Passez à l’action sans pression avec la méthode GTD !

Passez à l’action sans pression avec la méthode GTD !

Être plus efficace, c’est agir en se focalisant sur l’essentiel, le stress en moins. Tel est le précepte de la méthode GTD, ou Getting Things Done*, qui trouve son origine et son explication détaillée dans l’ouvrage S’organiser pour réussir, du consultant américain David Allen. Dans son livre, il propose une approche concrète pour mieux planifier ses projets afin de gagner en productivité, tant dans la sphère personnelle que dans la vie professionnelle.

Dans un environnement saturé d’informations, de sollicitations diverses et d’événements imprévisibles, organiser son temps apparaît primordial pour mener à bien ses activités et projets professionnels. Les distractions ou les interruptions provoquées par nos outils de travail ou nos collaborateurs sont autant d’obstacles à l’exécution de nos tâches et nous incitent à constamment réajuster notre agenda.

Comment structurer son temps et gérer ses priorités ? La méthode GTD, une technique pour gérer son temps parmi d’autres, met l’accent sur la mise en mouvement grâce à la définition d’objectifs clairs et à l’identification des premières actions. L’autre secret ? Se libérer l’esprit, afin de concentrer son énergie sur des éléments concrets. Pour découvrir tous les avantages et la mise en pratique de l’approche GTD, la première action, c’est de lire la suite de cet article !

Sommaire :

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Qu’est-ce que la méthode GTD ?

La nécessité d’organiser son temps

Dans nos environnements mouvants et en perpétuel changement, la flexibilité est de rigueur, et la polyvalence est de mise. En effet, les tâches deviennent plus nombreuses et variées, les interlocuteurs se diversifient, etc. Les attentes professionnelles, mais aussi familiales et sociales, nous enjoignent à chercher la performance coûte que coûte.

Notre capacité à mettre en œuvre des projets et à concrétiser des initiatives est certes valorisée dans le monde du travail, mais il peut être éprouvant d’atteindre ses résultats dans un espace de travail où les messages et notifications fusent à longueur de journée. Vouloir bien faire est une chose, mais avec efficacité en est encore une autre.

Alors, comment s’en sortir ? Que l’on soit autoentrepreneur, ou membre ou responsable d’une équipe, ou encore dirigeant, une organisation personnelle solide est une des clés de la réussite. Suivre une méthodologie simple, mais éprouvée, vous permettra de gérer votre temps, afin de sortir la tête de l’eau.

Les origines du stress

Commençons par comprendre un mécanisme qui peut nuire à la bonne gestion de son temps : nommons ici le stress. D’où provient-il ? Plusieurs sources de préoccupations sont à pointer du doigt :

  • les engagements que nous avons pris ou acceptés,
  • les responsabilités qui nous incombent pour lesquelles nous n’avons pas encore répondu ou enclenché d’action,
  • toute question ou problématique ouverte et non résolue, etc.

Il s’agit des pensées « parasites » qui prennent de la place dans notre tête et consomment une partie de notre énergie sans réellement faire avancer les choses. Ainsi, nous accumulons inconsciemment des problèmes à régler, qui restent en suspens dans notre esprit : leur nombre nous inquiète et vouloir être plus efficace peut générer un sentiment d’impuissance, d’épuisement mental ou même de culpabilité.

Notre stress prend donc racine dans les incertitudes auxquelles nous sommes confrontés. Si notre cerveau ressasse bon nombre de préoccupations, c’est souvent parce que :

  • nous n’avons pas identifié d’objectif clair à atteindre pour cette chose qui nous préoccupe ;
  • nous n’avons pas déterminé quelle serait la toute première action à réaliser ;
  • nous n’avons pas mis en place de systèmes de rappel pour l’obtention du résultat.

Ainsi, l’un des premiers pas sur la voie de la réussite sera de libérer notre esprit pour laisser place à l’action. Dès lors, comment faire… pour faire justement ?

