Quels outils bureautiques choisir pour votre entreprise ?

Par Fabien Paupier
Le 10/12/2020
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Quels sont les outils bureautiques utilisés dans votre entreprise : Word, Excel, PowerPoint ?

Ces logiciels sont-ils adaptés ?

À l’heure où mobilité et synchronisation s’imposent, quelles alternatives avez-vous ? Confrontons les suites bureautiques !

Qu’entend-on par outils bureautiques ?

Bureautique : définition

La bureautique désigne les logiciels qui aident l’entreprise dans la création et la rédaction de documents, de feuilles de calculs ou de présentations.

Exemples d’outils bureautiques

Parmi les outils bureautiques de base et leurs usages, Microsoft Office est la suite bureautique la plus connue. Elle propose :

  • Word pour le traitement de texte,
  • PowerPoint pour la création et la diffusion de présentations sous forme de diaporamas,
  • Excel pour les tableaux de calcul et la génération de graphiques.

La suite Office de Microsoft est payante mais est en général installée sur l’ordinateur à l’achat. 

Alternative dans le cloud très largement utilisée, la suite bureautique de Google, appelée G Suite, est directement accessible gratuitement dans votre navigateur, sans installation nécessaire.

Google Docs est l’équivalent de Word, Google Sheets, celui d’Excel et Google Slides celui de PowerPoint.

Voyons pourquoi les outils bureautiques se trouvent désormais en ligne et quelles sont les alternatives à Microsoft et Google ?

Outils bureautiques : les besoins d’une entreprise aujourd’hui

La mobilité devenue incontournable

La mobilité est au cœur des enjeux professionnels. Il faut pouvoir travailler :

  • en équipe même quand celle-ci est délocalisée ;
  • en déplacement : les commerciaux notamment, et pas seulement ;
  • à distance : le télétravail est (plus que jamais) un mode apprécié tant par les collaborateurs que par l’entreprise en matière d’organisation du travail ;
  • en mode BYOD (Bring Your Own Device) qui consiste à utiliser un terminal informatique personnel, smartphone, tablette ou ordinateur, pour un usage professionnel.

L’utilisation multi-devices

On utilise de plus en plus de terminaux : si l’on travaille encore majoritairement depuis un ordinateur, on le fait aussi depuis son téléphone mobile, voire depuis une tablette.

Aussi nos différents supports de travail doivent-ils pouvoir être compatibles avec l’outil utilisé et se synchroniser d’un terminal à l’autre.

Le collaboratif est devenu un impératif

De la même façon, il faut pouvoir accéder simultanément à un même document de travail, le consulter et pouvoir y apporter des modifications. Cette possibilité a permis de faire un bon en productivité et en efficacité.

Une accessibilité immédiate

C’est à l’ensemble de ces enjeux que votre suite bureautique doit répondre.

Votre logiciel de traitement de texte, votre outil tableur et votre solution pour créer des présentations doivent être accessibles de manière fluide et en temps réel à l’ensemble des collaborateurs.

Quelle suite bureautique pour votre entreprise ?

Pour l’entreprise, garantir la continuité et l’accessibilité des outils de travail aux collaborateurs implique de se doter d’une solution logicielle adaptée.

Les limites de la suite Office 365

La suite bureautique la plus utilisée en entreprise à l’heure actuelle est bien sûr celle d’Office 365, anciennement appelée Pack Office.

Or, son utilisation dans le cadre professionnel est payante. De même si vous souhaitez l’utiliser sur mobile ou tablette.

Les équivalents gratuits de la suite Office 365

Peut-être avez-vous équipé votre entreprise de la suite Office de Microsoft, sans inclure les terminaux personnels des collaborateurs au parc informatique couvert ?

Ou bien n’avez-vous pas encore choisi de suite bureautique homogène ? Sachez alors que des alternatives gratuites existent.

  • Apache Open Office est un logiciel gratuit. Sa version pour Android, AndrOpen Office, peut vous permettre d’équiper les smartphones de vos équipes sans ajout de budget.

  • WPS Office est le produit d’un éditeur chinois. Léger à installer, ce logiciel bureautique est reconnu comme le meilleur sous Android. Il est également disponible pour iPhone et sur tout système d’exploitation : OS X, Linux ou Windows.

Seuls bémols :

  • la version freemium comprend des publicités ;
  • elle n’est pas compatible avec le format LibreOffice ;
  • les formules mathématiques du tableur sont en anglais ;
  • elle existe seulement on premise et n’a pas de version cloud.

Sur ce dernier point, soulignons cependant qu’elle s’interface très bien avec les solutions cloud existant par ailleurs : Dropbox, Drive…

G Suite, maintenant Google Workspace, la bureautique online

La bureautique, au sens large, englobe aussi agenda, messagerie, contacts… Avec une solution complète, vous avez tout au même endroit.

La fonction recherche devient ainsi plus pertinente : en tapant le mot clé vous obtenez mails, documents ou rendez-vous le contenant.

Google Workspace, lancé en 2006 sous le nom Google Apps for Work, est :

  • 100 % synchronisée dans le cloud, 
  • accessible en mode full web, ou téléchargeable en local,
  • rapide à installer (paramétrage et création de comptes utilisateurs),
  • compatible tous navigateurs et systèmes d’exploitation,
  • connectée à Google Drive pour le stockage cloud, etc.
Google Workspace

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Un bémol :

  • l’hébergement de vos données ne se fait pas en France. Sur ce dernier point, rappelons que les contenus sont néanmoins cryptés, donc sécurisés.

ONLYOFFICE, la suite bureautique online, open source et collaborative

Parmi les outils bureautiques intéressants, citons aussi ONLYOFFICE.

Constamment mise à jour, la suite offre toutes les fonctionnalités requises pour l’édition en ligne (dont le traitement de texte et le tableur) mais revêt en plus une dimension de plateforme collaborative avec des outils additionnels de :

  • gestion de projets et de tâches,
  • mails,
  • CRM,
  • communication interne, etc.

Le logiciel, tout-en-un ou modulable, peut être autohébergé ou en mode SaaS, et s’intègre bien avec l’acteur open source Alfresco (spécialisé dans la gestion de contenus).

Le bémol : le format odt n’est pas pris en charge, il est nécessaire de procéder à une conversion au format xml.

ONLYOFFICE

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La suite bureautique est au cœur du fonctionnement d’une entreprise.

Au moment de la choisir, ne négligez pas le facteur l’humain. Bousculant les habitudes des uns et des autres, son déploiement ne sera fructueux que s’il emporte l’adhésion de chacun.

C’est pourquoi nous vous recommandons de planifier une formation pour que tous profitent pleinement de tous les avantages de l’outil bureautique que vous aurez choisi.

Article mis à jour, initialement publié en janvier 2017.

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