Un calendrier partagé peut-il devenir un atout pour votre business ?

Vos réunions se chevauchent, votre téléphone ne cesse de sonner, vos courriers électroniques s’entassent dans votre boîte mail… et si vous passiez au calendrier partagé ?

Pour faciliter la communication et l’organisation interne de votre entreprise, ou pour planifier les rendez-vous avec vos clients, l’agenda papier est devenu au fil des ans une solution obsolète. Aujourd’hui, l’utilisation d’un outil de travail en ligne ergonomique et fonctionnel apparaît comme la meilleure solution pour optimiser la gestion de vos activités.

Mais avez-vous réellement conscience de tout ce que les calendriers et agendas partagés ont à offrir ?

Au-delà de leur vocation initiale, ils se perfectionnent et s’enrichissent de fonctionnalités toujours plus pratiques, comme la réservation et le paiement en ligne des prestations que vous proposez.

Cependant, pour bénéficier pleinement des atouts de l’agenda partagé, encore faut-il recourir à la solution la plus adaptée à la structure et aux objectifs de votre entreprise ! Pour vous accompagner dans votre prise de décision, appvizer présente dans cet article une sélection d’outils gratuits, puis de logiciels professionnels parmi les plus performants du marché.

Mais avant d’aller plus loin, revenons plus en détail sur les nombreux atouts du calendrier partagé.

Sommaire

• Pourquoi créer un calendrier partagé ?
  • Il améliore la communication au sein de l’entreprise
  • Il fait gagner du temps
  • Il évite les oublis et les erreurs
  • Il facilite la mobilité
  • Il offre une vision globale de votre planning
• Calendrier partagé et réservation en ligne
  • Réservation en ligne : quels avantages pour vous ?
  • Réservation en ligne : quels avantages pour vos clients ?
• Vous recherchez un calendrier partagé gratuit ?
  • Google Agenda : le plus utilisé
  • Autres applications de calendrier partagé
  • Limites des calendriers partagés gratuits
• Calendrier partagé : notre sélection de logiciels professionnels
  • Atolia : plus qu’un calendrier, un véritable outil collaboratif
  • ClicRDV : boostez votre business et analysez vos performances
  • Smart Agenda : l’agenda sur mesure
  • vCita : l’outil qui allie calendrier et CRM
  • Zimbra : le calendrier partagé disponible en open source
• Ne manquez plus aucun rendez-vous et opportunité business !

Pourquoi créer un calendrier partagé ?

Accessible à l’ensemble des membres d’un groupe (préalablement défini au moyen d’autorisations d’accès), le calendrier partagé permet à tous de planifier en temps réel des rendez-vous, tout en considérant les disponibilités de chacun. Finis les mails à répétition et les coups de fil fastidieux ! Le calendrier partagé se consulte facilement, partout et à tout moment.

Il facilite tant notre quotidien que nombre d’entre nous l’utilisent pour l’organisation de leur vie familiale et sociale. Et du côté de la sphère professionnelle, nous comptons beaucoup d’atouts. Découvrons lesquels :

Il améliore la communication au sein de l’entreprise

Une urgence vous empêche d’honorer un rendez-vous ? Vous êtes obligé·e de modifier la date d’une réunion ? Grâce au partage de calendrier, assurez-vous que ces changements de programme soient connus de tous. Et grâce à des systèmes de notifications et d’invitations, les personnes concernées prennent connaissance de l’information en temps réel, où qu’elles se trouvent.

Une communication optimisée facilite également la gestion de vos locaux : pourquoi ne pas mettre en place, par exemple, un planning de réservation pour votre salle de réunion ?

Il fait gagner du temps

L’utilisation d’un agenda commun rendra totalement obsolète la planification « à l’ancienne ». En effet, quoi de plus fastidieux que d’appeler chaque collaborateur ou d’envoyer plusieurs mails pour fixer un rendez-vous ? Au moyen d’un calendrier partagé, prenez connaissance des disponibilités de chacun en un coup d’œil. Puis procédez à la planification en toute simplicité, en quelques clics seulement.

