4 étapes clés pour rédiger un cahier des charges ERP percutant et efficace

Choisir le bon logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est gage de performance pour votre entreprise. Pour faire le bon choix et réussir votre projet ERP, l’étape de la rédaction du cahier des charges est cruciale.

Il s’agit d’un document qui présente les objectifs et orientations stratégiques de votre entreprise. Fruit d’un travail de réflexion autour d’un audit et de l’organisation d’ateliers avec vos collaborateurs et des experts, ce cahier des charges structure votre projet ERP en définissant vos besoins essentiels.

Vous voulez savoir comment rédiger un cahier des charges percutant et efficace ? C’est par ici ! 👀

Un ERP est un logiciel de gestion d’entreprise et de pilotage des activités au quotidien (comptabilité, CRM, facturation, etc.) via une base de données unique.

Pour obtenir un logiciel ERP adapté à vos besoins, établir un cahier des charges de qualité est indispensable ! C’est le document de référence de votre projet. Il doit donc être suffisamment précis. En plus des besoins de l’entreprise :

• il fournit les informations clés sur l’entreprise et ses enjeux ;
• il reprend l’audit réalisé en amont pour présenter les flux, les processus, les interactions entre services, etc. ;
• il liste les fonctionnalités et bénéfices attendus.

Pierre angulaire de l’organisation de l’entreprise, le choix du logiciel ERP et son intégration en interne doivent être pensés minutieusement.

C’est pourquoi votre cahier des charges ERP doit traduire les problématiques de votre entreprise auprès de votre prestataire, maître d'ouvrage du projet ERP. Il est ainsi le premier document qui définit son périmètre qui pourra être ajusté, ensuite, en fonction de la réponse commerciale de l’intégrateur.

💡 Gardez toujours en tête que ce document constitue la base de travail avec votre prestataire. Il assure une communication fluide et évite les mauvaises surprises lors de la mise en place de l’outil.

Voici un modèle de cahier des charges ERP pour exceller dans la présentation de votre projet !

☝️La règle d’or pour un cahier des charges au top repose sur la pertinence et la clarté des informations présentées.

Votre prestataire doit comprendre le fonctionnement de votre entreprise et ses enjeux. Il est donc nécessaire de bien expliquer le contexte et votre secteur d’activité. L’intégrateur saisira au mieux les problématiques auxquelles vous êtes confrontés.

Ainsi :

• décrivez votre structure et la raison de ce projet ERP ;
• définissez vos systèmes de gestion actuels et vos difficultés ;
• précisez le nombre de collaborateurs et d’utilisateurs du logiciel ERP ;
• déterminez vos objectifs et le résultat attendu ;
• faites part du rôle des parties prenantes au projet (éditeurs, développeurs, intégrateurs, formateurs, etc.).

L’analyse des processus existants est une étape incontournable dans la rédaction de votre cahier des charges ERP.

Ces processus doivent être clairement décrits et classés selon leur importance dans l’entreprise. Il s’agit ici de présenter :

• les différents flux existants,
• les outils utilisés,
• et les points d’amélioration dans chaque service.

Votre cahier des charges ERP doit contenir les besoins et les problématiques de tous les services de l’entreprise. Listez les modules et les fonctions voulues dans le nouveau logiciel ERP.

💡Priorisez vos besoins pour obtenir des solutions adaptées à vos principales problématiques.

Le logiciel ERP doit prendre en compte les contraintes de fonctionnement de services, notamment les problématiques d’interfaçage avec le reste du système d’information (SI).

👉Pour ce faire, définissez la liste :

• des logiciels tiers
• des normes de sécurités
• des particularités de droits d’accès
• des exigences de stockage des données

Dans cette partie, il s’agit de préciser le planning et les modalités de la phase de choix du logiciel et du prestataire. Identifiez ensuite les points d’étape dans la conduite de votre projet ERP.

💡N’hésitez pas à les ajuster avec votre prestataire. Pensez aussi à prévoir la maintenance après l’intégration du logiciel.

Vous l’aurez compris, établir un cahier des charges ERP demande un peu de travail. Pour ce faire, on recommande de déléguer la rédaction au responsable du projet désigné au sein de l’entreprise. Celui-ci est accompagné d’un groupe de projet. Ils vont nourrir leurs réflexions, pointer les besoins et faire jaillir les solutions espérées.

