Les secrets d’un CoDir efficace et innovant

Le CoDir est une instance où beaucoup de décisions importantes se prennent pour l’avenir d’une entreprise.

Toutes les entreprises, des TPE aux grands groupes, en passant par les PME, trouvent un intérêt à instaurer un comité de direction, tant il leur permet de booster leurs performances et d'accompagner leur développement.

Vous souhaitez mettre en place un CoDir dans votre entreprise, mais ne savez pas par où commencer ? Quels membres nommer, comment l’organiser et comment le mener efficacement ?

Ou alors vous envisagez d'allez plus loin en digitalisant votre comité de direction ?

Suivez le guide !

CoDir est l’abréviation de comité de direction d’une entreprise, une instance de gouvernance qui réunit le·la chef·fe d’entreprise et plusieurs collaborateurs·trices, afin de prendre des décisions d’ordre stratégique.

La raison d’être du comité de direction est de partager les informations essentielles, les indicateurs de chaque service, et d’échanger afin d’améliorer les performances de l’entreprise.

Il n’y a aucune règle concernant la composition du CoDir. Quoi qu’il en soit, il est judicieux que tous les départements y soient représentés : ressources humaines, opérations, IT, finance, marketing / communication, etc.

Ses membres peuvent être des :

• directeurs·trices de département,
• responsables de service,
• managers,
• chefs d’équipe,
• cadres à des postes stratégiques.

Vous avez probablement aussi entendu parler du Comex, qui lui a une vocation plus opérationnelle.

Pour en savoir plus sur cette autre instance et les différences avec le CoDir, rendez-vous sur notre article dédié sur le Comex.

Contrairement à certaines idées reçues, créer un CoDir n’est pas réservé aux grandes entreprises ! En tant que TPE ou PME, en instaurer un peut agir comme un véritable accélérateur de croissance.

Voici les différents avantages à instaurer un CoDir :

• la·le chef·fe d’entreprise peut communiquer des informations importantes de la même manière à tous ;
• elle·il se sent soutenu·e et peut créer de vraies relations de confiance ;
• certaines décisions sont mieux comprises avec un peu de contexte, et donc mieux appliquées et transmises aux autres collaborateurs·trices ;
• les informations partagées permettent à chacun·e d’avoir une vision à 360° facilitant les projets transverses ;
• le renforcement de l’esprit d’équipe et de la cohésion ;
• la participation active de chacun aux discussions et décisions ;
• un temps dédié à la prise de recul, parfois nécessaire pour orienter les décisions au quotidien, etc.

💡 N’attendez pas le « bon moment » pour mettre en place votre CoDir : il n’existe pas. Plus tôt vous le créerez, plus tôt vous profiterez de ses bienfaits !

L’organisation du comité de direction commence par le choix de ses membres, qui peut parfois s’avérer un véritable casse-tête. Combien de membres choisir ? Quelles personnes sélectionner ?

Voici quelques fondamentaux :

• au moins trois personnes,
• pas plus de huit (sauf cas d’exception),
• tous les départements sont représentés,
• nominations limitées dans le temps, pour permettre un renouvellement des membres si nécessaires.

👉 Conseil : limitez le nombre de membres au maximum pour favoriser l’efficacité des réunions et des prises de décision, tout en vous assurant que tous les services soient représentés. C’est un équilibre subtil à trouver !

💡 Astuce : si l’expertise d’un poste est requise de manière ponctuelle, rien ne vous empêche de l’inviter uniquement quand cela est nécessaire.

Une charte permet de définir clairement différents points essentiels, et a vocation à indiquer un code de conduite pour chaque participant·e qui doit en prendre connaissance.

Y sont consignées des informations comme :

• les missions et objectifs du CoDir,
• les responsabilités du président et des autres membres,
• les règles de fonctionnement,
• la confidentialité des informations, etc.

👉 Conseil : faites signer la charte pour vous assurer que chacun a bien lu et compris son contenu.

Combien de réunions prévoir ? Combien de temps leur allouer idéalement ? À quelle fréquence réunir les membres du CoDir ?

La facilité voudrait que l’on fixe une réunion du comité de direction de manière régulière, et de même durée à chaque fois, par exemple, en fixant une réunion de 3 h toutes les semaines ou d’une journée tous les mois.

Or, si vous souhaitez maximiser l’efficacité de vos réunions, vous devez réfléchir à une planification beaucoup plus minutieuse :

• Il est tout d’abord préférable de ne pas mélanger, au sein d’une même réunion, des discussions opérationnelles, stratégiques et transverses, au risque de s’y perdre et de diluer les efforts.
  
  
• Ensuite, en fonction du type de réunion, de l’ordre du jour, des enjeux et des objectifs, vous pouvez adapter le format et la durée de la rencontre.

Programmez ces rencontres sur un trimestre ou une année, où s’alternent par exemple :

• des réunions de pilotage opérationnel de 2 ou 3 heures,
• des réunions avec intervention d’invités sur des sujets transverses de 4 ou 5 heures,
• et des réunions de décisions stratégiques importantes d’une journée.

👉 Conseil : alterner les formats et les durées permet aussi de lutter contre la routine, et de garder les membres du CoDir attentifs et motivés !

L’ordre du jour est un document qui permet de communiquer, en amont d’une réunion, les différents sujets qui seront abordés.