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Méthode GTD ou comment « s’organiser pour réussir »

Être plus productif, avec davantage de sérénité, sans redoubler d’efforts ? Telle est la promesse du livre de David Allen qui nous expose comment l’efficacité et le fait de profiter de l’instant présent ne sont pas incompatibles :

« Il est tout à fait possible de travailler efficacement tout en vivant pleinement le moment présent ».

L’objectif : être plus fréquemment dans un état de flow, afin de tendre vers l’accomplissement d’un seul objectif à la fois. C’est là qu’on est le plus efficace.

Comment y parvenir ?

✔ En gardant votre esprit à l’abri des sollicitations venant perturber ce que vous faites d’important à l’instant T ;

✔ En stockant de façon externe vos engagements, par exemple en les consignant dans un système permettant un accès régulier ;

✔ En définissant un ordre de priorité pour passer à l’action ;

✔ En visualisant le résultat.

Finalement, on cherchera à agir pour libérer, c’est-à-dire à réaliser des tâches concrètes au lieu de laisser notre esprit encombré par nos pensées, projets et objectifs. La méthode GTD nous aide à reprendre le contrôle, à concentrer toute notre attention sur une tâche et à retrouver notre capacité à réfléchir.

Voyons à présent l’essence de la méthode mise au point par David Allen, qui est le fruit d’un long travail d’étude effectué sur plusieurs milliers de cadres et de dirigeants d’entreprise. Vous aussi, gagnez en efficacité en appliquant les étapes suivantes.

L’ordre des étapes de la méthode GTD

La méthode GTD a pour objectif la maîtrise du flux de travail (workflow) en appliquant une démarche en cinq étapes.

Étape n° 1 : la collecte

Il s’agit avant tout d’éliminer le facteur stress que nous avons évoqué plus haut, en prenant l’habitude d’alléger votre esprit et vidant tout ce que vous avez en tête.

En pratique, recueillez tout ce qui sollicite votre attention : notez vos tâches quotidiennes, les éléments non traités ou toute idée qui vous traverse l’esprit sur les supports de votre choix : post-its, carnet de notes, téléphone, tablette, etc. Le but est de sortir de votre esprit les éléments préoccupants dans un dispositif de collecte fiable et facilement accessible : la Boîte de réception (Inbox).

Comme pour un appareil en veille, ces tâches en arrière-plan consomment de l’énergie de votre cerveau et en retiennent une partie qui ne sera pas utilisée pour se concentrer sur les tâches au premier plan. Cette première étape donne de la confiance quant à la progression vers la réalisation de l’objectif : votre esprit est aéré et disponible pour passer à la suite.

Étape n° 2 : le traitement

Une fois la liste des tâches effectuée, il s’agit de la clarifier pour la rendre exploitable et voir ce qui est « actionnable ». Pour cela, analysez ce qui a été consigné dans le dispositif de collecte, identifiez chaque élément et décidez de ce que vous voulez en faire, c’est-à-dire l’action concrète qu’il convient d’exécuter. Dès que des stimuli apparaissent, le parcours de questions ci-dessous peut être suivi :

⇨ Telle action est-elle nécessaire ?

  • Si NON, trois options se présentent :
    • éliminez (pas de future action),
    • incubez (ou reportez : une action est possible un jour/peut-être),
    • archivez la tâche (à classer, pour future référence).
  • Si OUI, alors demandez-vous :
    • y a-t-il une seule action ?
    • est-ce à vous de la faire ?
    • sa réalisation dure-t-elle moins de 2 minutes ?

Si vous répondez OUI à toutes ces questions, alors exécutez directement l’action correspondante. Sinon, passez à l’étape suivante.

Le traitement permet de vider régulièrement la boîte d’entrée des potentielles nouvelles tâches, sans encore effectuer de travail à proprement parler.

💡 Les règles à retenir pour que le traitement se déroule efficacement :

  • commencez par le premier sujet,
  • analysez un sujet à la fois,
  • ne remettez pas dans le système de collecte tout élément que vous avez commencé à traiter.