🔔Il est également possible de faire appel à un prestataire externe qui saura vous guider dans l’élaboration de votre cahier des charges, communément dénommé AMOA (assistant à maîtrise d’ouvrage).

TPE et PME, votre entreprise a aussi besoin d’un ERP et, pour faire vos premiers pas, faire appel à un tel expert est judicieux.

Mais cela peut s’avérer coûteux.

Heureusement, une autre solution plus accessible et beaucoup plus efficace sur le long terme existe : s’équiper d’un logiciel ERP.

Les ERP (Progiciels de Gestion Intégrés en français) sont des programmes informatiques qui permettent de :

• rationaliser les processus des entreprises,
• d’améliorer la traçabilité de l'information,
• de gérer les références (produits, articles, stocks) ainsi que les tiers (fournisseurs et sous-traitants) et clients (base de données client et fidélisation).

👇Voici deux ERP simples à prendre en main : 

• Fitnet Manager spécialement conçu pour les sociétés de services : véritable solution tout-en-un, très simple d’utilisation et forte d’une expertise de plus de 15 ans, l’outil vous fait bénéficier de fonctionnalités complètes allant de la facturation, à la gestion RH (note de frais, gestion du temps…) en passant par la gestion de projet ou encore la planification, les achats et les analyses statistiques avancées. Il vous permet de créer et de suivre les tâches et les étapes du projet en temps réel via un cahier des charges personnalisé et intuitif.
  
  
• Odoo ERP, par exemple, est un logiciel open source modulaire, intuitif et simple à prendre en main, qui contient des centaines d'applications commerciales pour répondre à tous les besoins de votre activité (Finance, ventes, marketing, sites web, inventaire & MRP, RH, Services et productivité). Il vous permet ainsi de rédiger votre cahier des charges ERP directement via l’interface et suivre son avancement en temps réel ; vous comparez en un coup d'œil les bénéfices attendus avec les actions en cours et les résultats.

💁Pour identifier parfaitement vos besoins, consultez les collaborateurs concernés par l’intégration du nouveau logiciel ERP. En les impliquant dans une réflexion en amont, vous anticipez la conduite du changement dans les services de votre entreprise.

Aussi, détaillez le contexte actuel du projet et tous les éléments déclencheurs à son origine.

💶 Evaluez tous les postes de dépenses rattachés au projet ERP. Renseignez vous sur les tarifs pratiqués sur le marché en termes de :

• prestations ;
• licences ;
• infrastructures ;
• suivi ;
• coût ressources humaines internes.

Faites le point sur les méthodes de financement à votre disposition.

🗓️ Il est très important de fixer un planning réaliste pour le déploiement du logiciel ERP. Un délai de 9 à 15 mois est une durée raisonnable. Intégrez des réunions de travail régulières pour tenir les délais tout en acceptant que parfois les contretemps surviennent si un nouveau besoin devait émerger par exemple.

Pour mener à bien votre projet ERP, impliquez au mieux votre prestataire. Vous pouvez fournir une liste de questions dans votre cahier des charges. Laissez également des questions ouvertes sur vos enjeux et objectifs pour obtenir des retours d’analyse.

🔍Ne soyez pas trop généraliste dans la présentation de votre entreprise sans vous perdre dans des détails inutiles.

🎯Essayez toujours de viser juste dans la description de vos processus. Fournissez des documents, des exemples et cas d'école pour que votre futur prestataire cerne parfaitement les enjeux de votre projet ERP.

🤝 N’oubliez pas d’intégrer les collaborateurs qui vont être concernés par l’intégration du logiciel.

🚀Ne vous braquez pas si des modifications sont à apporter dans la conduite du projet ERP. Le cahier des charges est un premier document auquel l’intégrateur va répondre grâce à son expertise. Il peut donc évoluer.

Le cahier des charges du projet ERP rassemble toutes vos exigences et attentes. Il vous permet de faire un état des lieux de l’existant et de qualifier au mieux vos besoins. C’est une étape indispensable dans le choix du logiciel ERP. D’ailleurs Appvizer s’est lancé dans un comparatif de 9 logiciels de gestion d’entreprise pour trouver le meilleur ERP.