Le b.a.-ba de l’ERP pour votre PME

Le b.a.-ba de l’ERP pour votre PME

ERP, PME, rassurez-vous, nous n’allons pas énumérer tous les sigles business à 3 lettres.
Nous allons tout simplement vous présenter les intérêts d’un logiciel ERP pour votre petite ou moyenne entreprise, les critères de sélection ainsi que des outils à considérer.

Gestion commerciale, gestion des stocks, logistique, le logiciel ERP est le couteau suisse d’une structure qui souhaite piloter sa production ou ses services avec une vision à 360°, tout en réduisant ses coûts.
Nous vous présentons donc en détail les enjeux entourant cet outil, et ses multiples avantages.

Et si vous êtes convaincu·e, découvrez notre sélection de solutions ERP et choisissez la plus adaptée aux besoins de votre PME, selon votre secteur d’activité.

Sommaire :

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Quels intérêts pour votre PME ?

L'ERP est un outil avec plusieurs fonctions :

  • répondant aux besoins de vos différents départements,
  • pour une gestion unifiée et une vision d’ensemble,
  • permettant des économies et un pilotage stratégique de votre activité.

Nous pouvons résumer les principaux enjeux ainsi :

  • vous optimisez vos processus de gestion grâce à la centralisation de gestion des données ;
  • les informations sont homogènes et mises à jour sur tous les supports et dans tous les sites, pour toutes vos équipes ;
  • le système d’information est unique et intègre ;
  • la communication, qu’elle soit interne ou externe, est facilitée ;
  • vous réduisez les coûts de gestion de l’information ;
  • la prise en main est plus rapide : plusieurs modules pour une ergonomie et une utilisation semblables ;
  • la productivité est par conséquent accrue ;
  • les coûts et les délais de votre activité sont mieux maîtrisés.

Vous êtes convaincu·e par les bénéfices permis par l’adoption d’un tel outil ?
Prenez désormais connaissance des critères de sélection pour vous guider dans votre choix.

ERP : les critères de sélection

Comment choisir le bon ERP ? C’est en effet une question primordiale, car cet outil est garant de votre efficacité opérationnelle, de votre productivité, de votre rentabilité et de votre compétitivité.

Prenez le temps d’évaluer le marché pour trouver l’ERP qui répondra à vos attentes et à vos besoins.
Voici quelques critères pour vous guider...

Choisissez un ERP fiable

ERP critères de sélection 1

Les données de gestion de votre entreprise, votre capital informationnel, ont une valeur inestimable. En les confiant à un logiciel, et donc un éditeur, vous devez vous assurer de sa fiabilité sur le marché.

Vous pouvez par exemple vous renseigner auprès d’autres PME sur les solutions qu’elles ont adoptées, la réputation de ces dernières, leur longévité sur le marché, ou encore parcourir les forums et les avis utilisateurs disponibles en ligne.

Il en va aussi de la sécurisation de vos données : l’accès au back-office est-il contrôlé ? Sur quels serveurs sont stockées vos données ? Avec quelles garanties ?

Choisissez un ERP facile d’utilisation

ERP critères de sélection 2

Un logiciel, même s’il bénéficie des meilleures fonctionnalités, du meilleur rapport qualité-prix, des meilleures garanties, sera inexploitable et rapidement abandonné s’il n’est pas un minimum intuitif et ergonomique.

Vous devez pouvoir naviguer sur l’interface aisément, trouver les fonctions qui vous intéressent et les utiliser de manière fluide.

Le paramétrage de l’ERP, lui aussi, doit être simple. Sa connexion avec les autres outils également.

Certains éditeurs proposent des tutos et des formations pour en faciliter la prise en main.

Choisissez un ERP avec un bon support

ERP critères de sélection 3

Les éditeurs proposent un suivi et un accompagnement plus ou moins développé.

Pour vous assurer d’avoir les réponses à toutes vos questions en cas de problème (bug, perte de données) ou d’incompréhension sur l’utilisation elle-même, les services d’une équipe support, de préférence gratuits, sont très appréciables.

Choisissez un ERP avec une bonne couverture fonctionnelle

ERP critères de sélection 4

Tous les ERP ne proposent pas les mêmes modules, et tous ne sont pas développés de façon égale.

Si vous souhaitez un maximum de fonctionnalités, ou seulement certaines d’entre elles mais plus poussées, étudiez bien les offres des logiciels.

