Le prélèvement SEPA, incontournable pour vos factures récurrentes !

Prélèvement SEPA, un terme qui fait partie du quotidien de tout un chacun.
Mais en connaissez-vous les tenants et les aboutissants ? Comment le mettre en place et pourquoi ?
Savez-vous qu’il existe des logiciels dédiés à la gestion de votre facturation récurrente et qui prennent en charge différents modes de paiement, notamment les logiciels de gestion d’abonnements et les passerelles de paiement ?
Promis, on arrête les questions et on passe aux réponses :

• La zone SEPA
  • Définition et contexte
  • À quoi sert le système SEPA ?
  • L’harmonisation des coordonnées bancaires
• Focus sur le prélèvement SEPA
  • Le prélèvement SEPA Core et le prélèvement SEPA B2B
  • Le mandat SEPA
  • Le délai du prélèvement SEPA
  • Autres conditions
  • Obligations relatives au prélèvement SEPA
• Le prélèvement SEPA et les entreprises
  • Dans quel cas une entreprise utilise-t-elle le prélèvement SEPA ?
  • Obligations de l’entreprise
  • Comment mettre en place le prélèvement SEPA ?
  • Comment gérer les abonnements et les paiements récurrents SEPA ?
• Récurrence et sécurité au service de votre offre

La zone SEPA

Définition et contexte

Les initiales signifient Single Euro Payments Area, espace unique de paiement en euros, en français.

© investorsdepot

L’espace de paiement unifié concerne 34 États et leurs territoires d’outre-mer. Il a été mis en place par les banques membres du Conseil européen des paiements (l’EPC, European Payments Council) pour répondre à une demande de la Commission européenne. 

Ces pays, qui n’ont pas forcément l’euro pour monnaie, sont :

• les pays de l’Union européenne (dont 19 en zone Euro) +
• Monaco,
• la Suisse,
• le Liechtenstein,
• la Norvège,
• l’Islande,
• Saint-Marin,
• les Îles de Man,
• les Îles Anglo-Normandes.

Exceptions et subtilités

Certains pays utilisant l’Euro en accord avec l’UE ne font pas partie de la zone SEPA :

• le Monténégro,
• le Kosovo.

Les DOM et régions d’outre-mer français font partie de la zone SEPA :

• la Guadeloupe,
• la Martinique,
• la Guyane,
• la Réunion,
• Mayotte,
• Saint-Pierre-et-Miquelon,
• Saint-Barthélemy,
• Saint-Martin.

En ce qui concerne les COM, collectivités d’outre-mer (anciennement TOM), un système SEPA COM Pacifique a été instauré, utilisant les mêmes standards pour les échanges avec :

• la Polynésie française,
• la Nouvelle-Calédonie,
• Wallis-et-Futuna.

Certains l’ont adopté avant, en 2014 pour la France, mais tous les pays d’Europe peuvent émettre et recevoir des virements et des prélèvements SEPA depuis le 1er février 2016.

À quoi sert le système SEPA ?

Dans le cadre de l’Union économique et monétaire, le principe du SEPA est de permettre aux consommateurs, qu’il s’agisse de particuliers ou de professionnels, en BtoC ou en BtoB :

• d’effectuer des paiements dans les mêmes conditions pour tous les pays de l’espace européen, 
• d’harmoniser les moyens de paiement en euros entre les pays membres,
• de tirer tous les avantages de la zone d’échange et de commerce.

SEPA a permis de créer un marché des paiements de détail intégré, concurrentiel et innovant pour l’ensemble des paiements scripturaux en euros.

Source : Banque de France

On parle de paiements scripturaux (hors espèces et billets de banque), tels que :

• le virement SEPA (SEPA Credit Transfer ou SCT),
• le virement SEPA instantané (SEPA Instant Credit Transfer ou SCT Inst),
• le prélèvement SEPA (SEPA Direct Debit ou SDD),
• le paiement par carte bancaire SEPA (SEPA Card Payment ou SCP).

