Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
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Les ERP constituent une ressource précieuse pour les organisations. Capables de gérer tous leurs processus, ils centralisent et unifient l’ensemble des données dans un objectif de gain d’efficacité.
Un outil puissant donc… et qui requiert par conséquent une grande rigueur lors de son déploiement au sein de l’entreprise.
Pourtant, faute d’une préparation suffisante, la mise en place d’un ERP échoue souvent. En cause : des coûts trop élevés, la résistance des collaborateurs face au changement, une solution inadaptée à l’environnement de travail, etc.
Évitez ces écueils et faites de votre logiciel un vrai vecteur de valeur grâce à cet article qui présente un exemple de projet ERP en 10 étapes clés.
Pourquoi mettre en place un ERP dans une entreprise ?
À l’origine de chaque projet se trouvent un ou plusieurs besoins à combler. Pour réussir la mise en place de votre outil, il vous faut donc commencer par identifier ce qui ne fonctionne pas correctement dans votre environnement de travail actuel, ce qu’il convient d’optimiser.
Ces axes d’amélioration constituent autant d’objectifs auxquels devra répondre votre futur ERP.
👉 Par exemple :
☝️ Ces questionnements interviennent également dans le cadre d’un changement d’ERP, qui survient notamment lorsque votre éditeur actuel ne maintient plus le logiciel, ou si ce dernier n’arrive plus à supporter l’évolution de votre entreprise.
Cette étape est généralement menée de concert avec la précédente.
Plus concrètement, il s’agit de comprendre comment fonctionne l’entreprise et autour de quels processus et méthodes elle s’articule.
Ce diagnostic est aussi l’occasion d’appréhender vos flux d’information et de dresser la liste des outils en place. Faudra-t-il les conserver ou au contraire deviendront-ils inutiles ? Doivent-ils s’intégrer à votre futur ERP ?
Tout ce travail d’audit permet de définir le périmètre du projet, tant au niveau technique que fonctionnel.
💡 Notre conseil : commencez à impliquer les salariés à cette étape. Solliciter leur avis permet d’une part d’obtenir des informations pertinentes (ils restent les mieux placés pour comprendre l’opérationnel), d’autre part de mieux les préparer au changement à venir.
En parallèle, n’oubliez pas de collaborer avec la Direction. C’est elle qui détient la vision de l’entreprise sur le long terme. Et son soutien, entre autres en matière de ressources, demeure une condition sine qua non à la réussite du projet.
Qui met en place un ERP dans une entreprise ?
Comme pour tout projet, l’opération se structure autour d’une équipe aux compétences multiples, orchestrée par un·e chef·fe de projet.
Cette team s’occupe de piloter toute la mise en place du logiciel, de s’assurer qu’il répond parfaitement aux besoins des utilisateurs ainsi qu’aux exigences de l’entreprise.
Les membres qui composent l’équipe varient d’une organisation à l’autre. Mais, outre le·la chef·fe de projet, on retrouve généralement :
Un des premiers freins que rencontre toute mise en place d’une solution ERP, c’est bien la résistance au changement.
C’est pourquoi il vous faut miser énormément sur la communication, et ce dès le début du processus.
Commencez par expliquer, en toute transparence :
☝️ Pour gagner l’adhésion des collaborateurs, veillez à les impliquer dans le projet, à solliciter leur avis, à recueillir leurs besoins. On ne le rappellera jamais assez, mais ce sont eux qui se confrontent chaque jour à la réalité du quotidien. Par exemple, pourquoi ne pas faire circuler des questionnaires, ou encore demander à chaque manager d’organiser un brainstorming avec ses équipes ?
Cette phase dans l’implémentation d’un projet ERP est un prérequis indispensable.
En effet, le cahier des charges, qui formalise les observations précédentes, constitue un support précieux pour choisir le bon ERP et communiquer avec les fournisseurs et autres parties prenantes, etc.
Il doit donc être parfaitement exhaustif et structuré, et contenir a minima les éléments suivants :
Il est temps de faire le tour des sites web des fournisseurs d’ERP. L’objectif ? Dresser une liste de logiciels susceptibles de convenir à votre entreprise, tant au niveau fonctionnel que technique, en vous appuyant sur le cahier des charges.