Très important aussi : leurs propositions en matière de pilotage de la performance, d’aide à la décision, de reporting (tableaux de bord, suivi d’indicateurs de performance, etc.).

En outre, si vous êtes déployé à l’international, vous aurez besoin d’un outil traduit dans plusieurs langues et adapté aux différents marchés (gestion des devises, etc.).

Choisissez un ERP permettant l’interopérabilité avec vos autres outils métiers

ERP critères de sélection 5

Vous avez déjà un CRM ou un logiciel de comptabilité, de gestion RH... et vous souhaitez pouvoir le connecter à votre ERP ? Vérifiez que ce dernier propose des API (interfaces de programmation applicative) permettant cette interopérabilité.

Choisissez un ERP mobile

ERP critères de sélection 6

Si vous avez des équipes sur le terrain, une application mobile connectée à votre outil peut être un critère déterminant.

Le partage d’informations et le traitement des données se font en temps réel.

Accessible sur smartphones et tablettes, il permet un suivi plus réactif de vos opérations, où que vous soyez.

Choisissez un ERP adapté à votre PME

ERP critères de sélection 7

Commencez par définir un cahier des charges en répondant à ces questions...

Quel est votre secteur d’activité ?

Les ERP sont souvent spécialisés et dédiés à des secteurs spécifiques ; il existe notamment :

  • des ERP pour l’industrie manufacturière,
  • des ERP pour l’industrie agroalimentaire, les vins,
  • des ERP pour l’industrie chimique, pharmaceutique,
  • des ERP pour le retail,
  • des ERP pour les sociétés de services,
  • des ERP pour la construction et l’ingénierie, etc.

Cette question est très importante, les enjeux et les problématiques variant d’un secteur à l’autre.

Pour certains ce sera surtout la planification et le pilotage en temps réel, pour d’autres le contrôle des coûts, le respect des normes de sécurité, la traçabilité, le suivi des stocks, la transition digitale, la veille des évolutions réglementaires, la mutualisation des données dans le cadre d’une stratégie multicanale, etc.

Quelle est la taille, l’importance de votre structure ?

Une PME va de 51 à 250 salariés, une information qui peut faire la différence en termes de nombre d’utilisateurs et de besoins fonctionnels.

Vous êtes plutôt petite entreprise ou moyenne entreprise ?

Combien y aura-t-il d’utilisateurs simultanés au maximum ?

De la même manière, quel est votre chiffre d’affaires ? La gestion commerciale et la gestion comptable sont forcément impactées par le volume d’affaires et de données à traiter.

Quel est votre budget et quelles sont vos contraintes ?

L’utilisation d’un logiciel ERP est un gage d’économie à moyen terme, mais il peut représenter un investissement conséquent pour une PME.

De quels modules, fonctions avancées avez-vous besoin dans l’immédiat ? Et dans un futur proche ?

La solution doit-elle être internationale ? Avez-vous un délai à respecter pour son déploiement ?

Notre sélection d’ERP

Trouvez le logiciel de gestion qui servira votre développement parmi la sélection suivante. Il y en a pour toutes les PME ! Bien entendu, cette liste est non exhaustive. Mais d’abord, la question redondante...

… ERP gratuit ou payant, open source ou pas ?

Commençons déjà par invalider cette légende : un ERP open source est un ERP dont le code est ouvert, modifiable par les utilisateurs, qui maîtrisent par conséquent un peu le développement informatique. C’est le contraire d’un ERP « propriétaire », verrouillé, dont on ne peut modifier le code.

Open source n’est pour autant pas synonyme de gratuité. Un ERP open source et un ERP propriétaire peuvent tous deux être gratuits ou payants.

Il arrive souvent qu’une version gratuite existe, mais qu’elle soit limitée à un nombre d’utilisateurs, ou de fonctionnalités.

De plus, les logiciels open source gratuits on-premise (installés en local) doivent être hébergés sur vos serveurs, ce qui représente un coût. Sans parler de la mise à jour à faire vous-même dans certains cas. Attention donc à la notion de gratuité, alléchante mais un peu trompeuse.

D’où notre proposition : des logiciels en mode SaaS. Des gratuits, des payants, open source ou pas, mais dans le cloud ! Pas de problème d’hébergement et un abonnement à la carte, la plupart du temps mensualisé, pour répondre à vos besoins de flexibilité.

Nombreuses sont les solutions qui proposent une version d’essai, alors n’hésitez pas...