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Étape n° 3 : l’exécution

Vous êtes donc passé·e à l’exécution immédiate pour certaines tâches qui prennent deux minutes ou moins. Pour les autres, reportez ou déléguez : les tâches sont à planifier dans un outil unique pour suivre leur avancement.

⇨ Si vous identifiez plus d’une action, alors il s’agit d’un projet : en fonction de sa priorité, placez-le dans le dossier « En attente » ou élaborez un planning avec une liste d’actions, et définissez la prochaine action requise. Suivez la même trame pour chacune des actions.

⇨ Si ce n’est pas à vous d’effectuer la tâche, alors vous pouvez déléguer.

⇨ Si la durée d’accomplissement de la tâche est estimée à plus de 2 minutes, alors reportez : soit dans votre calendrier, soit dans votre liste de tâches selon leur degré d’urgence, en indiquant leur ordre de priorité, le temps nécessaire à leur réalisation et pour quel résultat vous les effectuez.

Pour synthétiser, vos tâches seront classées selon les catégories suivantes :

  • la liste des projets : tout élément nécessitant plus d’une action,
  • le dossier Un jour/Peut-être : projets non urgents, mais qui méritent d’être conservés pour action ultérieure,
  • le dossier Référence : choses intéressantes à conserver ne nécessitant aucune action, mais qui peuvent devenir utiles à l’avenir,
  • le panier En attente : trace des projets et tâches en cours, pour lesquels vous attendez une réponse, une livraison, etc. pour lesquels vous devrez prévoir un rappel à la personne en charge,
  • le calendrier : les actions qui ont un délai précis, un créneau prévu, comme un appel, une réunion, etc.,
  • la poubelle : élément qui ne servira pas plus tard, rien ne sert de s’encombrer.

Choisissez l’outil qui vous correspond le mieux pour organiser votre travail. Des outils en ligne existent, qui présentent des avantages par rapport au papier. Nous les présentons ci-dessous.

Lire aussi : La méthode Pomodoro

Étape n° 4 : l’examen

Une fois que tout est organisé, il convient de revoir les actions régulièrement et passer en revue les options, à partir de vos dossiers « prochaines actions », « calendrier » et « en attente ». Cette réactualisation constante de votre organisation personnelle est nécessaire pour prendre des décisions éclairées.

Vous examinez chacune de ces listes prioritaires non seulement sur une base quotidienne, mais aussi hebdomadaire. Cela vous permet d’évaluer la liste de tâches, et de traiter les affaires en suspens. Par là même, vous vérifiez que le système d’organisation est clair, complet et à jour.

La planification et sa revue sont sans doute les étapes les plus longues et fastidieuses de la méthode, mais elles ont toutes leur importance. Ce travail est incontournable pour distinguer les urgences parmi les fameuses « choses à faire », prioriser ses tâches et démarrer sur de solides bases.

Étape n° 5 : l’action

Il est désormais temps d’agir selon vos options choisies. Votre liste « actions suivantes » doit toujours être à votre portée. Vous avez ainsi la marge de manœuvre nécessaire pour choisir la tâche la plus appropriée selon le contexte, le temps que vous avez devant vous et l’énergie dont vous disposez.

Si le travail en amont a été fait avec rigueur et bon sens, il vous sera facile de décider des tâches les plus pertinentes, à effectuer sur le moment.

💡 Pour rappel, les balises du succès pour réaliser une action :

l’intention : se poser la question du « pourquoi » est primordial et participe de la réussite. Consacrer du temps et de l’énergie sera plus efficace lorsqu’on sait vers quel objectif diriger ses efforts ;

la vision : visualiser le résultat souhaité. En avant-première ou en coulisses de leur réalisation, les résultats doivent être clairement définis pour les atteindre en toute sérénité ;

le brainstorming : savoir comment atteindre les objectifs. Définir le moyen d’action et leur suivi : des rappels sont intégrés à un système pour suivre leur avancement, à consulter régulièrement ;

l’organisation : prévoir un plan d’action. La structuration est une étape nécessaire pour gagner du temps par la suite, en connaissant la priorité et la sensibilité de chaque tâche ;

les premières actions : commencer à travailler. La meilleure parade contre la procrastination !