👉 Allez aussi lorgner du côté des comparateurs de logiciels en ligne, tels que le comparateur d’ERP proposé par Appvizer.
Bien entendu, la qualité des services proposés par l’éditeur entre aussi dans l’équation. Par exemple, à outil égal, vous serez tenté de vous tourner davantage vers celui dont l’équipe commerciale s’est montrée plus réactive et à l’écoute. Ou encore de choisir un fournisseur qui sera aussi intégrateur, afin d’éviter de multiplier les prestataires.
💡 Notre conseil : ERP métier ou spécialisé ? Tout dépend de votre fonctionnement. Un ERP métier est conçu pour s’adresser à un secteur d’activité particulier. En revanche, un ERP spécialisé se révèle plus modulaire, et s’adapte donc à diverses industries. Le plus simple reste de comparer attentivement les fonctionnalités proposées par ces différents systèmes, à la lumière des contraintes propres à votre marché.
Hors de question de vous jeter dans les bras du premier ERP venu !
On vous conseille plutôt de solliciter des démos/tests produits auprès des différents éditeurs, qui peuvent être effectués soit en présentiel, soit en distanciel. C’est en mettant réellement « les mains dans le cambouis » que vous serez en mesure de valider ou invalider une solution.
☝️ Ces présentations sont aussi l’occasion d’évaluer l’intuitivité et la convivialité de l’ERP. N’oubliez pas que la complexité d’un logiciel démoralise souvent les collaborateurs et les pousse à le délaisser !
Ça y est, vous avez enfin identifié l’heureux gagnant. Il convient dès lors de mettre en production ce nouvel ERP dans votre environnement de travail.
Concrètement, cette phase comprend les étapes suivantes :
Ça y est, votre nouvel ERP est en place. Pour autant, l’aventure ne s’arrête pas là ! À vrai dire, elle ne fait que commencer.
Et pour cause, au regard de son impact sur la gestion des activités quotidiennes, mieux vaut faire en sorte que les équipes l’adoptent facilement et rapidement. Si vous négligez cette étape, les collaborateurs risquent de ne pas utiliser l’ERP de façon optimale (dommage au regard des objectifs de productivité promis !), voire de se désengager face à cet outil qu’on leur impose et qu’ils ne comprennent pas.
Prévoyez donc un programme de formation, adapté aux usages métiers des différents départements. L’enseignement peut être dispensé de manière collective, individuelle, en ligne ou en présentiel…
Et après ?
👉 Maintenez un support continu, par le biais d’un helpdesk ou de formateurs disponibles pour répondre aux questions des employés.
La mise en place de l’ERP est-elle réussie ?
Pour le savoir, il n’existe qu’un seul moyen : analyser les retombées de l’implémentation, positives ou négatives, au moyen de KPIs préalablement définis. Ces métriques portent sur différents aspects tels que les gains de temps et de productivité, la satisfaction client ou encore la baisse des coûts.
☝️ Mais mettre en place des indicateurs pour mettre en place des indicateurs ne sert à rien. Derrière, il faut impérativement actionner des leviers d’amélioration, opérer les ajustements nécessaires pour que votre logiciel devienne un vrai vecteur de valeur.
Bref, tout projet ERP s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue !
Dans un contexte de course effrénée à la performance, les logiciels ERP s’avèrent des ressources précieuses pour les entreprises. Mais pas question de foncer tête baissée dans le projet, puisque la mise en place d’un tel logiciel peut être délicate, tant sur le plan technique qu’humain.
On vous recommande plutôt de suivre une méthodologie précise, pour garantir la réussite de l’opération : définir les objectifs, réaliser un audit de l’existant, rédiger un cahier des charges, etc.
Bien entendu, ne négligez pas le facteur humain. Instaurez, en parallèle, un processus destiné à accompagner au mieux les équipes vers ce changement. Communication, implication, formation… seulement de cette manière vous assurerez le succès de votre projet ERP sur le long terme.
