Outils de pilotage : les meilleurs tableaux de bord pour votre entreprise

Un bon outil de pilotage participe à résoudre l’ensemble des problématiques de tout entrepreneur. Quels sont vos éléments de suivi (KPI — key performance indicators) pour apprécier l’évolution de votre activité au jour le jour ? Sur quoi appuyer vos décisions ? Comment apprécier les résultats sur une période ? Et surtout, comment savoir quoi faire pour les améliorer ?

Avant de comparer les différents tableaux de bord, il convient de préciser comment ils répondent aux problèmes qui peuvent vous concerner.

Piloter son entreprise à vue ne vous mènera nulle part. Vous êtes chef d’entreprise, fraîchement lancé ? Ou dirigeante à la tête d’une petite structure ? Vous savez ce qu’est l’urgence, et ce qu’être « sous l’eau » signifie, vous jonglez entre les échéances. Vos dossiers brûlants se succèdent, ne vous laissant ni le temps de respirer ni le loisir d’analyser. Vous parez au plus pressé sans aucune stratégie, comme les jeunes entrepreneurs. Et cette gestion par l’urgence, censée n’être que ponctuelle, dure depuis un petit moment.

Ce qu’il y a de traître avec la tête dans le guidon, c’est de se fier à un ressenti trompeur. Vous croulez sous le travail, les clients sont de plus en plus nombreux. De l’extérieur, cela paraît positif. En effet, s’il y a de la demande, c’est que vous avez trouvé votre marché. Les voyants semblent au vert, et le baromètre au beau fixe. Mais ce ne sont pas des indicateurs de performance, seulement des apparences, et elles ne prouvent en rien que votre entreprise est sur la bonne voie.

Par indicateur de performance, ou KPI, on entend, par exemple :

• les indicateurs de performance financière : taux de rentabilité, trésorerie, délai de règlement des clients et des fournisseurs, etc.
• les indicateurs de performance organisationnelle : la capacité de production, les besoins de sous-traitance, le taux d’absentéisme, etc.
• les indicateurs de performance commerciale : le chiffre d’affaires, l’étude de la concurrence, etc.
• les indicateurs de responsabilité sociétale de l’entreprise : les consommations d’énergie et de matières premières, mais également le bien-être des salariés.

De l’intérieur, l’analyse peut être tout autre. Le nombre de clients peut avoir augmenté, pendant que leur taux de satisfaction, lui, chute. Quid du temps de traitement moyen d’une demande ? Il a peut-être doublé, ce qui expliquerait l’effondrement du pourcentage de fidélisation. Autant dire que se fier aux apparences est risqué. Pour voir venir, il vous faut des éléments plus tangibles. Il vous faut mesurer vos atouts grâce à des outils de mesure de la performance comme un audit par exemple, qui peut être fait à l’interne, et qui vous permet de vous assurer de la santé et de la bonne direction prise par votre entreprise.

Pour évaluer la trajectoire globale, il faut d’abord connaître la destination. Avant même d’entamer un processus de recrutement, il faut savoir où l’on va. Un matelot ne prend jamais la mer sans connaître son cap. Pour votre entreprise, c’est pareil. Fixez un cap, pour avoir de quoi juger de votre position ensuite. Sans quoi faire la girouette est trop tentant. En vous laissant porter par les flots, vous serez ramené au point de départ, vous tournerez en rond ou dériverez au loin.

Fixer un cap n’a rien de définitif. Il ne faut pas craindre le changement et ne pas hésiter à revenir sur une décision si elle est mauvaise. Et vous le comprenez, l’agilité n’est pas seulement une méthode de gestion, mais le principe essentiel du bon manager. Il doit savoir rebondir, adapter sa démarche marketing et financière en fonction du contexte.

Cela demande plusieurs compétences, en matière de management, mais aussi en connaissance des enjeux économiques. C’est la définition d’un bon dirigeant, ce qui fait son efficacité : il affronte ses responsabilités, ne craint ni les investissements ni les coûts en ressources humaines, cherche l’innovation, n’hésite pas à communiquer ses idées, et poursuit un seul but, l’amélioration continue. C’est la fameuse méthodologie itérative, dite lean, particulièrement appréciée par les startups : aller à l’essentiel, investir, et cela avec zéro gaspillage.

