Gérez votre entreprise efficacement grâce à un logiciel ERP

Gérez votre entreprise efficacement grâce à un logiciel ERP

Le logiciel PGI, ou progiciel de gestion intégrée, également appelé ERP, accompagne les entreprises dans la gestion complète de leurs activités. Comptabilité, ressources humaines, gestion commerciale ou encore gestion documentaire… tout est pris en compte d’un un seul outil. Vous automatisez vos activités opérationnelles tout en simplifiant les processus de votre entreprise.

appvizer vous éclaire sur l’utilisation d’un logiciel ERP.

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Logiciel PGI ou ERP : définition

L’ERP, nommé aussi PGI ou Progiciel de Gestion Intégrée est un logiciel de gestion de toute l’activité d’une organisation. Ce mot dérive de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ». L’ERP se définit comme un logiciel de gestion de tous les processus métiers qui soutiennent le fonctionnement d’une entreprise. Toutes les fonctions concernant la gestion y sont regroupées :

  • la gestion des ressources humaines,
  • la gestion des stocks,
  • la relation client,
  • la gestion comptable et financière,
  • le commerce électronique,
  • les approvisionnements et la distribution, etc.

En général, un progiciel ERP est une réponse unifiée à un nombre important de problématiques de l’entreprise. Sous forme de modules indépendants, la base d’un ERP permet de consolider les diverses applications informatiques.

Une base de données unique est partagée par l’ensemble des modules applicatifs, ce qui permet aux données standardisées de circuler facilement et de ne jamais être dupliquées ou re-saisies. Avec le système d’information de type ERP, les saisies redondantes sont ainsi évitées. L’ambiguïté des relations entre les données multiples de nature similaire sera évitée. Cela signifie, en d’autres termes, que l’information est cohérente.

Quelles sont les fonctionnalités d’un ERP ?

Comme dit précédemment, un logiciel de gestion intégré est composé d’un ensemble de modules personnalisables selon les besoins de l’entreprise. Chaque module correspond à un métier, et englobe un lot de fonctionnalités associées.

Module devis et facturation

Il s’agit des fonctions permettant la saisie des factures d’achat selon la nature de la dépense. Côté vente, le logiciel ERP assiste l’étude des devis et la facturation des clients : factures personnalisées, rappels des retards de paiement, simulation de l’impact de remises ou adaptation des prix, etc.

Module de gestion de la relation client (CRM)

Le CRM permet à toutes les sociétés d’être plus efficaces dans tous les domaines. Il offre un meilleur suivi des clients tout en garantissant la rentabilité des actions commerciales. Vous pouvez orienter votre prospection vers les prospects les plus chauds, scorer vos leads et ainsi vendre plus et mieux.

Module de gestion documentaire

Un outil ERP assure la centralisation des informations et des documents administratifs de la société.

Module comptabilité

Concernant la comptabilité, les écritures comptables seront automatisées avec une gestion multidevise. Elle est appelée aussi comptabilité multinationale. Les tâches comptables rébarbatives sont automatisées : vous gagnez du temps, commettez moins d’erreurs et vous concentrez sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Module de gestion des stocks

Pour pouvoir gérer les stocks, l’utilisation des documents fournisseurs est indispensable. De ce fait, la réalisation de la saisie des stocks sera remplacée par une gestion automatique ou bien la saisie sera faite d’une manière simplifiée et guidée. Le système ERP consiste à suivre avec facilité les mouvements des stocks et de l’entreposage. Avec le système d’information ERP, on peut vérifier l’état des stocks en temps réel sans aucune difficulté.

Module production

La gestion de la production garantit la régularisation des stocks. Ce module ERP assure la gestion des besoins de la clientèle en fonction des commandes jusqu’à des plannings de production.

Module PPM (Project Portfolio Management)

La gestion des plannings conduit à l’affectation des tâches ainsi que le suivi des projets en temps réel.

Module approvisionnement

Il permet à la société de gérer les approvisionnements des bons de commande à la production.

Module RH

Les fonctionnalités relatives aux ressources humaines consistent à gérer les plannings, le suivi des heures de présence du personnel. La gestion du personnel regroupe aussi le temps de travail et la productivité.

Les avantages de l’utilisation d’un ERP

Malgré leur complexité apparente, les progiciels de gestion présentent de nombreux avantages, parmi lesquels :

  • un gain de productivité : vous gagnez du temps en automatisant des tâches chronophages, vous évitez les erreurs comptables, vous avez accès à des données pertinentes et mises à jour en temps réel pour vous concentrer sur l’essentiel et travailler mieux.
  • un environnement de travail unique : vous n’utilisez plus qu’un seul logiciel pour gérer tous les aspects de votre entreprise. L’interface unifiée et la prise en main unique vous facilitent la vie.
  • des processus facilités : l’ERP permet de structurer et fluidifier vos processus.
  • une diminution des coûts d’exploitation : un seul logiciel remplace vos outils existants, ce qui implique également un coût de formation moindre pour la prise en main du logiciel.
  • une réponse à vos besoins : l’aspect modulaire d’un ERP vous donne la possibilité de construire le logiciel qui correspond à votre activité et répond à vos problématiques en particulier.
  • la sécurisation de vos données : vos données sont sauvegardées dans le cloud — vous ne risquez pas de les perdre — et bénéficient des standards de sécurité élevés.
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Quel logiciel PGI pour votre entreprise ?

Le choix d’un bon logiciel dépend de plusieurs critères, comme la capacité de l’ERP à s’adapter aux besoins de l’entreprise, son évolutivité ou encore son coût. Prenez également en compte la taille de votre entreprise et votre métier : certains logiciels sont dédiés à un certain secteur d’activité afin de répondre aux enjeux précisément. 

Enfin, n’oubliez pas l’ergonomie. C’est un critère primordial pour une utilisation agréable de l’outil au quotidien. Par exemple, le logiciel Ines ERP présente une interface claire et une expérience utilisateur exceptionnelle. Interface d’Ines ERP :

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