Asana ou Trello : comparatif des deux outils de gestion de projet

Asana et Trello sont deux outils de gestion de projet très populaires dans les entreprises travaillant de manière collaborative et Agile quotidiennement ou pour des projets ponctuels. Ces deux logiciels en ligne sont très souvent comparés, car leur approche de la gestion de projet est visuelle, ludique et collaborative. Cette recette gagnante a permis de faire travailler des millions de salariés dans le monde en "mode projet" avec tous les bénéfices que cela peut apporter : productivité, atteinte des objectifs, visibilité, organisation dénuée de stress, etc.

Dans ce comparatif, nous avons testé Asana et Trello dans leur toute dernière version pour mettre en lumière leurs différences fondamentales et vous permettre de faire le choix le plus pertinent pour votre équipe projet.

Asana est un logiciel de gestion de tâches et de gestion de projet conçu pour la collaboration au quotidien et pour la planification de projets ponctuels. Asana reprend les fondamentaux des outils de gestion de projet afin d'offrir un cadre structurant aux équipes tout en offrant une expérience souple et collaborative. Ce logiciel a vocation à permettre aux membres d'une équipe de mieux collaborer et communiquer ; ceci en vue d'augmenter très significativement la productivité, peu importe la taille des équipes et la complexité des projets.

Trello est un outil universel d'organisation pour les projets personnels et professionnels. Trello offre une approche très spécifique de la gestion de projet en remplaçant les tâches par des "cartes" et les projets par des "tableaux". Cette approche basée sur la méthode Kanban offre un environnement très visuel pour les projets à la manière de Post-it sur un tableau blanc. Cet outil de gestion de projet est pertinent aussi bien pour planifier et organiser la création d'un site web que pour organiser son emménagement dans un nouvel appartement.

Trello comme Asana ne nécessitent pas de formation (MOOC gestion de projet par exemple), de certification, de conduite du changement, de méthodologie de planification de projet ou de déploiement encadré (accompagnement par un intégrateur). Ce sont des outils collaboratifs simples et gérés intégralement via l'interface web. Ils conviennent à toutes les équipes souhaitant travailler ensemble de manière plus agile (moins rigide).

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Nous venons de voir que Trello et Asana sont tous deux conçus pour la gestion de projet Agile avec cependant une première différence assez nette dans leur approche. Celle-ci se traduit immédiatement dans l'Expérience Utilisateur. Le tableau ci-dessous montre quant à lui les différences sur le plan des fonctionnalités uniquement :

Sur le plan fonctionnel, la principale différence entre Trello et Asana est le mode de visualisation et d'ordonnancement des tâches. Asana offre un meilleur environnement dès lors qu'un projet contient une trentaine de tâches (c'est le cas la plupart du temps) alors que l'unique vue en tableau de Trello tire parti des petits projets pour offrir plus de visibilité et de convivialité. Sur ce point, notre avis est qu'une liste de tâches, de sous-tâches et la possibilité de les regrouper est quasi-indispensable en planification de projet et donc que Trello est très limitant. Notons par ailleurs qu'en 2016, Asana a ajouté une vue en tableau presque identique à celle de Trello tout en conservant son style épuré très apprécié de ses utilisateurs. Cette fonctionnalité a clairement été pensée pour séduire les inconditionnels de Trello.

En version gratuite, Asana offre plus de fonctionnalités que Trello : c'est la volonté de ce dernier de limiter au strict minimum les fonctionnalités natives de son outil. Pour les utilisations intensives de Trello, un catalogue d'applications nommées Power-Ups vient enrichir la version de base à condition de passer à la version premium. Attention cependant : les Power-Ups sont pleines de bonnes idées, mais sont développées par des développeurs indépendants ne faisant pas partie d'Atlassian (propriétaire de Trello): l'homogénéité et la qualité des Power-Ups n'est pas toujours au rendez-vous.

Important : Asana et Trello sont considérés comme des outils de gestion de projets collaboratifs (travail en équipe) et ne remplissent donc pas les fonctions de solutions logicielles de management de projet comme :

• Gestion des feuilles de temps (timesheet) pour le suivi du temps passé,
• Devis et facturation,
• Gestion des ressources,
• Plan de charge (charge de travail),
• Project Portfolio Management (PPM) : Asana lancera une fonction de PPM en Novembre
• Cycle de vie du projet,
• Messagerie instantanée et visio,
• Gestion des risques,
• Gestion financière : gestion des coûts, suivi budgétaire,
• Gestion des documents (GED).

