Gérez votre entreprise efficacement grâce à un logiciel ERP

Gérez votre entreprise efficacement grâce à un logiciel ERP

Le logiciel PGI, ou progiciel de gestion intégrée, également appelé ERP, accompagne les entreprises dans la gestion complète de leurs activités. Comptabilité, ressources humaines, gestion commerciale ou encore gestion documentaire… tout est pris en compte d’un un seul outil. Vous automatisez vos activités opérationnelles tout en simplifiant les processus de votre entreprise.

appvizer vous éclaire sur l’utilisation d’un logiciel ERP.

Cet article a été mis à jour en septembre 2018.

SOMMAIRE

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Logiciel PGI ou ERP : définition

L’ERP, nommé aussi PGI ou Progiciel de Gestion Intégrée est un logiciel de gestion de toute l’activité d’une organisation. Ce mot dérive de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ». L’ERP se définit comme un logiciel de gestion de tous les processus métiers qui soutiennent le fonctionnement d’une entreprise. Toutes les fonctions concernant la gestion y sont regroupées :

  • la gestion des ressources humaines,
  • la gestion des stocks,
  • la relation client,
  • la gestion comptable et financière,
  • le commerce électronique,
  • les approvisionnements et la distribution, etc.

En général, un progiciel ERP est une réponse unifiée à un nombre important de problématiques de l’entreprise. Sous forme de modules indépendants, la base d’un ERP permet de consolider les diverses applications informatiques.

Une base de données unique est partagée par l’ensemble des modules applicatifs, ce qui permet aux données standardisées de circuler facilement et de ne jamais être dupliquées ou re-saisies. Avec le système d’information de type ERP, les saisies redondantes sont ainsi évitées. L’ambiguïté des relations entre les données multiples de nature similaire sera évitée. Cela signifie, en d’autres termes, que l’information est cohérente.

Quelles sont les fonctionnalités d’un ERP ?

Comme dit précédemment, un logiciel de gestion intégré est composé d’un ensemble de modules personnalisables selon les besoins de l’entreprise. Chaque module correspond à un métier, et englobe un lot de fonctionnalités associées.

Module devis et facturation

Il s’agit des fonctions permettant la saisie des factures d’achat selon la nature de la dépense. Côté vente, le logiciel ERP assiste l’étude des devis et la facturation des clients : factures personnalisées, rappels des retards de paiement, simulation de l’impact de remises ou adaptation des prix, etc.

Module de gestion de la relation client (CRM)

Le CRM permet à toutes les sociétés d’être plus efficaces dans tous les domaines. Il offre un meilleur suivi des clients tout en garantissant la rentabilité des actions commerciales. Vous pouvez orienter votre prospection vers les prospects les plus chauds, scorer vos leads et ainsi vendre plus et mieux.

Module de gestion documentaire

Un outil ERP assure la centralisation des informations et des documents administratifs de la société.

Module comptabilité

Concernant la comptabilité, les écritures comptables seront automatisées avec une gestion multidevise. Elle est appelée aussi comptabilité multinationale. Les tâches comptables rébarbatives sont automatisées : vous gagnez du temps, commettez moins d’erreurs et vous concentrez sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Module de gestion des stocks

Pour pouvoir gérer les stocks, l’utilisation des documents fournisseurs est indispensable. De ce fait, la réalisation de la saisie des stocks sera remplacée par une gestion automatique ou bien la saisie sera faite d’une manière simplifiée et guidée. Le système ERP consiste à suivre avec facilité les mouvements des stocks et de l’entreposage. Avec le système d’information ERP, on peut vérifier l’état des stocks en temps réel sans aucune difficulté.

Module production

La gestion de la production garantit la régularisation des stocks. Ce module ERP assure la gestion des besoins de la clientèle en fonction des commandes jusqu’à des plannings de production.

Module approvisionnement

Il permet à la société de gérer les approvisionnements des bons de commande à la production.

Module RH

Les fonctionnalités relatives aux ressources humaines consistent à gérer les plannings, le suivi des heures de présence du personnel. La gestion du personnel regroupe aussi le temps de travail et la productivité.

