Comment déployer mon ERP ? 4 stratégies à découvrir

Vous avez identifié des solutions qui répondent à vos besoins, vous avez peut-être même déjà eu des présentations et vous commencez à vous projeter avec l’un ou l’autre des logiciels… et voilà que se pose la question du déploiement : comment mettre en place un outil qui va impacter toute votre société ?

Vous faites bien de vous poser la question dès maintenant, car cela va être un nouvel élément qui pourra vous permettre de valider ou d’exclure certaines solutions.

En effet, en tant qu’éditeur et intégrateur, chez Akuiteo nous sommes passés experts en méthode de déploiement. 

On identifie quatre manières de mettre en place un ERP, quatre stratégies possibles qui vont dépendre de votre organisation, de vos objectifs, des moyens financiers et humains que vous allez allouer au projet.

C’est la stratégie qui est employée lorsque l’on souhaite remplacer purement et simplement le système d’information à une date donnée.

Cela peut relever de plusieurs contraintes :

• Les briques fonctionnelles sont toutes connectées entre-elles (par exemple, la facturation est liée à la saisie des temps) ;
• La solution à remplacer cesse de fonctionner à une date précise (fin de contrat ou de maintenance par son éditeur) ; etc.

Cette stratégie implique un gros travail en amont et une rigueur particulière sur la recette de la solution. Tous les modules sont déployés en même temps et les équipes doivent être formées rapidement sur tous les aspects fonctionnels.

La stratégie Big Bang s’applique aux entreprises qui ont déjà un système d’information connecté, comme un ERP, ou un ensemble de logiciels interfacés les uns avec les autres.

La méthode Big Bang est la plus risquée de toutes pour plusieurs raisons :

• L’équipe projet peut se démobiliser à cause d’un temps de déploiement allongé ;
• L’impact de données ou process erronés est d’autant plus fort ;
• Une mise en production précipitée (pour tenir les délais) vous empêcherait de tester correctement la solution.

Puisque tout le périmètre fonctionnel est déployé en même temps, vous pouvez facilement voir les impacts des différents éléments de votre système lors des tests.

La phase de recette est ainsi facilitée et vous bénéficiez d’un déploiement plus serein, si vous avez pu anticiper correctement la mise en production !

Cette méthode est possible pour les entreprises à multi-entités, multi-sociétés, multi-sites, etc.

On choisit de déployer une entité, qui servira de « pilote » pour éprouver et valider la mise en place de l’ERP. Une fois que tout est validé sur le pilote, on peut déployer une autre entité, voire toutes les autres en même temps.

Les entreprises qui sont justement organisées en entités distinctes, pour pouvoir répliquer le modèle appliqué sur le pilote.

Le principal risque est de se rendre compte trop tard des spécificités de certaines entités, ou bien qu’elles ne suivent pas les mêmes processus que les autres.

La stratégie du pilote vous permet de tester le choix de votre solution dans des conditions réelles, avec un impact mesuré.

Vous bénéficiez d’un retour d’expérience pour ajuster l’implémentation dans votre organisation.

C’est un peu la stratégie du pilote appliqué au périmètre fonctionnel.

L’idée est de lotir des thèmes fonctionnels et de les déployer les uns après les autres. On peut par exemple se concentrer sur les collaborateurs et déployer en premier lieu la saisie des temps passés et des notes de frais. On passe ensuite à un autre domaine fonctionnel.

Cette stratégie est applicable lorsque vous souhaitez prendre le temps et ménager vos collaborateurs.

Le principal risque est de ne pas avoir anticipé les interactions entre certains lots, vous forçant à revoir l’utilisation d’un lot déjà déployé.

Il faut aussi faire attention à ne pas perdre le rythme et décaler le moment où vous pourrez bénéficier de l’ensemble du périmètre fonctionnel.

C’est une méthode qui facilite la conduite du changement.

En étendant régulièrement le périmètre, vos collaborateurs s’approprient plus facilement l’outil. Vous pouvez communiquer sur chaque mise en production et les valoriser.

Évidemment, il est possible de combiner les trois stratégies vues précédemment pour croiser les bénéfices.

Vous pouvez par exemple opter pour une stratégie du pilote avec un déploiement en lotissement.

Comme vous pouvez moduler selon vos besoins, cette stratégie est applicable à presque toutes les entreprises.

Il n’y a que pour les sociétés souhaitant un déploiement rapide qu’elle sera à éviter.

En croisant les stratégies, vous pouvez cumuler ou amplifier les risques qu’elles impliquent.

Cette stratégie est la plus progressive de toutes. Vous ménagez vos collaborateurs et bénéficiez de retour régulier pour ajuster votre déploiement.

Maintenant que vous connaissez les différentes méthodes de déploiement possible pour votre ERP, vous vous demandez peut-être laquelle nous préconisons chez Akuiteo ?

Et bien, il n’y en a pas !

Car ce sont vos contraintes et priorités qui doivent guider votre projet !

Cela dit, on peut tout de même définir quelques tendances. La stratégie du lotissement est très répandue, mais laisse souvent place au pilote lorsqu’on a de nombreuses entités à déployer. Pour les PME entre 50 et 100 collaborateurs, la stratégie du Big Bang se fait encore beaucoup.