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Comment votre logiciel immobilier peut-il faciliter vos prises de mandats ?

Par David BaronLe 25/11/2022

Être agent immobilier est avant tout un métier de conseil. Cependant, pour obtenir des mandats et vendre les biens de son portefeuille, l’agent immobilier a besoin de prospecter, communiquer et suivre son activité.

Pour piloter efficacement son activité, il peut s’appuyer sur son logiciel immobilier. Celui-ci doit néanmoins être suffisamment complet pour réellement permettre à l’agent immobilier d’optimiser son quotidien. Qu’appelle-t-on un logiciel immobilier complet ? En quoi peut-il permettre de faciliter les prises de mandats ? Quelles fonctionnalités doit-il intégrer ?

Votre logiciel immobilier doit être un véritable couteau-suisse

Il doit intégrer de nombreux outils complémentaires et aider à obtenir des clients vendeurs

Un logiciel de transaction immobilière peut se limiter à la diffusion d’annonces. Bien que cette fonctionnalité soit essentielle pour la réussite d’une activité, elle ne permet pas à elle seule de performer. Elle doit être complétée par des outils pour vous rendre service comme :

  • le tableau de bord,
  • le CRM (outil de création de supports de communication),
  • les outils de prospection, etc.

Il doit proposer des automatisations pour optimiser votre temps et s’adapter à vos process

L’utilisation d’automatisations est primordiale pour optimiser son temps et son énergie. Plus le panel de choix est large, et plus on peut programmer des actions automatiques en fonction des étapes du parcours client (entrée du lead, relance commerciale, etc).

Nombreux sont les logiciels qui proposent des scénarios préconçus avec des envois automatiques d’emails par exemple. Mais ils ne correspondent pas forcément à ce qui est déjà mis en place !

Il vaut mieux donc opter pour un logiciel qui ouvre la porte à la personnalisation et privilégier les logiciels qui s’adaptent à ses habitudes plutôt que l’inverse. Il est également bon d’orienter son choix vers un logiciel qui traite l’ensemble du parcours client, de l’entrée dans la base de contact à sa conversion et même après !

💡 À retenir : les clients ne doivent pas oublier votre existence. L’objectif est de devenir un véritable partenaire et de fidéliser sa clientèle. Pour cela, une communication régulière doit être effectuée et ce, automatiquement.

Générer des leads rapidement et simplement avec votre logiciel

#1 Rentrer rapidement ses piges

La pige est une méthode de prospection qui consiste à contacter des vendeurs dont le projet est déjà en cours. C'est-à-dire qu’ils ont déjà mis leur bien en vente sur le marché. Il s’agit d’un véritable vivier à mandat que certains agents immobiliers utilisent comme première source d'acquisition.

Dans ce cas, le logiciel immobilier doit présenter des champs spécifiques au suivi des piges immobilières.

  • s’agit-il d’un prospect qualifié ou simplement contacté ?
  • doit-on le relancer ?
  • si oui, à quelle date ?
  • quel canal a permis le contact ?

Un ensemble d’informations doit pouvoir être renseignées pour permettre de signer le mandat. De même, les piges doivent pouvoir être directement importées dans le logiciel et ce, automatiquement.

#2 Réunir au même endroit vos contacts entrants dans votre CRM, peu importe l’origine du contact

Emails, réseaux sociaux, portails immobiliers : les leads entrants peuvent aujourd’hui provenir d’une multitude de sources numériques différentes. Il y a de quoi s’y perdre, surtout s’il faut ressaisir les données dans son CRM en fonction des sources. L’idéal pour éviter cette double saisie est de posséder un logiciel immobilier qui regroupe au sein de votre base de données l’ensemble de contacts entrants, peu importe leur provenance.

👉 L’utilisation d’API est souvent nécessaire pour cela.

Faciliter le closing : les outils incontournables à intégrer à votre CRM

Génération d’un avis de valeur personnalisé et automatique

L’avis de valeur est un document complet, visuel et personnalisable selon une charte graphique. Il offre au prospect vendeur la possibilité de comprendre l’estimation de son bien de matière factuelle et objective. Il permet notamment de justifier le montant estimé par l’agent immobilier.

Ce document aide à renforcer sa crédibilité et augmente la confiance du propriétaire. Il sera donc plus à même de signer le mandat simple, voire exclusif. Lorsqu’il est généré automatiquement après avoir rentré les informations du bien, il peut servir d’argument rapide et pertinent pour conclure un rendez-vous prospect.

Inutile de proposer un nouvel échange, mettre en forme le document, aller chercher les informations dans une base de données : l’avis de valeur peut être généré directement. La mise en page est faite et l’analyse du marché immobilier local présente.

Extranet client connecté au CRM avec mise à jour automatique des actions menées

Un extranet est un espace sécurisé qui permet aux propriétaires de suivre le processus de vente en temps réel. Le vendeur peut ainsi voir les actions commerciales mises en place par son agent immobilier pour vendre son bien comme la programmation de visites, des retours des visiteurs ou une alerte de diffusion d’annonce sur un portail.