Module PPM ou gestion de projet

Du module de gestion de projets à l’outil PPM (Project Portfolio Management) permettant de gérer de manière plus stratégique un portefeuille de projets, ce module est l’un des outils informatiques indispensables au travail en équipe. La gestion des plannings conduit à la planification et à la gestion des tâches ainsi qu’au suivi des projets en temps réel. Amateur de GANTT et de rentabilité, c’est pour vous !

Module achat

Il est utile de choisir un logiciel de gestion d’entreprise qui offre ce module. Il permet d’importer un catalogue de produits ou de prestations de fournisseurs et de gérer électroniquement les demandes, commandes, factures et bons de livraison.

Module gestion des contacts

Un ERP pour une PME PMI doit être équipé de ce genre de module, car il favorise le travail collaboratif en produisant des gains de productivité. Les agendas peuvent être personnels ou partagés avec les autres membres de l’équipe, la messagerie et les contacts de l’entreprise sont synchronisés automatiquement, et les collaborateurs peuvent y gérer leurs tâches en utilisant leurs suites bureautiques préférées comme Google Suite ou Microsoft Office.

Module marketing

Les grandes entreprises apprécient particulièrement cet outil paramétrable, car il se rend indispensable pour mettre en oeuvre des campagnes marketing efficace avec un ciblage et une segmentation des clients précis, des emails personnalisés, un tracking des performances, des landings pages avec formulaires, gérer les leads entrants, tout ceci aux manettes d’un tableau de bord pour monitorer l’ensemble.

Module service client

Les petites et moyennes entreprises comme les grands groupes sont très attachés à la relation client : il est primordial de veiller à la satisfaction des clients ainsi qu’à son image de marque et la réputation de l’entreprise. Ce module offre la possibilité de ne rien oublier : il permet de superviser les réclamations, d’effectuer un suivi des tickets, de gérer les contrats et les incidents dans les temps, de régler les litiges et même de mettre en place un portail client !

Les avantages de l’utilisation d’un ERP

Malgré leur complexité apparente, les progiciels de gestion présentent de nombreux avantages, parmi lesquels :

Un gain de productivité

Vous gagnez du temps en automatisant des tâches chronophages, vous évitez les erreurs comptables, vous avez accès à des données pertinentes et mises à jour en temps réel pour vous concentrer sur l’essentiel et travailler mieux.

Un environnement de travail unique

Vous n’utilisez plus qu’un seul logiciel pour gérer tous les aspects de votre entreprise. L’interface unifiée et la prise en main unique vous facilitent la vie.

Des processus facilités

Un ERP permet de structurer et fluidifier vos processus. Toute l’entreprise bénéficie d’une gestion optimale des activités avec à la clé plus de temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques et plus d’efficacité.

Une diminution des coûts d’exploitation

Un seul logiciel remplace vos outils existants, ce qui implique également un coût de formation moindre pour la prise en main du logiciel. A terme, cela se traduit par une maîtrise des coûts.

Une réponse à vos besoins

L’aspect modulaire d’un ERP vous donne la possibilité de construire le logiciel qui correspond à votre activité et répond à vos problématiques en particulier.

La sécurisation de vos données

Vos données sont sauvegardées dans le cloud — vous ne risquez pas de les perdre — et bénéficient des standards de sécurité élevés.

Un outil d’aide à la décision

Un progiciel de gestion intégré est un outil décisionnel incomparable : unicité de l’information, ordonnancement, optimisation de la gestion des flux, tableau de bord avec indicateurs précis.

Un retour sur investissement

Grâce à l’utilisation de plusieurs modules fonctionnant ensemble, le retour sur investissement de votre projet ERP / PGI peut se traduire sur le long terme par des économies d’échelle, un gain de temps, de productivité et de réactivité comparé à l’utilisation d’outils inadaptés et freinant la collaboration entre vos services.

Quel logiciel PGI pour votre entreprise ?

Examinons maintenant plusieurs solutions logicielles en mode SaaS réunissant l’ensemble des fonctionnalités énoncées, et pourquoi vous devez envisager l’implémentation de l’un de ces outils.

