Les étapes pour anticiper, planifier et réussir votre changement d’ERP

Votre entreprise connaît une croissance prometteuse… mais votre outil de gestion, peu évolutif, ne parvient plus à suivre la cadence ? Peut-être est-il temps de passer à autre chose ?

Si le changement d’ERP constitue un bouleversement moindre que son déploiement initial, un tel processus se confronte toutefois à une certaine rigueur. En effet, il importe de suivre des étapes précises pour choisir le bon logiciel et le mettre en production. Sans oublier que la nouveauté va naturellement de pair avec une résistance au changement de la part d’une partie des collaborateurs.

Découvrez toutes les raisons pour lesquelles vous devez à un moment ou un autre envisager ce projet ERP, et quelle méthodologie appliquer pour conduire correctement les opérations.

On a tendance à lire sur internet que la durée de vie d’un ERP n’excède pas les 10 ans. Ce délai varie néanmoins d’une entreprise à l’autre, selon ses spécificités.

Alors concrètement, quand changer d’ERP ?

• Votre logiciel n’est plus supporté par le fabricant, et risque donc de poser des problèmes en matière de sécurité et de compatibilité avec votre environnement de travail.
  
  
• Votre activité a évolué depuis ses débuts et votre système actuel, qui manque d’agilité, entrave votre croissance ainsi que votre productivité.
  
  
• Vous souhaitez profiter des dernières avancées technologiques (analyse prédictive, intelligence artificielle, etc.), mais l’éditeur de votre ERP ne s’est pas mis à la page…
  
  
• Vous voulez passer d’une solution on-premise à une plateforme SaaS hébergée dans le cloud, pour gagner en flexibilité et réduire les coûts de maintenance.
  
  
• Votre ERP en place n’est pas assez ouvert et s’intègre difficilement à vos applications tierces.
  
  
• Le système existant ne génère pas de ROI satisfaisant ; votre ERP doit passer de « centre de coûts » à « centre de profit ».
  
  
• Votre outil actuel est trop complexe et vous n’êtes jamais parvenu à le faire adopter pleinement par les équipes.
  
  
• De nouvelles réglementations exigent des fonctionnalités ou des capacités qui ne sont pas encore disponibles dans votre logiciel.

Si de nombreuses raisons expliquent le passage à ce nouvel ERP, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un projet coûteux et complexe. Il nécessite un engagement significatif de la part de votre entreprise.

Il est donc crucial de planifier parfaitement ce changement, en suivant les étapes suivantes 👉.

OK, il ne s’agit pas d’une étape à proprement parler, mais plutôt d’un conseil à garder en mémoire : il est primordial d’anticiper au maximum votre changement d’ERP pour ne pas agir dans l’urgence.

Qu’importe la raison, la nécessité d’évoluer vers un autre logiciel survient rarement du jour au lendemain. Autrement dit, n’attendez pas d’aller au bout de l’utilisation de l’ERP en place, au risque de perdre en efficacité opérationnelle et de vous retrouver avec un projet de migration beaucoup plus coûteux qu’il n’aurait dû être.

Dès la décision de remplacer votre ERP prononcée, il faut initier ce changement en douceur, afin que tous les collaborateurs adhèrent parfaitement au projet.

En effet, certains ne comprendront pas pourquoi passer sur un autre outil, alors que l’actuel semble fonctionner correctement. D’autres, experts sur le logiciel actuel, craindront de perdre en influence.

Face à ce constat, votre objectif est le suivant : vaincre efficacement la résistance au changement.

Pour ce faire, mettez en place une communication constante sur :

• le « pourquoi » du projet ;
• son avancée ;
• les bénéfices concrets à retirer.

À vous de choisir les canaux et formats les plus adaptés : réunions, newsletters d’entreprise, mails, etc.

💡 Prévoyez également des plans de formation pour permettre aux équipes de mieux comprendre l’outil et exploiter pleinement son potentiel.

Comme pour tout projet, il est nécessaire de pouvoir compter sur une équipe de choc 🦸. Judicieusement constituée, elle doit être dotée de toutes les compétences attendues pour le traitement de l’ensemble des aspects du projet.

On retrouve entre autres :

• le·la chef·fe de projet, responsable de la coordination des actions et de la communication avec les différentes parties prenantes ;
• les représentants des utilisateurs clés de l’ERP. Ils exprimeront les intérêts de leurs départements respectifs ;
• les experts techniques (architectes de systèmes, développeurs, etc.) qui gèreront l’implémentation de l’ERP ;
• les sponsors, autrement dit les cadres supérieurs ou membres de la direction au service du projet, chargés notamment de fournir les ressources.

💡 Il est possible de monter une dream team constituée uniquement de collaborateurs internes. Certaines organisations décident cependant de se faire accompagner par un prestataire externe spécialisé en ERP. Ce dernier devra avancer main dans la main avec le·la chef·fe de projet interne.

Quelle direction prendra votre futur outil ?

Vu qu’il existe diverses raisons à l’origine d’un changement d’ERP, soyez parfaitement au clair là-dessus.

