[Comparatif] 6 outils de reporting pour piloter efficacement son entreprise

[Comparatif] 6 outils de reporting pour piloter efficacement son entreprise

Les outils de reporting permettent aux décideurs et aux dirigeants de produire des rapports d’activité et de mettre en place des tableaux de bord contenant des informations chiffrées. C’est en s’appuyant sur des faits et des données reflétant la réalité qu’ils prennent les meilleures décisions pour l’entreprise. Notre actualité porte donc sur la définition du reporting, celle du tableau de bord, et sur un comparatif de logiciels de BI (Business Intelligence) :

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La différence entre reporting et tableau de bord

Reporting et tableau de bord constituent les leviers d’identification des forces et des faiblesses de l’entreprise. Ces deux outils sont complémentaires et permettent aux décideurs de piloter leur entreprise en s’appuyant sur les données, ou plus exactement l’évaluation chiffrée d’activités.

Le reporting, un outil de contrôle

Le reporting sert avant tout à informer une hiérarchie du respect de ses engagements en termes d’objectifs et de responsabilités. Détails.

Le reporting : définition

Le reporting consiste à produire un rapport d’activité afin de rendre compte à une hiérarchie des performances de cette activité.

Dans le reporting, les résultats de l’activité sont exprimés par des données chiffrées à un instant T précis : l’activité est évaluée à travers des indicateurs de performances définis en amont.

Les données sont livrées sans analyses aux décideurs, ou à la direction générale. L’objectif du reporting et de fournir aux décideurs un outil de lecture de l’activité pendant une période définie.

Ils disposent d’éléments concrets qui leurs permettent de mesurer l’efficacité des actions entreprises et d’avoir une vision globale de l’entreprise.

En fonction des résultats, le reporting constitue un outil d’aide à la décision.

Réalisé, publié et diffusé au moyen d’un logiciel de reporting, ce rapport présente notamment les avantages suivants :

  • restreindre la récolte d’informations à une donnée précise,
  • sélectionner les données d’un profil particulier de clientèle,
  • faire ressortir les chiffres de la production spécifique d’un produit,
  • calculer des moyennes et des comparatifs,
  • présenter les chiffres par des graphiques.

 

Exemples de reporting

Selon l’activité de l’entreprise ou la vocation d’un service, la nature d’un reporting varie.

Voici quelques exemples de reporting :

  • le reporting d’activité ou de suivi d'activité consiste à rendre compte périodiquement de son activité, si vous êtes par exemple gérant d’un magasin dépendant de l’autorité d’une enseigne nationale ;
  • le suivi de projet permet de mieux communiquer et de suivre l’avancement d’un projet, d’anticiper les obstacles, de réattribuer les ressources ;
  • le reporting RH met en lumière les absences, maladies, écarts de salaire, taux de turn over, besoins en formations, etc. ;
  • le bilan social reflète par exemple les actions et accords conclus entre des syndicats et une entreprise ;
  • le reporting commercial traduit l’efficacité de la prospection, le nombre de nouveaux clients, la zone géographique la plus rentable, etc. ;
  • le reporting financier permet de surveiller l’état de la trésorerie, l’équilibre entre les ventes, les achats, les stocks, etc.

 

Le tableau de bord, un outil de pilotage

Le tableau de bord est un outil permettant d’évaluer l’organisation tout entière ou l’ensemble des activités d’une entreprise. Détails. -

Le tableau de bord : définition

Le tableau de bord est à la fois un outil de gestion et un outil d’aide à la décision en temps réel pour le décideur.

Il constitue un véritable outil de pilotage de l’entreprise dans la mesure où il permet au décideur :

  • d’évaluer en temps réel des performances globales ou précises d’une activité, d’un service, d’une personne, d’un produit, etc.
  • de mesurer les différences de performances dans le temps ou selon d’autres critères,
  • de recevoir des alertes pour réagir en conséquence,
  • d’analyser la situation pour en dégager un diagnostic et un plan d’actions,
  • d’apprendre en permanence sur sa manière d’agir et sur ses prises de décision,
  • de se projeter dans l’avenir, d’effectuer des prévisions de ventes, d’embauche, etc.

Le tableau de bord est constitué d’indicateurs qui permettent au décideur d’effectuer une veille permanente de son activité, de prendre les meilleures décisions, d’évaluer ses prises de risques, afin d’atteindre ses objectifs, de créer ou de préserver l’avantage concurrentiel sur son marché.

Le choix des indicateurs de pilotage

La mise en œuvre de tableaux de bord doit être réfléchie, et les indicateurs en sont les clés du succès : ils doivent permettre au décideur de disposer d’un outil de suivi et de résultat.

