Outils bureautiques : que choisir pour votre entreprise ?

Outils bureautiques : que choisir pour votre entreprise ?

Sur quoi travaille-t-on dans votre entreprise : Word, Excel, Powerpoint ? Ces outils bureautiques sont-ils adaptés ? À l’heure où mobilité et synchronisation s’imposent, quelles alternatives avez-vous ? Confrontons les suites bureautiques !

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Outils bureautiques : les besoins d’une entreprise aujourd’hui

La mobilité devenue incontournable

La mobilité est au cœur des enjeux professionnels. Il faut pouvoir travailler :

  • en équipe même quand celle-ci est délocalisée ;
  • en déplacement : les commerciaux notamment, et pas seulement ;
  • à distance : le télétravail est un mode apprécié tant par les collaborateurs que par l’entreprise en matière d’organisation du travail ;
  • en mode BYOD (Bring Your Own Device) qui consiste à utiliser un terminal informatique personnel, smartphone, tablette ou ordinateur, pour un usage professionnel.

L’utilisation multi-devices

On utilise de plus en plus de terminaux : si l’on travaille encore majoritairement depuis un ordinateur, on le fait aussi depuis son téléphone mobile, voire depuis une tablette. Aussi nos différents supports de travail doivent-ils pouvoir être compatibles avec l’outil utilisé et se synchroniser d’un terminal à l’autre.
 

Le collaboratif est devenu un impératif

De la même façon, il faut pouvoir accéder à plusieurs à un même document de travail, le consulter et pouvoir y apporter des modifications. Cette possibilité fait faire un bon à la productivité et à l’efficacité.

Une accessibilité immédiate

C’est à l’ensemble de ces enjeux que votre suite bureautique doit répondre. Votre logiciel de traitement de texte, votre outil tableur et votre solution pour créer des présentations doivent être accessibles de manière fluide à l’ensemble des collaborateurs.

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Quelle suite bureautique pour votre entreprise ?

Pour l’entreprise, garantir la continuité et l’accessibilité des outils de travail aux collaborateurs implique de se doter d’une solution logicielle adaptée.

Les limites de la suite Office 365

La suite bureautique la plus utilisée en entreprise à l’heure actuelle est bien sûr celle d’Office 365, anciennement appelée Pack Office. Ses logiciels sont connus de tous : Excel, Word et Powerpoint. Or, son utilisation dans le cadre professionnel est payante. De même si vous souhaitez l’utiliser sur mobile ou tablette.

Les équivalents gratuits de la suite Office 365

Peut-être avez-vous équipé votre entreprise de la suite Office de Microsoft, sans inclure les terminaux personnels des collaborateurs au parc informatique couvert ? Ou bien n’avez-vous pas encore choisi de suite bureautique homogène ? Sachez alors que des alternatives gratuites existent.
Apache Open Office est un logiciel gratuit. Sa version pour Android, AndrOpen Office, peut vous permettre d’équiper les smartphones de vos équipes sans ajout de budget.
WPS Office est le produit d’un éditeur chinois. Il est déjà utilisé par plus d’un milliard d’utilisateurs dans le monde. Léger à installer, ce logiciel bureautique est reconnu comme le meilleur sous Android. Il est également disponible pour Iphone et sur tout système d’exploitation : OS X, Linux ou Windows.
Familière, l’interface reproduit les réflexes que la plupart d’entre nous avons acquis sur les outils Microsoft. Aussi, nul besoin de formation bureautique. Il est certes toujours bon de se tenir à la page (de nombreuses structures proposent des cours de bureautique dans diverses villes en France : Paris, Lyon, Marseille, etc.), néanmoins ce ne sera pas, ici, le changement d’outil qui vous déboussolera.
Seuls bémols :

  • La version freemium comprend des publicités ;
  • Elle n’est pas compatible avec le format LibreOffice ;
  • Les formules mathématiques du tableur sont en anglais ;
  • Elle existe seulement on premise et n’a pas de version cloud.

Sur ce dernier point, soulignons cependant qu’elle s’interface très bien avec les solutions cloud existant par ailleurs : Dropbox, Drive…
 

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Une suite bureautique online

La bureautique, au sens large, englobe aussi agenda, messagerie, contacts… Avec une solution complète, vous avez tout au même endroit. La fonction recherche devient plus pertinente : en tapant le mot clé vous obtenez mails, documents ou rendez-vous le contenant. G Suite est la suite bureautique Google. Lancée en 2006 sous le nom Google Apps for Work, ce sont pas moins de cinq millions d’entreprises qui l’ont préféré au Pack Office. 100 % synchronisée dans le cloud, elle permet une grande facilité d’utilisation et de collaboration. Accessible en mode full web, elle est également téléchargeable en local. La synchronisation entre le Desktop et la toile se fait alors automatiquement. Simple à utiliser, elle l’est tout autant à installer : comptez une demi-journée seulement, paramétrage et création de comptes utilisateurs inclus. Compatible tous navigateurs, elle l’est également avec l’ensemble des systèmes d’exploitation. Et aucune publicité ne polluera votre interface. Les avantages de l’interopérabilité des services de la suite sont nombreux. Avec le Drive comme stockage cloud, vous évoluez au sein de la même interface sans discontinuité. Le partage est facile : avec vos partenaires, clients ou fournisseurs, vous édifiez des règles et attribuez des rôles pour travailler ensemble. Relayées par 13 centres de données, la solution est performante. Rapide, elle affiche un taux de panne inférieur à 0,01 %.

Seuls bémols :

  • Certaines fonctionnalités, comme les formules mathématiques du tableur, restent ici aussi en anglais ;
  • L’hébergement de vos données ne se fait pas en France. Sur ce dernier point, rappelons que les contenus sont néanmoins cryptés, donc sécurisés.

La suite bureautique est au cœur du fonctionnement d’une entreprise. Au moment de la choisir, ne négligez pas le facteur l’humain. Bousculant les habitudes des uns et des autres, son déploiement ne sera fructueux que s’il emporte l’adhésion de chacun.

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