Order Management System : l'outil idéal pour réussir sa stratégie omnicanal

Order Management System : l'outil idéal pour réussir sa stratégie omnicanal

S’équiper d’un Order Management System (OMS) est devenu incontournable à l’ère du commerce omnicanal.

Il faut dire que l’essor du e-commerce et la digitalisation ont développé chez les consommateurs de nouvelles exigences, liées à l’envie de vivre un parcours shopping fluide et unifié, et ce, quel que soit le canal de vente.

L’utilisation d’un OMS permet aux commerçants de relever ces nouveaux défis avec plus d’efficacité et d’agilité, mais également d’optimiser les délais et les coûts.

Découvrez précisément ce qu’est un Order Management System, son fonctionnement, comment il complète parfaitement un ERP et nos meilleurs conseils pour choisir votre logiciel.

C’est parti !

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Définition de l’Order management system

Un Order Management System (OMS) est un outil intelligent permettant d’optimiser le pilotage des stocks et des commandes sur l’ensemble des canaux de vente. Son but ? Offrir une expérience client la plus fluide possible.

Il s’interconnecte avec d’autres solutions de la chaîne logistique (CRM, PIM, ERP, site e-commerce), échangeant des données en temps réel pour proposer une visibilité à 360° de l’activité retail omnicanale.

Il est ainsi possible de voir en un coup d’œil :

  • la disponibilité des stocks,
  • les délais de livraison,
  • les coûts logistiques,
  • le traitement des commandes,
  • le suivi des commandes, etc.

Doté d’un système de synchronisation des flux de données et d’analyses croisées entre les contraintes de l’entreprise et les besoins clients, il permet de proposer les meilleures solutions d’approvisionnement (click & collect, livraison rapide, etc.).

🇫🇷  La traduction d’order management system en français est : système de gestion des commandes.

Comment fonctionne un Order Management System ?

Un Order Management System agit comme le chef d’orchestre de vos commandes, et met tout en œuvre pour servir au mieux les clients, et conclure plus de ventes.

Les fonctionnalités de l’OMS

Voici les principales fonctionnalités que peut proposer un système de gestion des commandes :

  • proposition de différentes options de livraison au client,
  • choix intelligent du meilleur stock à prélever en fonction de chaque commande,
  • enregistrement et centralisation des commandes
  • envoi des détails des commandes aux entrepôts ou prestataires externes,
  • mise à jour automatique des inventaires de stock,
  • suivi de la commande pour le client et le service client,
  • alerte sur des niveaux de stock pour éviter les ruptures, etc.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler le tableau de bord d’un OMS sur le logiciel TradeGecko :

Dashboard Order Management System

Comment fonctionne concrètement l’OMS ? Exemples d’application

Choisir le stock le plus approprié à la commande

L’OMS est capable d’offrir une réponse adaptée en temps réel à une commande. Grâce à des algorithmes et des flux de données, il peut analyser en quelques instants des critères comme l’adresse du client et les disponibilités produits, afin de « picker » le stock le plus proche, pour une livraison plus rapide.

Cela permet également de proposer au client différentes options qu’il pourra étudier en fonction de ses priorités :

  • mode de livraison favori,
  • rapidité du délai de livraison,
  • prix.

👉 Aussi, il est à même de prendre en compte les commandes avec plusieurs produits se trouvant à différents entrepôts.

Il peut par exemple proposer au client :

  • de recevoir le produit disponible le plus rapidement en premier, et de recevoir le deuxième plus tard,
  • d’économiser sur les frais de livraison en faisant livrer les deux produits dans le même colis, mais avec un délai plus long, etc.

Vous aider à prendre des décisions

Ses flux de données sont d’une aide précieuse pour la prise de décisions rapide et éclairée.

En effet l’un des défis logistiques majeurs à relever est de jongler entre :

  • satisfaire au plus vite la demande client,
  • minimiser les coûts de stockage.

Aussi, il est possible de paramétrer votre OMS en fonction de vos besoins, avec des règles que vous aurez préalablement déterminées afin d’aider à ce type d’arbitrage.

Par exemple, si le coût de stockage est plus onéreux dans un entrepôt ou un magasin, on peut imaginer une consigne qui détermine sur quel stock sera prélevé le produit afin d’optimiser la marge, sans compromettre une livraison dans les temps.