Si les indicateurs sont propres à chaque activité, voici quelques règles à respecter :

  • les indicateurs doivent répondre à un besoin d’informations,
  • ils doivent être lisibles rapidement pour rectifier le tir en cas de besoin,
  • ils doivent synthétiser l’activité globale et complète,
  • ils doivent pouvoir s’adapter selon la demande (selon la situation, la période, etc.).

 

6 outils de reporting pour piloter la gestion de son entreprise

Excel a été utilisé comme un outil de reporting avant l’arrivée des logiciels en ligne pour créer des rapports ou tableaux de bord sous forme de tableaux ou graphiques.

L’utilisation du tableur, un produit Microsoft, a été popularisée mondialement, et les formats de fichier sont devenus des formats standards : les éditeurs de logiciels de business intelligence, ou de CRM notamment, permettent de lire ce type de fichier.

Voyons les limites de cet outil et découvrons pourquoi les logiciels de BI (Business Intelligence) sont préférables.

L’outil de reporting Excel et ses limites

Microsoft Excel est l’outil le moins coûteux, mais le plus laborieux.

Il présente en effet ses limites en comparaison d’un outil de BI :

  • Excel est un outil qui permet de structurer des données, non un outil conçu pour faire du reporting,
  • plus on intègre de données, plus cela alourdit et ralentit le fonctionnement de l’outil, voire le fait « planter »,
  • son utilisation est manuelle, très chronophage, et propice à de nombreuses erreurs,
  • un fichier Excel n’est pas conçu pour être utilisé comme un espace de travail collaboratif, la perception se rapproche plus d’une usine à gaz que d’une baguette magique,
  • Excel n’envoie aucune alerte, c’est donc un outil non intelligent comparé à la BI,
  • la lisibilité et l’interprétation des données sont difficiles.

MyReport : Excel sans ses inconvénients

Certaines PME sont séduites par la solution de reporting et de pilotage de la performance MyReport.

Le logiciel se connecte à toutes les sources de données internes ou externes à l’entreprise telles qu’un logiciel de comptabilité, des fichiers Excel ou de l’Opendata.

Les managers et dirigeants créent leurs tableaux de bord de manière intuitive, dans un contexte bureautique familier (Excel ou OpenOffice), mais sans les inconvénients d’Excel.

L'outil de reporting Excel avec MyReport

Les plus de MyReport :

  • connexion multi-sources,
  • interopérabilité avec la suite Office,
  • datavisualisation,
  • processus d’automatisation,
  • création de tableaux de bord en mobilité.

 

Pentaho, logiciel de BI open source

Pentaho rassemble l’éventail des fonctionnalités d’un outil de BI :

  • analyse multi dimensionnelle,
  • reporting classique ou reporting « Ad Hoc »,
  • une console d’administration et de supervision,
  • construction de tableaux de bord,
  • Data mining,
  • etc.

Tableau de bord avec l'outil de reporting pentaho

Si vous croyez disposer d’un outil de reporting gratuit, ne vous y trompez pas : dans sa version sous licence LGPL, le logiciel de BI open source Pentaho se révèle moins puissant que dans sa version commerciale.

Concrètement, en utilisant la version commerciale, vous disposez d’une analyse multidimensionnelle qui vous permet d'analyser un très grand volume de données grâce au moteur OLAP Mondrian et l’interface Analyzer.

Power BI de Microsoft pour l’analyse marketing

Microsoft définit Power BI comme une suite d’outils d’analyse marketing. La puissance de l’outil, associé à sa capacité d’interfaçage avec d’autres outils (Azure, MailChimp, Facebook, Github, Zendesk, la liste est longue !) et la possibilité de générer des applications avec PowerApps pourrait en effet vous rendre « Microsoft Addict », voire Power BI dépendant.

La grosse machine plaît aux grands groupes car elle démontre une capacité à s’adapter quelle que soit l’importance de la collecte de données tout en conservant une restitution des performances (scalabilité).

EMAsphere, outil de pilotage décisionnel

Les dirigeants pragmatiques (PME et ETI confondues) apprécient EMAsphere car cette solution de gestion restitue la réalité par une fidèle représentation qui leurs permet de se projeter dans l’avenir en disposant de tous les indicateurs financiers.

Cette solution de BI orientée décisions et actions offre notamment la possibilité de créer un business plan, réaliser un prévisionnel pour un projet ou effectuer des simulations.

Les plus pour piloter son entreprise :

  • connexion automatisée et multi-sources (ERP, CRM, Sage 100, Yourcegid Solos Comptabilité, Exact Online, Odoo, Microsoft Dynamics NAV, Quickbooks, etc.),
  • la personnalisation de tableaux de bord interactifs,
  • outil collaboratif intégré,
  • ajout d’écriture extra-comptable ou de consolidation,
  • les graphiques facilitent la lecture des données (mise à jour automatisée).

