Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
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Avoir « trop de choses à faire », « être overbooké.e » ou encore « ne jamais avoir assez de temps »... Vous avez déjà entendu ça quelque part ? Il n’est pas rare au travail de vouloir prolonger ses journées, trop courtes à notre goût, avec la volonté d’en faire plus. Or, le temps n’est pas extensible, comme nous le savons. L’art de la maîtrise de notre emploi du temps réside dans notre capacité à utiliser à bon escient les heures que nous avons à disposition dans une journée de travail.
Dans cet article, nous verrons qu’une bonne productivité est indissociable d’une gestion du temps réussie. Parmi les différentes méthodes existantes, nous avons sélectionné la technique Pomodoro, pour savoir comment gérer son temps avec efficacité en segmentant son travail par cycles de deux heures, eux-mêmes entrecoupés de pauses de courte durée. Découvrez dès à présent sa mise en application concrète et ses nombreux avantages !
Nous en sommes tous conscients, notre temps est précieux. Il est donc dans notre intérêt de savoir en exploiter judicieusement chaque minute pour faire le maximum de choses, vite et bien. Seulement voilà, l’être humain n’est pas une machine et cette aspiration à vouloir l’être relève de l’utopie. Pourtant, il existe des moyens d’exercer un certain contrôle sur notre temps. Alors, comment faire, sans rallonger nos journées ni empiéter sur notre sommeil ?
Le temps peut être un ami tout comme se révéler être un ennemi si on ne sait pas comment l’apprivoiser. Bien souvent, il est tentant de vouloir réaliser certaines tâches simultanément en pensant pouvoir cocher plus rapidement les cases de notre liste « to-do ». Or, penser que nous sommes plus efficaces lorsque nous exécutons plusieurs choses à la fois reste un mythe. Jongler rapidement entre nos activités peut nous donner un sentiment de contrôle, et provoquer une certaine euphorie.
Mais attention : face à un trop-plein d’informations à traiter, le cerveau sature et la productivité réelle diminue drastiquement. C’est finalement l’inverse qui risque de se passer : nous avons commencé un plus grand nombre de tâches certes, mais sans avoir la sensation d’avoir mené jusqu’au bout la moindre d’entre elles, ce qui peut être frustrant.
La solution est d’organiser son temps de travail grâce à un découpage en séquences, une définition des priorités et une planification réaliste des tâches, en s’assurant de prioriser les plus urgentes. Le but ultime : accomplir plus de choses en travaillant moins longtemps.
| MYTHE | VÉRITÉ | ACTION À METTRE EN PLACE |
|---|---|---|
| Plus on est occupé, plus on est important | Être très occupé mène à une surcharge cognitive | Privilégier une occupation monotâche |
| Plus on en fait, mieux c’est | Souvent, en faire moins revient à en faire plus | Consacrer la dose minimale efficace à chacune de ses activités |
| On perd du temps à ne rien faire | Les moments « sans rien faire » sont bénéfiques pour le cerveau | S’accorder des moments de répit pour recharger les batteries et redevenir performant par la suite |
Inspiré du tableau « Achieve More by Doing Less » de Christine Carter
Mais comment faire plus sans se disperser ? Passer d’une tâche à l’autre nous donne une impression de flexibilité et d’efficacité trompeuse, d’autant plus que nous sollicitons beaucoup d’énergie mentale. Être concentré, c’est non seulement mobiliser nos capacités mentales vers un objet unique, mais aussi rester perméable à tout stimulus extérieur capable de détourner notre attention de cet objet.
Le cerveau possède naturellement un système anti-distraction : en « mode concentration », les neurones communiquent entre eux de manière plus claire et plus intense. Ainsi, si notre cerveau est trop sollicité, nous courons de plus grands risques de faire des erreurs, comme l’a montré une étude publiée en 2015 par des chercheurs de l’Université du Michigan qui s’est intéressée au quotidien des urgentologues. Il est donc important de respecter ce fonctionnement en s’efforçant tant que possible d’éloigner les sources de distraction et de filtrer toutes les activités sans rapport avec la tâche qui nous occupe.
« Qui veut voyager loin ménage sa monture » : ne pas négliger l’aspect bénéfique des temps de pause !
Par ailleurs, nous avons tous besoin de nous changer les idées pour éviter l’épuisement mental : faire une pause pour augmenter la productivité et mieux assimiler les informations par la suite. Finalement, il est fortement recommandé :
L’Italien Francisco Cirillo est le concepteur de cette méthode de travail (The Pomodoro Technique, littéralement la technique de la tomate, aujourd’hui une marque déposée). Alors qu’il était étudiant dans les années 1980, il s’est rendu compte qu’on pouvait être plus productif en s’efforçant de rester concentré sur une seule et unique tâche, plutôt que de chercher à en effectuer plusieurs en parallèle.
Pour chronométrer son temps, il utilisait un minuteur en forme de tomate, ce qui a donné son nom au concept (pomodoro signifie tomate en italien). En pratique, cela consiste à découper son travail en intervalles de temps de 25 minutes, appelées des tomates, avec des pauses de 5 minutes entre chaque.