TRADE.EASY : solution web pour les activités de négoce et trading international

Avec TRADE.EASY, les sociétés de négoce international disposent d’une visibilité transversale de leur activité. Les TPE et PME qui utilisent cette solution de gestion intégrée pilotent en temps réel le travail et les opérations de chaque métier en s’appuyant sur des indicateurs de suivi personnalisés.

Les activités de trading et négoce peuvent contrôler en permanence leur situation économique, sécuriser et simplifier le suivi de leurs commandes et l’édition de tous leurs documents.

Comme dans toute solution leader sur son créneau, TRADE.EASY centralise non seulement toute l’information — ce qui permet aux utilisateurs de disposer des mêmes données, et de les retrouver (archivage structuré) — mais facilite également l'exécution des tâches sur bien des aspects :

  • Commercial : la création des commandes, le suivi des marges et l’élaboration des proformas et contrats sont simplifiés ;
  • Logistique : la commande passée par le commercial déclenche automatiquement les actions et formalités à exécuter par le service logistique, le suivi client est automatisé et les documents réglementaires sont générés par le logiciel ;
  • Trésorerie : vous anticipez toute baisse de trésorerie car vous disposez en temps réel d’un prévisionnel de trésorerie en important les relevés bancaires et en rapprochant les lignes du relevé (opérations et frais généraux) ;
  • Comptabilité : TRADE.EASY génère pour vous l’export comptable, fini la double saisie et les erreurs, vous transmettez à votre comptable des données fiables et cohérentes.

Ces gains de temps et de productivité considérables engendrent mathématiquement une hausse de votre marge brute.

Découvrez le logiciel TRADE.EASY en vidéo :

TRADE.EASY est un outil flexible qui permet de sécuriser notre activité, de gagner du temps, d’économiser de l’argent et de gagner en professionnalisme. Depuis la mise en place de l'outil, nous notons : une réduction du coût comptable, une meilleure capacité d’anticipation de la trésorerie qui permet de placer ou de vendre plus, une capacité de traitement des commandes par personne qui a augmenté. Les clients bénéficient désormais d'une information récurrente standardisée et globale. Les différents tableaux de bord simplifient la prise de décision et permettent en un coup d'œil de superviser son activité : chiffre d'affaires, marges, marge par collaborateur, opérations en cours, trésorerie et prévisions !

A. Calonne, ALP-c, société de négoce internationale.

Sage 100c Gestion Commerciale : s’adapte à tout type d’activité

Les TPE, PME, ETI et grands groupes exigeants pilotent avec rigueur leur activité commerciale. Sage 100c Gestion Commerciale offre en effet un confort de travail en facilitant la gestion des remises, réductions, de la facturation, en effectuant un suivi historisé du client, et en offrant l’interopérabilité avec Microsoft Office 365 pour faciliter le travail collaboratif.

Le logiciel de gestion commerciale reflète par ailleurs l’exactitude des données en temps réel. Vous disposez d’un tableau de bord reflétant ainsi des indicateurs précis sur votre chiffre d’affaires, vos marges, afin de mieux vous projeter et d’anticiper.

Interface du logiciel PGI Sage 100c Gestion Commerciale en image :

Interface du logiciel PGI Sage 100c Gestion Commerciale

Les atouts du logiciel PGI :

  • des mises à jour automatiques à chaque évolution de la loi,
  • des outils de gestion qui calculent pour vous le chiffre d'affaires, les stocks, etc.,
  • un ensemble de solutions informatiques qui offrent une vision globale de votre activité à un instant T,
  • la modularité du logiciel présente d’une part l’avantage de s’adapter pour correspondre aux usages de votre activité, et permet d’autre part de faire évoluer votre gestion commerciale en fonction de vos besoins en choisissant le module Sage 100cloud Comptabilité pour intégrer automatiquement vos factures par exemple.

Automatiser les process de gestion au sens large, du ciblage commercial à la comptabilité, nous donne les moyens de nous consacrer à nos produits, à la relation avec nos clients et à l’accompagnement des projets des décorateurs.

Philippe Bélier, Président de Jieldé, concepteur et fabricant de luminaire.