Grâce à cette méthode vous gagnez un temps précieux… et qui dit gain de temps dit gain de productivité.

Il évite les oublis et les erreurs

Comme évoqué précédemment, les agendas partagés sont dotés de fonctions de rappel, notifiant les personnes concernées au moyen d’un courrier électronique ou d’un SMS. Plus d’excuses pour avoir oublié un rendez-vous ou d’effectuer une tâche.

Par ailleurs, grâce à une vue d’ensemble des plannings de chacun, vous évitez de programmer plusieurs événements sur un même créneau horaire.

Il facilite la mobilité

Grâce à l’hébergement en ligne, vos données sont consultables à chaque instant, et sur différents supports (ordinateur, smartphone et tablette). Il s’agit là d’un atout très puissant, particulièrement pour certaines professions : un commercial, par exemple, peut accéder à tout moment à son planning de rendez-vous et continue à le remplir même en déplacement.

Il offre une vision globale de votre planning

Bien plus ergonomique qu’un agenda professionnel papier, le calendrier partagé vous permet d’appréhender en un instant votre planning. Ainsi, vous identifiez rapidement vos périodes creuses ou vos journées les plus chargées, et organisez vos semaines ou celles de vos collaborateurs en conséquence.

➡️ Un calendrier partagé compte donc de nombreux atouts, et semble indissociable d’un travail collaboratif de qualité. Et dans leur course à la performance, certains outils vont plus loin et proposent une fonctionnalité dont de nombreux prestataires de service ne pourront bientôt plus se passer : la réservation en ligne.

Calendrier partagé et réservation en ligne

Vous êtes coiffeur·se, garagiste ou encore médecin et travaillez sur rendez-vous : saviez-vous que certains calendriers partagés proposent une fonctionnalité de réservation en ligne ?

Parce qu’une communication améliorée est aussi importante au sein d’une équipe que pour le consommateur, découvrez les avantages de la réservation en ligne pour vous, comme pour vos clients :

Réservation en ligne : quels avantages pour vous ?

Ne manquez aucune opportunité

Saviez-vous que 40 % des rendez-vous sont pris par le client en dehors des horaires d’ouverture de votre entreprise ?

Nos vies quotidiennes sont de plus en plus remplies, et nous apprécions tous de pouvoir tranquillement booker nos rendez-vous le soir, assis sur notre canapé. Avec la réservation en ligne, ne manquez aucune opportunité. Ne courez plus le risque de perdre un client parce qu’il s’est trouvé dans l’impossibilité de vous contacter pendant vos horaires d’ouverture. Votre planning se remplit en permanence, 7 j/7 et 24 h/24.

Évitez les no-show

Fléau bien connu des prestataires de service, le no-show est une pratique consistant à ne pas se présenter suite à une réservation, sans avoir pris la peine d’annuler en amont.

Avec l’utilisation d’un logiciel de réservation en ligne, assurez-vous que vos clients reçoivent une notification leur rappelant le rendez-vous. Et pour minimiser davantage les risques, il est également possible de mettre en place, au moment de la réservation, un système d’acompte.

Concentrez-vous sur les tâches importantes

Les appels relatifs à la prise de rendez-vous font perdre un temps précieux. De plus, cela implique la présence d’une personne disponible en permanence, ou prête à s’arrêter en plein milieu d’une prestation pour répondre.

Grâce à la prise de rendez-vous en ligne, concentrez-vous sur les tâches à forte valeur ajoutée, et devenez plus productif.

Obtenez une meilleure analyse de votre activité

En analysant le planning de vos rendez-vous plus facilement, vous repérez vos heures de pointe, vos heures creuses, mais également les prestations qui fonctionnent le mieux ou les collaborateurs les plus performants.

Cette vision analytique de vos activités constitue un atout de taille sur lequel vous appuyer pour dégager des axes d’amélioration.

Réservation en ligne : quels avantages pour vos clients ?