Cela permet :

• au participant directement concerné de préparer les informations, les chiffres ou les documents à présenter pour la prise de décision attendue ;
• aux autres d’apporter un complément d’information ou de préparer quelques questions ;
• de fixer un cap au meeting pour s’en éloigner le moins possible, et de ne pas perdre de temps.

👉 Conseil : pour le concevoir, il convient en amont de déterminer les sujets les plus stratégiques et prioritaires, pour lesquels le partage et les décisions sont indispensables. Aussi, communiquez-le au minimum 3 jours avant la réunion (le plus tôt sera toujours le mieux).

Il ne faut pas perdre de vue que le CoDir est un espace où sont prises des décisions cruciales pour le futur d’une entreprise.

Aussi, tout l’enjeu est de créer les conditions idéales pour que le fonctionnement d’un comité de direction soit optimal, à savoir :

• efficace, productif et créateur de valeur,
• en un minimum de temps.

Comment créer ces conditions pour faire émerger de bonnes idées et favoriser la productivité et l’innovation ?

Si dans les esprits, les réunions du comité de direction sont plutôt sérieuses et formelles, pourquoi ne pas prendre le contrepied et utiliser des formats plus innovants ? Voici quelques bonnes pratiques :

• Partager les informations sous un format succinct, comme un tableau ou une slide par exemple. Cela permet de ne pas se perdre dans des présentations trop longues, et d’inciter les membres à être synthétiques.

• Pratiquer la prise de décision par consentement (personne ne dit non), qui se distingue de l’unanimité (tout le monde dit oui).
  • Une proposition est faite, et s’il n’y a aucune objection, elle est directement adoptée.
  • S’il y a une ou plusieurs objections, elles font chacune l’objet d’une analyse et d’un brainstorming pour voir comment résoudre les problèmes, jusqu’à ce qu’elles soient levées et la décision adoptée.
     
• Utiliser les innovation games, qui ont pour objectif d’en finir avec la passivité en réunion. Le format de jeu permet de stimuler la créativité, et de transformer le CoDir en laboratoire d’innovation.
  • Ces « jeux » fonctionnent sous forme d’ateliers où les participants doivent analyser ou résoudre un problème à partir d’un scénario.
  • Il faut ensuite débriefer, tirer des conclusions, et prendre des décisions.

👉 Conseil : n’hésitez pas à essayer différents formats afin de voir celui qui rend votre équipe la plus efficace.

L’après-réunion est une étape à part entière à ne pas négliger, dont le compte-rendu de réunion est un élément essentiel.

Il retranscrit les éléments suivants :

• date, lieu et heure de la réunion,
• les personnes présentes et absentes,
• l’ordre du jour,
• les informations principales et les décisions prises pendant la réunion,
• la liste les actions en-cours et à mener, en y associant les responsables et les échéances,
• la date de la prochaine réunion.

👉 Conseil : envoyez le compte-rendu rapidement après la fin de la réunion, idéalement 3 jours après maximum.

La digitalisation des instances, à commencer par le CoDir, est amorcée depuis quelques années déjà. 

Plusieurs raisons poussent les entreprises à adopter cette nouvelle manière d’organiser et de mener leurs comités de direction : 

• soutenir la mobilité et assurer la continuité des réunions lorsque les déplacements des membres du CoDir sont fréquents ;
• faciliter l’organisation des comités de direction grâce à la centralisation des informations au sein d’un même outil ;
• améliorer la communication et la collaboration entre les membres.

En outre, la crise sanitaire de 2020 a fortement impacté le monde de l’entreprise, et a accéléré l’adoption de nouvelles habitudes comme le télétravail. Cette généralisation du home office a, bien entendu, contribué au développement de la digitalisation des instances.

Dans ce contexte, comment s’assurer que les données, souvent sensibles, soient protégées, et les échanges sécurisés ? En utilisant un logiciel adapté à ces nouveaux enjeux. 

Quelques exemples :

🛠️  DiliTrust Governance est une suite logicielle intégrée et sécurisée qui permet la digitalisation de la Gouvernance d’entreprise et des Directions juridiques. Le module board portal de cette suite vous permet de digitaliser les réunions des Conseils d’Administration et comités. Ergonomique et intuitif, l’outil offre de nombreux atouts :

• sécurité et confidentialité des données (hébergement sur des serveurs français, double authentification, suivi des accès, certification ISO 27001),
• optimisation de l’organisation et du suivi des réunions :
  • création de réunion en quelques clics,
  • envoi des invitations et des ordres du jour,
  • notification à chaque mise à jour,
  • signature électronique, etc.,
• mesure de l’efficacité des instances en ligne, grâce à un système de votes et de sondages.

🛠️  oodrive_meeting prend en compte les besoins spécifiques des instances de gouvernance, en assurant la confidentialité des données, et en les faisant gagner en efficacité au moyen de nombreuses fonctionnalités :

• planification des réunions,
• diffusion d’informations et d’invitations,
• stockage et consultation des comptes-rendus et autres documents de manière sécurisée,
• fluidification des réunions :
  • messagerie instantanée sécurisée,
  • système de vote,
  • tableaux de bord, etc.

Et vous ? Quels sont vos meilleures pratiques et les outils indispensables pour organiser un CoDir efficace ?