Améliorez votre quotidien avec une suite bureautique online

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L'idée que l'on se fait de la suite bureautique est essentiellement pour la messagerie (email), le traitement de texte, le tableur ou encore les présentations. Avec tous ces outils d’une suite bureautique, les interactions sont vraiment collaboratives et vous font gagner (beaucoup) de temps ! Retrouvez tous nos comparatifs sur les suites bureautiques.

Une Suite partout, encore mieux qu'à l'hôtel

La suite bureautique n'est plus seulement pour travailler au bureau ! Les moins jeunes d'entre vous ne se souviennent peut être pas du traitement de texte avec Works... Bien évidemment à cette époque - pas si lointaine que ça - il était indispensable de travailler avec un ordinateur de bureau ! Aujourd'hui, il est possible d'ajouter des commentaires dans un document partagé à partir d'un smartphone. 

Il s'agit bien de l'informatique moderne d'aujourd'hui, pourtant vous n'avez pas l'impression de vous sentir dépassé ! Le partage de fichier est monnaie courant dans le travail collaboratif et apporte un confort de travail sans commune mesure. Les collaborateurs peuvent travailler ensemble sur un même document sans avoir à se l'envoyer par mail pour l'actualisation de la dernière version. Ils peuvent également mettre à jour les tableaux de suivi d'indicateurs sans avoir à en informer tout le monde. Toutes ces tâches sans réelle valeur ajoutée sont alors supprimées pour gagner en efficacité. 

Dans une suite bureautique en ligne, les documents sont partagés et accessibles depuis tous les supports du web 2.0 : ordinateur, tablette et smartphone. Cette configuration est alors idéale lorsque votre entreprise est divisée en plusieurs sites. Un collaborateur a Montpellier peut travailler simultanément avec son collègue basé à Paris. Et encore mieux, avec Google Apps par exemple, vous pouvez faire des visio-conférences à partir du rendez-vous planifié sur l’outil d’agenda. La discussion se fait en face-à-face avec le Hangout (le Skype de Google) comme si vous y étiez : sans logiciel vidéo supplémentaire à installer et sans frais de déplacement à prévoir ! Les économies sont vite au rendez-vous...

Les solutions de suite bureautique prévoient un travail hors connexion afin de parer à toutes les éventualités. Donc même si vous vous trouvez en déplacement au milieu de nul part, sans connexion internet possible, vous aurez toujours accès à vos données. La synchronisation automatique est faite de vos fichiers. Vous pouvez alors les consulter et les modifier comme bon vous semble. D'ailleurs, Microsoft Office 365 vous simplifie encore plus la vie hors connexion avec les applications disponibles sur le bureau. Comme à l'époque où vous installiez tous vos logiciels !

Au "menu" de la suite bureautique

L'idée d'une suite bureautique est bien que tout soit distribué en un seul produit. Généralement nous retrouvons les éléments essentiels : traitement de texte, tableur, module de présentation et outil de dessin. En fonction des éditeurs, vous pouvez avoir un programme de base de données, une messagerie électronique, un calendrier et un carnet d'adresses. 

Avec les outils de cette application en ligne, toutes les fonctionnalités sont regroupées à un endroit : tout est alors simplifié. Vous avez accès à votre messagerie électronique, à vos documents, à vos vidéos, à votre agenda, à vos tâches en cours… Plus besoin de rechercher un vieux document archivé dans votre poste de travail ou dans votre messagerie, un moteur de recherche global vous y aide. 

C'est à vous, en tant que chef d'entreprise, de choisir les fonctionnalités souhaitées : un vrai programme à la carte ! Vous pouvez :

  • créer un ou plusieurs noms de domaine pour que votre messagerie soit plus "pro". Vous aurez alors nom.prénom[at]votre_entreprise.com
  • réaliser des extensions pour l'intranet ou l'extranet
  • créer un écosystème d'applications pour votre entreprise
  • réaliser des migrations de données en cas de départ d'un collaborateur...

Ce ne sont pas les extensions qui manquent !

Une Suite bien gardée

"Et si.... Martine supprime la présentation importante de demain matin ?" Pas d'inquiétude, il y a un utilitaire de gestion des versions. Vous pouvez alors profiter de vos données en toute sécurité, elles sont sauvegardées à chaque modification. Non seulement, vous êtes protégés des aléas humains, mais aussi des pertes matérielles. 

Quant à vos documents partagés, soyez rassuré : ils ne le sont pas avec la toile entière ! Lors de la création d'un nouveau document, vous établissez des droits d'utilisation et choisissez avec qui vous souhaitez le partager. Si vous le souhaitez, vous pourez ainsi partager à vos clients, et uniquement à eux, les dossiers de travail que vous leur réalisez !

Votre entreprise, vos règles. Vous définissez dans votre console d'administration les paramètres de confidentialité des utilisateurs. Vos collaborateurs vont évoluer dans un univers précis : gestion des appareils mobiles, des adresses emails, des paramètres de sécurité… 

Vous gardez l'oeil sur la sécurité de vos données, et ça la suite collaborative Zimbra l'a bien compris. Cette solution Open Source est hébergée par Ovea lui-même ! En utilisant l'expert en service Cloud français, vous savez qu'il maîtrise parfaitement son équipement, et par conséquent la sécurisation de vos données !

Comparatif Google Apps, Office 365, Zimbra

 

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✔ Très ergonomique
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La suite bureautique en ligne modernise les opérations basiques du travail de bureau telles qu'elles ont toujours pu l'être  pour le  bon fonctionnement de votre entreprise. Il faudra toujours rédiger des lettres et des rapports, faire des indicateurs de suivi d'activité, organiser des rendez-vous… Mais votre quotidien sera amélioré grâce à une solution en ligne adaptée au besoin de votre entreprise.
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