Les 5 défis majeurs liés à la mise en place d'un ERP

Les progiciels de gestion intégré (PGI) ou ERP et les logiciels informatiques similaires sont utilisés dans des entreprises de toutes tailles et de tous types depuis un certain nombre d'années maintenant. Même les petites entreprises et les entreprises familiales ont rejoint la tendance générale et mis en place un logiciel ERP en profitant de solutions spécialement conçues pour les entreprises de petite taille par les fournisseurs ERP.
La tendance ERP est devenue si forte que la grande majorité des petites et moyennes entreprises (PME) ont mis en place une solution ERP (certaines d'entre elles deux ou plus). Mais même si l'utilisation de l'ERP est normale et répandue dans la plupart des entreprises de nos jours, toute nouvelle mise en œuvre est un défi, car chaque organisation est différente et répond à ses propres besoins, attentes et processus.

TEC traite avec de nombreuses entreprises qui optent pour la mise en œuvre de solutions ERP. Dans cet article, nous examinerons les principaux défis auxquels sont confrontées les organisations qui se lancent dans la mise en place d’un système ERP.
Bien que les problèmes liés à la mise en œuvre varient selon un certain nombre de facteurs, les principaux défis rencontrés sont les mêmes dans tous les pays et pour différentes tailles d'entreprises. J'ai classé les catégories de problèmes selon un ordre croissant en fonction du degré « d'enchevêtrement. »

Admettons qu'une entreprise ait décidé pour différentes raisons de lancer un projet de mise en œuvre de système d'information rattaché à la gestion. Les premières thématiques auxquelles sont confrontés les dirigeants sont le type, la taille et la portée du système dont ils ont besoin, et le choix de la solution la plus appropriée parmi les centaines d'options de logiciels d'entreprise disponibles sur le marché.
Il n'y a pas de réponse unique quant à la façon de trouver ce dont vous avez besoin et il existe plusieurs facteurs à considérer en plus de la taille, de la portée et du type, comme le prix et les fonctionnalités spécifiques (il y a souvent des centaines voire des milliers de fonctionnalités et de fonctions pour chaque logiciel que l’on doit considérer en termes de priorité et d'utilité).
Beaucoup d'entreprises peuvent se considérer à l'abri de ce défi, car elles ont déjà réfléchi à leurs besoins et à ce qu’elles attendent d’un nouveau système. Prenez soin de ne pas tirer des conclusions trop hâtives sans un bon travail de préparation, car le choix d'un nouveau système logiciel, en particulier s’il englobe l’ensemble de l’entreprise à l’image d’un système ERP, est l'une des décisions les plus complexes et les plus importantes que votre entreprise prendra. La sélection de solutions ERP doit être considérée le plus sérieusement du monde car le choix du système ERP définit la stratégie d'une entreprise pour au moins 6 à 10 ans et, sans aucun doute, a un impact énorme sur son succès futur. Un vaste secteur de recherche et de conseil en logiciels d'entreprise existe pour répondre aux besoins des entreprises confrontées au problème de la sélection de leur logiciel pour la première fois (ou la seconde ou la troisième !). Par exemple, TEC, Technology Evaluation Centers, propose toute une gamme de programmes de sélection de logiciels disponible pour les entreprises qui démarrent leur processus de sélection de solutions ERP.

