8 bonnes raisons d’utiliser des outils de travail collaboratif

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Assez des réunions à répétition ? Trop d’emails à traiter ? Où est passé le dossier prioritaire ? Les outils de travail collaboratif permettent de résoudre toutes vos difficultés, notamment en matière de gestion de projet. Il s’agit entre autres de technologies de l’information qui vous aident à mieux structurer l’organisation du travail, et qui favorisent la communication, le tout au sein de votre équipe. Si vous présentez l’un des 8 symptômes suivant, c’est que vous devez utiliser d’urgence une plateforme de travail collaboratif, matin, midi, et soir. Si vous n’avez pas encore d’opinion sur les logiciels de gestion des tâches, c’est que vous ne savez pas ce que c’est. Détendez-vous, on va tout vous expliquer.
 

1. Votre boîte mail déborde

L’email, c’est bien pratique pour envoyer un message court rapidement, ou envoyer un fichier de faible poids en pièce jointe. Là où ça se gâte, c’est quand vous souhaitez partager un fichier beaucoup plus lourd, ou que vous vous retrouvez avec 12 versions du document et que vous ne savez plus laquelle est celle que vous cherchez. Si votre boîte mail ressemble en plus à une salle de réunion, avec parfois une réunion dans la réunion, il est temps d’adopter une plateforme faite pour ça.

2. Vous passez trop de temps en réunion

Vous n’en pouvez plus de la réunionite aigüe ? Les réunions s’enchaînent, l’ordre du jour est souvent oublié ? L’objet de la réunion a été changé à la dernière minute et vous n’avez pas apporté le bon dossier ? On reporte ? On s’emmêle les pinceaux en interne ? Si vous pensez que votre temps est précieux et que vous ne voulez plus le gaspiller de réunion en réunion qui n’en finissent pas, ou contre productives, l’usage d’un outil de travail collaboratif s’impose.

3. Vous ne savez jamais où en est votre équipe

Qui a fait quoi ? Qui est en avance ? Qui est en retard ? Qui a des difficultés ? Les étapes s’enchaînent-elles correctement ? Peut-on passer à la phase suivante du projet ? Va-t-on pouvoir respecter les délais ? Pas de panique, vous pouvez améliorer le suivi du travail de votre équipe : on va voir ça ensemble plus bas.

4. Vous ne savez pas prioriser vos tâches

Tout est toujours urgent et toujours pour hier. L’acronyme ASAP (as soon as possible) est presque devenu une politesse d’usage dans votre entreprise tel un « bonjour » ? Ce qui devait être vraiment traité en urgence n’est toujours pas fini, et ce qui pouvait attendre est déjà terminé ? La technologie actuelle vous aide à faire le tri et à répartir vos priorités. Accessoirement, elle vous rend aussi plus zen.

5. Partager des documents est une contrainte

Partager des documents entre collaborateurs n’est pas une sinécure ? C’est même devenu une usine à gaz au sein de votre service ? Qui a la bonne version ? Comment ça le document a été jeté « à la corbeille » ? Si vous voyez rouge et que le gyrophare clignote, c’est que vous ne disposez pas encore d’un espace de travail en ligne qui simplifie cette tâche pourtant simple.

6. L’organisation du travail est à revoir

Si, lors de votre dernière réunion, votre dernier coup de sang ressemble à "Comment ça vous avez réalisé les mêmes tâches chacun de votre côté ?", c’est qu’un gros problème d’organisation du travail subsiste au sein de votre équipe. Peut-être que la notion de travail collaboratif vous échappe ? On va arranger ça, patience…

7. La gestion de projet n’est pas votre fort

Oui, on sait : il ne faut pas le dire. Surtout pas à votre boss. Quant à l’équipe, n’en parlons même pas : elle croit que tout repose sur vos épaules. Si c'est d’ailleurs le cas, mieux vaut vous équiper d’un outil de gestion de projet qui vous permet de mieux piloter chaque dossier ! On a une astuce à vous donner quelques lignes plus bas.

8. La productivité n’est pas au rendez-vous

Vous êtes arrivé à la fin de la liste et il faut bien l’avouer : vous et votre équipe pouvez mieux faire. Quelques points sont à améliorer. Mais comment faire ? Comment mieux travailler ensemble, en équipe ?

Ouvrons ensemble les portes du monde merveilleux des outils de travail collaboratif. Les réponses que vous attendez se trouvent à l’intérieur.

