
![Quel est le meilleur logiciel de facturation en 2022 ? [comparatif]](https://www.datocms-assets.com/17507/1623858112-illustration-meilleur-logiciel-1.png?fit=max&fm=webp&q=60&w=227)
Quel est le meilleur logiciel de facturation en 2022 ? Que vous soyez un micro-entrepreneur, une TPE ou encore une PME, vous trouverez forcément votre bonheur dans ce comparatif.
Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
Depuis le 1er janvier 2013, les entreprises qui émettent des factures soumises à la réglementation fiscale ont le choix entre l’EDI fiscal, la signature électronique avancée ou la facture papier classique.
Problème : la troisième option est la plus utilisée et soumise à des contrôles fréquents. Les factures papier, pour répondre aux règles fiscales, doivent donc faire l’objet d’une piste d’audit fiable si l’entreprise souhaite être en totale conformité (et ne pas être sanctionnée par les administrations fiscales). 👀
Aujourd’hui, on vous montre étape par étape comment élaborer votre piste d’audit fiable dans les règles de l’art. Promis, ce n’est pas aussi difficile qu’on le pense !
La piste d’audit fiable (ou la PAF) a été rendue obligatoire par la directive européenne 2010/45/UE et oblige les entreprises à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents », spécifiques à la gestion des factures émises et reçues.
Elle permet d’apporter la preuve de la validité des factures et de convaincre le vérificateur fiscal du sérieux de vos processus dédiés à la facturation.
Trois types de facturation existent :
Les deux premiers types sont suffisamment sécurisés et fiables aux yeux de la loi. Elles sont généralement gérées par les outils d’intégration comptable. En revanche, ce n’est pas le cas du dernier type de facturation qui nécessite une piste d’audit fiable.
Cette piste d’audit fiable doit garantir 3 principes essentiels :
L’administration fiscale définit la piste d’audit fiable comme suit :
Démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle.
L’article 289 VII du Code général des impôts, qui met en application la piste d’audit fiable, s’applique pour toutes les factures papier et électronique non sécurisées, par exemple :
⚠️ Le non-respect de cette obligation légale est lourd de sanctions :
👉 À noter : il est possible de minorer les factures émises de 5 % si vous le justifiez sous 30 jours après la mise en demeure du Trésor public.
D’après le BOI du 07/02/2018, sont concernées toutes les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures non certifiées électroniquement et qui n’utilisent pas de données informatisées (EDI).
Il existe toutefois plusieurs subtilités en fonction de la taille de l’entreprise. Voici les conditions de l’audit en fonction du type de votre entreprise :
Rédiger une piste d’audit fiable, c’est non seulement :
La piste d’audit fiable doit répondre aux 3 principes énoncés plus haut et décrit une véritable mine d’informations qu’il faut traiter avec soin.
Voici 5 étapes simples pour y parvenir. 👍
La première étape consiste à identifier chaque type de flux de facturation et décrire de façon précise le processus de traitement des factures. N’oubliez pas qu’il s’agit aussi bien des factures émises que des factures reçues.
Sur le support de votre choix, recensez tous les contrôles qui sont effectués au cours du cycle de vie de la facture et identifiez toutes les parties prenantes qui sont concernées.
Le but de cette étape est de savoir qui sont les personnes concernées ainsi que les factures associées pour respecter le principe de traçabilité. La traçabilité vous permet de savoir si une facture a été modifiée, et si c’est le cas, de pouvoir en retrouver l’origine.
Pour compléter la cartographie des flux de facturation, il est indispensable de recenser tous les contrôles existants et à quels niveaux des processus ils agissent.
Une fois chose faite, l’étape la plus importante consiste à évaluer l’efficacité des contrôles. Nous vous conseillons de faire intervenir plusieurs personnes pour la réalisation de cette étape, afin d’éviter toute erreur. Le but est de vérifier que les contrôles ne sont pas obsolètes, voire incomplets, afin de répondre à la conformité de la législation.
Il faut à présent prouver à l’administration fiscale que votre piste d’audit fiable est conforme à toutes les exigences. Les 3 principes suivants doivent être appliqués :
L’archivage des pièces comptables est essentiel pour vous faciliter la tâche. L’objectif est d’être le plus concis et précis possible pour faciliter la vérification de l’administration fiscale.
Si vous avez en horreur la paperasse, et que vous souhaitez gagner en temps et en efficacité, vous pouvez passer par un logiciel spécialisé qui vous aidera dans cette tâche.
Zeendoc est une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) qui collecte, organise et met à disposition des collaborateurs, des clients ou partenaires les informations requises (contrats, BSE, devis, BL…) de manière sécurisée. Elle prend entre autres en charge la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs, de tous les processus associés, et assure ainsi votre mise en conformité avec la piste d’audit fiable. Ainsi, vos documents possèdent la même valeur légale qu’une facture papier.
La piste d’audit fiable est nécessaire pour les entreprises qui utilisent les factures non électroniquement sécurisées. Elle demande surtout une grande organisation, mais les étapes sont très simples à mettre en place.
Si vous ne souhaitez pas perdre de temps et vous concentrer davantage sur des activités avec de la plus-value, il existe des logiciels spécialisés pour vous y aider. 🤓