Logiciel ERP : choisir le bon outil pour une gestion d'entreprise au top

La transformation numérique a transformé la manière dont les entreprises gèrent leurs opérations. Un acteur clé de cette transformation est le logiciel ERP (Enterprise Resource Planning), ou PGI en français (Progiciel de Gestion Intégré).

Que vous soyez chef d'entreprise, professionnel de l'informatique ou manager, ce guide est pour vous !

Nous plongerons dans le monde fascinant des ERP et, point culminant, nous vous présenterons un comparatif des meilleurs logiciels ERP du marché pour vous aider à faire le choix le plus éclairé possible.

Soyez prêt à embarquer dans cette aventure numérique !

Un logiciel ERP, ou un Progiciel de Gestion Intégré (PGI), est une solution logicielle conçue pour optimiser l'efficacité organisationnelle en automatisant et en centralisant les fonctions essentielles de l'entreprise.

Le système ERP agit comme un référentiel unifié de données, facilitant le flux d'informations entre les différents départements tels que :

• la finance,
• la chaîne d'approvisionnement,
• les opérations,
• les ventes,
• les rapports,
• la fabrication,
• les ressources humaines.

En regroupant ces diverses activités sur une plateforme unique, l’ERP simplifie et harmonise les opérations à l'échelle de l'entreprise.

Un ERP est composé de différents modules, chacun destiné à une fonction spécifique. Ces modules fonctionnent de manière intégrée pour créer une source d'information unique et cohérente au sein de l'organisation.

Quels sont les modules d’un ERP ? Voici quelques exemples 👉

• devis et facturation,
• comptabilité,
• CRM,
• gestion documentaire,
• gestion de stock
• production,
• gestion des achats,
• RH,
• PPM/gestion de projet,
• marketing,
• service client.

💡 Pour en apprendre davantage, découvrez cet article dédié aux modules du PGI.

Le logiciel ERP aide les différentes parties d'une entreprise à mieux travailler ensemble.

👉 Par exemple, lorsqu'une facture est payée par un client, le système ERP met automatiquement à jour les comptes clients, les revenus, et ajuste l'inventaire si la facture concerne des marchandises vendues, garantissant ainsi une comptabilité à jour en temps réel.

Les informations importantes peuvent être consultées au moment où vous en avez besoin. Cela vous aide à prendre des décisions rapides et intelligentes.

👉 Par exemple, si un produit en promotion connaît une forte demande, l'accès en temps réel aux ventes permet d'ajuster rapidement les stocks et les commandes pour éviter une rupture.

Grâce aux logiciels ERP, vous respectez plus facilement les lois et les réglementations, étant donné qu'un grand nombre de ces règles sont intégrées au système.

Le système comprend également des fonctions telles que le cryptage et les mots de passe, qui garantissent la sécurité de vos données.

La mise en place d'un logiciel ERP peut être coûteuse, mais elle permet d'économiser de l'argent à long terme.

Votre entreprise fonctionne plus efficacement, ce qui vous évite de dépenser pour des heures de travail supplémentaires ou pour corriger des erreurs.

Avec un logiciel ERP, toutes vos données essentielles sont centralisées en un seul endroit, ce qui facilite la collaboration entre les différents départements.

Cela permet à vos équipes de travailler en synergie, avec une vision unifiée des informations, ce qui accélère la prise de décisions et réduit les doublons ou les tâches contradictoires.

👉 Par exemple, le service des ventes et le service des achats peuvent consulter simultanément les mêmes données concernant un client ou un fournisseur, évitant ainsi les malentendus ou les actions redondantes, et garantissant une expérience client plus fluide

SAP est l'un des systèmes ERP les plus reconnus sur le marché, offrant des capacités robustes et une adaptabilité à tous les besoins des entreprises.

Caractéristiques

• Robuste : haute capacité de traitement de données et de transactions volumineuses.
• Évolutif : évolution facile de l’ERP avec votre entreprise.
• Personnalisable : peut être adapté aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Avantages et inconvénients

• Avantages : très fiable et doté de nombreuses fonctionnalités.
• Inconvénients : le coût de l'installation initiale et de la maintenance ne convient pas forcément à une très petite entreprise.

Pour qui ? Convient mieux aux grandes entreprises qui ont besoin de fonctionnalités avancées et d'évolutivité.

Prix :

9 900 € par licence (version d’essai gratuite).

Sage X3 est un logiciel ERP connu pour son interface conviviale et son ensemble complet de fonctionnalités intégrées.

Caractéristiques

• Intuitif : interface conviviale.
• Riche en fonctionnalités : offre une large gamme de solutions d'affaires intégrées permettant aux entreprises d'unifier leurs opérations, d'éliminer les doublons, et d'améliorer la prise de décision grâce à une vue intégrée de l'ensemble de leurs activités.

Avantages et inconvénients

• Avantages : une vision des données en temps réel, afin d'aider les entreprises à prendre rapidement des décisions éclairées.
• Inconvénients : des modules supplémentaires sont parfois nécessaires pour des utilisations spécialisées.

Pour qui ? Convient aussi bien aux petites et moyennes entreprises (PME) qu'aux grandes entreprises.

Prix

À partir de 8 000 €/utilisateur/an

Archipelia est un logiciel ERP basé sur le cloud, reconnu pour sa simplicité d'utilisation et son interface intuitive.