© L’Agiliste

Vous serez d’autant plus prompt à prendre les bonnes décisions que vous en comprendrez le contexte. Votre itinéraire de départ est voué à évoluer. Cependant, il continuera à servir de référentiel, apportant un lien transversal aux étapes de votre parcours. En d’autres termes, votre conception de départ, l’idée qui vous a poussé à vous lancer, elle, ne doit pas trop bouger. Votre approche du marché doit être ouverte aux évolutions, mais il faut garder un cadre structurant, une stratégie mise en œuvre dès le départ. Par exemple, si vous avez décidé de vendre une nouvelle application, adaptez-vous au marché, évoluez, mais ne perdez jamais de vue votre objectif : votre application et ses fonctionnalités.

Votre système d’information, c’est toutes vos ressources qui vous permettent de gérer votre entreprise et de tenir le cap que vous vous êtes fixé. Il passe par l’installation d’outils adaptés.

Concevoir un tableau de bord de gestion est d’abord une problématique personnelle. Son élaboration est aussi importante que la gestion elle-même, elle ne se fait pas à l’aveugle. Le premier outil de gestion qu’il vous faut doit être un tableau de bord prospectif, mais pour l’établir, vous devez identifier vos besoins et définir vos objectifs. Cette évaluation se fait sous forme de questions : quels sont vos objectifs à court, moyen et long terme ? Où souhaitez-vous amener « votre activité ? Comment désirez-vous la faire évoluer ? Une fois ces éléments statués, il s’agit de les traduire en métriques c’est-à-dire en chiffre : nombre de clients, couverture marché, taux de rétention, CA (Chiffre d’Affaires) généré.

Avec ces premiers éléments, vous pouvez vous lancer. Construisez votre tableau. Pour un début, Excel fera l’affaire. Il permet d’établir une première relation avec ce genre d’outil. Le tout est de formaliser ce premier jet. Certaines trames, proposées par l’outil, vous feront gagner du temps. Attention cependant à ne pas perdre de vue vos spécificités en cherchant à les fondre dans un moule trop générique.

Excel s’avère rapidement limité. Puissant en termes de calculs et de possibilités, l’outil conserve toutefois une part de paramétrage manuel importante. Vous devrez entrer vos formules, créer les liaisons d’une feuille à l’autre. Statiques, les données ne s’actualisent pas facilement.

Pour accompagner la croissance des petites à moyennes structures, la fonctionnalité tableau de bord peut s’intégrer dans le périmètre global de votre outil ERP (Entreprise Ressource Planning).

C’est ce que propose Axonaut. Logiciel de gestion d’entreprise qui combine un logiciel ERP et un CRM, l’une de ses forces est son interface ergonomique pour suivre votre activité.

Idéal pour les TPE et les petites PME, il favorise le pilotage de votre trésorerie grâce à la connexion directe à votre compte bancaire et aux tableaux de bord intuitifs pour améliorer votre gestion organisationnelle (congés, rendez-vous, tâches, notes de frais, etc.). 

Différents éditeurs de logiciels SaaS (Software as a Service) proposent des tableaux de bord capables de se synchroniser avec vos autres outils métier. Au moyen d’API (Applications Programming Interface), vos flux de comptabilité viennent directement alimenter vos dashboards. Ces logiciels ne remplacent pas un bon expert comptable, mais vous aident à gérer votre compta. Vous disposez ainsi, en continu, de tous les éléments à jour pour une prise de décision rapide.

Parmi les logiciels SaaS, certains sont des modules isolés : comme MyReport qui élabore des reportings issus de vos données. Microsoft a aussi sa solution Power BI. Le programme Quickstart de Vizzboard constitue sinon une bonne alternative. Et dans le cas où vos jeux de données seraient volumineux, Bime et sa capacité à manipuler du Big Data est tout indiqué.

EMAsphere en est un bon exemple, dédiée aux PME et ETI. Munie de tableaux de bord intuitifs et dynamiques, elle vous permet de prendre les bonnes décisions au bon moment pour une gestion optimale de votre entreprise. Cette solution collaborative s’intègre parfaitement avec vos logiciels existants, tels que EBP Compta, Sage 100, Exact, etc.

Business plan, budget, trésorerie, prévisionnels, flux opérationnels… EMAsphere peut rapidement s’imposer comme un outil indispensable pour la gestion de votre entreprise.

On est si souvent pris par le temps qu’on en oublie l’analyse. Pourtant, les chiffres en ont long à nous apprendre. Pour les faire parler, équipez-vous de tableaux de bord adaptés au pilotage de vos projets. Et gardez un œil dessus : vous éviterez de partir à la dérive.

Article mis à jour, initialement publié en avril 2018.