Augmentez la satisfaction client

Nous l’avons vu, la réservation en ligne facilite le quotidien des clients. Terminé le temps perdu au téléphone, à patienter quelquefois plusieurs minutes : ils obtiennent un rendez-vous quand ils veulent, peu importe où ils se trouvent.

Améliorez l’expérience client

Les logiciels de réservation en ligne mettent à votre disposition des données clients et historiques intéressants, comme la fréquence des visites dans votre établissement ou les prestations favorites. Fort·e de ses renseignements, vous devenez plus à même de proposer des services davantage personnalisés. Vos clients apprécieront !

➡️ Calendriers partagés et réservation en ligne… vous saisissez désormais tous les enjeux d’un système de planification optimisé. Penchons-nous à présent sur les outils qui vous permettront de devenir un·e pro de l’organisation.

Vous recherchez un calendrier partagé gratuit ?

Vous souhaitez instaurer à moindre coût un calendrier partagé avec vos collaborateurs ? Bonne nouvelle, beaucoup d’options gratuites existent, parfois directement associées à votre adresse email.

Parmi les nombreuses solutions se bousculant sur le marché, telles que Lightning (le module agenda de Thunderbird), nous avons sélectionné quatre incontournables.

Google Agenda : le plus utilisé

Difficile d’évoquer le sujet du calendrier partagé sans penser de suite à Google Agenda (ou Google Calendar). Il est devenu au fil des temps l’agenda en ligne incontournable… notamment dans le monde de l’entreprise. Rien d’étonnant à cela, lorsque l’on sait que Gmail est le compte mail le plus utilisé au monde, et dépasse désormais les 1,5 milliard d’utilisateurs (source : cnetfrance.fr).



Source : telecharger.tomsguide.fr

Pratique, l’agenda Google est directement intégré à votre compte Google et votre suite Gmail. Il inclut toutes les fonctionnalités de base que nous pouvons attendre d’un calendrier partagé :

• Son interface est claire et intuitive. Prenez connaissance en un coup d’œil des disponibilités de chacun, puis planifiez en quelques clics vos réunions : vos collaborateurs en sont alors notifiés directement par mail. Ils peuvent également recevoir des rappels afin de s’assurer de ne rien manquer.
• Google Agenda offre aussi la possibilité de créer aisément un nouveau calendrier, des sous-ensembles (comme un groupe pour des réunions régulières) ou de gérer les disponibilités d’une salle de réunion.

Et le calendrier Google compte encore de nombreux atouts ! Le hic ? Il est géré par le géant américain, qui ne se gêne pas d’accéder à vos données personnelles...

 

Autres applications de calendrier partagé

aCalendar : pour mobile

aCalendar est une application calendrier Android comprenant toutes les fonctions élémentaires d’un bon agenda partagé :

• les différentes vues,
• les rappels automatiques,
• la gestion de listes de tâches,
• la synchronisation avec un calendrier déjà installé dans votre dispositif, etc.



Source : acalendar.fr

Ergonomique et personnalisable, cette application mobile séduit les professionnels souvent en déplacement, qui privilégient de ce fait le support smartphone pour travailler. Vous pouvez néanmoins utiliser aCalendar sur PC, moyennant l’installation d’un émulateur, outil permettant de reproduire sur votre ordinateur le fonctionnement d’un autre appareil.

Framagenda : l’éthique

Framagenda est développé par Framasoft, association affichant la vocation de « dégoogliser » internet.



Source : framasoft.org

Framagenda propose beaucoup de fonctionnalités, de la création d’événements à la liste de tâches, en passant la synchronisation avec vos autres agendas.

Mais l’intérêt de l’outil réside surtout dans le maintien de la confidentialité de votre data. Avec Framagenda, restez maître de vos données, et choisissez vraiment à qui les afficher.

Outlook Agenda : l’alternative Microsoft

Outlook, créé par Microsoft, reste le principal concurrent de Google en matière de messagerie professionnelle.



Source : youtube.com/Editions ENI

Et comme Gmail, Outlook dispose de son application de calendrier partagé : Outlook Agenda. Grâce à ce module, créez des rendez-vous, organisez des réunions, affichez des calendriers de groupe, etc.

