Réussir votre projet ERP en 7 étapes

par Maëlys De Santis le 12/01/2021

Vous souhaitez développer un projet ERP au sein de votre entreprise, mais savez-vous par où commencer ?

Pour que votre projet soit une réussite, vous devez respecter plusieurs étapes avant de déployer un logiciel ERP (Enterprise resource planning) dans votre système d’information.

Comment procéder ? Quelles sont les étapes à suivre ? Quelles sont les erreurs à éviter lors du déploiement d'un ERP ? Et comment choisir le meilleur ERP parmi toutes les offres sur le marché ? Appvizer vous guide pas à pas pour mener à bien votre projet !

Projet ERP : définition

Qu’est-ce qu’un projet ERP ?

Un projet ERP est un processus de gestion de projet en plusieurs étapes, de la définition des besoins à l'après-projet, qui s’articule autour du déploiement d’un logiciel ERP.

L’objectif principal de la mise en place d’un ERP au sein d’une entreprise est de gérer l’ensemble de ses informations et systèmes opérationnels.

La difficulté réside dans la capacité à faire correspondre les fonctionnalités disponibles dans le logiciel PGI (progiciel de gestion intégré) avec les besoins et attentes de l’entreprise.

Il s’agira de choisir les modules spécifiques en adéquation avec les processus métiers existants, comme :

  • la gestion comptable,
  • la gestion financière, avec la partie devis et facturation par exemple,
  • la gestion des ressources humaines,
  • la gestion commerciale et relation client avec un module CRM,
  • la gestion de la production,
  • la gestion de la distribution,
  • la gestion des stocks,
  • la gestion de l’e-commerce, etc.

Comment mettre en place un ERP dans une entreprise ?

Étape n° 1 : réaliser une étude préalable

Comme pour tout projet, demandez-vous tout d’abord pourquoi vous souhaitez implémenter ou renouveler votre logiciel ERP. À quelles problématiques sa mise en place permettra-t-elle de répondre ?

Afin de définir vos objectifs de manière détaillée, analysez pour chaque service de l’entreprise :

  • les processus,
  • les flux d’informations,
  • la collaboration entre les services,
  • les outils déjà utilisés dans votre entreprise, etc.

Cette phase d’audit permet d’identifier vos besoins et la meilleure manière d’y répondre, c’est-à-dire ce qui est précisément attendu de la mise en place d’un logiciel ERP dans votre entreprise.

Quels sont les objectifs du projet ERP ?

En outre, ce projet doit être intégré à votre stratégie d’entreprise car il inclut des considérations sur les plans humain, technique, et financier qui ne sont pas négligeables.

En effet, un projet ERP représente un investissement sur la durée et un budget conséquent pour une entreprise. L’audit permet de garantir l’utilité et l’atteinte des objectifs de ce projet pour éviter les sorties de piste.

Étape n° 2 : composer une équipe

Une fois la décision prise de mettre en place un projet ERP, il faut composer une équipe chargée du projet pour l’étude et la réalisation du projet. Ces deux ou trois collaborateurs, chapeautés par un chef de projet, sont les acteurs-clés du projet.

Quelques conseils :

➡ Définissez précisément les rôles de chacun.

➡ Composez une équipe mixte au niveau des compétences : une personne issue du service informatique, avec les compétences techniques, et une ou deux personnes issues d’autres services pour assurer le respect des besoins métiers.

Cette équipe projet assure la gouvernance optimale du projet ERP.

Étape n° 3 : établir un cahier des charges

Le cahier des charges technique et fonctionnel sert à définir un périmètre fonctionnel clair. C’est le document de référence tout au long du projet.

Le cahier des charges ERP doit être détaillé et le plus précis possible. Il ne se contente pas d’exprimer des besoins, mais :

  • il fournit toutes les informations clés sur l’entreprise et ses problématiques,
  • il reprend l’analyse réalisée en amont afin de présenter les flux, les processus, et les interactions entre services existants, et les éventuels blocages pouvant se présenter,
  • il liste une par une les fonctionnalités attendues et les bénéfices qu’elles peuvent apporter.

💡 Ce document est utile pour le prestataire avec lequel vous travaillerez, et pour assurer une communication fluide et éviter les mauvaises surprises lors de la mise en place de l’outil.

Étape n° 4 : choisir le logiciel ERP adapté à vos besoins

Vous savez ce que vous recherchez, les fonctionnalités dont vous avez besoin : il ne vous reste plus qu’à choisir l’outil. Logiciel ERP open source ou en mode SaaS ? Réaliser une étude de marché pourra vous apporter la réponse à cette question.

Gardez à l’esprit que vous ne choisissez pas seulement un outil, mais aussi des experts avec lesquels travailler.

Prêtez attention au support proposé et ce qu’il comprend.

Voici une sélection de logiciels ERP en mode SaaS pour vous guider dans votre choix.

Ekkotime

Pour qui ? Les TPE, PME, ETI et grands groupes

Ekkotime est une solution ERP développée sur mesure pour s’adapter au plus près des besoins de chaque entreprise. Elle est composée de modules fonctionnels existants auxquels s’ajoutent des développements spécifiques.

Elle est 100 % mobile et accessible partout pour les collaborateurs en déplacement, en rendez-vous chez un client, etc.

Projet_ERP_Ekkotime

© Ekkotime

Les + d’Ekkotime :

  • une interface agréable, simple et intuitive,
  • compatible avec d’autres outils comme la suite Google, Ciel ou encore Sage,
  • un support accessible 24 h/24.