Comment le travail collaboratif améliore la productivité

Comme nous avons pu le constater à travers les 8 points que ne venons d’énumérer, les principaux enjeux du travail en équipe se résument à :

  • la gestion du travail,
  • la communication d’équipe,
  • l’organisation du travail,
  • l’échange d’informations et le partage de documents,
  • la gestion de projet.

Qu’est-ce que le travail collaboratif ? C’est tout simplement une manière de travailler en équipe, collectivement, de manière plus efficace, où la notion de hiérarchie est beaucoup moins présente. Le recours aux technologies de l’information et de la communication est nécessaire pour y arriver : il s’agit d’outils web qui apportent des réponses concrètes en termes d’usages. On parle ainsi de différents outils de travail collaboratif qui favorisent l’interaction, la coopération, et la coordination dans un objectif de productivité. Le plus souvent, seule une plateforme collaborative complète, est capable de répondre à tous les enjeux du travail collaboratif.

On utilise aussi le terme de logiciel de gestion des tâches, ou parfois de logiciel de gestion de projet en ligne : la plateforme offre un espace de travail virtuel (en ligne) et divers outils, qu’on nomme plutôt fonctionnalités. Ces dernières permettent de mieux organiser et suivre le travail, de mieux communiquer et au final, d’optimiser la gestion de projet dans son ensemble. On désigne aussi en anglais par groupware ce type de logiciel réunissant les outils de travail collaboratif qui favorisent le travail d’équipe. Votre équipe peut d’ailleurs utiliser certaines plateformes collaboratives comme un réseau social d’entreprise.

Quels outils de travail collaboratif utiliser ?

L’offre est tellement disparate et les réponses tellement diversifiées ! Tout dépend de vos usages, de vos attentes. Nous vous invitons à bien définir vos besoins et à vous renseigner sur notre moteur de recherche pour découvrir toutes les solutions qui peuvent vous aider à améliorer le travail d’équipe. Le bon sens impose qu’une fonctionnalité de messagerie soit présente afin d’échanger via des messages privés. L’agenda partagé doit aussi pouvoir offrir une vision qui permet de mieux coordonner les tâches. Pour alimenter votre réflexion, nous allons vous parler des 4 points forts d’une solution intuitive, résolument tournée vers le travail d’équipe : Azendoo.

Chaque solution présentant ses qualités et ses défauts selon l’appréhension d’une équipe (par rapport à l’outil) et ses besoins, nous préférons nous attarder sur les grandes qualités de la plateforme collaborative, ses atouts différenciant :

  • ce logiciel de gestion de projet est simple à utiliser et intuitif,
  • vous visualisez à tout moment l’avancée de vos propres tâches, ou celle de votre équipe, ce qui vous permet d’organiser le travail de manière efficace,
  • la fonctionnalité gestion du temps vous permet d’augmenter la productivité de tous,
  • la qualité incomparable du support français de la plateforme offre même un accompagnement sur mesure.

Le logiciel de gestion de projet favorise la communication

Au sein d’Azendoo, toute votre équipe dispose d’un espace de travail collaboratif commun : il s’agit d’un espace de travail en ligne où chacun participe au projet. Tout est pensé pour faciliter l’utilisation, la communication, l’échange et le partage. L’interface est intuitive. On navigue sans jamais se perdre : l’ergonomie de la plateforme Azendoo a été conçue en ce sens. Le design, les couleurs et la navigation vous guident constamment.

La visualisation des icônes de solutions de partage de documents au sein de la messagerie instantanée illustre parfaitement la volonté de mettre à votre disposition un outil de gestion de projet convivial. Ci-dessous une capture d’écran montre comment Azendoo intègre les différentes applications de stockage de fichier comme Google Drive, Evernote, Dropbox, Box et Microsoft OneDrive :

Le partage de documents avec des outils de travail collaboratif

On s’approprie naturellement les fonctionnalités. On commence par créer un sujet, comme un projet ou un groupe de discussion. Une timeline est alors associée au projet créé : c’est un espace de discussion, d’échanges, et d’organisation du travail de votre équipe voué au projet. Un volet de gestion des tâches permet d’assigner une tâche à un collaborateur, et de suivre ce que font tous les membres de l’équipe sur le sujet. La visualisation apporte un confort pour votre gestion de projet : en un coup d’œil vous visualisez où en est votre équipe, le calendrier, les statistiques, l’évolution des tâches, etc.