Ainsi, par rapport aux paiements domestiques, les paiements transfrontaliers bénéficient :

• des mêmes normes,
• de la même rapidité,
• de la même sécurité,
• des mêmes coûts.

Ceci afin de ne pas freiner, de favoriser même, le développement du commerce et les investissements au sein de la zone.

L’harmonisation des coordonnées bancaires

Sur le RIB (relevé d’identité bancaire), deux données internationales sont nécessaires au SEPA :

• l’IBAN (International Bank Account Number) : une série de chiffres et de lettres, en France commençant par FR, identifiant le compte bancaire,
• le BIC (Bank Identifier Code) ou SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) : une série de lettres identifiant l’établissement bancaire.

Focus sur le prélèvement SEPA

D’après la définition de la Banque de France, le prélèvement SEPA est « un moyen de paiement automatisé utilisable pour payer des factures récurrentes ou ponctuelles libellées en euros. Il permet à un créancier d’être à l’initiative de la mise en recouvrement de ses créances sur son débiteur. » Ce mode de paiement paneuropéen, effectué de banque à banque, est l’opposé du virement SEPA, réalisé à l’initiative du débiteur.

La différence entre le prélèvement SEPA et l’ancien prélèvement national :

Le prélèvement SEPA Core et le prélèvement SEPA B2B

Il y a deux types de prélèvements SEPA.
Le SEPA Core concerne tous les créanciers et tous les débiteurs ; tandis que le prélèvement SEPA B2B, comme son nom l’indique, n’est valable que pour les prélèvements d’entreprise à entreprise.
Ce dernier n’a pas les mêmes garanties :

• le droit au remboursement des transactions n’est pas systématique, sauf si le débiteur peut prouver qu’il n’avait pas accepté le mandat B2B (mandat absent ou non valide),
• en revanche les délais de prélèvement sont plus courts.

Le mandat SEPA

Il sert à matérialiser le consentement du débiteur à être prélevé, sans qu’aucune somme ne soit mentionnée pour autant.

© Modelede.fr

Il peut avoir 2 formes :

• papier  : il est rempli par le débiteur et retourné au créancier ;
• électronique : il est complété en ligne par le débiteur sur le site du créditeur ou via sa banque en ligne (e-mandat).

La validité d’un mandat SEPA est :

• illimitée, c’est-à-dire jusqu’à révocation de l’accord du débiteur (pour les prélèvements récurrents),
• révoquée à tout moment sur demande du débiteur auprès de son créancier,
• obsolète si aucun ordre de prélèvement SEPA n’a été présenté pendant une période de 36 mois.

Le délai du prélèvement SEPA

Contrairement au prélèvement par carte bancaire, le prélèvement SEPA n’est pas immédiat, pas en temps réel. Le paiement est encaissé sur le compte du créancier dans un délai d’au moins deux jours ouvrés interbancaires après la date de prélèvement.

Autres conditions

1. Le créancier et le débiteur doivent tous deux être dans la zone SEPA.
2. Il n’y a pas de limite de montant.
3. Il dispense le débiteur de l’envoi d’un titre de paiement lors de chaque règlement ou échéance des opérations récurrentes (auparavant le TIP, titre interbancaire de paiement).
4. Depuis l’instauration du SEPA, il n’y a plus de formulaire spécifique à remplir en plus du mandat de prélèvement.
   Auparavant, la banque du débiteur devait être avertie par ce dernier. L’accord se fait désormais entre le client et l’entreprise directement.

« Ceci permet l’essor du mandat dématérialisé. »

Source : GoCardless

Obligations relatives au prélèvement SEPA

Le SEPA Direct Debit impose l’attribution :

• d’un ICS (Identifiant créancier SEPA) aux fournisseurs, remplaçant le NNE (Numéro national d’émetteur) depuis le 1er août 2014,
• pratique, il reste le même en cas de changement de nom d’entreprise, de raison sociale, de compte bancaire ou d’adresse ;
• d’un code RUM (Référence unique de mandat), défini par le créancier et communiqué au débiteur.