En plus de générer en temps réel un compte rendu au propriétaire, l’extranet peut lui permettre de communiquer avec son agent immobilier facilement et sans que l’information se perde. La condition ? Posséder une connexion entre l’extranet et son CRM immobilier pour que la mise à jour des informations propriétaires soit faite automatiquement.

En plus d’être un outil pratique pour l’agence, il permet de rassurer les prospects vendeurs quant à leur droit de regard sur les actions menées. Cet argument de transparence peut convaincre les plus réticents à signer un mandat. Autrement dit, la présence d’un extranet client dans son logiciel immobilier offre un nouvel argumentaire commercial.

Réveillez votre base de contact : l’essentiel à avoir dans son logiciel immobilier

Automatisation des process commerciaux

L'automatisation doit aussi servir la relation client. Pour cela, votre logiciel doit servir de “guide mémoire” et automatiser vos processus commerciaux conformément aux règles RGPD. Par exemple en notifiant automatiquement les rendez-vous clients grâce à une connexion à l’agenda, ou bien en envoyant une alerte de relance pour d’anciens clients : ils auront sans doute de nouveaux projets dans quelques années : peut-être envisagent-ils de revendre leur bien acquis ?

Ces automatisations peuvent intervenir à tout moment dans le parcours défini par votre agence. Il est possible de programmer des envois de mails automatiques présentant les services de l’agence à tous les nouveaux contacts et adaptant le message au canal d’entrée.

Communication avec vos anciens clients

Un CRM est une véritable mine d’or à exploiter ! En moyenne, la durée de détention d’un bien immobilier est de 8 ans. Il est inconcevable de faire le mort durant cette période sous peine d’être oublié par son client : ne perdez surtout pas le lien avec vos anciens clients.

Fidéliser coûte moins cher que prospecter, il s’agit d’un gain :

  • de temps (moins de rendez-vous commerciaux),
  • d’énergie (le client vous connaît déjà, pas besoin de le convaincre),
  • d’argent (pas besoin de dépenser en publicité).

Maintenir sa présence auprès de ses anciens clients permet de ne pas se transformer en un vague souvenir et augmente les chances d’être rappelé lorsque le propriétaire décidera de revendre. De même, un client peut recommander son ancien agent immobilier à ses proches : encore faut-il qu’il n'ait oublié ni son nom, ni ses coordonnées.

Pour fidéliser ses clients, il suffit de communiquer avec eux. Votre logiciel immobilier doit pouvoir vous épauler dans cette tâche fastidieuse. Par exemple, en proposant un outil de création et programmation de campagnes emailing et SMS. L’idée est de pouvoir programmer, via son logiciel, des envois automatiques à ses anciens clients afin de relancer régulièrement sa base de données.

Mobilisez aussi vos réseaux sociaux pour maintenir votre présence

Les réseaux sociaux représentent un vivier de prospects intéressants, acheteurs comme vendeurs. Avec une connexion entre le logiciel immobilier et vos comptes réseaux sociaux comme Facebook ou Instagram, il est possible de publier vos annonces depuis votre logiciel ou de programmer des posts ou des campagnes pour booster l’estimation par exemple.

L’idéal est de mettre en place une stratégie d’Inbound Marketing pour publier régulièrement et automatiquement des publications pertinentes sur les réseaux sociaux. Cela permet d’accroître sa visibilité, conserver une présence virtuelle pour ne pas être oublié et même obtenir des leads.

Pour qu’un logiciel immobilier serve à l’acquisition de mandats, il ne peut se limiter au simple CRM. De multiples fonctionnalités doivent le compléter comme la possibilité de générer des automatismes selon les processus commerciaux en place ou des outils pouvant servir de support lors des rendez-vous prospects.

À l’heure où la prise de mandat devient de plus en plus ardue, posséder un logiciel de transaction complet est un gain de temps et de performance considérable. Parmi les différents logiciels présents sur le marché, Néo Sphère propose à ses utilisateurs plus d’une trentaine de fonctionnalités différentes allant du pilotage d’agence à la communication. Extranet, génération d’avis de valeur, signature électronique et rapprochement automatique figurent parmi les outils disponibles sur ce logiciel qui dispose également d’un accès à une API.

Directeur et cofondateur de Rodacom

Après plusieurs expériences de conseil en télécom et informatique, David a co-fondé avec son frère Rodolphe la société Rodacom, spécialisée dans les solutions pour les agences immobilières.
En charge de la direction technique, il a notamment contribué au lancement de plusieurs logiciels de transaction, en mettant l'accent sur l'innovation technologique et l'automatisation au service de la relation client.
Rodacom est désormais une entreprise du groupe Septeo qui propose une offre très complète de solutions logicielles et de services, à destination des professionnels du droit et de l'immobilier.

David  Baron

David Baron,

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