Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
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Les suites bureautiques, ou suites de productivité, se composent de logiciels conçus pour effectuer toute tâche de bureau : traitement de texte, tableur, présentation. Certains éditeurs proposent des suites bureautiques gratuites. Qu’en penser ? C'est parti pour une évaluation de suites bureautiques !
Quand on parle bureautique, on pense spontanément à la suite bureautique Microsoft Office avec les fameux Word, Excel et Powerpoint. Cette suite bureautique n’est pourtant pas la seule. Mais son nombre d’utilisateurs – 1,2 milliard à travers le monde – en fait néanmoins une référence.
Jusqu’en 1989, Microsoft proposait ses outils bureautiques séparément. Puis MS Office, suite bureautique propriétaire, voit le jour. Différentes licences existent, notamment : la licence Famille et Etudiants, dédiée à un usage personnel ; la licence professionnelle, qui inclut en plus Outlook, Access et Publisher.
Un pack Office Starter de la suite bureautique Office, aux fonctionnalités limitées, est souvent préinstallé à l’achat d’un PC neuf – au même titre qu’Apple propose iWork, l’équivalent d’Office pour Mac. Les étudiants bénéficient de prix réduits et les collaborateurs ont souvent droit à une version pour chez eux. Quant aux formations bureautiques, la plupart se font sur MS Office : autant d’habitudes progressivement prises... et difficiles à détrôner !
Microsoft renouvelle ses versions. En 2007, les formats .doc, .ppt ou .xls sont passés en .docx, .pptx et .xlsx. Une version online de la suite est à présent disponible : Office365. Elle s’appuie sur l’espace de stockage en ligne OneDrive.
À l’origine était OpenOffice.org d’Oracle. En 2011, une scission a donné LibreOffice d’un côté, Apache Open Office de l’autre. Toutes deux gratuites, elle sont disponibles sur tout système d’exploitation : Windows, Mac, Linux. Open source également, elles permettent d’accéder au code source pour réaliser des développements propres aux besoins de l’entreprise. Sous licence GPL (General Public Licence), elles peuvent s’installer sur autant de postes que vous le souhaitez au sein de votre parc informatique.
La suite bureautique LibreOffice a été créée par The Document Foundation, à la suite du rachat d’OpenOffice.org par SunMicrosystems. Disponible dans 110 langues, LibreOffice et LibreOffice Mac sont utilisées par 75 millions de personnes dans le monde. Pourvue de nombreux développeurs, elle ne cesse d’évoluer. Open365 est sa version cloud. Elle se compose de logiciels semblables à ceux de MS Office : Writer pour le logiciel de traitement de texte Word ; Calc pour Excel ; Impress pour le logiciel de présentation Powerpoint ; Base pour Access. Gratuite, les administrations la recommandent notamment aux entrepreneurs.
LibreOffice n’inclut pas de messagerie. En remplacement, les utilisateurs peuvent se servir de Bluemind. Aucunes applications contacts et agenda ne sont disponibles non plus. Par ailleurs, bien qu’ergonomiquement proche de Microsoft, le design est moins soigné, ce qui peut déplaire aux utilisateurs.
LibreOffice permet de générer un document en format natif Microsoft et réciproquement. Malgré tout, la compatibilité n’est pas parfaite. Des différences apparaissent sur la mise en page, pour les polices de caractère – notamment sur les « é ». Côté tableur, c’est mieux. En revanche, certaines fonctionnalités comme les macros ne sont pas reconnues, donc pas conservées, d’un logiciel à l’autre.
La suite bureautique OpenOffice est éditée par StarOffice. OpenOffice.org est devenu Apache OpenOffice. Cette suite bureautique, très répandue auprès des administrations et du grand public, propose des logiciels semblables à LibreOffice. Pendant longtemps, elle était seule à proposer l’enregistrement d’un fichier PDF. Elle est à présent disponible sur Android avec Andropen Office.
Le nombre de développeurs travaillant sur OpenOffice est moins élevé que chez LibreOffice. Des extensions sont cependant proposées par la communauté. Un rapprochement avec IBM et sa technologie Lotus se profile. Ni messagerie ni gestionnaire de calendrier ne sont disponibles non plus : les utilisateurs optent souvent pour Thunderbird et Sunbird en complément.
La bascule d’un changement d’outils bureautiques dans une organisation est un gros challenge. Le changement d’habitudes ralentit, de fait, du moins transitoirement, la productivité des équipes – 15 mins potentiellement perdues par jour et par employé. Quand s’y ajoutent des dépenses de formation, la note devient conséquente. En témoigne l’expérience de la ville de Rossini. En juin 2015, son passage aux logiciels libres a entraîné des coûts indirects cumulés atteignant 300 000 €.
Si les logiciels de bureautique gratuits sont tentants à première vue, des limites de compatibilité, de fonctionnalités et d’apparence persistent. De plus, l’absence de messagerie et d’agenda peut compromettre la fluidité interne. Quant au coût du changement lié à l’humain, il est à bien considérer.
