La piste d'audit fiable : gardez (vraiment) le contrôle sur votre fiscalité

Depuis le 1er janvier 2013, les entreprises qui émettent des factures soumises à la réglementation fiscale ont le choix entre l’EDI fiscal, la signature électronique avancée ou la facture papier classique.

Problème : la troisième option est la plus utilisée et soumise à des contrôles fréquents. Les factures papier, pour répondre aux règles fiscales, doivent donc faire l’objet d’une piste d’audit fiable si l’entreprise souhaite être en totale conformité (et ne pas être sanctionnée par les administrations fiscales). 👀

Aujourd’hui, on vous montre étape par étape comment élaborer votre piste d’audit fiable dans les règles de l’art. Promis, ce n’est pas aussi difficile qu’on le pense !

La piste d’audit fiable (ou la PAF) a été rendue obligatoire par la directive européenne 2010/45/UE et oblige les entreprises à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents », spécifiques à la gestion des factures émises et reçues.

Elle permet d’apporter la preuve de la validité des factures et de convaincre le vérificateur fiscal du sérieux de vos processus dédiés à la facturation.

Trois types de facturation existent :

• l’Échange de Données Informatisé (EDI),
• la facture sécurisée « Référentiel Général de Sécurité » (RGS),
• les factures non électroniquement sécurisées (facture au format PDF et facture papier).

Les deux premiers types sont suffisamment sécurisés et fiables aux yeux de la loi. Elles sont généralement gérées par les outils d’intégration comptable. En revanche, ce n’est pas le cas du dernier type de facturation qui nécessite une piste d’audit fiable.

Cette piste d’audit fiable doit garantir 3 principes essentiels :

• l’authenticité de l’origine de la facture,
• l’intégrité de son contenu,
• sa lisibilité.

L’administration fiscale définit la piste d’audit fiable comme suit :

L’article 289 VII du Code général des impôts, qui met en application la piste d’audit fiable, s’applique pour toutes les factures papier et électronique non sécurisées, par exemple :

• les factures reçues par courrier,
• les factures en pièce jointe d’un email,
• les documents édités sur des espaces de partage de fichiers comme Google Drive.

⚠️ Le non-respect de cette obligation légale est lourd de sanctions :

• concernant les factures émises, vous risquez une pénalité de 50 % du montant de la facture ainsi que 15 € supplémentaire (pour chaque erreur) si l’administration fiscale remet en doute la conformité de vos factures,
• concernant les factures reçues, vous risquez de vous voir refuser la déduction de la TVA de ces factures sur 3 ans.

👉 À noter : il est possible de minorer les factures émises de 5 % si vous le justifiez sous 30 jours après la mise en demeure du Trésor public.

D’après le BOI du 07/02/2018, sont concernées toutes les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures non certifiées électroniquement et qui n’utilisent pas de données informatisées (EDI).

Il existe toutefois plusieurs subtilités en fonction de la taille de l’entreprise. Voici les conditions de l’audit en fonction du type de votre entreprise :

• pour les TPE, une « présentation orale assortie d’une démonstration concrète suffira à la description des contrôles mis en place par une très petite entreprise et réalisés par un seul acteur, consistant en un recoupement manuel des factures avec les documents commerciaux »,
• pour les PME, une documentation écrite synthétique,
• pour les grandes entreprises, une documentation écrite détaillée.

Rédiger une piste d’audit fiable, c’est non seulement :

• lutter contre les fraudes à l’impôt des sociétés,
• sécuriser les processus de facturation afin d’éviter les fraudes liées à la déductibilité de la TVA,
• sécuriser l’ensemble de vos flux de facturation et en assurer une parfaite traçabilité,
• assurer la conformité de l’assiette de calcul du revenu imposable de l’entreprise.

La piste d’audit fiable doit répondre aux 3 principes énoncés plus haut et décrit une véritable mine d’informations qu’il faut traiter avec soin.

Voici 5 étapes simples pour y parvenir. 👍

La première étape consiste à identifier chaque type de flux de facturation et décrire de façon précise le processus de traitement des factures. N’oubliez pas qu’il s’agit aussi bien des factures émises que des factures reçues.

Sur le support de votre choix, recensez tous les contrôles qui sont effectués au cours du cycle de vie de la facture et identifiez toutes les parties prenantes qui sont concernées. 

• qui intervient sur chaque facture (factures clients, factures fournisseurs) ?
• pour quelle opération ?
• quelles sont les procédures de contrôle de chaque facture ?

Le but de cette étape est de savoir qui sont les personnes concernées ainsi que les factures associées pour respecter le principe de traçabilité. La traçabilité vous permet de savoir si une facture a été modifiée, et si c’est le cas, de pouvoir en retrouver l’origine.

Pour compléter la cartographie des flux de facturation, il est indispensable de recenser tous les contrôles existants et à quels niveaux des processus ils agissent.

Une fois chose faite, l’étape la plus importante consiste à évaluer l’efficacité des contrôles. Nous vous conseillons de faire intervenir plusieurs personnes pour la réalisation de cette étape, afin d’éviter toute erreur. Le but est de vérifier que les contrôles ne sont pas obsolètes, voire incomplets, afin de répondre à la conformité de la législation.

Il faut à présent prouver à l’administration fiscale que votre piste d’audit fiable est conforme à toutes les exigences. Les 3 principes suivants doivent être appliqués :

• authenticité : démontrez que la personne qui a établi la facture est bien la personne qui vous a rendu le service/livré le bien ;
• lisibilité : présentez la facture dans un format numérique ou papier lisible par tous ;
• intégrité : garantissez que la facture que vous passez en comptabilité correspond exactement à la facture qui a été éditée par votre fournisseur.

L’archivage des pièces comptables est essentiel pour vous faciliter la tâche. L’objectif est d’être le plus concis et précis possible pour faciliter la vérification de l’administration fiscale.

Si vous avez en horreur la paperasse, et que vous souhaitez gagner en temps et en efficacité, vous pouvez passer par un logiciel spécialisé qui vous aidera dans cette tâche.

Zeendoc est une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) qui collecte, organise et met à disposition des collaborateurs, des clients ou partenaires les informations requises (contrats, BSE, devis, BL…) de manière sécurisée. Elle prend entre autres en charge la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs, de tous les processus associés, et assure ainsi votre mise en conformité avec la piste d’audit fiable. Ainsi, vos documents possèdent la même valeur légale qu’une facture papier.

La piste d’audit fiable est nécessaire pour les entreprises qui utilisent les factures non électroniquement sécurisées. Elle demande surtout une grande organisation, mais les étapes sont très simples à mettre en place.

Si vous ne souhaitez pas perdre de temps et vous concentrer davantage sur des activités avec de la plus-value, il existe des logiciels spécialisés pour vous y aider. 🤓