Comment obtenir l’ICS ?

La demande est faite directement par la banque du créancier à la Banque de France ou par l’intermédiaire d’une passerelle de paiement.
Seront vérifiées :

• l’activité en France,
• la capacité du créancier à respecter les normes SEPA, à éviter les erreurs et à maintenir la réputation du système,
• la trésorerie, suffisante pour pallier les rejets de prélèvements,
• la capacité d’indemniser la banque en cas de demandes de remboursement d’un prélèvement sepa.

Comment créer un code RUM ?

Le créancier le définit lui-même, mais en respectant néanmoins certaines règles : 

• il est composé de maximum 35 caractères latins, dont : 
  • les lettres de A à Z, avec majuscules recommandées,
  • les chiffres de 0 à 9,
  • la ponctuation / - ? :() . , ” et l’espace (déconseillé).
• il est unique à chaque mandat,
• il ne comporte pas de données sensibles comme l’IBAN, un numéro de passeport, etc.,
• il peut comporter des références contrat ou client, tant qu’elles sont uniques.

Le prélèvement SEPA et les entreprises

Dans quel cas une entreprise utilise le prélèvement SEPA ?

À partir du moment où une entreprise vend des produits ou des services, et facture ses clients de façon récurrente, ou répétée, elle peut avoir recours au prélèvement SEPA, car 
cela lui permet :

• d’attirer les clients grâce à un règlement facilité, rapide et sécurisant ;
• de faire payer le client régulièrement et automatiquement ;
• de faire respecter un échéancier, sans retard de paiement ni travail de relance ;
• de fidéliser la clientèle, avec le système d’abonnements, de paiement à l’usage (sur consommation réelle, Pay as you go) ou de paiement en plusieurs fois ;
• d’identifier facilement les paiements reçus, les références étant décidées par le créancier lui-même (cf. code RUM) ; 
• de limiter les risques d’impayés.

D’autre part, il est aussi possible de proposer le prélèvement SEPA pour un paiement unique, on parle alors de « One off ».

Obligations de l’entreprise

Les obligations portent sur trois dimensions :

• la collecte et le stockage physique ou électronique des mandats,
• la bonne information auprès de ses débiteurs,
• les mises à jour, modifications et annulations des mandats.

Ainsi, le fournisseur ou le prestataire doit :

• fournir à son client un point de contact pour lui permettre de modifier ou de révoquer le mandat de prélèvement SEPA ;
• l’informer avant tout prélèvement, au moins 14 jours calendaires avant la date d’échéance, par l’intermédiaire d’une facture, un avis de prélèvement unique sepa ou récurrent, ou un échéancier, mentionnant :
  • la date,
  • le montant,
  • le numéro d’ICS,
  • si possible le code RUM qui sera attribué au mandat ;
• réaliser et adresser le mandat de prélèvement au client, contenant obligatoirement :
  • l’en-tête « Mandat de Prélèvement SEPA »,
  • le code RUM,
  • ses coordonnées (adresse et nom ou dénomination sociale, et nom ou dénomination commerciale si différents),
  • son identification ICS,
  • les mentions obligatoires ;
• transmettre à sa banque le premier ordre de paiement 5 jours ouvrés avant la date d’échéance, 2 jours ouvrés pour les ordres récurrents ;
• modifier le mandat à la demande du débiteur (nouveau compte bancaire, etc.) sur réception d’un courrier qui fera foi (pas de nouvelle signature).

La référence unique de mandat est visible sur le relevé bancaire du débiteur (papier et/ou en ligne) pour qu’il puisse identifier et contester un prélèvement. 

Vous trouverez un modèle de mandat de prélèvement SEPA, avec mentions obligatoires, au format PDF ici.

Comment mettre en place le prélèvement SEPA ?

