Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel ERP ?

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L’informatique de gestion a changé depuis ces trente dernières années. Actuellement, les niveaux de gestion sont devenus de plus en plus stratégiques, grâce à l’automatisation de toutes les activités opérationnelles des systèmes d’information.
 

Les fonctions d'un logiciel ERP

L'ERP, nommé aussi PGI ou Progiciel de Gestion Intégrée est un logiciel de gestion de toute l'activité d'une organisation. Ce mot dérive de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ». L'ERP se défini comme un logiciel de gestion de tous les processus métiers qui soutiennent le fonctionnement d’une entreprise. Le programme de gestion qui regroupe toutes les fonctions indispensables aux sociétés est représenté par le Progiciel de Gestion Intégrée. Toutes les fonctions concernant la gestion y sont regroupées telles que la gestion des ressources humaines, la gestion des stocks, la relation client, la gestion comptable et financière jusqu’au commerce électronique, les approvisionnements et la distribution.
En général, un progiciel ERP est une réponse unifiée à un nombre important de problématiques de l'entreprise. Sous forme de modules indépendants, la base d'un ERP permet de consolider les diverses applications informatiques. Une base de données unique est partagée par l'ensemble des modules applicatifs ce qui permet aux données standardisées de circuler facilement et de ne jamais être dupliquées ou re-saisies. Avec le système d’information de type ERP, les saisies redondantes sont ainsi évitées. L’ambiguïté des relations entre les données multiples de nature similaire sera évitée. Cela signifie, en d'autres termes, que l’information sera cohérente.

Fonctionnalités et avantages de l’utilisation d’un ERP

Les usages relatifs aux ERP ne sont pas la première des priorités d'un tel projet. Dans le système d’information, la gestion des processus de l'entreprise sera favorisée. Les modules liés à la gestion des achats par exemple, permettront de faire une transaction facilement et générer en aval les écritures comptables. La circulation des données et leur intégrité est primordiale. Par ailleurs, les concepteurs du logiciel transcrivent les besoins de l’entreprise (de manière personnalisée) en lui fournissant les fonctionnalités nécessaires afin de gérer ces processus métiers dans une seule application. Le choix d’un bon logiciel dépend de plusieurs critères comme la capacité de l'ERP à s'adapter aux besoins de l'entreprise, son évolutivité ou encore son coût. Voici quelques exemples de modules et leurs avantages pour les utilisateurs :

  • Module approvisionnement : il permet à la société de gérer les approvisionnements des bons de commande à la production.
  • Module devis et facturation : Il s’agit des fonctions permettant la saisie des factures d’achat selon la nature de la dépense. Côté vente, le logiciel ERP assiste l’étude des devis et la facturation des clients : factures personnalisées, rappels des retards de paiement, simulation de l’impact de remises ou adaptation des prix, etc.
  • Module relation client : le CRM permet à toutes les sociétés d’être plus efficaces dans tous les domaines. Il offre un meilleur suivi des clients tout en garantissant la rentabilité des actions commerciales.
  • Module de gestion documentaire : Un outil ERP assure la centralisation des informations et des documents administratifs de la société.
  • Module comptabilité : concernant la comptabilité, les écritures comptables seront automatisées avec une gestion multidevise. Elle est appelée aussi comptabilité multinationale.
  • Module de gestion des stocks. Pour pouvoir gérer les stocks, l’utilisation des documents fournisseurs est indispensable. De ce fait, la réalisation de la saisie des stocks sera remplacée par une gestion automatique ou bien la saisie sera faite d’une manière simplifiée et guidée. Le système ERP consiste à suivre avec facilité les mouvements des stocks et de l’entreposage. Avec le système d’information ERP, on peut vérifier l’état des stocks en temps réel sans aucune difficulté.
  • Module production : la gestion de la production garantit la régularisation des stocks. Ce module ERP assure la gestion des besoins de la clientèle en fonction des commandes jusqu’à des plannings de production.
  • Module PPM (Project Portfolio Management) : la gestion des plannings conduit à l’affectation des tâches ainsi que le suivi des projets en temps réel.
  • Module RH : Il y a aussi des fonctionnalités relatives aux Ressources Humaines. Elles consistent à gérer les plannings, le suivi des heures de présence du personnel. La gestion du personnel regroupe aussi le temps de travail et la productivité.
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