Appréciez-vous même en regardant cet aperçu d’Azendoo en vidéo (2 min) :

 

 

Mieux organiser le travail grâce à la visualisation

La gestion de projet consiste en partie à planifier les tâches dans le temps, pour soi-même ou pour ses collaborateurs. Visualiser les tâches en cours confiées à votre équipe, ou vos propres tâches est indispensable pour mieux vous organiser. Azendoo vous offre les deux possibilités : une vue personnelle, ainsi qu’une vue d’équipe.

La vue d’équipe :

Il s‘agit de la vue collective, commune à chaque membre de votre projet collaboratif. Afin de rester alerte sur l’avancée d’un projet, la vue d’ensemble vous permet de disposer d’une vue analytique. Vous constatez instantanément quelle tâche est complétée, quelle tâche est en cours. Suivre le travail de l’équipe devient aisé pour le chef de projet ou le gestionnaire de projet. Il organise ainsi de manière beaucoup plus efficiente la gestion du travail, et effectue le suivi du projet en toute quiétude.

La vue d'équipe avec des outils de travail collaboratif

Votre vue personnelle :

Avec cette visualisation, vous pouvez voir uniquement les tâches qui vous sont personnellement affectées. Vous vous concentrez sur votre propre travail et vous vous organisez chaque jour en fonction de votre charge personnelle.

Gestion des tâches personnelles avec avec des outils de travail collaboratif

Et pour ceux qui courent après le temps, Azendoo propose justement une nouvelle fonctionnalité qui permet de mieux le gérer, histoire de reprendre son souffle…

La gestion du temps au cœur de l’organisation

Conscient des enjeux du travail en équipe, la plateforme améliore en continue son offre. Service le plus demandé par les utilisateurs d’Azendoo, le Time Tracking est ainsi aujourd’hui intégré. À date en version beta, il présente des perspectives radieuses en matière de gestion de votre temps : vous pouvez désormais distinguer des tâches plus chronophages que d’autres, celles qui vous font perdre du temps ou mobilisent énormément de ressources, réagir en conséquence et les ré-affecter, les réorganiser.

Combien temps pour cette tâche ? Comparez le temps planifié avec le temps passé : vous disposez de ces deux champs de suivi. L’analyse du temps réel consacré à une tâche vous permet d’aligner vos objectifs, d’impliquer et de motiver votre équipe. Tracker le temps devient précis et révèle la vraie dimension du projet.

La gestion du temps avec des outils de travail collaboratif

Sur quelles tâches perd-on du temps ? Un tableau de bord est disponible pour chacun de vos sujets. Vous visualisez l’avancée, l’évolution, qui a fait quoi, le temps restant. Vous identifiez facilement les performances, le manque de temps ou de ressource, les jours les plus productifs, grâce aux analyses détaillées. A noter : le suivi du temps reste toujours avec vous grâce à l’application mobile d’Azendoo. Tout est dans le Cloud, c’est l’avantage du stockage en ligne. Chacun peut travailler à distance.

La qualité du support français de la plateforme

Les francophones apprécient : l’application, qui concurrence à notre avis les réseaux sociaux d’entreprise, est disponible en français. Cocorico !
Car l’équipe d’Azendoo apporte un accompagnement poussé :

  • la présence d’une équipe de support française est si rare que nous la soulignons,
  • divers outils pédagogiques vous assistent dans la découverte de l’outil (vidéos de démonstration, visioconférence, tutoriels sur le site web, etc.),
  • la disponibilité de l’ensemble vous permet d’obtenir des réponses 7 jours sur 7,
  • la possibilité d’intervenir sur votre site pour une session de prise en main démontre la qualité du service.

Pour illustrer l’écoute et la qualité de l’accompagnement de l’équipe, rien de tel qu’un témoignage de client satisfait. AG2R a exprimé le besoin d’être accompagné dans sa transformation digitale et a sélectionné Azendoo pour la qualité de ses outils de travail collaboratif. La plateforme a envoyé un conseiller-animateur pour mieux encadrer les collaborateurs de son client dans la prise en main et l’utilisation de l’outil : apprendre par l’usage rassure et motive les équipes ! Regardez le court témoignage d’AG2R (4 min) sur l’accompagnement d’Azendoo en vidéo ci-dessous :

  

Où en-êtes-vous dans le management de vos projets ?

Vos outils de gestion actuels ne vous conviennent plus ? Vous voulez insuffler une dynamique d’équipe eu sein de votre service et simplifiez le partage ? Vous souhaitez coordonner le travail et coopérer de manière fluide ? Vous êtes en recherche de productivité ? Quelles sont vos propres bonnes raisons d’adopter une plateforme telle qu’Azendoo ?

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