GED : Audit financier positif pour Zeendoc et ses 20 millions de documents

Notre rédaction s’intéresse à l’audit et à la labellisation d’éditeurs SaaS, sujet phare de l'actualité, en prenant le cas de Zeendoc de Sages Informatique. Son Directeur technique revient point par point sur cet audit financier et opérationnel ainsi que sur le label TRUXT obtenu.

Mathieu Donzel. Tout d’abord, il faut savoir que Zeendoc est un SaaS qui simplifie les systèmes d’information documentaire dans les entreprises. Notre mission, c’est d’évaluer et de valoriser l’information du papier jusqu’à l’email dans les sociétés de 2 à 100 salariés. Pour  comprendre les raisons de cet audit financier et opérationnel, il faut intégrer le modèle commercial indirect qui nous lie à nos revendeurs. Nous avions besoin de leur apporter un gage de confiance supplémentaire même s’ils savent que cela fait 8 ans que Zeendoc s’améliore quotidiennement. C’est notre métier de centraliser l’information, la rendre accessible et surtout réutilisable pour nos clients. Nous avons franchit un cap d’excellence l’année dernière en dépassant la barre des 20 millions de documents consultés sur notre SaaS avec plus de 600 clients.
Je me suis dit que nous avions besoin d’un audit financier et opérationnel complet, par un auditeur externe, pour une démarche qualité irréprochable. Cet audit a été complémentaire de celui d’une certification des comptes : audit comptable et financier, audit interne, audit contractuel et audit légal. Cette méthodologie d’audit externe a augmenté notre efficacité et notre fiabilité en nous rapprochant de standards et normes internationales.

Zeendoc est distribué à 95 % en indirect via notre réseau de 50 revendeurs bureauticiens et VAR (ndlr : Value-Added Resellers). Chaque revendeur travaille avec un modèle de financement des produits qu’il propose à un coût mensuel au client final. Nous facturons donc le montant total des coûts au revendeur, qui lui, assure son financement à l’aide d’un partenaire financier comme GRENKE.
C’est d’ailleurs ce partenaire spécialisé dans le financement locatif qui nous a recommandé d’obtenir le label TRUXT faisant foi dans le modèle des revendeurs avec lesquels il collabore. Ce label est obtenu à la suite d’un audit, tant d’un point de vue financier qu’opérationnel, et son impact est directement visible sur les ventes réalisées par notre réseau. Avant l’obtention du label en juin 2016, 20 % du volume des ventes ne se matérialisait pas auprès des clients en indirect qui ne connaissaient pas notre marque Zeendoc. Depuis l’audit, notre réseau finalise de plus en plus ses ventes et nous espérons atteindre un taux de 98 % de réussite commerciales d’ici à juin 2017. TRUXT nous permet donc de sécuriser le pipe commercial mais aussi d’accélérer au global le cycle de ventes. Toute la chaîne est rassurée sur la pérennité de Zeendoc démontrée par la bonne gestion d’entreprise de Sages informatique.

Les utilisateurs de Zeendoc bénéficient d’une pérennité dans l’utilisation de nos services car nous sommes devenus éligibles à une garantie opérationnelle par exaegis qui délivre le label TRUXT. Cela signifie que nos clients peuvent souscrire à une offre de sécurisation totale pour garantir la continuité de Zeendoc même - dans le cas peu probable - d’une défaillance de Sages Informatique. L’idée est de rassurer à 100 % nos clients sur le devenir de notre société demain quand bien même notre situation financière est excellente aujourd’hui comme l’a démontré l’expertise comptable. Avec cette garantie de continuité de service, toujours proposée par le biais du financement de GRENKE ou d’un partenaire financier équivalent, Zeendoc sera toujours sécurisée à l’avenir pour les clients. Incroyable à entendre quand on est utilisateur final en fin de chaîne BtoB ? Oui et nous en sommes très fiers. Nous aimerions aussi pouvoir bénéficier, avec nos propres prestataires, de ce privilège de garantie de qualité de délivrance et de maintien du service même en cas de défaillance.

C’est la société et cabinet d’audit Exaegis qui est à l’origine de l’audit financier et opérationnel et du label TRUXT. Exaegis est connue pour être une agence de notation référente dans le secteur du numérique. Nous nous doutions donc que l’audit serait spécifique à notre fonctionnement « as a service ». Les accords de confidentialité nous ont été précisés sur les résultats de l’analyse financière et de l’analyse opérationnelle. Nous avons ensuite reçu un questionnaire d’audit comptable et financier, qui a été complété par une série d’entretiens par un auditeur externe sur diverses thématiques de gestion : équipe de travail, amélioration de la qualité, sécurité, gestion des risques, PRA, contrôle interne, fiscalité, exigences réglementaires et légales. Tous nos processus ont été analysés. Le plus intéressant a été surtout de travailler avec un regard externe pour repenser nos processus internes. L’engagement humain n’a pas été très long au final et les résultats de l’audit ont été mis en oeuvre aussitôt. Par exemple, nous avons séparé les bases de mots de base entre l'opérationnel et les tests. Et divers processus de développement ont été aussi optimisés. Cela a apporté de plus une évolution bienvenue en interne auprès de nos collaborateurs.

Zeendoc propose une GED avec l’indexation intelligente des documents et un système de recherche dynamique pour répondre à tous les besoins d’information de l’entreprise.

Exaegis délivre le label TRUXT à la suite d’une analyse financière, d’une analyse opérationnelle et de l’établissement d’un profil de risque. Ce label permet aux éditeurs SaaS de bénéficier d’une garantie opérationnelle pour assurer la réversibilité du contrat et garantir le maintien du service en condition opérationnelle.