Office 365 et ses alternatives LibreOffice & G Suite au banc d'essai

Les meilleures suites bureautiques et messageries au banc d'essai
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Toutes les entreprises petites ou grandes s'appuient sur 4 pilliers pour grandir : la communication, l'organisation, la création, la collaboration. Ces pilliers peuvent devenir de véritables vecteurs de compétitivité en favorisant la productivité, l'innovation et la réduction des coûts. Retrouvez toutes nos astuces sur les suites bureautiques.

Des employés heureux grâce à la technologie

Des employés satisfaits sont des employés productifs. Ce point est un argument central dans le choix d'un outil de travail collaboratif car les employés passent le plus clair de leur temps avec. En effet, la messagerie, l'agenda et les documents sont bien souvent ouverts tout au long de la journée sur les postes de travail. Chaque micro-tâche ou action optimisée se transforme ainsi en milliers d'euros d'économies à l'échelle d'une entreprise sur un an.

La nouvelle génération d'outils collaboratifs est une opportunité inédite de générer du bonheur au travail et donc de la productivité (partage de fichers, co-édition de documents, partage de connaissances, etc.). Les recherches montrent par ailleurs une correllation entre l'affinité des employés avec leurs outils et le temps qu'ils passent dans leur entreprise. Il s'agit là de bon sens mais aussi d'une révolution car l'informatique n'a pas toujours été notre amie : applications lentes, perte de documents non enregistrés, virus, etc.
 

Tweet: Les outils #collaboratifs rendent les employés plus heureux et productifs - via @appvizer_FRLes outils #collaboratifs rendent les employés plus heureux et productifs - via @appvizer_FR - Cliquer pour tweeter

Une étude menée par Deloitte et Ipsos MORI montre concrètement que le bonheur des employés impacte positivement l'entreprise à plusieurs niveaux :

  • Il permet d'être 31% plus productif
  • Il génère 33% plus de soutiens entre collaborateurs
  • Il permet d'améliorer de 37% les capacités de ventes des commerciaux
  • Il fidélise les employés qui restent plus longtemps dans l'entreprise
  • Il réduit de fait les burnouts
  • Il rend les employés souriants.. pour le bonheur de tous !

La satisfaction des employés est un équilibre fragile. Les outils les plus utilisés dont les suites bureautiques doivent donc être :

  • Adaptés aux usages (couverture fonctionnelle idéale)
  • Ergonomiques et plaisants
  • Rapides
  • Compatibles
  • Flexibles
  • De confiance

Le dernier point est peut être le plus important : avoir confiance dans son outil est la même confiance que l'on a dans son parachute lors d'un saut en avion. L'utilisateur doit en effet savoir que ses données sont protégées, sauvegardées à tout instant et confidentielles. Trois leaders se partagent ce marché à ce jour : Microsoft avec son pack Office, Google avec G Suite et LibreOffice dont la version en ligne vient de sortir.
 

Microsoft Office 365 (anciennement Pack Office)

Fin 2016, Microsft Office était utilisé par 1,2 milliards de personnes dans 140 pays et dans 107 langues ce qui en fait l'acteur le plus dominant du marché. De plus Outlook.com compte à lui seul plus de 400 millions d'utilisateurs actifs.
Malgré le fait que Microsoft ait freiné des quatre fers pendant des années pour minimiser sa compatibilité, les choses sont différentes aujourdhui. En effet, le pack Office dispose aujourd'hui d'une version à installer sur son poste ainsi que d'une version "light" en ligne. Nous précisons "light" car Office en ligne ne dispose pas de toutes les fonctionnalités et de la puissance de la version classique. Il n'est pas possible par exemple de créer des macros sur Excel en ligne.
En plus de sa version en ligne compatible avec Chrome, Edge, Firefox et Safari, Office est compatible avec Windows, MAC, Windows Phone, Android et depuis aujourd'hui sur Chrome OS. Une petite révolution quand on sait que l'éditeur de Chrome OS, Google, est le plus agressif de ses concurrents.
Dans sa version 2016, Office a également amélioré et unifié son design : Excel et Word n'ont jamais été aussi rapides, beaux et ergonomiques ! La présence persistante de OneNote 2016, Outlook 2016, Publisher 2016 et Access 2016 n'est en revanche pas indispensable aujourd'hui. Dans sa version Premium, Office 365 met à votre disposition deux applications qui peuvent réellement changer votre manière de travailler :