Commencez par distinguer les points positifs et négatifs de l’outil en place. Vous identifiez ainsi ce que vous voulez, et ce que vous ne voulez plus, tant au niveau de la technologie en elle-même que de l’éditeur.

Cette étape constitue également l’occasion de formaliser clairement vos processus, là aussi dans un objectif d’alignement avec le nouvel ERP.

💡 On vous recommande à ce stade d’impliquer vos collaborateurs. Confrontés quotidiennement au logiciel, ils se révèlent une source d’information précieuse quant aux difficultés à pallier.

Une fois que vous avez diagnostiqué l’existant, vous connaissez vos besoins et ambitions exacts.

Il est temps de formaliser tout ça dans un cahier des charges.

Ce dernier se compose :

• du contexte du projet : informations générales sur l’entreprise, raisons du changement, etc. ;
• de ses objectifs, qu’ils soient qualitatifs ou quantitatifs (réduction des coûts, augmentation de l’efficacité opérationnelle, etc.). Précisez ici les indicateurs destinés à mesurer le succès de l’opération ;
• du périmètre du projet : modules implémentés, processus d’affaires couverts, utilisateurs ou départements affectés, etc. ;
• des contraintes potentielles, qu’elles soient financières, techniques, temporelles ou humaines ;
• de la description détaillée des spécifications techniques et fonctionnelles, dont vos exigences en matière de sécurité des données ;
• du calendrier du projet, avec ses différentes phases, échéances et jalons ;
• du budget prévu, en prenant en compte les coûts d’acquisition de l’ERP, de mise en œuvre, de formation et de maintenance ;
• des autres critères utiles à la sélection du bon fournisseur. Ex. : la qualité du support et de l’accompagnement proposés.

☝️ Bonne nouvelle, grâce à l’expérience de votre premier projet ERP, vous serez plus exigeants, efficaces, et ne reproduirez pas les mêmes erreurs.

Il est temps de passer au cœur du sujet : opter pour le bon logiciel !

Pour ce faire, appuyez-vous sur votre cahier des charges afin de réaliser une sélection de toutes les solutions susceptibles de convenir à vos exigences. Parfois, un arbitrage au sein de l’équipe projet sera nécessaire. Sur quels critères transiger ? Lesquels, a contrario, n’autorisent aucune concession ?

Une fois cette short-list établie, profitez des essais gratuits ou/et des démos produit pour arrêter votre choix.

Ça y est, vous avez déniché l’ERP parfait. Place à son déploiement !

Commencez par préparer le terrain. Par exemple, si vous optez pour une plateforme on-premise, il faut organiser correctement l’infrastructure informatique (achat de nouveaux serveurs par exemple).

Surviennent ensuite :

• La configuration du système en fonction de vos besoins opérationnels spécifiques. Cette opération comprend l’installation des modules et la définition des flux de travail.
  ☝️ Vous pouvez aller plus loin dans la personnalisation, en demandant par exemple le développement de fonctionnalités spécifiques ou encore des intégrations non natives.
  
  
• La migration des données, avec ce qu’elle implique comme travail de nettoyage et d’harmonisation de la data.
  
  
• Le test de l’ERP, pour s’assurer de sa performance et du respect du cahier des charges.
  
  
• La mise en production du système, selon la méthode de votre choix : Big Bang, stratégie du pilote, stratégie du lotissement ou stratégie combinée.
  👉 Lisez notre article dédié pour en savoir davantage sur les différentes stratégies de déploiement d’ERP.

💡 Tout au long de cette phase, et même avant la mise en ligne, commencez à former les utilisateurs sur l’ERP. De cette manière, vous anticiperez de nombreux points bloquants.

Le travail autour du changement d’ERP ne s’arrête pas une fois la solution opérationnelle.

L’implémentation d’un nouveau logiciel n’est pas un projet ponctuel, mais un processus constant. D’où l’intérêt de recueillir les commentaires des utilisateurs pour faire évoluer l’outil le cas échéant.

En parallèle, analysez les performances du système au moyen des KPIs préalablement définis dans le cahier des charges.

💡 Dans cette logique d’amélioration continue, continuez à accompagner les collaborateurs. Ainsi, vous garantissez une exploitation optimale de l’ERP sur le long terme, au fil de ses évolutions.

Même si votre ERP actuel semble parfaitement convenir, vous serez à un moment ou à un autre confronté à l’obligation d’en changer.

Les motifs de cette transition varient, allant de l’obsolescence du logiciel à l’évolution de votre activité, en passant par une nécessaire optimisation des coûts.

Pour mener à bien les opérations, prenez le temps de respecter toutes les étapes décrites ci-dessus… d’où l’intérêt d’anticiper !

En parallèle, il convient d’initier le changement en douceur et de maintenir une communication optimale au sein de l’organisation. Seulement de cette manière, le projet ERP rencontrera une adhésion collective, condition sine qua non à son impact positif sur les activités de l’entreprise.

Enfin, une fois votre nouvel ERP en place, ne vous contentez pas de profiter tranquillement de ses bénéfices : restez en veille pour anticiper le prochain changement 😉.