Comment choisir sa messagerie ? Sélection des meilleures boîtes mails professionnelles

Le mail est au cœur de l’entreprise, qu’il s’agisse de mails extérieurs, internes ou de messages instantanés. Considéré comme le moyen le plus simple et rapide pour communiquer, il s’est imposé dans notre quotidien. Il existe des boîtes mails gratuites, d’autres payantes. Quelle solution avez-vous plus intérêt à choisir pour votre entreprise ? Retrouvez tous nos articles sur l'utilisation des messageries professionnelles.

Sur une boite de messagerie gratuite, vous ne pouvez pas vous créer d’adresse mail pro au nom de votre entreprise : type x@entreprise.com. À défaut, certains optent pour une variante comme entreprise@yahoo.fr ou gmail.com, hotmail.fr, etc. en fonction du logiciel de messagerie.

En plus de desservir votre image, ce genre d’email vous prive de certains services. Sur les réseaux sociaux professionnels comme Linkedin par exemple, vous ne pouvez pas créer de page entreprise. Deux points qui plaident d’emblée en faveur d’une boîte mail pro.

​Les fonctions accusé de réception (hotmail par exemple) et confirmation de lecture ne sont pas disponibles sur les messageries mails gratuites. Elles le sont sur les meilleures boîtes mail pros. C’est une trace pour prouver si besoin :

• que le mail a bien été envoyé,
• que le mail a bien été notifié comme délivré.

Jusqu’ici, la valeur juridique du mail était floue. Pourtant le cadre légal évolue. À présent, les meilleures messageries mails comme Legalbox permettent d’envoyer des courriels dits certifiés. À raison de 0,32c l’envoi, leur accusé vaut l’accusé réception des recommandés de la Poste. C’est à la fois :

• plus rapide : puisque l’envoi du mail est instantané, contre un délai d’expédition de 1 à 2 jours côté Poste,
• moins dérangeant : puisque vous envoyez votre courriel certifié de votre ordinateur. Plus besoin de se déplacer en visant l’heure de la levée,
• moins cher : puisqu’un avis de réception de la Poste vaut a minima 1,15 €.

Autant dire qu’il n’y a plus à hésiter, aussi bien pour :

• vos simples envois comptables type relances, factures, devis,
• vos courriers à caractère plus litigieux type lettres d’avocat, mises en demeure, 
• vos envois RH basiques type contrats, bulletin de paie, attestations.

S’apercevoir a posteriori que son mail n’a pas été délivré fait prendre du retard. Si votre messagerie vous en alerte tout de suite, c’est évité. Ce qui est valable pour le mail classique l’est pour les autres formes de message écrit (message instantané, SMS). Il est des professions terrain où les collaborateurs doivent pouvoir échanger vite et facilement. La communication en mobilité est devenu un enjeu fort auquel Team on the run répond. Les utilisateurs savent si leur message a été reçu et lu. Ils peuvent s’envoyer des liens internet, des fichiers stockés sur leur téléphone ou sur le cloud s’ils utilisent Drive ou Dropbox par exemple. Chacun a accès à ses contacts et données et la fonction géolocalisation permet de répartir rapidement et plus judicieusement les tâches.

On imagine souvent qu’internet sera disponible partout. Des territoires restent pourtant mal équipés, en connexion comme en couverture réseau. Or dans certaines professions, il est essentiel que les intervenants puissent se joindre. Team on the run permet de mobiliser d’autres canaux. Sa fonction voix sur IP passe en filaire ou par un réseau compatible IP. Son talkie-walkie est idéal dès que la portée le permet. Sur une fréquence commune, il permet de communiquer simplement à plusieurs.

Mails, tchats et SMS représentent un risque pour l’entreprise : piratés, ce seront autant d’informations dans la nature. Les logiciels comme BitDefender sécurisent vos envois. Une fois cryptés, les robots ne peuvent plus les scanner. L’antivirus analyse vos pièces jointes. Les malwares et tentatives de phishing sont détectés en amont. La protection englobe votre cloud ainsi que vos serveurs locaux, englobant les postes de travail et téléphones pros de vos salariés.

Bien que la majorité des spams soit filtrée en amont, un reliquat passe encore les mailles du filet. Ce sont 12 spams qui chaque jour viennent polluer la boîte mail de vos employés. Une perte de temps à les trier, et un risque réel de passer à côté des mails importants, noyés dans la masse. Les messageries pros redoublent d’efforts pour vous en préserver.

​Avec une messagerie gratuite (comme hotmail.fr, une boite mail gratuite), vous atteignez vite la limite de saturation. Pour un peu que vous ayez gardé les emails avec de lourdes pièces jointes, et votre messagerie est en stand-by. Vous ne recevrez plus rien dessus, jusqu’à temps que vous la vidiez. Aujourd’hui c’est plus d’un quart de leur journée que les salariés passent à trier leur boîte mail. Un temps énorme pour une tâche tout sauf productive.
 
 
S’il vous est aujourd’hui possible de vous contenter d’une boîte mail gratuite pour votre entreprise, c’est vous priver d’un pan de fonctionnalités utiles à votre activité. Que ce soit pour des raisons d’image, juridiques ou opérationnelles, le webmail pro offre de vrais avantages. À vous d’identifier vos priorités.