Réussir son projet ERP en 7 étapes

Réussir son projet ERP en 7 étapes

Vous souhaitez développer un projet ERP au sein de votre entreprise, mais savez-vous par où commencer ? Si vous souhaitez que votre projet ERP soit une réussite, vous devez respecter plusieurs étapes avant de déployer un logiciel ERP dans votre système d’information.

Comment procéder ? Quelles sont les étapes à suivre ? Quel logiciel ERP choisir parmi toutes les offres sur le marché ? appvizer vous guide pas à pas et vous éclaire sur les enjeux des logiciels ERP.

SOMMAIRE

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Définitions : qu’est-ce qu’un logiciel ERP ? Qu’est-ce qu’un projet ERP ?

Logiciel ERP ou PGI

Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelé logiciel PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un logiciel complet qui assure la gestion exhaustive d’une entreprise ou d’une organisation grâce à un système d’information unique.

Il est composé d’un système modulaire : pour faire simple, un module équivaut à un service de l’entreprise.

Le gros avantage qu’il présente est qu’une information mise à jour dans un module est mise à jour dans tous les modules où l’information est présente automatiquement. Vous n’avez plus de perte d’informations… ce qui n’est pas forcément le cas si vous avez plusieurs outils qui ne sont pas correctement interconnectés.

La couverture fonctionnelle d’un ERP

Tous les pans de l’entreprise sont concernés :

  • la gestion comptable,
  • la gestion financière, avec la partie devis et facturation par exemple,
  • la gestion des ressources humaines,
  • la gestion commerciale et relation client avec un module CRM,
  • la gestion de la production,
  • la gestion de la distribution,
  • la gestion des stocks,
  • la gestion de l’e-commerce,
  • la gestion des tâches et des workflows,
  • la gestion des plannings, etc.

Projet ERP : définition

Un projet ERP a pour but de mettre en place un logiciel ERP au sein d’une entreprise pour en assurer la gestion complète. La difficulté réside dans le fait de faire correspondre les fonctionnalités disponibles dans le logiciel PGI avec les besoins et attentes de l’entreprise. Cela implique notamment le respect et l’adaptation aux processus métiers existants.

Les étapes d’un projet ERP ou PGI

N° 1 : réaliser une étude préalable

La phase d’audit consiste en l’analyse de chaque service de l’entreprise : les processus, les flux d’informations, la collaboration entre les services, les outils, etc.

Il s’agit d’identifier les besoins et ce qui est précisément attendu de la mise en place d’un logiciel ERP dans l’entreprise.

Quels sont les objectifs du projet ERP ?

Un projet ERP représente un budget conséquent pour une entreprise. L’audit permet de garantir l’utilité et l’atteinte des objectifs de ce projet pour éviter les sorties de piste.

N° 2 : composer une équipe projet dédiée

Une fois la décision prise de mettre en place un projet ERP, il faut composer une équipe chargée du projet pour l’étude et la réalisation du projet. Ces deux ou trois collaborateurs, chapeautés par un chef de projet, sont les acteurs-clés du projet.

Quelques conseils :
➡️ Définissez précisément les rôles de chacun.
➡️ Composez une équipe mixte au niveau des compétences : une personne issue du service informatique, avec les compétences techniques, et une ou deux personnes issues d’autres services pour assurer le respect des besoins métiers.

Cette équipe projet assure la gouvernance optimale du projet ERP.

N° 3 : réaliser un cahier des charges

Le cahier des charges technique et fonctionnel sert à définir un périmètre fonctionnel clair. C’est le document de référence tout au long du projet.

Ce document doit être le plus précis possible : il doit être détaillé, ne pas se contenter d’exprimer des besoins, mais aller jusqu’à lister une par une les fonctionnalités attendues et les bénéfices qu’elles peuvent apporter.

Il est utile pour le prestataire avec lequel vous travaillerez pour assurer une communication fluide et éviter les mauvaises surprises lors de la mise en place de l’outil.

N° 4 : choisir le logiciel ERP adapté à vos besoins

Vous savez ce que vous recherchez, de quelles fonctionnalités vous avez besoin : il ne vous reste plus qu’à choisir l’outil. Logiciel ERP open source ou en mode SaaS ? Réaliser une étude de marché pourra vous apporter la réponse à cette question.

Gardez à l’esprit que vous ne choisissez pas seulement un outil, mais aussi des experts avec lesquels travailler.

Prêtez attention au support proposé et ce qu’il comprend.

appvizer vous propose un comparatif de logiciels ERP en mode SaaS pour vous guider dans votre choix.

