Communication interne : les alternatives à Slack

Messageries instantanées, partage de documents… il est possible de connecter les collaborateurs entre eux pour fluidifier leurs échanges. Parmi les outils existants, comment choisir ? Pour aller plus loin, retrouvez toutes nos astuces et bonnes pratiques sur les messageries instantanées (chat)

Dans le monde professionnel, on envoie beaucoup de mails. Si c’est le support le plus classique, il présente cependant des contraintes :

• leur réception se fait par ordre chronologique, et non par thématique ou groupe de personnes. On traite l’information comme elle vient, au fil de l’eau. On pare au plus pressé, mais les éléments de fond, le contenu, qu’il soit en pièce jointe ou dans le corps du texte, est noyé dans la masse. Pour le retrouver au besoin, la fonction recherche est vite limitée, ou l’on manque de mots clés.
• leur traitement est vite chronophage. Pour éviter la saturation systématique de sa boîte mail, on trie, supprime, archive, sauvegarde en local… Sans quoi, la faute d’espace disponible, les mails n’arrivent plus.

Les choses doivent aller vite. Dans les environnements de travail anglo-saxons, la business communication repose sur ce qu’on appelle des mémos : des notes entre collaborateurs. L’approche est direct, le ton simple, et les formules de politesse sont des abréviations.

Messenger était pionnier de l’IRC : Internet Relay Chat, protocole de communication internet. C’est le principe du tchat : on communique en temps réel par écrit. Son utilisation en entreprise présente de vrais avantages. C’est moins formel que le mail et les échanges sont plus concis. On y aborde un point précis, une problématique du moment, et on obtiendra l’information souhaitée rapidement.

Le partage de documents va dans le même sens. Les collaborateurs travaillent en équipe, sur des supports communs. Ils doivent pouvoir accéder à une version synchronisée, enrichie des modifications faites par leurs collègues en amont, ou en simultané. Sans quoi, les versions en conflit se dupliquent, et obligent à rapprocher les documents et consolider les informations pour n’en perdre aucune. Des outils comme Google Drive permettent d’éditer à plusieurs un même document.

Certaines solutions collaboratives se veulent globales. Elles englobent tchat et GED. Certaines pourtant, ne remportent pas le succès escompté. Notamment si leur cadre est trop institutionnel : les collaborateurs des différents niveaux de l’entreprise, n’oseront pas s’y exprimer. C’est la mécanique bottom-up qu’il faut appliquer pour susciter l’engouement. À l’image de ce que proposent les ChatOps.

Lancé en 2013 par le fondateur de Flickr, Slack s’est imposé comme leader sur ce marché. . L’interface ressemble aux réseaux sociaux type Facebook. On y utilise des émoticônes, des hashtags, on peut taguer les gens, tchater en ligne. Cet environnement familier à titre privé favorise l’adoption dans le cadre professionnel.

Le tchat peut se doubler de fonctionnalités audio et vidéo. Avec la méthode VolP – Voice over IP – les utilisateurs discutent en visio-conférence. Si Slack ne le proposait pas jusqu’ici, c’est pour bientôt. L’audio, en version bêta, sera suivi par la vidéo. Des conversations à plusieurs sont également possibles pour favoriser les interactions au sein des équipes de travail. Skype for Business (anciennement Lync), permet ainsi de constituer des chat rooms.

Pour choisir un ChatOps, regardez ses API – Applications Programming Interface. C’est ce qui rend l’outil compatible avec le reste de votre environnement informatique. Ainsi HipChat, solution antérieure à Slack et éditée en Australie, s’interface avec des applications tierces marketing type MailChimp ou Saleforces, et prévoient également des API pour se plugger à des outils développés en interne par les entreprises.

Soit votre ChatOps s’interface avec vos autres outils, type agenda, etc., soit il vous en propose lui-même. C’est le cas de Bitrix24, tourné vers une approche gestion de projet. Il couvre des usages allant jusqu’au CRM (Customer Relationship Management). D’après Bastien Le Lann, consultant chez Lecko, c’est cette capacité à agréger des informations complémentaires qui différencie les ChatOps entre eux. « [Cela] amène du social et de la conversion sur des processus métier [et] accroît la productivité des équipes qui n'ont pas à se disperser entre différentes applications" : un gain réel du point de vue opérationnel.

En adoptant une autre approche, TalkSpirit se veut plateforme collaborative. Vous pouvez y centraliser le partage de savoir, de vos contenus, communiquer, et collaborer du même et unique espace avec tous vos interlocuteurs : membres de votre équipe, clients, partenaires. Les fonctionnalités collaboratives d’un niveau professionnel, telles que la synchronisation avec votre CRM et votre solution de gestion de projet favorisent grandement la productivité en entreprise.

Les ChatOps, comme module ou en solution plus couvrante, sont au cœur des échanges en entreprise. Que ce soit Slack, leader, ou ses alternatives HipChat, Skype, Bitrix24, ou encore TalkSpirit, chacun a ses atouts. Ce sera selon votre environnement de travail et vos attentes spécifiques qu’il faudra guider votre choix.