La piste d'audit fiable : gardez (vraiment) le contrôle sur votre fiscalité

Depuis le 1er janvier 2013, les entreprises qui émettent des factures soumises à la réglementation fiscale ont le choix entre l’EDI, la signature électronique avancée ou la facture papier classique.

Problème : la troisième option reste la plus utilisée et est soumise à des contrôles fréquents.

Les factures papier, pour répondre aux règles fiscales, doivent donc faire l’objet d’une piste d’audit fiable si l’entreprise souhaite être en totale conformité (et ne pas être sanctionnée par les administrations fiscales). 👀

Aujourd’hui, on vous montre étape par étape comment élaborer votre piste d’audit fiable dans les règles de l’art. Promis, ce n’est pas aussi difficile qu’on le pense !

La piste d’audit fiable (ou la PAF) a été rendue obligatoire par la directive européenne 2010/45/UE et oblige les entreprises à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents », spécifiques à la gestion des factures émises et reçues.

Elle permet d’apporter la preuve de la validité des factures et de convaincre le vérificateur fiscal du sérieux de vos processus dédiés à la facturation.

Plus concrètement, trois types de modalités de transmission des factures existent :

• l’Échange de Données Informatisé (EDI),
• la facture sécurisée « Référentiel Général de Sécurité » (RGS), avec signature électronique avancée,
• les factures non électroniquement sécurisées (facture au format PDF et facture papier).

Les deux premières sont suffisamment sécurisées et fiables aux yeux de la loi. Elles sont généralement gérées par les outils d’intégration comptable. En revanche, ce n’est pas le cas du dernier type de facturation qui nécessite une piste d’audit fiable.

☝️ Son but est alors de garantir 3 principes essentiels :

• l’authenticité de l’origine de la facture,
• l’intégrité de son contenu,
• sa lisibilité.

L’administration fiscale définit la piste d’audit fiable comme suit :

L’article 289 VII du Code général des impôts, relatif à la piste d’audit fiable, s’applique pour toutes les factures papier et électroniques non sécurisées, par exemple :

• les factures reçues par courrier,
• les factures en pièce jointe d’un email,
• les documents édités sur des espaces de partage de fichiers comme Google Drive.

D’après le BOI du 07/02/2018, sont concernées toutes les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures non certifiées électroniquement et qui n’utilisent pas de données informatisées (EDI).

Il existe toutefois plusieurs subtilités en fonction de la taille de l’entreprise.

💡 Voici les conditions de l’audit en fonction du type de votre entreprise :

• 👉 pour les TPE, une « présentation orale assortie d’une démonstration concrète suffira à la description des contrôles mis en place par une très petite entreprise et réalisés par un seul acteur, consistant en un recoupement manuel des factures avec les documents commerciaux » ;
• 👉 pour les PME, une documentation écrite synthétique,
• 👉 pour les grandes entreprises, une documentation écrite détaillée.

L’État a décidé de mettre en place la PAF pour plusieurs raisons. À commencer par le fait que les factures fournisseurs revêtent une valeur à la fois :

• commerciale,
• fiscale,
• comptable,
• et juridique.

Grâce à la sécurisation des flux de facturation et la traçabilité des documents, la piste d’audit fiable :

• assure la conformité de l’assiette de calcul du revenu imposable de l’entreprise ;
• contribue à la lutte contre les fraudes à l’impôt des sociétés.

Par ailleurs, la PAF participe à éviter les fraudes liées à la déductibilité de la TVA.

Mais ce dispositif promet également des avantages aux organisations. En effet, il leur permet de vérifier la fiabilité et la conformité de leurs processus de facturation, puis de dégager des axes d’amélioration potentiels.

Attention, le non-respect de cette obligation légale est lourd de conséquences :

• Concernant les factures émises : si l’administration fiscale remet en doute la conformité de vos factures, vous risquez une pénalité de 50 % du montant de la facture ainsi que 15 € supplémentaires pour chaque erreur.
• Concernant les factures reçues, vous risquez de vous voir refuser la déduction de la TVA de ces factures sur 3 ans.

👉 À noter : il est possible de minorer la pénalité sur les factures émises de 5 % si vous justifiez l’opération sous 30 jours après la mise en demeure du Trésor public.

La piste d’audit fiable doit répondre aux 3 principes énoncés plus haut. Voici 5 étapes simples pour y parvenir. 👍

La première étape consiste à :

• identifier chaque type de flux de facturation, qu’il s’agisse des factures émises ou reçues ;
• décrire de façon précise le processus de traitement des factures.