Le créancier peut collecter les mandats et les adresser à sa banque, mais dans le cas du paiement SEPA en ligne, pour les e-commerçants, une solution de gestion des paiements est nécessaire. 
Cela leur permet de protéger les données sensibles de leurs clients, circulant sur le web, et d’en confier la responsabilité, notamment pour la conservation des données bancaires, à un tiers de confiance.

Parmi les passerelles de paiement renommées, on peut citer : 

• adyen,
• Braintree (PayPal),
• Checkout.com,
• GoCardless,
• Nuapay,
• Stripe,
• Worldline.

Slimpay est une passerelle de paiement agréée par l’Autorité du contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) à connaître également. 
La solution permet, via son interface épurée, de collecter les données bancaires des clients, mais aussi d’activer les clients grâce à un module de signature électronique, utilisable en ligne comme en boutique, pour les contrats et les mandats de prélèvements SEPA.
La signature électronique comporte l’archivage à valeur probante et l’horodatage.

Bien entendu, nous présentons cette solution car elle permet aussi :

• d’accepter les paiements par prélèvements SEPA, après filtrage des IBAN pour une sécurisation optimale,
• de relancer les prélèvements en échec grâce à l’Automatic Retry,
• de suivre l’état des paiements récurrents via le tableau de bord,
• d’accéder aux informations clients et de les modifier au besoin,
• de mettre en place des échéanciers de prélèvements SEPA,
• de rembourser les clients,
• de transférer les fonds collectés vers le compte de l’entreprise, etc.

Elle est intégrable dans votre site ou sur votre application mobile avec quelques lignes de code, grâce à une API avancée.

Comment gérer les abonnements et les paiements récurrents SEPA ?

Nous l’avons évoqué plus haut, une passerelle de paiement est indispensable pour gérer les règlements afférents à votre activité en ligne. Pour aller encore plus loin, il y a des solutions de gestion des abonnements, intégrant elles-mêmes des passerelles de paiement.

L’avantage ? En plus de la gestion des paiements, ces outils permettent la création de formules d’abonnement, le calcul automatique de leur prix, et la gestion des souscriptions aux différentes offres.

ProAbono fait partie de ces solutions. Dédiée aux éditeurs de logiciels dans le cloud, elle permet l’automatisation de la gestion des abonnements qu’ils offrent. ProAbono travaille avec des passerelles de paiement réputées, comme Slimpay.
La plateforme est néanmoins impartiale sur le moyen de paiement, en offrant toutes les possibilités : paiement par prélèvement, ou par carte bancaire, par virement, par chèque, ou en espèces même !

Tableau de bord sur ProAbono

Parmi les avantages proposés par ProAbono :

• son moteur de tarification qui évalue en temps réel le montant de vos abonnements,
• la création d’offres sur mesure ou à la carte, segmentées par typologie de clients,
• l’automatisation des étapes de souscription en ligne avec grille d’offre dynamique, personnalisation d’abonnement, mandats de prélèvement SEPA en ligne, etc.,
• un portail client laissant à ce dernier la liberté de changer d’offre et de modifier ses coordonnées bancaires,
• une intégration à votre écosystème logiciel (CRM, comptabilité, etc.) via des interfaces de programmation applicative sécurisées et simples.

Récurrence et sécurité au service de votre offre

Le prélèvement SEPA fournit un cadre sécurisé et harmonise les paiements intra-Europe, voire au-delà. Le développement commercial des entreprises, mais aussi la gestion des paiements des abonnements, dont les particuliers et les entreprises sont de plus en plus friands, sont ainsi facilités.

Pour les e-commerçants et prestataires de services en ligne, des outils adaptés à la consommation par abonnement gèrent pour eux la facturation récurrente ainsi que la collecte des paiements et des données bancaires de leurs clients. Ce sont les SaaS, Software as a service, ils portent bien leur nom n’est-ce pas ?

Et vous, comment gérez-vous les prélèvements SEPA ?