Suite bureautique : choisir entre Open Source et Propriétaire

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Beaucoup d’entreprises françaises évoquent spontanément l'open source quand il s'agit de faire évoluer leur environnement bureautique. C’est pourtant moins le cas dans les pays anglo-saxons. Nombre d’entre elles ont franchi le pas principalement grâce à LibreOffice avec parfois un certain regret… Nous sommes à l'aube de 2016 et beaucoup de nouveautés sont là. L'occasion donc de faire un tour d’horizon des comparatifs de suites bureautiques et des meilleurs logiciels de productivité libres et propriétaires.

Communication et collaboration unifiée

La grande tendance des suites bureautiques pour les 5 ans à venir est d’offrir des fonctionnalités de collaboration (partage de documents, de savoir) et de communication (email, chat, viso-conférence, etc.) dans un seul et même environnement. Cette pratique présente l’intérêt de pouvoir gérer de manière intelligente les flux croissants d’informations venant de sources hétérogènes (échanges professionnels, notifications, newsletters, réseaux sociaux, etc.).

En plus des fonctions classiques : messagerie, contacts, agendas et création de documents les suites bureautiques adoptent de plus en plus :

  • la collaboration en direct sur les documents
  • les espaces d’échange informels (intranet, groupes, réseaux sociaux)
  • les messageries instantanées, visio-conférences, le partage d’écran
  • un accès sur tous les supports (mobile et tablette)

De nouvelles pratiques se mettent ainsi en place grâce à la modernité de ces outils : les emails sont maintenant supplantés par les chats pour la communication informelle ou les commentaires de documents pour les projets en équipe.

Les nouvelles messageries vous aident par ailleurs à faire face à l’augmentation continue des emails entrant en faisant le tri entre les emails importants (ceux qui vous sont destinés personnellement) et ceux qui le sont moins (emails adressés à toute une équipe) voire pas du tout comme les notifications ou les publicités. Dans un récent billet, la Google Research Team a même annoncé que les réponses automatiques aux emails étaient dorénavent possibles sur son application Inbox.

A quel moment se poser la question de l’open-source ?

Les solutions Open Source, même d’origine américaine, sont la plupart du temps mises à disposition des entreprises par des hébergeurs locaux comme par exemple Ovea. Ovea propose à ses clients la solution Zimbra sur ses propres serveurs de dernière génération dans le sud de la France. Ces hébergeurs offrent également des services (support, formation, maintenance) avec la proximité et la réactivité dont vous avez besoin. Aucun des leaders du marché des suites bureautiques sur le Cloud n’offre aujourd’hui aux PME et TPE le choix d’héberger leurs données en France. Ce point est d’autant plus important que le 6 Octobre dernier la Cour de Justice de l’Union Européenne a mis un terme au Safe Harbour légalisant les échanges de données personnelles entre les Etats-Unis et l'Europe.

Autre point important : l’intégration à votre environnement informatique. Les logiciels Open Source sont par définition ouverts c’est à dire que vous pouvez les faire évoluer grâce à des développements spécifiques. Nombreux sont les hébergeurs qui travaillent à rendre ces solutions plus ergonomiques, à ajouter des fonctionnalités ou à les adapter à votre métier. L’ouverture concerne également vos données : vous pouvez aussi manipuler vos données pour retrouver, par exemple, votre agenda ou vos contacts dans votre CRM. Cette utilisation des données peut fonctionner dans un sens ou de manière bilatérale dans le cas d’une synchronisation avec une application tiers.

Enfin, si vous cherchez simplement une alternative plus ouverte aux géants du marché, l’Open Source vous offrira de toute évidence une solution crédible avec BlueMind ou Zimbra.

Attention : le prix n’est en revanche pas un argument contre les solutions propriétaires. Libre ne veut pas dire gratuit. Il n’y a aujourd'hui pas de lien entre l’ouverture d’une suite bureautique et son prix.

Les avantages des logiciels propriétaires

Les géants du marché n'ont pas l’hébergement des données et l’ouverture de leur côté. En revanche, ils disposent d’un avantage irremplaçable : la confrontation directe avec les utilisateurs. Cette confrontation sans intermédiaire les poussent à optimiser en continu l’expérience utilisateur.

Nous passons autant de temps sur notre chaise de bureau qu'avec notre messagerie et nos documents. Les outils de communication et de collaboration unifiées sont par ailleurs au centre de l’information de l’entreprise. Voilà pourquoi un confort optimal d'utilisation est primodial, ce qui est moins le cas pour des logiciels métiers.

Sur ce point Google avec Google Apps for Work et Microsoft avec Office 365 devancent de loin leurs concurrents Open Source.

Pour ce qui est de la compatibilité, les géants américains sont encore gagnants. La moitié des suites bureautiques en ligne sont réparties entre Google et Microsoft. Selon le dernier rapport trimestriel de Microsoft, 1 million de nouvelles inscriptions sont enregistrées chaque mois. Il y a donc fort à parier que vos échanges de documents ou vos communications vidéo avec vos partenaires externes se fassent dans un format totalement compatible avec Google Apps ou Office 365.

Le dernier atout de taille est la performance de ces solutions. Avec 13 centres de données partout dans le monde (aucun en France), Google est en mesure d’offrir des espaces de stockage très important, un taux de panne inférieur à 0,01% et une excellente rapidité des applications. Le tout pour un prix très attractif.

Vous disposez aujourd’hui d’alternatives aux références du marché avec des solutions matures et crédibles pour les entreprises. Celles-ci offrent souvent des prestations plus locales et plus adaptables appréciées par les PME. Les logiciels propriétaires offrent quant à eux les meilleures prestations en terme d’ergonomie et de compatibilité qui vous feront gagner en productivité au quotidien. N’hésitez pas à les comparer sur appvizer et à partager vos expériences en commentaire.

Comparatif des suites bureautiques en ligne

Pour allez plus loin téléchargez gratuitement ce comparatif gratuit et détaillé des suites bureautiques :

 
 
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Partage de documents sensibles ou confidentiels
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Partage de fichiers dédiée aux Comités de Direction et CA
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Envoyer des fichiers volumineux de manière sécurisé
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Commentaires

Quelques précisions qui me semblent importantes en particulier sur l'offre Office 365 :
- Microsoft a annoncé l'ouverture de deux nouveaux datacenters, UK et Allemagne
- Si les fonctionnalités d'Office Online dans Office 365 ne couvrent pas l'intégralité des fonctionnalités de la suite "desktop", c'est aussi le cas de Google Docs qui ne présente pas non plus la même richesse fonctionnelle, l'inconvénient "ne dispose pas de toute les fonctionnalités" peut donc aussi apparaître dans la colonne de Google Apps
- Les plans Entreprise Office 365 peuvent inclure la suite Office "desktop", et dans ce cas intègrent aussi dans l'abonnement les applications mobiles de la suite Office à installer sur tous vos terminaux mobiles, smartphones et tablettes
- Un point particulièrement important d'Office 365 est la gestion du mode hybride (avec les versions on-premises d'Exchange, SharePoint, Skype...), permettant de gérer une partie de ses données dans ses propres datacenters, et l'autre Online, ceci afin de répondre aux éventuelles exigences des secteurs réglementés (Banques, Assurance...)
- Les services proposés, au delà de la messagerie, varient fortement d'une plateforme à l'autre, et en ce sens sons difficilement comparables sous les seuls angles "hébergement" et "fonctionnalités bureautiques"...

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