Asana et Trello adoptent des modèles tarifaires très similaires :

• Une version gratuite illimitée dans la durée (contrairement à un essai gratuit) sur laquelle les petites équipes peuvent rester ad vitam æternam ;
• Une version premium pour les entreprises qui souhaitent disposer de toutes les fonctionnalités de la solution ;
• Une version Entreprise pour les sociétés les plus exigeantes en termes de services.

Après plusieurs mois d'utilisation d'Asana en version gratuite, la limite du nombre de collaborateurs ainsi que la fonctionnalité de création de champs personnalisés nous ont fait passer à la version premium. Chez Trello, c'est la limite de 1 Power-Up par tableau et de 10Mo (soit 2 ou 3 fichiers) qui pousse à passer à la version supérieure.

Le rapport qualité-prix dépend principalement de la manière dont vous gérez vos projets :

• La version gratuite est très bonne dans les deux camps à condition de gérer de petits projets. Si les projets deviennent complexes, vous vous sentirez constamment limité dans Trello ;
• La version premium est en revanche plus qualitative chez Asana : elle donne le sentiment de disposer d'un outil professionnel et structurant quand Trello conserve un côté amateur.

Avantages des deux outils :

• Ils disposent tous deux d'une version gratuite ;
• Ils sont simples d'utilisation ;
• Ils permettent de coordonner facilement les parties prenantes au projet ;
• Ils permettent de piloter efficacement les projets et de suivre leur avancement ;
• Ils sont collaboratifs, productifs et simplifient la communication ;
• Ils centralisent les informations et permettent la synchronisation des actions.

Inconvénients des deux outils :

• Ils ne permettent pas de gérer des projets complexes avec toutes leurs dimensions (budgets, PPM, staffing, etc.).

Avantages de Trello :

• L'onboarding extrêmement rapide : l'ouverture d'un compte gratuit se fait en 10 secondes sans frustration ;
• La prise en main de l'outil est rapide et très intuitive ;
• Son utilisation est toujours aussi ludique après plusieurs mois d'utilisation ;
• L'interface est minimaliste en donnant cependant la possibilité d'ajouter des fonctionnalités additionnelles (Power-Ups) pour les utilisateurs les plus exigeants.

Inconvénients de Trello :

• L'outil est trop simpliste pour des projets d'une complexité moyenne à élevée ;
• La vue uniquement sous forme de Kanban est frustrante au-delà d'une trentaine de cartes ;
• L'utilisation est limitée aux projets ponctuels et non à la productivité quotidienne (gestion de tâches en équipe) ;
• Il n'est pas possible de créer des sous-tâches avec le même niveau de détail que les tâches mères.

Avantages d'Asana

• Son utilisation au quotidien comme pour des projets ponctuels en fait une plateforme collaborative autant utilisée que la messagerie ;
• Excellent rapport qualité / prix ;
• Possibilité de varier les vues en fonction de ses préférences ;
• Bon équilibre entre structuration et flexibilité ;
• Très complet sur le plan fonctionnel avec de bonnes intégrations.

Inconvénients d'Asana

• Une gestion plus poussée des workflows et des numéros de tickets permettrait de remplacer des logiciels comme Redmine.

Type d'entreprises utilisatrices

• Freelance,
• Petites entreprises / start up,
• PME, PMI,
• Départements spécifiques de grandes entreprises.

Parties prenantes

• Tous les salariés,
• Chef de projet.

Asana et Trello ne sont pas adaptés aux DSI, aux MOA (Maitrise d'ouvrage), MOE (Maitrise d'oeuvre), etc.

Type de projets

• Projet informatique : développement logiciel principalement,
• Brainstorming,
• Projets créatifs : projet web, plan de communication,
• Projets d'innovation : création d'une nouvelle ligne de produits,
• Coordination des équipes au quotidien (Asana uniquement),
• Travail collaboratif (Asana uniquement).

Méthodologies préconisées

• Aucune ou Agile

Trello et Asana sont des outils informatiques d'une très grande efficacité offrant un bon niveau de flexibilité dans le cadre de la conduite de projet. Dans le cas d'Asana, l'outil remplit également la mission de gestion collaborative des tâches quotidiennes de chaque collaborateur (hors projets). Trello se révèle être quant à lui un très bon outil d'organisation pour de petits projets dans sa version gratuite. La limite de sa couverture fonctionnelle pousse en revanche à passer rapidement à la version premium. Or, à prix quasiment équivalent, la version premium d'Asana offre plus de fonctionnalités pour une utilisation plus vaste et plus structurante.