Tableau de bord Netsuite :

Netsuite Dashboard

Gérer rapidement les retours produit en stock

Près de 9 consommateurs sur 10 consultent les conditions de retour produit avant de prendre leur décision d’achat, selon une étude de WBR Insight. Les retours font bien partie des grandes problématiques des retailer en ligne, et c’est devenu un argument de vente crucial, et un élément de satisfaction client indéniable.

Mais la gestion des retours avec la réinsertion des produits engendre des surcoûts non négligeable, en plus des frais retour s’ils sont pris en charge :

  • les nouveaux frais de stockage,
  • les coûts de traitement (remise en stock, contrôle, etc.),
  • les nouveaux frais d’envoi, etc.

La vision unique des stocks qu’offre un OMS permet d’envisager des solutions plus rapides pour le consommateur et moins coûteuses pour l’entreprise pour gérer le retour en stock. Par exemple, en proposant un retour au magasin le plus proche.

Les avantages d’un Order Management System

L’agilité résultant de l’utilisation d’un order management system permet d’améliorer l’expérience client tout au long de son parcours, grâce :

  • à la présence d’informations de livraison non erronées,
  • plus de choix dans les modes de livraison,
  • un retour produit facilité,
  • une visibilité sur l’état de sa commande, etc.

Différences entre un OMS et un ERP ?

Vous êtes déjà équipé d’un ERP ? Quel est alors l’intérêt de vous doter d’un order management system ? La question est légitime.

En réalité ces logiciels sont complémentaires, et répondent à des besoins différents :

  • un ERP est une solution de planification, qui en fonction d’un inventaire par exemple, va permettre d’anticiper les commandes futures et donc d’adapter la production et tout le reste de la supply chain (achat de matières premières, plannings, etc.) en fonction.
  • alors qu’un OMS sert à optimiser les stocks et les actions en fonction de l’arrivée des commandes en temps réel,

Si vous souhaitez pouvoir proposer différents modes de livraison, et améliorer votre gestion multicanal et les retours produits, vous doter d’un OMS vous fera passer à un niveau supérieur d’agilité et de performance. Vous pouvez même opter pour un ERP doté d’un module de gestion des commandes à l’instar de Netsuite, qui intègre un CRM en natif.

Résumé des différences entre un ERP et un OMS :

OMS ERP
Vision en temps réel des stocks (mouvements, transits, disponibilité fournisseur, etc.) Vision comptable des stocks
Outil d’optimisation en temps réel Outil de planification
Permet de s’adapter Permet d’anticiper

Comment choisir son Order Management System ?

OMS

© Shutterstock

Il y a quelques points à considérer pour le choix du bon logiciel OMS.

Voici les différentes fonctionnalités et spécificités à prendre en compte en fonction de vos besoins :

  • l’automatisation d’un maximum de tâches pour éviter les actions manuelles qui entraîne des erreurs et sont chronophages,
  • la gestion « multi » des différents canaux de vente, devises, pays, entrepôts et stocks,
  • une business intelligence à même de fournir des tableaux de bord, exports et rapports de données puissants pour identifier les points d’amélioration,
  • un accès à une API permettant de connecter un maximum de logiciels de l’écosystème logistique (WMS, ERP, CRM, etc.),
  • la capacité du logiciel à proposer de nouvelles fonctionnalités et à s’adapter à vos évolutions.

Quelques logiciels incontournables

  • Cegid Retail est une plateforme de commerce unifié, qui s’intègre dans une stratégie de vente omnicanale, pour booster ses performances, automatiser sa gestion et offrir une expérience client fluide et personnalisée :
    • une business intelligence performante pour prendre les bonnes décisions.
    • traitement omnicanal des commandes,
    • optimisation des stocks et des coûts.
  • Channable est une solution de gestion et d’automatisation des flux, permettant notamment d’interconnecter son site e-commerce à de multiples marketplace pour augmenter sa visibilité :
    • centralisation automatique des commandes venant de différentes marketplace,
    • mise à jour des stocks en temps réel,
    • suivi de la livraison et visibilité sur le statut de la commande.
  • Netsuite d’Oracle est une suite logicielle complète d’unification des processus, intégrant notamment un ERP, un CRM, un WMS et un système de gestion et d’optimisation des commandes :
    • visibilité sur les ventes, les états de stock et les clients en temps réel,
    • rationalisation et automatisation des commandes pour un traitement optimisé,
    • gestion des retours transparente, facile et accompagnée.
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