La manière de choisir avec succès un progiciel est importante, mais ce n’est pas le dernier obstacle qui apparaîtra sur le chemin épineux qui vous permettra de faire fonctionner l'intégralité du système (logiciel et matériel, serveur et utilisateurs) en apportant de la valeur à votre entreprise. Une autre partie du problème de la mise en œuvre est liée à l’aspect technique du projet.
Il est plus que probable que les serveurs et les postes de travail devront être révisés pour tenir compte du nouveau système, et de plus modernes devront être commandés, achetés et remplacés. Le réseau interne doit également être analysé et modernisé si nécessaire, et la vitesse et la bande passante de l'accès Internet existant doivent être prises en compte, ainsi que les éventuels problèmes concernant les appareils mobiles utilisés.
Si ces besoins sont sous-estimés, ils peuvent influencer considérablement l’intégralité des résultats du projet (et retarder la joie de voir que le nouveau système est finalement en place et fonctionne comme prévu), ou empoisonner les premières semaines (voire les premiers mois) d’utilisation du nouveau système avec une performance réduite, entraînant un ralentissement du rythme des affaires.
Cependant, le changement des modèles de livraison ces dernières années a entraîné une modification de la manière dont l’ERP et les autres types de logiciels organisationnels sont mis à la disposition des utilisateurs.
Un grand nombre d’options « en tant que service » et Cloud ont été mis à disposition, offrant une infrastructure hébergée, un stockage de données, et des services logiciels, ce qui permet de minimiser le coût et le casse-tête que représentent les applications, le matériel, le réseau et les problèmes de stockage. Ces options incluent le logiciel en tant que service (SaaS), la plate-forme en tant que service (PaaS) et l'infrastructure en tant que service (IaaS).
Grâce à un environnement technique sur site, tout est hébergé dans les locaux de l’entreprise - les applications, les serveurs, les réseaux et les solutions logicielles. Avec l'option « en tant que service » ou l'option Cloud, les données, les intergiciels, les réseaux, le matériel et les applications peuvent être hébergés sur ou hors site en fonction du modèle de service choisi.
Par exemple, les SaaS permettent aux entreprises d'exécuter une application logicielle hébergée hors site, généralement via une interface réseau comme un navigateur Web, mais ils peuvent choisir ou non d’associer leurs données à l'application de logiciel hors site. Pour plus d'informations sur les options « en tant que service » ou Cloud, je vous invite à lire Retour aux principes fondamentaux : le Cloud Computing 101
En bref, les modèles de livraison Cloud ou hébergés peuvent rendre la mise en œuvre beaucoup plus facile et moins coûteuse qu'avec une solution sur site, mais l’utilisation de logiciels « en tant que service » nécessite une extrême vigilance en matière de sécurité des données et de personnalisation du logiciel, entre autres. Les risques doivent faire l’objet d’une étude approfondie avant qu'une décision ne soit prise quant au modèle de livraison à suivre.
Les options sont maintenant beaucoup plus nombreuses que par le passé, et les organisations intelligentes étudieront toutes les options et détermineront les exigences techniques en amont, de sorte qu'il n'y ait pas de mauvaises surprises en cours de route. Retrouvez un aperçu du paysage actuel du marché des options ERP Cloud dans le Guide TEC 2016 de l'acheteur ERP Cloud pour la fabrication.

Ce problème est particulièrement symptomatique des entreprises qui mettent en œuvre pour la première fois une solution ERP et qui transfèrent leurs données traditionnelles dans le nouveau système à partir de feuilles de calcul Excel, d'enregistrements manuels ou d'anciennes applications disparates. Fondamentalement, le problème est que les anciennes données qui ont été utilisées et stockées pendant des années peuvent, pour de nombreuses raisons, apparaître approximatives ou même incorrectes dans la nouvelle réalité ERP. En fait, selon nos recherches, le remplacement d'un système traditionnel et la consolidation de solutions disparates sont les deux principaux défis auxquels sont confrontées les entreprises.
Par exemple, prenez cette situation de ma précédente expérience professionnelle (lors d'un projet de mise en œuvre ERP pour une entreprise de fabrication de métal de taille moyenne) : au milieu du projet, nous avons converti les nomenclatures (BOM) existantes, les gammes opératoires et les tarifs appliqués par heure dans le nouveau système et nous nous sommes rendu compte que les nouveaux délais de fabrication des produits dépassaient les vrais d'un facteur de deux ou plus.
Bénéficiant de suffisamment de temps alloué à la phase de conversion pendant la planification du projet, nous avons eu un certain temps pour réparer les données en mettant des ingénieurs et des analystes sur cette tâche à temps plein pendant quelques mois et en modifiant le plan de mise en œuvre. Mais même dans ce cas, le projet a été retardé de deux mois. Donc, faites attention à vos anciennes informations, car elles peuvent ne pas refléter la réalité actuelle, et faites toujours des tests « pilotes » de nouvelles sorties du système en utilisant les données existantes avant de les convertir ou de les transférer sur le nouveau système.

La mise en place d'un ERP apporte des changements importants au modèle d'entreprise conventionnel d'une société et aux pratiques quotidiennes qu'elle utilise depuis des années voire des décennies. Regardez ces exemples de changements probables relatifs au processus opérationnel avec un nouvel ERP :

• Le niveau de responsabilité de certains employés augmente de manière spectaculaire, car, avec le nouveau système, il est plus difficile (parfois impossible) de corriger des données erronées ou des fautes de frappe ;
• De nouvelles approches concernant la déclaration et l’exploration des données et, par conséquent, de nouveaux principes et pratiques de gestion doivent être établis ;
• Les modèles commerciaux et les processus opérationnels peuvent nécessiter des changements massifs en raison des nouvelles possibilités en temps réel et de la disponibilité des données.