Ergonomique, Outlook Agenda permet également d’afficher des calendriers côte à côte ou en mode superposition, et de faciliter ainsi votre organisation et la bascule entre vos agendas professionnels et personnels.

Au final, les fonctionnalités du calendrier Outlook restent sensiblement similaires à celles de Google Calendar. C’est plutôt votre environnement de travail (boîte mail utilisée, emploi de la suite Microsoft, etc.) qui déterminera quel calendrier partagé fera l’objet de votre choix.

Limites des calendriers partagés gratuits

Les calendriers partagés gratuits restent très performants… jusqu’à ce que vous vouliez aller plus loin !

Vous êtes un prestataire de service (coiffeur·se, esthéticien·ne, garagiste, etc.) ou un professionnel de santé et voulez opter pour un système de réservation en ligne ? Votre entreprise souhaite simplifier les processus en recourant à un outil regroupant agenda partagé et fonctionnalités supplémentaires comme le partage de documents ?

En règle générale, les outils gratuits ne disposent pas de ce genre d’options. Mais ne vous inquiétez pas, la sélection de logiciels professionnels qui suit devrait vous intéresser.

Calendrier partagé : notre sélection de logiciels professionnels

Atolia : plus qu’un calendrier, un véritable outil collaboratif

Vous souhaitez faciliter la communication au sein de votre entreprise et le travail collaboratif à l’aide d’un seul et même logiciel ? Découvrez Atolia.



Source : atolia.com

Disponible en version web, logiciel (MacOS et Windows) et mobile (iOS et Android), Atolia centralise toutes les informations essentielles à votre entreprise. Ainsi, vous n’êtes plus obligé de passer par plusieurs outils comme Google Docs, Slack et Trello.

En effet, ce logiciel agit sur trois aspects indispensables au bon déroulement de votre activité :

• l’organisation, au moyen d’un calendrier partagé ;
• la collaboration, à l’aide d’une messagerie instantanée, du partage de documents et des appels vidéo jusqu’à 50 personnes ;
• le partage de connaissance, grâce à l’écriture d’articles ou de notes destinés à la mémoire à long terme de votre organisation.

Côté calendrier partagé, bénéficiez :

• d’un visuel très ergonomique : son système de tri par couleur optimise la vue d’ensemble de vos activités ;
• d’une configuration performante des rappels, afin d’être notifié·e au moment le plus opportun ;
• de la possibilité de synchroniser facilement votre planning avec tous les formats standards du marché (Google Calendar, iCal, etc.).

Tarif : 7 € par mois et par utilisateur, pour un abonnement annuel à la version premium. Notez qu’il existe une variante gratuite d’Atolia. Mais sa version payante, riche de fonctionnalités supplémentaires (agenda partagé, gestion de projet, etc.) et d’un espace de stockage plus conséquent s’avère vite bien plus avantageuse.

 

Voir ce logiciel

ClicRDV : boostez votre business et analysez vos performances

Riche de ses douze années d’expérience et de plus de 20 000 clients, ClicRDV est devenu un acteur incontournable de la prise de rendez-vous en ligne.

Grâce à son agenda en ligne vous :

• gérez facilement votre emploi du temps en temps réel, et offrez une meilleure visibilité à votre clientèle ;
• gérez également les plannings par collaborateur et par point de vente ;
• bénéficiez d’une solution sur-mesure, paramétrable à votre guise ;
• alimentez votre base de données clients et lancez des campagnes SMS ou d’emailing ;
• analysez vos performances à l’aide de statistiques (analyse du chiffre d’affaires par période/collaborateur, du taux d’occupation du point de vente, de l’origine des rendez-vous, etc.), et ciblez mieux vos actions commerciales.

Tarif : 29 € par mois pour la version Basic.

 

Voir ce logiciel

Smart Agenda : l’agenda sur mesure

Smart Agenda présente nombre de fonctionnalités bénéfiques à la fois à votre organisation interne et à la gestion de votre clientèle.

