Multitasking ▶︎ définition, limites et comment éviter le multitasking au travail

Qu'est-ce que le multitasking, ce faux-ami de votre productivité ?

Qu'est-ce que le multitasking, ce faux-ami de votre productivité ?

Avez-vous recours au multitasking ?

Si vous envoyez des textos à vos amis en visionnant en même temps votre série préférée, la réponse est oui.

Si, au travail, vous rédigez un rapport important tout en ayant un échange professionnel avec un collègue ou en répondant au téléphone, la réponse est oui.

Et les exemples sont encore nombreux puisque ce multitasking, traduction de multitâche, est devenu l’un des apanages de notre monde moderne. Trop connectés, difficultés à nous concentrer, charges de travail de plus en plus importantes… Quel est le «pourquoi» du multitasking ? Et surtout comment impacte-t-il nos quotidiens, notre psychologie, et par conséquent nos performances professionnelles ?

Concentrez-vous quelques minutes sur notre article, et découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet.

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Multitasking : définition

Qu’est-ce que le multitasking ?

Si le terme multitasking s’employait initialement dans le domaine informatique, pour caractériser certains systèmes d’exploitation, il se réfère de plus en plus à un comportement humain.

En effet, le multitasking se définit aujourd’hui comme le fait d’effectuer plusieurs activités ou tâches en même temps, dans la sphère privée comme dans le domaine professionnel.

Exemple : gérer ses mails tout en assistant à une réunion de travail.

Mais en réalité, comme nous le verrons plus tard, le cerveau ne peut traiter qu’une activité à la fois. Des expériences menées à l’aide d’un IRM ont notamment prouvé que lors de l’exécution de plusieurs tâches simples, le cerveau jonglait en réalité de l’une à l’autre.

Ce que nous nommons multitasking se traduit donc par l’action de naviguer sans cesse d’une activité à une autre, en pensant mener les deux de front.

☝️  Il est important de souligner que le développement du multitasking va de pair avec la multiplication des outils technologiques et de communication. Nous constatons effectivement que le multitâche inclut souvent différents canaux de communication :

  • conversation directe + emails,
  • navigation internet + téléphone, etc.

Pourquoi pratiquons-nous le multitasking ?

Même s’il a toujours existé, le développement du multitasking ces dernières années trouve son origine dans plusieurs facteurs :

  • le facteur anthropologique : depuis toujours l’Homme est en quête de nouveauté et de stimuli, afin de contrer l’ennui. Multiplier les tâches et céder à divers dérivatifs (consultation de son téléphone par exemple) stimule le cerveau et procure de la satisfaction.
     
  • le facteur technologique : par rapport à nos ancêtres, nous sommes davantage confrontés à des sollicitations externes, dues à la multiplication des outils technologiques (emails, réseaux sociaux, smartphones, etc.).
     
  • le facteur professionnel : envie d’en faire plus, d’être davantage performant dans un environnement professionnel exigeant en matière de productivité ? Une croyance bien ancrée veut qu’exécuter plusieurs tâches simultanément fasse gagner du temps.

☝️  Ce dernier point se révèle très important, car nombreux sont ceux qui croient que le multitasking est l’ami de la productivité. Certains profils (multitasking person, ou multi-tasker) se vantent même de leur capacité à réaliser plusieurs activités en même temps.

Mais la réalité est tout autre, et le multitasking présente de nombreuses limites.

Les limites du multitasking

Baisse de la concentration et de l’attention

Il a été prouvé, notamment par les sciences cognitives, que notre cerveau n’est pas calibré pour faire plusieurs choses en même temps.

⚠️  De ce fait, la surcharge informationnelle (appelé «infobésité») :

  • dilue notre attention pour chacune des activités à réaliser ;
  • pénalise notre concentration sur la tâche principale à exécuter.

Augmentation du risque d’erreurs

Le multitasking ne permet pas de saisir correctement les inputs, c’est-à-dire les renseignements disponibles lors de la phase d’entrée de l’information. En d’autres termes, un individu multitâche réagit à une situation donnée plus qu’il ne l’analyse vraiment.

⚠️  Conséquence : le risque d’erreurs, d’incohérences augmente.

Impact sur les capacités intellectuelles

Plusieurs études ont mené à la conclusion suivante : le multitasking affecte durablement nos capacités mentales.

D’ailleurs, selon le psychologue britannique Glenn Wilson, pratiquer le multitâche de manière régulière ferait perdre 10 points de quotient intellectuel !

Perte de temps

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.

Loi de Carlson

Nous avons vu que le multitasking relève surtout du fait de passer rapidement d’une activité à une autre. Cette pratique, nommée le switching, engendre en réalité une perte de temps.

En effet, notre cerveau a besoin d’un certain délai pour se concentrer pleinement sur la nouvelle tâche à accomplir. Selon une étude américaine de l’University of California, ce temps d’adaptation s’élèverait même à 23 minutes !