Myfab

Pour qui ? Les PME et ETI industrielles de tous les secteurs

L’ERP Open-Prod de Myfab est une solution 100 % française, entièrement dédiée aux besoins spécifiques des industries, quelle que soit leur branche d’activité.

Conçu par des industriels, pour des industriels, le logiciel permet de faciliter et de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise manufacturière :

  • gestion de la production,
  • gestion des achats,
  • contrôle qualité,
  • gestion commerciale,
  • gestion des stocks,
  • ventes et CRM, etc.
Myfab_Open-Prod

© Myfab

Les + de Myfab :

  • un logiciel flexible et évolutif, qui s’adapte à votre coeur de métier,
  • l’expertise de plus de 15 ans dans l’industrie et la gestion d’entreprise,
  • l’accompagnement dans la conduite de projet ERP, pour amorcer la transformation digitale des entreprises industrielles.

Pythagore

Pour qui ? Les sociétés d’ingénierie et de conseil, les bureaux d’études et les cabinets d’architectes

Pythagore se décline en quatre éditions pour répondre aux besoins des entreprises de la manière la plus personnalisée possible, en fonction de leur taille, de la TPE au grand groupe.

Il existe six modules complémentaires pour couvrir tous les besoins fonctionnels des entreprises, comprenant entre autres :

  • la gestion des ressources humaines,
  • la gestion de la relation client,
  • la saisie des données pour chaque salarié (notes de frais, temps passés, demandes de congés),
  • la gestion comptable et des devis et factures, etc.
Projet_ERP_Pythagore

© Pythagore

Les + de Pythagore :

  • l’éditeur connaît parfaitement les spécificités métiers de ses clients,
  • plus de 20 ans d’expertise,
  • plusieurs mises à jour de l’outil par an.

Ogust

Pour qui ? Les entreprises de service à la personne

Ogust est le logiciel de gestion tout-en-un dédié à ce secteur d’activité en particulier pour répondre à ses besoins spécifiques. Il vous permet de gérer votre entreprise de manière globale en comprenant tous les modules nécessaires :

  • gestion commerciale et CRM,
  • gestion de la facturation récurrente,
  • gestion des modèles de documents,
  • module de réservation,
  • signature électronique, etc.

Les + d’Ogust :

  • sa spécialisation dans les métiers des services à la personne,
  • une application mobile pour un suivi du planning et des intervenants à distance,
  • des rapports clairs et détaillés pour suivre l’activité de votre entreprise.

Étape n° 5 : mettre en place la solution ERP choisie

C’est enfin à l’étape 5 qu’interviennent l’installation et la mise en production de l’outil ERP. Cela peut nécessiter une mise à jour de l’infrastructure : installer un serveur dédié pour héberger toutes les données, par exemple, si vous choisissez un ERP open source ou propriétaire à installer en local.

Opter pour un ERP en mode SaaS vous facilite la vie : vos données sont hébergées dans le cloud et vous n’avez pas à vous occuper de l’hébergement. C’est votre prestataire qui s’en charge.

Ensuite, le déploiement met l’outil à disposition de tous les utilisateurs en l’intégrant dans votre système d’information.

Étape n° 6 : tester l’outil

Il est nécessaire de réaliser la recette globale de l’outil pour vérifier qu’il répond effectivement à tous les besoins qui ont été posés au début du projet.

Centralisez les retours des utilisateurs pour ajuster certains éléments et, le cas échéant, régler des problèmes qui auraient pu survenir.

Lintégration d’un ERP peut comporter son lot de difficultés. Ne négligez la phase de test sous aucun prétexte. C’est ce qui conditionne le bon fonctionnement de la solution dans l’entreprise.

Étape n° 7 : accompagner le changement

La réussite de votre projet réside aussi dans l’attention que vous y portez après l’installation et la phase de test.

Cela passe tout d’abord par la formation des utilisateurs. Cette étape est plus ou moins longue en fonction de la complexité de l’outil, des connaissances et de l’aisance des utilisateurs.

Il faut ensuite veiller à la mise en place de nouveaux processus et d’une nouvelle organisation du travail, notamment en passant par la mutualisation des informations pour une utilisation optimale de votre PGI.

Travaillez en collaboration avec votre prestataire et les équipes de support pour pallier d’éventuels derniers ajustements dans les semaines voire les mois suivants le déploiement. Vous faites ainsi évoluer l’outil à mesure que de nouveaux besoins se font sentir, que l’entreprise grandit, etc.

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Derniers conseils pour garantir la réussite de votre projet ERP

Voici quelques erreurs à éviter si vous souhaitez assurer le succès de votre projet ERP :

  • se précipiter pour mener à bien le projet : c’est le meilleur moyen de prendre de mauvaises décisions ;
  • oublier d’impliquer toutes les parties prenantes au projet et de communiquer sur son avancement ;
  • négliger la phase d’adaptation au changement : pour faciliter l’adhésion de tous ses utilisateurs, recueillez leur feedback, identifiez leurs points bloquants, et donnez-leur des moyens pour adapter leurs usages au nouvel outil.

Et enfin, nos derniers conseils :

  • composez une équipe projet volontaire et impliquée, en incluant dès le début du projet les « key users » (utilisateurs clés), soit ceux qui connaissent parfaitement la réalité opérationnelle ;
  • assurez-vous du soutien de la direction de votre entreprise avant le début du projet, si la volonté n’émane pas d’elle ;
  • profitez de toute l’expertise de votre éditeur ou intégrateur.

Article mis à jour, publié initialement en septembre 2018.