Des salariés d’EDF font part de leur expérience avec Smart Agenda

Grâce à Smart Agenda :

• partagez votre calendrier avec vos différents services et synchronisez-vous davantage ;
• offrez à vos clients un service de prise de rendez-vous en ligne performant et riche en fonctionnalités, telles que les rappels automatiques par SMS ou le paiement en ligne ;
• bénéficiez d’une intégration facile à votre Wordpress ou autre système d’information grâce à l’API Smart Agenda ;
• paramétrez votre calendrier en fonctions de vos besoins : un conseiller vous aide gratuitement à le configurer en 15 minutes. Par ailleurs, il vous est possible de faire appel aux développeurs de Smart Agenda pour ajouter à l’outil des fonctionnalités spécifiques (webservices, interfaces dédiées, etc.).

Tarif : 39 € par mois pour la version Initial.

 

Voir ce logiciel

vCita : l’outil qui allie calendrier et CRM

Plus qu’un simple calendrier partagé et logiciel de réservation en ligne, l’outil ultra complet, vCita améliore réellement l’expérience client.

vCita vous permet entre autres :

• de gérer votre planning et vos rendez-vous, tout en restant synchronisé avec votre agenda (Google Calendar, iCal, Microsoft Outlook, etc.) ;
• de recevoir facilement, et à tout moment, vos demandes de rendez-vous depuis votre site internet, votre page Facebook ou votre portail client vCita ;
• de percevoir rapidement les paiements et d’envoyer en quelques secondes vos devis, factures et reçus ;
• d’améliorer la connaissance de vos clients grâce à leur l’historique, et de leur envoyer des campagnes SMS et d’emailing plus ciblées et pertinentes ;
• de permettre à vos clients d’accéder à tout moment à leur page personnelle de manière sécurisée, pour modifier un rendez-vous, payer une facture, etc.

Tarif : 45 $ par mois pour la version business.

 

Voir ce logiciel

Zimbra : le calendrier partagé disponible en open source

La célèbre suite de logiciels collaboratifs Zimbra vous propose deux versions : une version open source et une version network.



Source : oasiswork.fr

L’outil vous propose des fonctionnalités intéressantes, dont un calendrier partagé riche en atouts :

• un calendrier partagé très ergonomique et facile à gérer ;
• le paramétrage d’événements répétitifs entièrement personnalisables ;
• un assistant de planification de groupe qui trouve en quelques secondes l’heure et le lieu optimaux pour vos réunions : suggestion automatique de la prochaine heure et lieu disponibles, prévisualisation en un clic des salles de conférence disponibles à l’heure sélectionnée, etc. ;
• une gestion facilitée des flux et des droits d’accès à plusieurs calendriers ;
• l’ajout de pièces jointes ;
• la possibilité de travailler en mode déconnecté.

Tarif : sur demande : la version network propose des licences dont le coût s’ajuste à votre entreprise et à vos besoins.

Si vous optez pour le mode open source, vous paierez l’hébergement de vos données et l’entretien que cela implique si vous utilisez vos propres serveurs.

 

Voir ce logiciel

Ne manquez plus aucun rendez-vous et opportunité business !

Répondre à la fois à vos besoins, à ceux de vos collaborateurs et à ceux de vos clients : telle est la force d’un calendrier partagé.

Au sein de votre entreprise, il perfectionne l’organisation interne et la communication.

Côté client, il améliore l’expérience et multiplie les opportunités business.

Il en résulte un gain de temps et un gain d’argent non négligeables. Le tout grâce à l’emploi de solutions souvent peu coûteuses au regard des bénéfices engendrés, voire gratuites si vous vous contentez d’une utilisation élémentaire de l’outil en interne.

Prêt·e à franchir le pas et à laisser votre bon vieil agenda papier au placard ? Il ne vous reste plus qu’à choisir parmi les logiciels présentés précédemment le plus adapté à vos objectifs, et à profiter pleinement des promesses du calendrier partagé.