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Ekkotime

Pour qui ? Les TPE, PME, ETI et grands groupes

Ekkotime est une solution ERP développée sur mesure pour s’adapter au plus près des besoins de chaque entreprise. Elle est composée de modules fonctionnels existants auxquels s’ajoutent des développements spécifiques.

Elle est 100 % mobile et accessible partout pour les collaborateurs en déplacement, en rendez-vous chez un client, etc.

Projet_ERP_Ekkotime

Les + d’Ekkotime :

  • une interface agréable, simple et intuitive,
  • compatible avec d’autres outils comme la suite Google, Ciel ou encore Sage,
  • un support accessible 24 h/24.

Avec Ekkotime, tout va beaucoup plus vite, que ce soit pour nous ou pour nos clients.

Fabrice G. - Wigmore Medical France

Pythagore

Pour qui ? Les sociétés d’ingénierie et de conseil, les bureaux d’études et les cabinets d’architectes

Pythagore se décline en quatre éditions pour répondre aux besoins des entreprises de la manière la plus personnalisée possible, en fonction de leur taille, de la TPE au grand groupe.

Il existe six modules complémentaires pour couvrir tous les besoins fonctionnels des entreprises, comprenant entre autres :

  • la gestion des ressources humaines,
  • la gestion de la relation client,
  • la saisie des données pour chaque salarié (notes de frais, temps passés, demandes de congés),
  • la gestion comptable et des devis et factures, etc.

Projet_ERP_Pythagore

Les + de Pythagore :

  • l’éditeur connaît parfaitement les spécificités métiers de ses clients,
  • plus de 20 ans d’expertise,
  • plusieurs mises à jour de l’outil par an.

Ogust

Pour qui ? Les entreprises de service à la personne

Ogust est le logiciel de gestion tout-en-un dédié à ce secteur d’activité en particulier pour répondre à ses besoins spécifiques. Il vous permet de gérer votre entreprise de manière globale en comprenant tous les modules nécessaires :

  • gestion commerciale et CRM,
  • gestion de la facturation récurrente,
  • gestion des modèles de documents,
  • module de réservation,
  • signature électronique, etc.

Les + d’Ogust :

  • sa spécialisation dans les métiers des services à la personne,
  • une application mobile pour un suivi du planning et des intervenants à distance,
  • des rapports clairs et détaillés pour suivre l’activité de votre entreprise

N° 5 : mettre en place la solution ERP choisie

C’est enfin à l’étape 5 qu’interviennent l’installation et la mise en production de l’outil ERP. Cela peut nécessiter une mise à jour de l’infrastructure : installer un serveur dédié pour héberger toutes les données, par exemple, si vous choisissez un ERP open source ou propriétaire à installer en local.

Opter pour un ERP en mode SaaS vous facilite la vie : vos données sont hébergées dans le cloud et vous n’avez pas à vous occuper de l’hébergement. C’est votre prestataire qui s’en charge.

Ensuite, le déploiement met l’outil à disposition de tous les utilisateurs en l’intégrant dans votre système d’information.

N° 6 : tester l’outil

Il est nécessaire de réaliser la recette globale de l’outil pour vérifier qu’il répond effectivement à tous les besoins qui ont été posés au début du projet.

Centralisez les retours des utilisateurs pour ajuster certains éléments et, le cas échéant, régler des problèmes qui auraient pu survenir. 

Ne négligez la phase de test sous aucun prétexte. C’est ce qui conditionne le bon fonctionnement de la solution dans l’entreprise.

N° 7 : garantir la réussite à long terme de votre projet ERP (après-projet)

La réussite de votre projet réside aussi dans l’attention que vous y portez après l’installation et la phase de test.

Cela passe tout d’abord par la formation des utilisateurs. Cette étape est plus ou moins longue en fonction de la complexité de l’outil, des connaissances et de l’aisance des utilisateurs.

Il faut ensuite veiller à la mise en place de nouveau processus et d’une nouvelle organisation du travail, notamment en passant par la mutualisation des informations pour une utilisation optimale de votre PGI.

Travaillez en collaboration avec votre prestataire et les équipes de support pour pallier d’éventuels derniers ajustements dans les semaines voire les mois suivants le déploiement. Vous faites ainsi évoluer l’outil à mesure que de nouveaux besoins se font sentir, que l’entreprise grandit, etc.

Derniers conseils pour la réussite de votre projet ERP

  • Composez une équipe projet volontaire et impliquée.
  • Assurez-vous du soutien de la direction de votre entreprise avant le début du projet, si la volonté n’émane pas d’elle.
  • Ne vous précipitez pas : c’est le meilleur moyen de prendre de mauvaises décisions.
  • Profitez de toute l’expertise de votre éditeur ou intégrateur.
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