3 clés pour déployer votre ERP avec succès

Par Colin Lalouette
Mis à jour le 14 octobre 2020, publié initialement en avril 2016
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L’ERP (Enterprise Resource Planning) est au cœur de votre entreprise. Transversal, il réunit toutes les informations utiles à votre activité. Vos différents services le partagent comme outil de travail. Bien implanté, il peut vous faire gagner du temps et beaucoup d’énergie. Mais vous avez peur de déclencher une usine à gaz. Comment procéder ? Découvrez tous nos conseils, astuces et bonnes pratiques sur l'ERP.

1ère clé : les étapes à respecter

Désigner les référents

​Vous avez, dans le cadre d’un projet de déploiement ERP, un interlocuteur dédié chez l’éditeur de la solution. Son profil est celui d’intégrateur. Son rôle est de mener à bien l’implantation du nouvel outil dans votre structure. Le déploiement d’une solution ERP concerne toute l’entreprise. Pour répondre aux besoins et aux attentes de chaque service, le chef de projet, entouré de son équipe, doit adopter une vision transversale. L’idéal est de nommer un référent métier par service. Chacun formule ses attentes, ses besoins. Et sur la base de ces retours, l‘ERP se co-construit.

Bien définir le projet

​La préparation en début de projet est essentielle. Elle conditionne la qualité de la solution in fine. Il s’agit de mener un diagnostic rigoureux et exhaustif des différentes fonctionnalités que devra permettre l’ERP. L’équipe en charge du projet se mobilise pour recueillir et rapprocher les informations des différents services. Un regard critique est à cette étape précieux, car ce rapprochement peut mettre en relief certains doublons ou certains fonctionnements inefficients. Celui qui sait les identifier et les remettre en question apporte une vraie valeur ajoutée au projet.

Opter pour la bonne solution technique, sécurisée, simple et rapide

​SaaS ou on premise ? Le SaaS (Software As A Service) est une solution Cloud. Tandis que le on premise revient à installer le logiciel localement sur les serveurs de l’entreprise. On s’est longtemps défié du Cloud par rapport à la sécurité et à la confidentialité des données. C’est aujourd’hui obsolète. Les logiciels 100 % web n’ont rien à envier aux versions locales. Leur dispositif de contrôle d’accès et de certificats présentent toutes les garanties. Surtout, en version SaaS l’installation est grandement simplifiée. Plus rapide, elle est bien moins laborieuse à déployer qu’une version on premise.

Paramétrage et test final de la solution

Avant de déployer l’ERP sur l’ensemble de l’entreprise, il convient d’en tester tous les dispositifs. Ces tests sont autant de temps gagné sur la suite. Vous désamorcez à cette occasion les dysfonctionnements éventuels, et balayez de manière globale l’ensemble de l’activité via l’outil. C’est le rôle de l’intégrateur de vérifier pour vous tous les points d’achoppement, pour vous délivrer une solution clé en main fonctionnelle tout de suite.

2ème clé : intégrer le facteur humain

La résistance au changement : une variable à prendre en compte

​Maintenant que vous avez procédé aux différentes étapes dans le bon ordre, votre ERP est abouti et opérationnel. Vos services n’ont plus qu’à l’adopter. Plus qu’à… Sauf qu’il s’agit de modifier entièrement leur manière de travailler. Puisque vous remplacer leur outil du quotidien par un autre. On touche ici à un sujet sensible : l’acceptation du changement. Vous avez beau avoir déployé la plus grande intelligence technique en terme de Système d’Information (SI) pour construire votre ERP, si le facteur humain bloque, ce sera un échec.

Impliquer en amont pour favoriser l’adoption collective

Conscients de cet aspect décisif, certains éditeurs intègrent en amont la variable humaine dans le projet. C’est le cas de la solution logicielle IOvision, qui crée de l’adhésion autour de l’ERP dès le départ. Le pool de personnes qui va utiliser le logiciel en constitue d’emblée les parties prenantes. L’éditeur accompagne également l’entreprise pour communiquer en interne autour du projet. Puis ce sont les formations qui, bien menées, achèvent de faire adopter l’outil par toutes les équipes.

3ème clé : l’adaptabilité de l’outil

Le SaaS : un atout pour avoir un ERP actualisé et évolutif

​Votre ERP, une fois installé, devient votre meilleur allié. Au cœur de toutes vos actions, il évolue avec vous… ou pas. S’il est figé, et doit à la moindre occasion faire l’objet de mises à jour laborieuses ou d’interventions spécifiques, il freine votre développement. Dirigez-vous vers une solution qui aura cette adaptabilité fluide. Les solutions SaaS ont à ce niveau là un énorme avantage. L’outil étant gérable à distance, le prestataire est en mesure de vous le mettre à jour sans se déplacer. L’éditeur IOcéan de la solution IOvision propose ce suivi gracieusement. Vous êtes ainsi sûr d’avoir un outil actualisé, avec le support associé en cas de besoin.

Les acteurs SSII : une expertise complémentaire à votre service

Au moment d’opter pour un éditeur plutôt qu’un autre, il est intéressant de vous pencher sur leur expertise respective. Les éditeurs ERP fournissent tous un ERP. Mais tous ne sont pas aussi pertinents d’un point de vue analyse. Or, l’aptitude analytique de l’intégrateur en charge de votre projet aura un rôle important à jouer au moment de la phase amont. En choisissant un éditeur SSII, vous êtes sûr de bénéficier de son expérience en construction de système d’information. C’est le cas de l’éditeur d’IOvision dont la touche personnelle est reconnaissable sur chacune des implantations ERP.
 
 
Déployer un ERP n’est finalement pas sorcier. Le tout est de :

  • faire les choses dans le bon ordre,
  • se souvenir que les futurs utilisateurs de l’outil sont les premiers concernés,
  • opter pour les solutions évolutives proposées par des éditeurs compétents.

Alors, rassuré ?!
 
 

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