  • Skype Entreprise qui vous permet d'établir des vidéoconférences jusqu'à 250 participants
  • Yammer, le réseau social professionnel à succès. Celui-ci vous permettra de partager plus facilement l'information dans votre entreprise. Ce sera un véritable levier d'innovation.
  Pack Office 365

G Suite (anciennement Google Apps)

G Suite a été lancé par Google il y a 10 ans exactement sous le nom Google Apps. de 2006 à 2016, 5 millions d'entreprises sont passées à Google dans le monde prenant Micorsoft Office de court : à cette époque Google était le seul à proposer une plateforme collaborative 100% en ligne. Contrairement à Office toutes les fonctionnalités de G Suite sont disponibles en ligne avec un navigateur Web moderne. Seul Google Hangout (équivalent de Skype) et Google Drive nécessitent l'installation d'un petit programme pour être utilisés.
Selon une étude récente menée conjointement par Google et Forrester, le ROI (retour sur investissement) constaté par les entreprises utilisatrices de G Suite est de 304%. Ce retour sur investissement annuel se décompose comme ci-dessous :

  • Collaboration : 801 $ /an
  • Mobilité : 537 $ /an
  • Téléphone : 320 $ /an
  • Informatique : 50 $ /an

Toutes les applications Google (Maps, Analytics, YouTube, etc.) peuvent être ajoutées à son compte G Suite mais seules les applications ci-après font officiellement partie du pack :

  • Gmail : la messagerie
  • Google Agenda
  • Google Contacts
  • Google Groupes : groupes et listes de diffusion
  • Google Site : création de sites Web et d'intranets
  • Google Drive : création et partage de documents
  • Google Plus : Le réseau social public de votre entreprise ajouté à la suite en 2016

G Suite est rapide, ultra-compatible, et très collaboratif. Il est par exemple possible d'éditer un document à 20 personnes sans problème de conflits. On apprécie aussi la transparence de Google sur le taux de disponibilité de l'application : un tableau de bord montre l'état du service en temps réel. Google permet, toujours selon ses propres constatations, d'économiser 2h par semaine en travaillant ensemble : c'est 13 jours complets par an !

Google a toujours souhaité utiliser et tester ses produits en interne avant de les proposer aux autres. C'est sur cette logique qu'ils ont pu mesurer les indicateurs ci-dessous (Global Assesment Trends Report, SHL) :

  • 53% des documents sont édités par plus d'une personne
  • Augmentation de 48 à 53% des documents partagés à l'ensemble des employés de Google
G Suite

LibreOffice avec Open365

LibreOffice a été lancé en 2010 sur la base du projet Open Office. Seulement 2 ans après son lancement il était utilisé par 75 millions d'utilisateurs dans le monde. Il est disponible en 110 langues. Ce qui plait cez LibreOffice c'est qu'il est gratuit et Open Source. On retrouve l'ergonomie de Microsoft Office sans son design malheureusement. LibreOffice est relativement "brut" ce qui déplait à un certain nombre d'utilisateurs.  LibreOffice vient avec les applications suivantes :

  • Writer : traitement de texte
  • Calc : tableaur
  • Impress : présentations
  • Draw : dessin
  • Math : création de formules mathématiques
  • Base : Gestionnaire de bases de données

LibreOffice ne possède pas de messagerie en revanche. Cet espace est comblé par Thunderbird. En 2016 LibreOffice arrive dans le Cloud... enfin ! Open365 une suite bureautique en ligne Open Source qui s'appuie non seulement sur LibreOffice mais aussi sur KDE, Seafile, Docker et Jitsi offrant ainsi une alternative iso-fonctionnelle à G Suite et Office.

 

Les alternatives à Office, G Suite et LibreOffice

Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans les solutions détaillées plus haut sachez qu'il existe de vraies alternatives comme YaZiba, une solution française qui couvre les fonctions de communication et de collaboration. Il existe aussi NextCloud, un équivalement de Open 365 en terme de positionnement. Il y a enfin Zimbra, suite Open Source qui profite d'une communauté très active mais qui souffre d'un manque d'ergonomie.

Les suites bureautiques traditionnelles se sont beaucoup améliorées ces 5 dernières années. Elles se font cependant challengées par de nouveaux arrivants qui souhaitent, entre autres, mettre fin aux emails. Slack, Jamespot, Tibbr, Jive sont des plateformes collaboratives à considérer également avant de vous lancer avec une suite bureautique.

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