 

Bime Analytics, l’ergonomie au service de la datavisualisation

ETI et grands groupes disposent d’un logiciel de business intelligence qui réussit la prouesse d’être utilisable par tous les services, sans connaissance technique.

L’ergonomie de la solution est l’un des points forts pour concevoir des dashboards et des reportings avec un large choix de modèles graphiques, pour convenir aux différents métiers (produit, sales, marketing, etc.).

Les plus de Bime pour la lisibilité des données :

  • une connexion avec une multitude d’outils pour une collecte multi-sources (Campaign Monitor, Bing Ads, ElasticsSearch, Facebook, Dropbox, Gmail, Intercom, etc.),
  • analyses poussées au moyen de tableaux croisés,
  • partage de l’information en temps réel,
  • intégration de données possible sans SQL,
  • la rapidité d’exécution du logiciel.

Tableau comparatif des outils de reporting

Tableau comparatif de 6 outils de reporting
Outil Caractéristique Pour qui ?
Excel

Peu onéreux mais limité

TPE, PME

MyReport

Prise en main facile (environnement Office)

PME

Pentaho

BI Open Source

TPE, PME

Power BI de Microsoft Scalabilité Grands groupes
EMAsphere Pilotage décisionnel PME, ETI
Bime Analytics Datavisualisation ETI, grands groupes

 
 

La qualité des données au cœur du pilotage

Pour que vos tableaux de bord et reportings reflètent au mieux la réalité et vous aident à prendre les meilleures décisions, il est essentiel de récolter les bonnes données, mais aussi de respecter des principes fonctionnels pour en garantir une qualité exploitable.

7 critères à respecter pour un reporting efficace

À chaque entreprise son organisation : en fonction de vos impératifs, il convient de déterminer les éléments qui feront que vos reportings seront lisibles, instructif, efficaces.

Voici 7 critères à considérer avant de mettre en place un reporting :

  • Critère n°1 : définir le format exploitable. Pensez aux personnes qui produisent et qui reçoivent le rapport. Le format doit faciliter la production du rapport, comme sa lisibilité. Autre question importante : les données et graphiques du rapport doivent-ils être potentiellement réutilisables ?
  • Critère n°2 : déterminer l’objectif du rapport. À quoi va servir le reporting ? À qui s’adresse-t-il ? Quelles informations doivent-être transmises ? À vouloir mesurer tout, dans tous les sens, on en oublie souvent la raison d’être d’un rapport d’activité ;
  • Critère n°3 : limiter le nombre d’indicateurs. Quels sont les indicateurs qui vont permettre de servir l’objectif ? Quels sont ceux qui ne servent pas l’objectif ? Trop, c’est trop : ne conservez que ceux qui vous seront utiles ;
  • Critère n°4 : mettre en place un processus de collecte de données. Conseil : recensez les personnes concernées, ainsi que les logiciels utilisés, vous gagnerez un temps précieux dans l’élaboration de votre collecte d’informations ;
  • Critère n°5 : favoriser l’interprétation des données. Choisissez un graphique qui simplifie la lecture de l’information, et n’utilisez un graphique que s’il est vraiment nécessaire.
  • Critère n°6 : préférer la simplicité à l’art du graphique. Une fois encore, favorisez la compréhension : pour traduire un même type d’informations, utilisez le même type de graphique. Ne cherchez pas à être créatif, vous perturberiez la compréhension des informations.
  • Critère n°7 : demander un avis pour améliorer la création du rapport. Votre reporting est-il lu, compris facilement et rapidement ? Constitue-t-il un véritable outil d’aide à la décision ? Le mieux, c’est de le demander aux personnes concernées, vous en sortirez grandi, et aguerri !

8 étapes pour mettre en place un tableau de bord fonctionnel

Pour mettre en place un tableau de bord efficace, il est utile de suivre ces 8 étapes afin de n’oublier aucun élément :

  • Étape n°1 : fixer ses objectifs à atteindre,
  • Étape n°2 : définir les points cruciaux à surveiller dans l’entreprise,
  • Étape n°3 : établir les indicateurs qui permettent d’évaluer ces points vitaux,
  • Étape n°4 : déterminer les responsabilités, quelles données doivent être renseignées par quels services,
  • Étape n°5 : créer un projet de tableau de bord,
  • Étape n°6 : éprouver l’efficacité de son tableau de bord pendant une période d’essai,
  • Étape n°7 : évaluer le test et modifier les éléments à améliorer,
  • Étape n°8 : lancer sa version définitive en l’attribuant aux personnes concernées.
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