De cette manière, vous excluez les flux qui ne sont pas concernés par la piste d’audit fiable (EDI par exemple).

Sur le support de votre choix, répertoriez tous les contrôles effectués au cours du cycle de vie de la facture et identifiez toutes les parties prenantes concernées :

• Qui intervient sur chaque facture (factures clients, factures fournisseurs) ?
• Pour quelle opération ?
• Quelles sont les procédures de contrôle de chaque facture ?

💡 Le but de cette étape est de savoir qui sont les personnes concernées ainsi que les factures associées pour respecter le principe de traçabilité. La traçabilité vous permet de savoir si une facture a été modifiée, et si c’est le cas, de pouvoir en retrouver l’origine.

Une fois que vous avez cartographié vos flux de facturation, précisez pour chacun d’entre eux les exigences réglementaires associées. Il s’agit, par exemple, des mentions obligatoires ou encore des conditions d’archivage.

☝️ Cette opération nécessite une grande minutie, d’autant plus qu’il existe des spécificités, en fonction des pays, du type de facture, etc.

Pour compléter la cartographie des flux de facturation, il est indispensable de recenser tous les contrôles existants et de préciser à quels niveaux des process ils interviennent.

Ici, chaque entreprise est différente et déploie ses propres mécanismes en fonction de son organisation. À vous d’être le plus précis et exhaustif possible.

Une fois chose faite, l’étape la plus importante consiste à mesurer l’efficacité des contrôles par rapport aux obligations de l’administration fiscale, telles que le régime de TVA appliqué ou les mentions obligatoires.

💡 Nous vous conseillons de faire intervenir plusieurs personnes pour la réalisation de cette étape, afin d’éviter toute erreur. Le but est de vérifier que les contrôles ne sont pas obsolètes, voire incomplets, afin de vous conformer à la législation ainsi qu’à ses évolutions.

Il faut à présent prouver à l’administration fiscale que votre piste d’audit fiable est conforme à toutes les exigences. Les 3 principes suivants doivent être appliqués :

• authenticité : démontrez que la personne qui a établi la facture est bien celle qui vous a rendu le service/livré le bien ;
• lisibilité : présentez la facture dans un format numérique ou papier lisible par tous ;
• intégrité : garantissez que la facture que vous passez en comptabilité correspond exactement à celle éditée par votre fournisseur.

☝️ L’archivage des pièces comptables est essentiel pour vous faciliter la tâche. L’objectif est d’être le plus concis et précis possible pour faciliter la vérification de l’administration fiscale.

Malgré son caractère obligatoire, la piste d’audit fiable est encore trop peu ancrée dans les habitudes des entreprises. D’après la FNFE-MPE, en 2018, 31 % des organisations n’avaient pas mis en place la PAF.

Et pour cause, l’opération semble à la fois chronophage, coûteuse et surtout difficile à mettre en place (notamment face à la complexité de la réglementation).

Mais bonne nouvelle, il existe des logiciels pour vous accompagner !

Si vous avez en horreur la paperasse, que vous souhaitez gagner du temps et surtout éviter tout risque d’erreur (et l’amende qui va avec), vous pouvez passer par un logiciel spécialisé.

🛠️ Quelques exemples :

• Neotouch est un logiciel de dématérialisation de la facturation client et fournisseur, à destination des TPE, PME et ETI. Conforme aux exigences de la Direction Générale des Finances Publiques, l’outil vous permet d’honorer les obligations d’authenticité, de lisibilité et d’intégrité des factures, ainsi que le respect des mentions obligatoires. Et grâce à la traçabilité des étapes de réalisation et de transmission des documents, vous gagnez du temps et en fiabilité sur le processus de piste d’audit fiable.

• Zeendoc est une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) qui collecte, organise et met à disposition des collaborateurs, des clients ou partenaires les informations requises (contrats, BSE, devis, BL…) de manière sécurisée. Elle prend notamment en charge la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs, de tous les processus associés, et assure ainsi votre mise en conformité avec la piste d’audit fiable. Ainsi, vos documents possèdent la même valeur légale qu’une facture papier.

La piste d’audit fiable est nécessaire pour les entreprises qui utilisent les factures non électroniquement sécurisées. Elle demande surtout une grande organisation, mais les étapes sont très simples à mettre en place.

Si vous ne souhaitez pas perdre de temps et vous concentrer davantage sur des activités avec de la plus-value, il existe des logiciels spécialisés pour vous y aider. 🤓