour permettre aux utilisateurs du logiciel E-invoice un traitement accéléré et des processus performants.

La plateforme E-invoice permet une dématérialisation fiscale complète. Toutes les voies électroniques de facturation sont ainsi supportées comme l’EDI, les fichiers signés ou PDF (gestion des fichiers CSV, XML et TXT inclus).

Autres avantages du logiciel pour la facturation électronique :

  • un coffre-fort électronique intégré pour l’archivage,
  • une console pour piloter échanges et indicateurs métiers,
  • un contrat de niveau de service (SLA) avec un taux de disponibilité allant jusqu’à 99,99%,
  • des procédures de sauvegarde quotidienne,
  • une connexion sécurisé Secure Sockets Layer (SSL),
  • des services pour connecter vos partenaires à la solution.

Dernières données à connaître sur la facture électronique

Le terme e-facture ne doit pas être confondu avec le terme e-banking, parfois utilisé dans certains cas de figure différents : si vous souhaitez effectuer un rapprochement avec votre banque et faciliter vos opérations en ligne, étudiez les possibilités de chaque solution.

Certaines entreprises apprécient de pouvoir effectuer des virements automatiques de leur compte en banque professionnel pour assurer le paiement de leurs factures rapidement.

Le cadre légal en France pour les fournisseurs du secteur public : à terme, toutes les entreprises qui ont des clients dans le secteur public devront passer par le portail Chorus Pro pour dématérialiser leurs factures auprès des organisations publiques.

Ces renseignements pris, vous disposez désormais des éléments incontournables pour vous orienter vers le logiciel le plus adéquat !

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