COMEX : comment en faire un organe de direction efficace ?

COMEX, CODIR, COPIL, COMOP… Le jargon d’entreprise ne manque pas de sigles pour désigner les réunions qui prennent tant d’espace dans votre emploi du temps.

Les cadres d’entreprise sont généralement familiers de ces termes. Cet article fait la lumière sur chacun d’eux en rappelant leurs contours et leurs objectifs, et va plus loin en vous donnant des conseils pour mener des comités exécutifs efficaces.

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Le Wiktionnaire définit le COMEX, ou comité exécutif, comme le

Il s’agit d’une instance de direction qui prend la forme d’une réunion stratégique. Elle intervient à fréquence variable en fonction de la taille de l’entreprise : elle peut être hebdomadaire, mensuelle, semestrielle ou annuelle.

Le COMEX réunit seulement les plus hauts dirigeants de l’entreprise, les directeurs et directrices les plus proches de la direction générale, comme le directeur ou la directrice commercial ou marketing.

Le COMEX remplit plusieurs rôles primordiaux pour la gouvernance de l’entreprise. Il sert à :

• (s’)informer sur les résultats de l’entreprise,
• suivre l’activité,
• mettre au point une stratégie,
• prendre des décisions stratégiques,
• renforcer la cohésion et partager une vision commune de l’entreprise.

Depuis le 1er septembre 2016, le comité exécutif de Total compte sept membres sous la responsabilité du président-directeur général :

• Patrick Pouyanné, président-directeur général,
• Arnaud Breuillac, directeur général Exploration-Production,
• Patrick de La Chevardière, directeur Financier,
• Momar Nguer, directeur général Marketing & Services,
• Bernard Pinatel, directeur général Raffinage-Chimie, 
• Philippe Sauquet, directeur général Gas, Renewables & Power et directeur général Strategy-Innovation, 
• Namita Shah, directrice générale People & Social Responsibility.

Il met en place les stratégies définies par le conseil d’administration et autorise les investissements correspondants.

Vous avez peut-être déjà rencontré le terme « shadow comex » ou « comex fantôme ». De quoi s’agit-il ?

C’est un comité parallèle au comité exécutif d’une entreprise. Il est composé, le plus souvent, de jeunes cadres. Son rôle est consultatif ; il n’a pas de pouvoir de décision.

Il a trois objectifs principaux :

• apporter un regard critique sur la stratégie de l’entreprise : le shadow comex a accès aux mêmes données que le COMEX, y compris les données sensibles,
• éclairer les dirigeants sur de nouveaux enjeux, ayant trait à la transformation digitale notamment,
• faire naître de nouveaux projets, qu’il s’agisse de processus interne au fonctionnement de l’entreprise, ou pour élargir l’offre de produits et services.

Le Shadow Comex peut être utilisé comme un axe managérial, mais également comme un levier de rétention des talents en les impliquant davantage dans l’entreprise, notamment en ce qui concerne les prises de décisions et la vision stratégique de l’entreprise.

⚠️ Mises en garde :

• Attention à ne pas en faire un argument marketing et à (trop) communiquer dessus : vous perdez l’aspect « shadow » et vos collaborateurs pourraient le voir d’un mauvais œil ;
• Prêtez attention à ne pas créer un fossé intergénérationnel au sein de l’entreprise qui mettrait en concurrence les jeunes cadres avec les cadres plus expérimentés. L’objectif est bien qu’ils échangent, travaillent ensemble et apprennent les uns des autres.

Des prises de décisions difficiles, peu de délai pour y réfléchir et prendre ces décisions… Comment instaurer des échanges constructifs pour qu’ils soient productifs lors du COMEX ?

Cela peut paraître évident, mais c’est pourtant la première chose à faire : prévenez les membres du comité à l’avance et informez-les des sujets qui seront abordés le plus tôt possible. Anticipez suffisamment de sorte qu’ils aient un peu de temps pour préparer et se familiariser avec les sujets.

Cette simple question vous aidera à définir l’ordre du jour et les résultats attendus à la fin du comité.

Le sujet est-il politique, stratégique, opérationnel ? Cela doit être clair dans l’esprit de toutes les personnes présentes afin d’aller dans la même direction. Si vous ne parlez pas exactement de la même chose, il sera compliqué d’avancer et d’aboutir à une décision. Cela est d’autant plus vrai si le délai qui vous incombe pour prendre une décision est court.

Le COMEX est le moment où toutes les directions sont représentées et l’occasion de faire le point sur l’activité de chacune d’entre elles. Elle offre une vision à 360° des performances de l’entreprise, rendue possible par l’analyse des KPI (key performance indicator) de chaque service.

Assurer l’accès aux documents pour tous les participants et toutes les participantes est primordial. La rédaction d’un compte-rendu permet, par exemple, le stockage, la traçabilité et le partage des informations échangées.

Les entreprises sont dans l’obligation d’envisager le partage de fichiers sécurisé pour échanger des données sensibles sans crainte de divulgation.

La frontière est parfois floue entre ces deux organes de direction. Leur distinction dépend de la taille de l’entreprise, de sa culture aussi.

Un CODIR, ou comité de direction, est chargé de veiller au bon fonctionnement d’une entreprise. Il peut regrouper jusqu’à plusieurs centaines de personnes, soit beaucoup plus qu’en COMEX. Un grand groupe peut recenser des dizaines voire des centaines de CODIR, mais un seul COMEX.

Dans des entreprises plus petites, notamment dans les PME, COMEX et CODIR peuvent être synonymes et être composés des mêmes membres.

C’est un organe central dans la conduite de très grands projets. Il opère un suivi rigoureux des activités, s’assure du respect des délais, définit les moyens alloués au projet, etc. Les membres qui le composent sont des dirigeants opérationnels impliqués dans la maîtrise d’ouvrage (MOA) d’un projet.

Ce comité réunit les managers dans le but de prendre des décisions à la fois organisationnelles et opérationnelles.

Les deux notions peuvent être confondues dans les petites entreprises.

Les femmes sont de plus en plus présentes dans les conseils d’administration des grandes entreprises. Et pour cause : depuis le 1er janvier 2017, les entreprises françaises sont contraintes par la loi Copé-Zimmermann, en vigueur depuis 2011, à se doter d’au moins 40 % de femmes dans leurs conseils d’administration. 

Les chiffres montrent qu’instaurer ce quota a été bénéfique. Certaines grandes entreprises se targuent même d’avoir un taux de femmes supérieur à 50 % ; c’est le cas d’Engie (56,2 %), Icade ou Vivendi (54,5 %), par exemple.

Mais le tableau n’est pas aussi rose en ce qui concerne les COMEX. En effet, CODIR et COMEX ne sont soumis à aucune obligation légale concernant la proportion de femmes dans ces instances de direction.

En 2018, les comités exécutifs des 120 plus grandes entreprises françaises (SBF 120) ne comptaient que 15,3 % de femmes.

Ce chiffre est, certes, en augmentation, mais la croissance n’est en rien comparable à celle de la présence des femmes dans les conseils d’administration.

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