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© Lalishares.com

Les outils pour encadrer la méthode

Un bullet journal ? Un agenda ou un emploi du temps classique ? Vous pouvez préférer un support papier pour inscrire et visualiser vos tâches de manière journalière ou hebdomadaire. Ou bien opter pour un calendrier en version électronique, sur votre ordinateur ou votre smartphone, afin de répertorier tout ce que vous avez à faire. L’avantage clé par rapport au papier : pouvoir mettre à jour au fur et à mesure des évolutions, sans rature.

Qu’en est-il d’un logiciel GTD spécifiquement ? Divers outils peuvent vous être utiles pour accompagner l’application de la méthode GTD et en tirer le meilleur profit au quotidien ; découvrez notre sélection !

Création de notes interactives avec Evernote

Evernote est un outil pratique de création de notes, qui vous aide à vous rappeler de tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez créer des listes de type GTD et les organiser : les hiérarchiser, les classer en projets, et même les partager.

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Les musts de la solution :

  • toutes vos informations sont conservées sur vos différents appareils (ordinateur, téléphone, tablette, etc.) grâce à la synchronisation,
  • vos pages web favorites peuvent être enregistrées dans votre compte en un simple clic,
  • le partage de notes pour un travail collaboratif et en simultané.

Gestion des tâches ludique et flexible avec Trello

Trello est un logiciel en ligne adapté aussi bien pour la gestion des tâches que la gestion de projet. Il permet de créer des cartes visuelles, à classer par projets et à ordonner selon l’avancement du projet : « à faire », « en cours » et « terminé ». Les flux de travail sont faciles à mettre en œuvre et partagés entre plusieurs collaborateurs.

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Les musts de la solution :

  • un outil collaboratif, avec discussions et partage de contenus intégrés,
  • un système de gestion des tâches avec alertes,
  • un environnement de travail simple, clair et intuitif.

Élaboration de listes thématiques avec Wunderlist

Wunderlist est un outil simple d’utilisation et complet, pour tous les types d’idées, de tâches et de projets, à utiliser dans la vie professionnelle aussi bien que personnelle. Wunderlist pro permet de partager vos listes et collaborer avec vos collègues.

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Les musts de la solution :

  • création de listes de tâches par dossier et définition de deadlines et de rappels,
  • conversion de vos emails en actions, en les transférant sur l’application,
  • disponible sur iPhone, iPad, Mac, Android, Windows, Kindle Fire et le web, pour synchroniser vos tâches à tout moment.

Dites adieu au stress et obtenez des résultats concrets

Savoir s’organiser est un atout incontournable pour réussir. La méthode GTD, si elle vous correspond, peut vous aider à agir sans subir ni vous laisser envahir. L’un de ses principaux avantages est qu’elle est suffisamment flexible pour s’adapter à différentes manières de travailler et contextes professionnels.

En fin de compte, le plus difficile dans son organisation, c’est à la fois de réagir face à une interruption potentielle, mais aussi de commencer une tâche véritablement pertinente. À l’aide du tri, du classement, de la définition d’objectifs concrets et du rangement des tâches dans différentes listes, en ayant pris soin de hiérarchiser les priorités, tout paraît faisable et surmontable.

Si vous souhaitez approfondir le sujet et appliquer directement ces principes de base dans votre profession, sachez que de nombreuses ressources sont à votre disposition : la lecture du livre de D. Allen S’organiser pour réussir, des formations à la méthode GTD, du coaching, etc.

Prêt. e à révolutionner votre organisation personnelle et à booster votre efficacité professionnelle ? Alors... Gagnez en temps et en disponibilité !

Et vous, quelle est votre méthode gagnante pour votre gestion du temps ?

*GTD® et Getting Things Done® sont des marques déposées de The David Allen Company.

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