Axonaut, notre exemple d’ERP pour les artisans et métiers de service

Axonaut est une solution globale et mobile comprenant le suivi de la relation client, les devis, factures, la comptabilité, la gestion des stocks et la gestion de projets.

ERP PME : Axonaut

Sa couverture fonctionnelle est large : signature électronique de vos documents, paiement en ligne, CRM complet doté d’un portail client, ou encore génération de statistiques commerciales. Point fort : votre PME bénéficie des mêmes options qu’une grande entreprise, la facturation se faisant à l’utilisateur, pas au service. En outre, le support est gratuit.

Dolibarr ERP, notre exemple d’ERP open source

Dolibarr est un ERP doublé d’un CRM, disponible en version open source ou en mode SaaS. Populaire, il est régulièrement mis à jour et son forum d’utilisateur est très actif en cas de blocage technique.

Dolibarr ERP et CRM

Gestion des stocks, gestion des commandes, suivi des marges, agenda partagé, il est complet. Il permet aussi, entre autres, l’envoi de mailings en masse, la gestion des opportunités commerciales, la gestion comptable, la facturation, ou encore la gestion des interventions, le suivi des congés et absences, des notes de frais, etc. Dolibarr est gratuit en version open source.

OOTI, notre exemple d’ERP pour les architectes et bureaux d’étude

OOTI est un ERP qui s’adapte à vos besoins de gestion, quel que soit votre rôle dans le studio ou l’agence : responsable, commercial·e, comptable, chef·fe de projet…

OOTI ERP

Il permet le traitement des informations administratives et commerciales, la gestion de l’avancement des projets et de la facturation, le suivi des budgets et du temps consacré aux tâches allouées, mais aussi la gestion de la paie, des notes de frais, etc. Doté d’une application mobile, le logiciel est sécurisé au niveau des accès et des permissions.

Sincro, notre exemple d’ERP pour les entreprises de services du numérique et cabinets de conseil

Sincro est une solution collaborative et ergonomique avec une brique gestion commerciale mais aussi une brique intermédiation type PRM (Partner relationship management).

Sincro ERP

L’interface propose plusieurs modes d’affichage grâce à des widgets intuitifs pour gérer contrats, facturation, planification des RDV, affectation des collaborateurs, administration des ventes, saisie et validation des temps d’activité, etc. En bonus ? Une application mobile pour les consultants et l’accès pour les PME à des offres de business, publiées par les partenaires grands comptes.

Sylob 9, notre exemple d’ERP pour les fabricants industriels

Sylob 9 est un ERP adapté à la gestion de production (GPAO) : organisation des stratégies d’achat et d’approvisionnement, planification, optimisation des niveaux de stocks...

Sylob 9 ERP

Maîtrisez vos coûts et la qualité de votre production et profitez de tableaux de bord d’analyse par activité, de reporting des achats, des ventes et des marges commerciales. Gestion des stocks, des commandes, l’outil propose aussi la gestion de l’administration des ventes, la relation client, la comptabilité (devis, facturation), le SAV et la maintenance.

Vitisoft, notre exemple d’ERP pour les vignerons, négociants et cavistes

Vitisoft permet aux vignerons de se consacrer à leur métier tout en gérant leur production, leurs stocks et leur trésorerie. Il prend aussi en charge les tâches administratives et douanières.

Vitisoft ERP

Le tableau de bord offre une vue transversale des informations et des chiffres clés : suivi des clients (CRM), gestion des stocks, factures, obligations douanières, etc., tout est intégré. La saisie d’une commande permet la génération en un clic d’un bon pour le préparateur de commande, un autre pour le transporteur et l’envoi par mail du bon de commande au client. Bonne nouvelle : le support client est illimité.

Gérez votre entreprise avec une vision à 360°

Vous pouvez être au four et au moulin, ou plutôt garder un œil dessus, et piloter votre activité en ayant toutes les cartes en main : combien il vous reste de produits en stock, quelles sont vos ressources humaines sur les prochaines semaines et leurs affectations, les commandes de vos clients et les relances à faire, comment se porte votre trésorerie…

Choisissez puis composez votre ERP selon vos besoins et votre budget, rien de vous empêche de le faire évoluer plus tard en fonction de votre développement ! D’où notre dernier conseil : optez pour un logiciel évolutif et un support client de qualité.

Adopter une solution de gestion ERP peut représenter un budget, mais le retour sur investissement, rien qu’en considérant le gain de temps, est inestimable.

Et vous, comment gérez-vous ?

Icônes fournies par Freepik sur Flaticon

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