INES ERP : la gestion commerciale des sociétés de services en B2B

Au-delà d’une interface claire et d’une expérience utilisateur soignée, les sociétés de services en B2B apprécient aussi l’ERP INES pour son mode SaaS et les facilités qu’il procure : un accès aux informations centralisé, une gestion des tâches simplifiée grâce au module gestion de projet, etc.

La gestion centralisée des achats (catalogue tarifaire), des stocks, des devis, commandes, encaissements, trésorerie, contrats (...) simplifie également le reporting d’activité en procurant au dirigeant le tableau de bord qui lui permet d’analyser et de prendre les meilleures décisions pour son activité. La complétude de l’offre d’INES séduit les PME pour la verticalité de son ERP, spécifiquement conçue pour satisfaire les besoins des sociétés de services du mid-market.

Interface du logiciel ERP INES en image :

Interface du logiciel ERP INES

Les principaux atouts du logiciel ERP :

  • intégration avec votre solution de comptabilité ( SAGE- CEGID - EBP...),
  • des fonctionnalités permettent à vos équipes d’automatiser certaines tâches pour gagner en productivité,
  • des modules CRM et marketing puissants,
  • un module de service client complet et performant.

L’unicité ERP-CRM permet également à l’entreprise d’évaluer rapidement la rentabilité de ses projets. Les équipes du cabinet de conseil accèdent, à tout instant, aux temps passés sur les projets. Avec agilité, l’entreprise adapte ainsi sa stratégie et ses prix pour garantir la profitabilité de ses missions.

Yannick Socquet, Directeur Associé de Brioude Internet, cabinet de conseil en webmarketing.

Queoval Expert pour experts-comptables

Si vous êtes las des limites de votre logiciel comptable, c’est le moment de vous intéresser de près à Queoval Expert : la solution marie à merveille un CRM et un ERP en mode SaaS pour couvrir tous les besoins des cabinets d’expertise comptable.

Grâce au portail extranet, la relation avec les clients reste au beau fixe : ils peuvent consulter leurs obligations en matière de comptabilité générale par exemple, et le traitement de leur dossier en temps réel, télécharger leurs documents et factures. Le cloud simplifie les échanges et favorise la satisfaction client.

L’expert-comptable pilote son cabinet avec agilité en s’appuyant sur une documentation administrative générée automatiquement, la gestion des plannings, des tâches, le suivi des obligations comptables et fiscales, l’édition de Bonis Malis, édition de devis, avenants, etc.

Les tableaux de bord fournissent les indicateurs demandés. Vous pouvez par exemple visualiser le nombre de prospects transformés grâce au module CRM et effectuer un suivi client optimal.

Interface du logiciel PGI ERP Queoval Expert Comptable en image :

Interface du logiciel PGI ERP Queoval Expert Comptable

Les atouts du logiciel PGI pour les experts-comptables :

  • des fonctionnalités collaboratives pour rester connecter à vos données en déplacement,
  • la traçabilité de toutes les écritures comptables,
  • la gestion de portefeuille de clients par responsable,
  • la gestion de plusieurs plans comptables,
  • l’export facilité des écritures comptables.

Queoval Expert a convaincu des cabinets de conseil et d’expertise-comptable dans le monde entier, avec des clients en France, au Brésil, au Canada, en Suisse, ...

Tableau comparatif des logiciels ERP

Le choix d’un bon logiciel dépend de plusieurs critères, comme la capacité de l’ERP à s’adapter aux besoins de l’entreprise, son évolutivité ou encore son coût.

Prenez également en compte la taille de votre entreprise et votre métier : certains logiciels sont dédiés à un certain secteur d’activité afin de répondre aux enjeux précisément.

Enfin, n’oubliez pas l’ergonomie. C’est un critère primordial pour une utilisation agréable de l’outil au quotidien.

Tableau comparatif de 3 logiciels PGI

Solution ERP

 

Caractéristique Pour quelle taille d’entreprise ?
TRADE.EASY Solution web de gestion intégrée pour les activités de négoce et trading international TPE et PME
Sage 100c Gestion Commerciale

Modularité de l’environnement Sage pour s’adapter à la taille et au métier de l’entreprise

TPE, PME, ETI et grands groupes

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