Expression de besoin d'un projet : tout pour en réussir la rédaction

par Nathalie Pouillard, le 08/02/2021
[Checklist] Réussir la rédaction de l’expression de besoin d’un projet

L’expression de besoins, aussi appelée évaluation des besoins ou étude des besoins, est l’étape 1 de la phase 1 de l’avant-projet

Inutile de dire qu’il ne faut pas rater cette première marche, véritable fondation du projet

Vous souhaitez recourir à un prestataire pour le développement d’une application ou la refonte d’un site web par exemple ? Ou communiquer à votre équipe projet tous vos besoins dans le cadre d’une production interne ?

Que doit contenir votre document exactement, comment le présenter ? 

Découvrez notre liste des bonnes pratiques pour recueillir et formaliser les besoins d’un projet, ainsi qu’un modèle de fiche d’expression de besoin pour vous inspirer.

Checklist ⤵️

1Comprendre l’enjeu de l’expression de besoin ✅

Pourquoi vous atteler à cette tâche ? Que ce soit un projet porté en interne ou réalisé par un prestataire externe, l’expression de besoin permet de faire une première évaluation :

  • de la charge de travail,
  • des moyens humains, matériels et techniques,
  • du temps
  • du budget,  

nécessaires à la bonne réalisation du projet.

Elle permet aussi :

  • de comprendre les objectifs et la genèse du projet,
  • de clarifier les attentes du client et les besoins des utilisateurs finaux, en les retranscrivant de manière accessible, dans un document partagé et validé par les parties prenantes ;
  • de définir la gouvernance du projet, le rôle et les responsabilités des parties prenantes ;
  • d’étudier la faisabilité technico-économique du projet en amont d’un cadrage plus précis.

2 — Connaître les rôles de chacun 

Le commanditaire est le mieux placé pour exprimer ses besoins. Mais faute de temps et de savoir-faire en gestion de projet, l’équipe projet et/ou le prestataire sont souvent amenés à analyser et à rédiger l’expression des besoins.

Pour cela, ils peuvent recourir à plusieurs techniques telles que :

  • l’interview,
  • la réunion de travail ou l’atelier (workshop),
  • le questionnaire, etc.

☝️  MOA, MOE et AMOA quelles différences ?

Dans le cadre du recours à un prestataire, la maîtrise d’ouvrage (MOA) correspond au client ou ses représentants (comité de pilotage).

Donneuse d’ordre et décisionnaire, elle a en charge la définition du périmètre du projet et son pilotage.

Cependant, comme elle représente les utilisateurs finaux, elle est responsable de l’expression fonctionnelle des besoins, pas des besoins techniques, qui est du ressort de la MOE (maîtrise d’œuvre, exécutant).

Pour l’expression de ses besoins et des objectifs à atteindre, la MOA peut se faire assister par un consultant, qu’on appelle AMOA (assistance à maîtrise d’ouvrage), entité « pivot » dont le rôle est :

  • d’assister le client dans l’expression de son besoin, avec des termes fonctionnels, c’est-à-dire compréhensibles par les métiers et le maître d’œuvre ;
  • d’aider la MOE à comprendre les attendus du projet et identifier les contraintes/risques techniques.

3 — Donner du contexte et une vision globale 

Comprendre qui est le donneur d’ordre, sa stratégie globale, ses concurrents et comment est né le projet est l’une des clés du succès de la bonne réalisation du projet.

L’expression des besoins est donc un travail collaboratif, une traduction des besoins à faire entre le client ou la direction, et l’équipe opérationnelle.

4 — Être efficace pour éviter les malentendus 

Intervenant dans une phase préliminaire du projet, la documentation des besoins est simple, claire et concise pour dessiner les grandes lignes du projet et comprend notamment :

  • l’objet, la raison d’être du projet,
  • le contexte,
  • les objectifs,
  • le périmètre fonctionnel du projet (les services impactés, les éléments indispensables mais aussi ceux qui ne rentrent pas dans le projet),
  • les utilisateurs finaux, leurs besoins,
  • les parties prenantes,
  • les opportunités, contraintes et risques relatifs aux besoins exprimés,
  • les bénéfices attendus, 
  • les métriques permettant d’évaluer l’atteinte des résultats,
  • les impacts éventuels sur l’entreprise.

Votre recueil d’expression des besoins vous servira de référentiel pour la suite du projet.

Pour vous aider, nous vous proposons un modèle de fiche d’expression de besoin.

A posteriori, si la faisabilité du projet est validée, cette documentation participe à l’élaboration de la charte projet et du cahier des charges dans la phase de cadrage, où les besoins pourront être précisés ou détaillés.

☝️ Des illustrations, schémas, captures d’écran sont toujours appréciés pour donner une meilleure idée des besoins du client, ou de ce qu’il ne veut pas !

5 — Posez des bases saines ✅

L’expression de besoins permet de lister vos attentes, ou celles de votre client, et de commencer à les prioriser.

Mais elle a aussi l’avantage de dessiner les contours du projet et d’en poser un premier cadre, afin d’en connaître les limites

L’avis de notre expert, Lucas Bourdallé, ancien Responsable MOA, aujourd’hui Chef de Projet Produit :

En effet ! L’expression de besoin a un bénéfice notable : c’est un exercice de formulation/reformulation/clarification permettant au donneur d’ordre de formaliser ses idées et de leur donner une forme plus concrète et applicable.

C’est un outil, un levier à disposition de la MOA permettant aux parties prenantes de gagner en maturité sur leur projet.

En somme, soyez objectif et concret. Ainsi, vous ne vous éparpillez pas et gagnez du temps. Le travail s’en voit facilité et la satisfaction du client assurée.