Ce ne sont que quelques exemples qui montrent la transformation sérieuse et significative des entreprises, après la mise en place d’un ERP. En suivant des idées et conceptions avisées et avant-gardistes lors de la mise en place d'un ERP, il est certainement possible d'obtenir un retour beaucoup plus appréciable qu'un simple changement de format de données ou qu’une interface utilisateur actualisée. C'est un véritable défi, mais en même temps, c'est une excellente occasion de renouveler l'entreprise et d'apporter de nouvelles idées en dessinant les contours stratégiques pour l'avenir de votre organisation.

Il s’agit du problème le plus difficile à résoudre. Il est facile d'oublier que le succès d'un système logiciel dépend principalement de ses utilisateurs. Le système lui-même est une entité non vivante et logique qui suit les étapes et les processus tel qu'il a été programmé, mais les utilisateurs du système sont des humains habitués aux précédentes procédures, avec un logiciel qui fonctionnait d'une manière particulière, et qui trouveront plus difficile de passer à une nouvelle façon de faire, surtout si le bénéfice des nouvelles méthodes n'est pas immédiatement évident ou imminent. Il s'agit du pire cauchemar du gestionnaire de projet d'un ERP, découlant des habitudes des utilisateurs et de leur compréhension de ce qui est bon pour l'entreprise en général et pour l'utilisateur en particulier. « Ça a toujours été comme ça, même bien avant ton arrivée », « je ne pense pas que ça va marcher », « Il ne fonctionne pas sur mon PC », « Je parlerai avec le PDG de ce système » ou « Vous ne comprenez pas comment cela devrait marcher » - ces commentaires devraient être familiers avec ceux qui ont déjà essayé de mettre en place un nouveau système ou de modifier les besoins des utilisateurs. I Il est vraiment difficile de décrire ou de classer les problèmes possibles qui peuvent survenir lorsqu'un nouveau système logiciel d'entreprise est mis en place. En fait, presque toutes les questions peuvent apparaître. Malheureusement, le changement est difficile à accepter sans en voir les avantages et si vous ne prenez pas des mesures pour aider vos employés à les connaître avant la mise en œuvre du logiciel, vous le regretterez probablement plus tard. Je recommanderais de tenter d’anticiper de tels problèmes au stade de la planification afin de réduire l'impact négatif potentiel des utilisateurs réfractaires. En outre, susciter l'intérêt de différents groupes et des catégories d'utilisateurs du système bien avant la date de début du projet et les impliquer lors de la mise en œuvre aidera à encourager « l’évolution des mentalités » requise chez vos employés pour une mise en œuvre réussie. Envisagez de suivre ces étapes pour informer et engager les employés avant, pendant et après un grand projet de mise en place de logiciels :

• Informer tous les employés des jalons du projet à mesure qu’il progresse
• Établir des canaux de communication réservés aux commentaires pour les employés
• Encourager les employés à générer de nouvelles idées et à proposer des suggestions
• Organiser des sessions de formation intéressantes et prometteuses
• Mettre en lumière les meilleures réalisations de l'utilisateur en formation avec le nouveau système de logiciel

Les employés affectés à tous les niveaux doivent devenir des alliés de l'équipe de projet ERP pour chaque nouvelle mise en œuvre, car ignorer l'expérience et les préoccupations des utilisateurs met en péril le succès de l'ensemble du projet et peut anéantir toute participation importante.

Comme tous les projets concernant l’ensemble de l’entreprise, la mise en œuvre d’un logiciel nécessite un effort de planification et de suivi pour assurer son succès et minimiser les problèmes. Résoudre les cinq défis ci-dessus peut aider à planifier les étapes et à veiller à ce que tous les problèmes potentiels soient abordés avant que le logiciel ne soit mis en place. En faisant face aux défis et en vous assurant que vous avez effectué les vérifications préalables, vous vous sentirez confiant quant à la mise en œuvre de votre logiciel d’entreprise et réduirez autant que possible les coûts et les délais.

Si c'est la première fois que votre entreprise met en place un ERP, consulter une entreprise spécialisée rendra le processus d’autant plus simple et facile. TEC propose des systèmes de surveillance de mise en œuvre et un programme d'accréditation (rapports basés sur les vérifications de référence du client) aidant les entreprises à choisir un partenaire de mise en œuvre de logiciel ou un fournisseur de services en fonction de leurs besoins. TEC peut également fournir des modèles et des pratiques exemplaires basés sur une approche éprouvée pour que la gestion des changements ne perturbe pas les opérations quotidiennes des entreprises.