Caractéristiques

• Logiciel cloud : fonctionne entièrement dans le nuage, offrant flexibilité et facilité d'accès.
• Facile à utiliser : interface conviviale.

Avantages et inconvénients

• Avantages : abordable et rapide à mettre en place.
• Inconvénients : moins personnalisable que d'autres options.

Pour qui ? S'adresse aux petites et moyennes entreprises.

Prix

• Abonnement mensuel : 49,99 € HT/mois
• Abonnement annuel (- 20%) : 39,99 € HT/mois
• Abonnement 2 ans (- 30%) : 34,99 € HT/mois

Paiement en 1 fois

Odoo est un logiciel ERP open source, connu pour sa modularité et sa grande capacité de personnalisation.

Caractéristiques

• Open source : le code est public et peut être modifié pour avoir un outil 100% personnalisé et adapté à vos besoins spécifiques.
• Très personnalisable : la structure modulaire permet une grande flexibilité.

Avantages et inconvénients

• Avantages : Odoo s'intègre facilement avec d'autres systèmes et applications grâce à ses API ouvertes.
• Inconvénients : nécessite des compétences techniques pour l'installation et la personnalisation.

Pour qui ? Convient aux entreprises de toutes tailles, grâce à sa nature modulaire.

Prix

Variable selon les modules choisis, le nombre d'utilisateurs et l'option d'hébergement.

(Essai et version gratuits disponibles)

Divalto est un logiciel ERP complet grâce à une variété de modules qui peuvent être adaptés en fonction des besoins de chaque entreprise.

Caractéristiques

• Logiciel complet : couvre un large éventail de processus d'entreprise grâce à ses modules.
• Intégration : les solutions Divalto s'intègrent facilement avec d'autres systèmes et applications, garantissant une continuité des opérations.

Avantages et inconvénients

• Avantages : très polyvalent et personnalisable.
• Inconvénients : Peut être complexe et nécessiter une formation spécialisée.

Pour qui ? Convient aussi bien aux PME qu'aux grandes entreprises.

Prix sur demande

• Définition des objectifs : avant de choisir ou d'implémenter un système ERP, il est fondamental de déterminer ce que l'organisation espère réaliser.
• Budget et calendrier : établissez un coût prévisionnel pour l'ensemble du projet et créez un calendrier détaillé pour assurer une mise en œuvre structurée et en temps voulu.
• Leadership : il est essentiel de disposer d'une solide direction de projet pour que la mise en œuvre soit couronnée de succès.
• Gestion du changement : anticipez les résistances et préparez-vous à mettre en place des stratégies pour gérer efficacement les changements organisationnels.

• Recherche et évaluation : effectuez vos recherches pour identifier les logiciels ERP potentiels. Évaluez leur adéquation avec les exigences de votre entreprise en fonction des fonctionnalités, de l'évolutivité, et du prix. N'hésitez pas à tester !
• Communication : maintenez une communication ouverte et transparente avec toutes les parties concernées pendant cette phase.  L’adoption du logiciel n’en sera que plus simple si les utilisateurs finaux et gestionnaires (informatique, financier, opérationnel) ont connaissance des changements à venir et des avantages qu’ils pourront en tirer !
• Soutien des fournisseurs : assurez-vous de comprendre le niveau de soutien que le fournisseur apportera pendant et après la mise en œuvre.

• Constitution de l'équipe : constituez votre équipe dédiée à la mise en œuvre composée des principales parties prenantes et d'experts techniques.
• Personnalisation et tests : commencez le processus de personnalisation de l’ERP, de migration des données et de tests initiaux.
• Évolutivité : veillez à ce que le système choisi puisse évoluer avec votre entreprise pour maximiser la valeur de votre investissement.

• Développement des compétences : fournissez à l'équipe les ressources et les formations appropriées pour leur permettre de développer les compétences nécessaires, afin d'utiliser efficacement le nouveau système ERP.

• Mise en place : l'intégration de l'ERP dans votre système d'information peut se faire soit par phases, soit en tant qu'implémentation complète, en surveillant les problèmes qui pourraient survenir.

• Suivi et maintenance : le suivi, la maintenance et la formation continue du personnel sont essentiels pour garantir que le système continue d'atteindre ses objectifs.
• Analyse du retour sur investissement : évaluez régulièrement les performances du système par rapport aux objectifs fixés, pour vous assurer qu'il apporte une valeur ajoutée.

En somme, l'adoption d'un logiciel ERP peut transformer de manière significative la manière dont votre entreprise fonctionne, et ce, indépendamment de sa taille.

C'est un investissement qui peut non seulement augmenter votre efficacité opérationnelle, mais aussi offrir une vue d'ensemble plus claire de votre activité.

Toutefois, comme tout investissement stratégique, le choix du bon système ERP requiert une évaluation minutieuse de vos besoins spécifiques ainsi qu'une compréhension approfondie des solutions disponibles sur le marché.

Il s'agit d'une décision qui ne doit pas être prise à la légère, car l'impact ou les conséquences du choix d'un système ERP seront ressentis par l'entreprise pendant longtemps.

En effet, une fois qu'un système ERP est mis en œuvre, il est profondément intégré dans les opérations de l'entreprise. Investir du temps et des ressources dans cette démarche peut donc vous épargner bien des tracas et optimiser le retour sur investissement.