⚠️  Il est alors simple d’imaginer le temps perdu à :

  • alterner d’une activité à une autre,
  • se plonger entièrement dans une nouvelle occupation.

Dégradation des relations sociales et professionnelles

Vous traitez vos mails en pleine réunion professionnelle ?

Vous vous empressez de répondre au téléphone en plein échange formel avec l’un de vos collaborateurs ?

⚠️  Nous vous laissons vous représenter l’image qu’un tel comportement renvoie à la personne qui anime la réunion, ou à votre interlocuteur de manière générale...

Procrastination

Les individus multitâches ressentent souvent des difficultés à s’atteler à des activités longues.

⚠️  De ce fait, ils ont une fâcheuse tendance à procrastiner, c’est-à-dire à les repousser au lendemain.

Difficultés à traiter certaines informations

Les troubles de l’attention liés au multitasking conduisent à être moins réceptif à certaines informations.

⚠️  Ainsi, les multi-taskers sont plus enclins à traiter les stimuli visuels (infographie par exemple), alors qu’ils éprouvent des difficultés à lire un article dans son intégralité par exemple.

Stress plus important

D’après une étude parue dans le Journal of Experimental Psychology, le multitasking engendrerait la libération d’hormones de stress.

Le surmenage et la sur-sollicitation de notre cerveau se révèleraient d’ailleurs une des causes de l’épuisement professionnel. Alors qu’à l’inverse des idées reçues, la concentration sur une seule et même mission fatigue moins nos méninges.

Comment éviter le multitasking au travail ?

Pratiquez le multitasking «intelligent»

Vous l’aurez compris, la pratique du multitasking n’est pas recommandée.

Il existe cependant un cas de figure où elle s’avère moins problématique : si l’une ou l’ensemble des activités nécessite peu de concentration, peut être «automatisée».

Il est, par exemple, tout à fait possible d’écouter un podcast en parallèle de travaux nécessitant peu de concentration (de la saisie par exemple).

Évitez toute source de distraction

Cela paraît évident, mais lorsque vous vous attelez à une tâche professionnelle, écartez-vous de toute source de distraction :

  • éteignez votre smartphone et déconnectez-vous des réseaux sociaux ;
  • ne vous perdez pas sur le web lorsque vous effectuez des recherches, et concentrez vos efforts sur un objectif précis ;
  • octroyez-vous un créneau durant lequel vous restez injoignable au téléphone, le temps de terminer un dossier important par exemple, etc.

Organisez mieux votre temps de travail

Quelques conseils en ce sens :

  • L’objectif n’est pas d’arrêter de regarder vos mails ou de passer vos coups de fil importants. Il s’agit plutôt d’aménager un temps pour cela, de le planifier dans votre journée de travail afin de rester focus sur chacune de vos activités au moment opportun.
     
  • Envisagez aussi de recourir à certaines méthodologies de travail, à l’exemple de la méthode Pomodoro. En résumé, cette technique d’organisation du temps impose 5 minutes de pause toutes les 25 minutes de travail, pour vous ressourcer et rester appliqué à votre tâche principale.
     
  • Le multitasking est parfois le reflet de difficultés à vous concentrer sur des travaux chronophages. Privilégiez alors leur réalisation le matin, avant que les sollicitations extérieures ne se multiplient et que la fatigue s’installe.

Recherchez d’autres sources de satisfaction

Nous savons que la quête de stimuli constitue un des facteurs encourageant le multitasking.

C’est pourquoi nous vous encourageons à rechercher d’autres sources de contentement dans l’environnement professionnel, à l’exemple du sentiment de satisfaction lié au travail bien fait et abouti.

💡 Il a été prouvé que la réalisation de to do lists, sur papier ou à l’aide d’un logiciel comme Trello, est riche en bienfaits psychologiques. Rayer un travail exécuté procure en effet un sentiment d’accomplissement. Attention toutefois à n’y inscrire que des tâches réalisables dans un laps de temps assez court (une grosse tâche sera alors divisée en sous-tâches), afin de ne pas ressentir de frustration en cas d’inachèvement.

Méditez

Enfin, multitasking et difficultés de focalisation vont souvent de pair.

En conséquence, pratiquer la méditation, et de manière plus générale se concentrer sur sa respiration aide notre esprit à se recentrer sur la mission principale lorsque nous sommes au travail.

Multitasking et responsabilité de l’entreprise

Au final, le multitasking se révèle un bien faux-ami qui, sous couvert de nous faire abattre plus de travail, produit l’effet inverse.

Cependant, si le multitâche relève des habitudes de travail de chacun, c’est aussi à l’entreprise de prendre conscience du problème, dans l’objectif de mettre en place de bonnes pratiques. Accepter, par exemple, qu’on ne puisse être dérangé (par chat, par téléphone, etc.) à certains moments de la journée fait partie des nouvelles habitudes à adopter, pour offrir à chaque collaborateur un terrain propice à sa concentration… et donc à la performance !

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