Gérez vos dépenses plus facilement avec une carte bancaire entreprise

La carte bancaire d’entreprise offre une solution durable à la gestion des frais professionnels, notamment la gestion des notes de frais, en entreprise. Elle répond à un vrai casse-tête comptable et une multiplication de saisies chronophages pour les salariés.

Une carte bancaire professionnelle n’est plus réservée à la direction. Elle vous permet de reprendre le contrôle sur vos dépenses en donnant plus d’autonomie à vos collaborateurs vis-à-vis de leurs frais professionnels. Il s’agit d’un moyen de paiement simple et traçable.


SOMMAIRE

Chaque salarié qui effectue des dépenses professionnelles peut potentiellement se voir confier une carte bancaire par son entreprise. Quels avantages cela présente-t-il ?

• La simplification des dépenses : chaque salarié se charge des dépenses liées à ses déplacements (train/vol, hôtel, frais de bouche, etc.) ou à ses déjeuners d’affaires, par exemple. Cela allège la charge de travail des services RH et comptable.
• La centralisation des dépenses : une entreprise dispose d’un seul compte duquel sont déduits les frais des salariés, peu importe le nombre de cartes bancaires qui y sont rattachées.
• La gestion comptable et financière en temps réel : votre comptable ou DAF peut visualiser sur une interface les dépenses des collaborateurs. Plus besoin d’attendre de recevoir les justificatifs.
• Un gain de temps : on estime qu’un salarié français passe en moyenne 27 minutes par note de frais. Une carte bancaire d’entreprise permet d’économiser ce traitement des notes de frais en amont.
• La gestion des notes de frais facilitée : deux chiffres pour illustrer ce point :

Source : Finyear

L’avantage principal qu’ils perçoivent est la possibilité d’être remboursé même si le justificatif est égaré. La carte bancaire d’entreprise va plus loin : les salariés n’ont plus besoin d’avancer les frais et de perdre du temps à demander un remboursement a posteriori.

Avec Mooncard, par exemple, une fois votre paiement par carte effectué, vous recevez un SMS de confirmation vous invitant à prendre en photo le justificatif via l’application mobile. Oubli évité, reçu envoyé et remboursement assuré ! Le suivi administratif et la gestion des frais professionnels s’en trouvent grandement allégés.

Une carte bancaire virtuelle fonctionne exactement selon le même principe qu’une carte bancaire classique. Ce service dématérialisé vous permet d’effectuer des règlements en ligne ou à distance.

Mais alors, pourquoi opter pour une carte bancaire virtuelle ? Quels en sont les avantages ?

• la souplesse : vous définissez le montant du plafond et la durée de validité,
• la sécurité : la carte peut être bloquée à tout moment et offre une grande capacité de réaction, les données sont cryptées d’après les meilleurs standards de sécurité.
• la liberté : la carte est à usage unique ou à usage récurrent, c’est vous qui choisissez.

La solution Anytime propose une carte bancaire virtuelle qui regroupe tous ces avantages et constitue un outil performant pour les entreprises qui souhaitent autonomiser ses collaborateurs sur la gestion de leurs dépenses et maîtriser leurs frais en toute transparence. Vous définissez les paramètres de votre carte et les détails vous sont envoyés par SMS. Vous n’avez plus qu’à l’utiliser ! La carte virtuelle MasterCard® proposée par Anytime est compatible avec toutes les banques.

Des dérives quant à l’utilisation des cartes bancaires professionnelles peuvent se produire, comme par exemple l’utilisation de la carte pour des dépenses personnelles ou un montant de dépenses excédant le solde du compte.

Pour éviter ces dérives, nous vous conseillons :

• de fixer des plafonds de dépenses pour chaque carte (par jour, semaine, mois, etc.),
• de définir une zone géographique pour la validité de la carte et éviter les frais liés à des dépenses imprévues à l’étranger,
• de veiller à ce que la provision du compte débité soit suffisante pour éviter le découvert et les frais inhérents,
• d’utiliser une carte à autorisation systématique qui vérifie le solde du compte avant d’accepter un règlement par carte ou un retrait.

Sans carte bancaire d’entreprise, vos collaborateurs effectuent des paiements et avancent leurs frais. Ils saisissent ensuite leurs notes de frais et transmettent factures et reçus au service comptable ou financier pour être remboursés.

Maintenant, imaginez que vos salariés effectuent ces paiement avec une carte bancaire d’entreprise reliée au compte de votre entreprise. Les salariés gagnent du temps - plus besoin de saisir leurs notes de frais et attendre qu’elles soient validées pour ensuite être remboursés ; la charge de travail des équipes financières et comptables s’allègent : elles peuvent suivre les frais de chacun en temps réel via une interface en ligne, établir les budgets et réagir rapidement en cas d’imprévu.

L’outil Spendesk vous donne cette liberté et cette agilité. Vos collaborateurs règlent leurs dépenses eux-même, n’ont qu’à prendre en photo le reçu comme preuve pour la note de frais. Les dépenses de l’entreprise sont présentes dans une même interface et sont transmises à votre logiciel comptable grâce l’interopérabilité de la solution.

Julie Dupré - Assistante Comptable et RH chez Evaneos

Plusieurs critères à prendre en compte :

• le nombre de cartes dont vous avez besoin,
• le prix selon votre budget,
• les plafonds de dépense,
• la possibilité de fixer des plafonds variables pour chaque carte,
• la possibilité de fixer un plafond par jour, par semaine ou par mois,
• le type de carte qui vous correspond, etc.

Source : Mooncard

Et vous ? Avez-vous plutôt besoin d’une carte bancaire physique, ou une carte virtuelle peut-elle suffire pour certains de vos collaborateurs qui n’effectuent que des dépenses en ligne ?

Gérer ses dépenses professionnelles sans faire passer la carte d’affaires d’un collaborateur à un autre, c’est désormais possible. Les frais d’entreprise sont désormais décentralisés : chaque salarié règle lui-même ses achats professionnels, dans la limite du plafond qui lui est accordé. Vos collaborateurs seront également ravis de savoir qu’ils n’auront plus besoin de saisir leurs notes de frais !

Souplesse, transparence, traçabilité, sécurité… Qu’attendez-vous pour adopter la carte bancaire d’entreprise pour vos salariés ?