Le grand principe de cette méthode est la segmentation des tâches en pomodori (pluriel du terme pomodoro), qui représentent des plages de travail intense d’une durée limitée. Il s’agit ainsi de répartir les gros projets en petites tâches limitées et de les réaliser sans interruption, afin de reprendre le contrôle de son temps et de ne plus être l’esclave de ses distractions.
Pour y parvenir, une grande autodiscipline est requise : il faut se motiver ! Mais pas la peine d’être stressé pour autant : toutes les pensées parasites pourront être notées au fur et à mesure et considérées plus tard afin de désencombrer l’esprit, et atteindre une meilleure concentration.
Séparez la réflexion de l’exécution pour mettre à exécution plus rapidement et mieux réfléchir.
Voyons à présent quelles sont les étapes à suivre pour la mise en place technique de cette méthode. Vous n’avez besoin que d’un minimum de matériel : un crayon et une feuille de papier, ou bien la version numérique d’un carnet de notes ou d’un tableur par exemple.
Une manière d’appliquer la méthode Pomodoro
© 2015 Elvindantes.com
Appuyez-vous sur votre liste de tâches à réaliser du jour et définissez vos tomates. Il s’agit de planifier le nombre de pomodori qui vous seront nécessaires pour chaque tâche. À vous d’évaluer le temps passé sur vos activités avec la pratique !
Par exemple : slides de la présentation PowerPoint = 3 tomates ; veille concurrentielle = 2 tomates, etc.
Pendant 25 minutes, toute votre attention sera consacrée à votre tomate. Le minuteur peut être mécanique, à l’image de ceux qu’on utilise pour la cuisine, ou virtuel, avec de nombreuses options disponibles sur le web, comme nous le verrons plus tard.
Commencez à travailler. L’idée est de se concentrer sur une seule et même tâche pendant le temps imparti, pour être efficace sans se laisser distraire.
Il s’agit de s’interrompre dès que la sonnerie du minuteur retentit, même si vous n’avez pas terminé. Il est possible d’utiliser plusieurs tomates pour une même tâche.
Prenez des notes à la fois pour suivre l’avancée de la tâche en cours, mais aussi pour faire un bilan de votre progression sur chaque cycle de travail et de manière générale sur votre journée.
💡La bonne idée : la prise de note est également judicieuse pour libérer votre esprit de toutes les pensées qui seront survenues pendant votre travail. Les éléments que vous avez notés pourront être repris au cours des pauses.
Profitez de la pause pour vous détacher de votre écran, vous prendre un thé ou un verre d’eau, vous étirer ou mener toute autre activité qui éloigne vos pensées de la tâche et vous permet de vous détendre.
Reprenez les étapes depuis le début pour effectuer une nouvelle tranche de 25 minutes.
À l’issue de 4 périodes de travail, prenez une pause d’environ 15 à 30 minutes selon vos besoins et consacrez-la à des tâches plus légères, nécessitant un moindre effort intellectuel.
Poursuivez en entamant un nouveau cycle de travail de 4 tomates entrecoupées de petites pauses. Travaillez en gardant cette dynamique jusqu’à obtenir le volume satisfaisant de travail pour votre journée.
Cette méthode convient tout particulièrement aux personnes se reconnaissant dans un ou plusieurs des cas suivants :
Cette technique présente de nombreux bénéfices, et vous en récolterez les fruits en faisant preuve d’assiduité. Elle s’articule autour des piliers suivants : discipline, monotâche et concentration.
La discipline de soi est au cœur de son fonctionnement : en imposant des contraintes, elle nous pousse à rompre avec de mauvaises habitudes peu productives. Son efficacité tiendra donc en partie de notre ferme volonté d’opérer un changement sensible et durable dans notre façon de travailler.
La méthode nous engage à ne traiter qu’une seule tâche à la fois, possiblement découpée en sous-tâches, et d’exclure une bonne fois pour toutes le « multitasking » (qui désigne des activités menées de façon simultanée), meilleur ennemi de la productivité.
Enfin, elle nous entraîne à travailler sans interruption : vous mobilisez 100 % de votre attention à l’avancée de la tâche choisie. De plus, elle incite à alterner entre des périodes de haute concentration et des petites pauses régulières, souffles d’air indispensables pour relâcher la pression et permettre une meilleure concentration par la suite.
☝ Conseil : pour adapter au mieux cette méthode à vos habitudes de travail, notez vos accomplissements, et relevez également les améliorations possibles, par exemple un travail sur les interruptions (téléphone, collègues, baisse de motivation).
Il existe des applications sur Mac et sur Chrome, telles que Pomotodo, disponible en version Web et sur Android, iOS, macOS et Google Chrome (extension). Avec son interface minimaliste, Pomotodo présente à la fois une liste des tâches et un système de minuterie. Des statistiques sont disponibles pour visualiser le nombre de tâches effectuées ainsi que leur historique.
Il existe une multitude d’options, notamment :
Pour améliorer son efficacité personnelle, chacun a tout intérêt à être proactif et à choisir une méthode de travail qui lui convienne, afin d’obtenir des résultats positifs. Finalement, passées les difficultés du début, vous constaterez avec joie vos premiers gains en productivité et les nouvelles bonnes habitudes se mettront rapidement en place. Vous avez désormais toutes les clés en main pour adopter la technique Pomodoro, il ne vous reste plus qu’à la tester !
